26
совершенствовать, чтобы достичь новых рубежей. Это намного надежнее и
избавит от ненужной траты сил, неизбежной в противном случае, если вдруг
придется в какой-то момент изменить все, когда это уже вряд ли оправдано и
возможно [8, с. 136].
Тот, кто ставит перед собой цель, должен ясно представлять себе ее
важность. Одновременно он ответит на вопрос, стоит ли вообще заниматься на
данном этапе этой целью.
Выбор приоритетов. Умение выбирать приоритеты важно не только в тех
случаях, когда нужно решить, каким целям в первую очередь отдать
предпочтение. Приоритеты необходимо устанавливать уже на этапе, когда мы
определяем общее, т.е. стратегическое направление нашей деятельности. Нам
необходимо выявить, что для нас действительно важно, интересно и более
всего соответствует нашим наклонностям. Ни в коем случае нельзя отвлекаться
на второстепенное, даже если выбранный нами приоритет потребует от нас
больших усилий и терпения.
Выбирать приоритеты приходится не только в случаях достижения
высоких целей, Почти ежедневно мы должны решать, что необходимо сделать в
первую очередь, а что можно перенести на более поздний срок, отдаляя, таким
образом, главное от второстепенного. При этом не следует полагаться на волю
слепого случая и уклоняться от необходимости принятия решений.
Однако для того, чтобы правильно выбрать приоритеты, нужно быть
сведущим в своем деле и уметь просчитывать последствия выбора или
классификации приоритетов. Там, где не хватает профессионализма, нужно
вначале восполнить этот недостаток, так как выбор приоритетов немыслим без
глубоких знаний [9, с. 34].
Целевое планирование. Выбор целей, несомненно, связан с
планированием, как с ним связана и их реализация. Необходимо планировать
свою деятельность так, чтобы это в максимальной степени отвечало
поставленной цели, т.е. обеспечить целесообразность планирования.
27
Определить цель – это значит предвидеть, а точно ее определить – далеко
и удачно предвидеть. Для эффективного формирования и достижения цели
каждой личности необходимо осуществить ряд основных действий, например:
- уточнить для себя, чего хотите достичь, т.е. выбрать цель и определить
линию для ее достижения (мотивация); умение ставить цель – одна из
важнейших составляющих искусства управления собой;
- внушить себе абсолютную веру в свою способность достичь
поставленной цели;
- составить комплексный план мероприятий, направленных на
достижение цели и решение поставленных задач;
- разработать систему осуществления (функционирования) плана;
- разработать систему обеспечения выполнения плана;
- разработать систему повышения эффективности выполнения плана;
- определить результативность достижения цели и решения поставленных
задач, планируя действия, обязательно следует помнить не только о главной
цели, но и конкретных результатах, к которым она ведет [5, с. 136].
Цели самоуправления различаются по содержанию.
Рациональное использование собственных или заемных материальных,
трудовых или финансовых ресурсов как цель самоуправления
жизнедеятельностью имеет подчиненный характер: стремиться к ее
достижению необходимо, если, в конечном итоге, выполняется главная цель –
положительное влияние на общественно-полезные результаты: удовлетворение
требований научно-технической и социально-экономической политики, новой
общественной потребности и требований рынка. В этом смысле главная цель
носит замыкающий характер. Цели описываются как количественными, так и
качественными показателями, которые позволят получить критериальные и
нормативные оценки.
Определив цели, необходимо проанализировать механизмы, методы и
физический потенциал, свои положительные и отрицательные деловые и
28
личностные качества. Средства, необходимые для достижения целей и решения
поставленных задач, оцениваются и сравниваются с реальной ситуацией.
Сегодня, по сути дела, отсутствует практика определения важности
целей. Поэтому отношения предпочтения на множестве целей могут задаваться
экспертным путем и количественно выражаться с помощью безразмерных
коэффициентов важности. Для формирования оценок важности целей могут
быть использованы различные способы: методы непосредственной оценки,
ранжирования, последовательных сопоставлений, модификаций частичного и
полного сравнения [7, с. 31].
Планирование – это выражение воли. Планирование необходимо, но не
следует становиться его заложником. Люди, планирующие все и вся, слывут
этакими «педантами», что, впрочем, не так уж и плохо, когда речь идет о
разумном целевом планировании. Планирование означает, что надо мыслить с
опережением, предполагает системность в работе и требует аналитического
мышления.
Приступая к планированию, целесообразно составить обзор возможных
условий и факторов, могущих оказать на план то или иное влияние.
Выявленные условия и воздействующие факторы необходимо попытаться
скомбинировать и адаптировать таким образом, чтобы они в максимальной
степени отвечали потребностям поставленной цели. Естественно, что в
планировании могут быть допущены отклонения, которые в «узких местах»
следует сводить до минимума. Это относится, например, к первоочередным
целям, что же касается перспективных целей, то такие отклонения могут
достигать больших величин. Планирование ничего не стоит, если отсутствует
контроль за его выполнением. Оно теряет смысл, если план не выполняется,
если работа ведется «спустя рукава».
Из планов жизни и долгосрочных вытекают годовые и квартальные, из
них – месячные и недельные, которые в итоге конкретизируются в деловых
планах рабочего дня.
29
Опыт показывает, что тот, кто регулярно, хотя бы в течение 10 мин.,
готовится к следующему рабочему дню, может ежедневно экономить два часа и
успешнее справляться с важными делами.
