83
Здесь же следует отметить, что интерфейс одинаков для доступа абсолютно
с любого устройства, так что функции и возможности, которые определены
в данном автоматизированном проекте и приложенных к нему
программным модулям, одинаковы при доступе к этой системе абсолютно
с любого устройства, будь то настольный ПК или же смартфон.
Описание справочника с базой данных помощи поддержки Helperfy:
Таблица 4. Описание справочника Helperfy
Название справочника
Helperfy
Ответственный за ведение
справочкника
Администрация проекта и его
сотрудники, занимающиеся
технической поддержкой,
написанием статей и ответам на
вопросы пользователей
Средний объем справочника в
записях
Исчисляется в десятках (на момент
публикации – 46), информация
постоянно обновляется и
дополняется; появляются
дополнительные статьи и
обучающие материалы
Средняя частота актуализации
Несколько раз в день; каждый раз –
при обращении очередного
пользователя в службу поддержки
клиентов
Средний объем актуализации
На данный момент он составляет
34%
84
2.3.3 Характеристика результатной информации
В данной диссертации результирующим звеном является создание базы
знаний, а именно своего портала, где каждый сможет его заполнять
необходимым контентом.
Создание базы знаний
Рисунок 19. Пример создании базы знаний
Username, Email и Password — это данные с которыми вы будете заходить в
систему. Здесь все предельно просто.
Рисунок 20. Форма входа
Username — это имя пользователя будет отображаться в ответах на сайте, а
85
также использоваться при входе в систему.
Email — на указанную почту будут приходить уведомления от системы
helperfy.
Caption — это название вашего helperfy. Например, ваш проект называется
Аврора, значит ваш caption будет aurora.
Отображаться домен будет так aurora.helperfy.com.
DNS — если вы хотите использовать свой собственный домен. Например,
aurora.ru или help.aurora.ru. напишите название этого домена в поле DNS.
Все заполнили, проверьте и нажимайте сохранить.
Генерация системы происходит в течение нескольких минут, пока только
по будням, т.к. система находится в раннем доступе и мы вручную
проверяем все данные.
2.4 Программное обеспечение задачи
При написании приложения использовался фреймворк Yii2,
написанный на языке программирования PHP 7 версии. Благодаря
модульности, а также поддержке фреймворком менеджера пакетов
Composer позволяет быстро расширять возможности приложения.
На стороне сервера установлен ISPmanager что позволяет быстро
настраивать веб-приложения. А также API данного софта позволяет на лету
создавать новые сайты приложения.
Разработка проекта автоматизации для компании «ООО Брендпорт»
начинается с понимания несовершенства некоторых иных решений (или же
по причине недоступности качественно спроектированных систем без
86
возможности лицензирования – такие системы используются
исключительно внутри некоторых компаний и недоступны для всех
желающих), которые уже существуют в данный момент на рынке. Этот же
подход характерен не только для программного обеспечения, которое
выпускается исключительно на смартфоны (либо же имеет внешнюю
оболочку в виде интернет-сайта), но и полностью для облачных решений,
которые базируются на веб-ресурсе и одинаково используются на любом
устройстве.
Таким образом, главной целью разработки подобного программного
обеспечения у компании «ООО Брендпорт» является создание
универсальной кроссплатформенной программы, с помощью которой
можно распределять обязанности среди сотрудников, отслеживать
выполнение тех или иных задач, а также распределение работы между
сотрудниками компании, начиная от младших звеньев рабочего коллектива
и заканчивая начальством компании, куда входит и возможный совет
директоров.
Также целью создания подобного ПО является возможность не
только воплотить подобное программное обеспечение для удобства
использования его в рамках одной компании, но и для того, чтобы
сторонние компании имели возможность пользоваться подобным
приложением, иными словами, создать не только программный продукт
для внутреннего использования, но и для возможного лицензирования
сторонними компаниями, которые также хотят увеличить продуктивность
работы своего коллектива.
Основная идея, заложенная в концепцию данного программного
обеспечения, заключается в использовании бесшовного интерфейса,
который одинаково удобен при использовании как на ПК, так и на
мобильных телефонах. Поэтому ПО, созданное в рамках данного проекта,
отличается удобным, наглядным и нативным пользовательским
87
интерфейсом, который не только прост и легок в освоении, но также и
доступен с любого устройства, будь то персональный компьютер, или же
любой из существующих смартфонов, при этом одной из главных задач
оптимизации приложения является одинаковый визуальный вид
приложения, который совершенно незначительно отличается при открытии
как на ПК, так и на любых мобильных устройствах. Подобное решение
позволяет не задумываться о том, где и как можно использовать
приложение, поскольку в этом случае его отличает гибкость интерфейса,
благодаря которой стирается грань использования между ПК и
смартфонами, позволяя вести дела с любого устройства и в любой точке
мира.
Для более удобной и комфортной работы визуальный интерфейс
приведен к единому знаменателю, чтобы обеспечить удобство считывания
с любого рабочего устройства, однако, помимо этого, не менее важно
правильно структурировать всю систему для облегчения доступа к
отслеживанию и выполнению тех или иных заданий. Для этого в
программе предусмотрена четко смоделированная и систематизированная
структура, которая позволяет выявлять наиболее глобальные задачи,
находить в них мелкие задания, а также подобная структура позволяет
четко определить сферу деятельности сотрудников, что приводит к
интуитивному пониманию систему и ролей, распределенных в ней.
Фактически, таким образом на выходе получается самоорганизованная
структура, где все разделено на определенные глобальные задачи, а также
на простые задания, и в этой структуре каждый сотрудник отчетливо
понимает, за какие задания он отвечает. Здесь же стоит отметить, что
подобная организация внутренней структуры позволяет не только
оптимизировать рабочий процесс, но и отслеживать всеми сотрудниками
выполненные задачи, причем сделано это таким образом, что более выше
88
стоящие сотрудники могут отслеживать выполнение тех или иных задач в
целом, а рядовые сотрудники исполняют только те задачи, которые
связанны и их непосредственным профилем деятельности.
Что касается уже существующих приложений для общего доступа и
выполнения компанийных задач, то ни те, ни другие (то есть ни
приложения, ни веб-сайты, которые несут схожую функциональность) не
дают гибкости интеграции между настольными и мобильными системами
для легкодоступного и нативного использования, из-за чего возникает
необходимость разработать собственное решение с последующим
выпуском его на рынок. Одной из самых главных отличительных черт
подобного приложения является использование облачного сервиса, где
возможен не только обмен данными и синхронизация между любыми
устройствами по истечению любого срока времени, но также это дает
возможность вести дела абсолютно с любого устройства, не беспокоясь за
актуальность выводимых данных. К тому же облачный сервис не будет
требовать установки дополнительного программного обеспечения, что
лишь улучшает взаимодействие клиента подобной программы с
пользователем, где бы тот не находился.
Основные отличительные черты у такого решения очевидны:
одинаково быстрый и удобный способ доступа к любой актуальной
информации, продуктивное использование ее возможностей в рамках
одного коллектива, а также постоянное поддержание связи и исполнения
тех или иных задач среди сотрудников компании. Все эти возможности
лишь обеспечивают удобство организации рабочего процесса.
К тому же следует отметить, что во многих подобных решениях, которые
нынче реализованы в мире, не имеют множества удобных функций для
полной реализации рабочего потенциала компании – эти функции не
реализованы в должной мере, некоторые из них запутаны и непонятны, что
89
лишь усугубляет ситуацию при использовании подобным программным
обеспечением в компании, особенно, если речь идет о коллективе с
немалым количеством человек.
Программное обеспечение, созданное компанией «ООО Брендпорт»
позволяет работать в любых рамках и условиях, что касается численности
рабочего состава компании, позволяя использовать все возможности ПО на
максимум в любых условиях, будь то небольшое количество сотрудников,
чья численность не превышает и нескольких десятков человек, равно как и
в компании, где численность может достигать свыше тысячи человек. И это
далеко не предел.
У программы отсутствует внешняя оболочка, которая управляется
непосредственно с персональных компьютеров или мобильных устройств,
поэтому ни клиента программы, ни отдельного выделенного приложения,
предназначенного им нацеленного на современные мобильные устройства,
построенные на операционных системах Android и iOS, не предусмотрено.
Все операции осуществляются через браузер с помощью доступа к сайту,
и, хотя и сама программа не имеет отдельного приложения, она несет в
себе кроссплатформенную поддержку, которая создана с помощью веб-
технологий и представляет собой интернет-страницу, где и осуществляется
полное управление этой программой.
Одной из ключевых особенностей проекта является оптимизация под
любые виды экранов для удобного чтения и редактуры как с персональных
компьютеров, так и, собственно, прямо с экранов любых мобильных
устройств, при этом в любом сценарии предоставляются полные
возможности программного обеспечения, в равной мере доступные на
любых используемых устройствах.
Также к основному клиенту программы прилагается набор
различных дополнительных функций, существенно упрощающих работу с
90
программой, и это, опять же, касается всех охватываемых платформ.
Подобные мелочи позволяют упростить работу и сделать ее наиболее
легкой и эффективной, без дополнительных затрат со стороны
пользователя.
Ключевыми участниками данного проекта являются все люди,
задействованные в компании, благодаря чему всегда можно видеть,
отслеживать, контролировать и устанавливать рабочий процесс в
соответствии с требованиями, задачами и сценариями развития компании.
Для осуществления подобной работы используется та же рабочая схема,
что используется и в обычных компаниях, где есть глава компании (CEO) и
все остальные сотрудники, что позволяет говорить об использовании
определенной иерархии внутри компании. Принцип работы основан на
разделении задач между сотрудниками, с профилем которых они связаны
напрямую, а также на принципе уровней доступа, где наиболее высшее
звено имеет доступ к большему количеству разделов, которые он может
регулировать, при этом чем больше охват тех или иных областей
осуществляется одним лицом, тем меньше непосредственного участия в
более мелких задачах он принимает. И наоборот.
Таким образом, формируется цельная система, где управляющие
звенья, отвечающие за корректное выполнение тех или иных задач,
раздают и отслеживают выполнение задач, а рядовые, если так можно
выразиться, сотрудники (на самом деле те, кто имеет те или иные области
знаний в определенном секторе своей рабочей деятельности), исполняют
более узкие задачи, включая все более мелкие их аспекты, которые следует
называть подзадачами.
На выходе получается, что при такой структуре всегда имеется
начальство, которое только отслеживает исполнение самых важных
стратегических точек компании, в то время как подчиненные ему звенья
91
более эффективно работают в узко направленной области, где они, также,
как и директор имеет подчинение над своими сотрудниками, имеют свои
обязанности и распределение задач между починенными ему конкретно в
определенной области заданных задач людей. Фактически, чем больше
уровень ответственности, тем меньше происходит углубление в нюансы
той или иной задачи, но охватывается больший спектр отслеживания и
контроля, и наоборот, чем уже специализация и определенный тип задач,
тем меньше человек вовлечено в это дело и тем больше различных мелких
поручений в каждой конкретной задаче им предстоит выполнить.
Требования к изначальной информации предельно простые:
сформулировать ту или иную задачу, необходимую для исполнения в
рамках компании, которая либо далее исполняется всеми сотрудниками,
что приводит к ее завершению, либо же она дробится на более мелкие
части для успешного выполнения каждой из составляющей одной большой
задачи. Количество дробных частей в рамках одной задачи может быть,
фактически, безграничным, однако чем больше дробление на мелкие части,
тем больше трудозатрат придется применить, чтобы осуществить
выполнение определенной задачи целиком, поэтому поиск баланса между
детализацией исполняемых задач, их дроблением и возможностей
исполнителей ложится на плечи непосредственно человека, раздающего
поручения для своих исполнителей. Количество дроблений в рамках
одного проекта может быть неограниченным, однако для оптимизации
этого процесса глава компании или же лицо, отвечающее за управление
всеми процессами компании, может задать определенное количество
подуровней, на которые могут быть разделены те или иные глобальные
задачи.
92
Подаваемая информация на входе носит исполнительный характер. В
ее основе лежит та или иная задача различной степени по объему работу,
которую необходимо исполнить по истечению определенного времени.
Поэтому любой человек может поставить задачу, чтобы ее не только
видели все остальные, но и для того, чтобы правильно организовать свой
рабочий процесс. Как вытекает из предыдущего утверждения, создавать
задачи могут не только верховные управляющие звенья работников
компании, но и все сотрудники, которые работают в этой компании, причем
созданные задачи могут регулировать вышестоящими сотрудниками, равно
как и то, что вышестоящие сотрудники могут регулировать возможности
создания подобных задач (или же, если задач слишком много и их
добавление не требуется в текущий момент, то вышестоящий сотрудник
имеет право отключить добавление новых задач, либо же использовать для
добавления задач принципы модерации, где сначала созданная
подчиненным сотрудником задача будет проверяться на необходимость ее
исполнения).
Полученная на выходе информация представляет собой целостную
структуру, формально разделенную на следующие разделы:
Глобальный проект
Разделы
Задачи
Подзадачи
Поэтому структура любого проекта, который входит в компанию, выглядит
примерно следующим образом и состоит из последовательно-подчиненной
иерархии распределения:
Глобальный проект -> Раздел -> Подраздел -> Задание -> Подзадание