Целесообразно планировать примерно 60% своего рабочего времени, 20%
оставить на непредвиденные обстоятельства, 20% – на творчество и так
называемую спонтанную активность. Не следует впадать в крайность, следует
планировать такой объем, с которым реально можно справиться. Желательно
фиксировать в планах цели и результат, а не действия, например «согласовать
тему и этапы работы с Х» вместо «позвонить Х». Необходимо стремиться
точнее нормировать продолжительность и срок исполнения той или иной
работы; для решения крупных задач, творческой деятельности и планирования
резервировать часы, когда никто не должен беспокоить; стараться мыслить
творчески и альтернативно – всегда есть другой, более оптимальный путь.
Оперативная оценка, анализ, принятие решений и контроль. На основе
оценки, анализа, сравнения достигнутых результатов жизнедеятельности
подготавливаются и принимаются решения, корректируются ранее
разработанные мероприятия по повышению эффективности самоуправления.
При оценке, анализе и принятии решений используются исходные
данные: параметры задания и результата, параметры процесса деятельности,
целевая функция, ограничения, модель процесса труда, ресурсы, регламенты и
т.д.
Всякая постановка цели, организация, планирование и принятие решений
результативны лишь настолько, насколько эффективны реализация и контроль
за их исполнением. Контролируя себя, следует четко представлять, что
достигнуто, оценивать, анализировать и сравнивать с запланированным и
вносить коррективы. Своевременность контроля облегчит и сделает более
результативными эти изменения. Рекомендуется регулярно проверять,
насколько соответствуют действительности цель, задачи и средства, выбранные
для их достижения [10, с. 185].
30
В конце рабочего дня необходимо контролировать и фиксировать не
только выполнение поставленных задач, но и самочувствие. При этом важно
проанализировать: основные причины, которые помешали сегодня достичь
больших результатов, от каких внеплановых дел возможно было отказаться,
чему научился сегодня, приблизил ли этот день к достижению цели,
улучшению успеха жизнедеятельности и т.д.
Положительное влияние на эффективность труда оказывает оценка
итогов дня по четырех балльной системе: 5 – особенно удачный, 4 – удачный, 3
– удовлетворительный, 2 – неудачный (неуспех, раздражение, стресс).
Каждый человек, в зависимости от жизнедеятельности, должен
осуществлять свои записи в дневниках или настольных календарях. Сегодня
лучше отработан этот процесс у деловых людей, которые ведут записи (план,
факт) своей служебной деятельности во времени. Однако редко кто из
работников ежедневно отображает информацию, связанную, например, с
оздоровительными мероприятиями – время пребывания на воздухе, занятия
спортом, принятие водных процедур, бег, ходьба, взвешивание. Мало уделяется
внимания самоанализу протекания болезни – причина, диагноз, длительность,
принимаемые меры, а также психофизиологическому состоянию – плохое
самочувствие, стрессы, бессонница. Наконец, слабо используется самоанализ
применяемых систем и методов управления собой, например, овладение
методами, созданными специально для работы с психикой; правильное
дыхание, правильная поза, релаксация, самонаблюдение, самовоспоминание,
самопрограммирование и многое другое [8, с. 156].
Функция самоорганизации направлена на создание (совершенствование)
объекта собственной деятельности и включает в себя присущие ей свойства,
структуру, состав, взаимосвязь и процесс взаимодействия составляющих
элементов. Кроме того, эта функция относится к организации управления
предприятием и организации работ по реализации других функций
самоуправления. Например, самоорганизация умственной деятельности
31
человека и система самоуправления ею тесно взаимосвязаны.
Совершенствование самоорганизации сопровождается рационализацией
системы самоуправления и, наоборот, необходимость улучшения системы
самоуправления вызывает первоочередное проведение работ по повышению
уровня самоорганизации. Если не придерживаться этого условия, может
возникнуть диспропорция между самоорганизацией и самоуправлением.
Организуя свое рабочее и личное время, следует, как правило,
руководствоваться принципами: «Работа и отдых должны подчинятся личности
а, не наоборот», «Делать надо не то, что нравится самому себе, а то, что
необходимо для повышения личной жизнедеятельности», «При решении
крупной проблемы мелкие дела нельзя выдвигать на передний план», «Не
ждите указаний от начальства, проявляйте творческую инициативу».
В течение рабочего дня и в период отдыха необходимо сохранять
хорошее настроение; сознательно контролировать свое время; приступать к
работе и отдыху без раскачки, не обсуждая последние новости и события;
утром заниматься сложными и важными делами; проверить, насколько
реалистичен составленный накануне рабочий план и решаются ли главнейшие
задачи; отдыхать до наступления умственной и физической усталости; избегать
стрессов и волнений; в конце работы постараться завершить то, что
планировалось выполнить на текущий рабочий день; составить план на
следующий рабочий день [10, с. 189].
Таким образом, в процессе выполнения любой работы людям
свойственно испытывать физические и нервно – психические нагрузки, их
величина может быть различной в разных видах деятельности. При небольших
нагрузках действующих постоянно, либо значительных разовых нагрузках
бессознательно включаются естественные механизмы регуляции, и организм
справляется с последствиями этих нагрузок сам без сознательного участия
человека. Своевременное самоуправление психическими состояниями
выступает своеобразным психогигиеническим средством, предотвращающим
32
накопление остаточных явлений перенапряжения, способствующим полноте
восстановления нормализующую эмоциональный фон деятельности, а также
усиливающую мобилизацию ресурсов организма. Методы и способы
самоуправления психическими состояниями появились как результат изучения
психологии и физиологии человека, закономерностей и механизмов
напряженности и утомления, обобщение опыта поведения людей в стрессовых
ситуациях.
1.3 Психологические особенности подготовки и проведения деловых
переговоров
Практика убедительно свидетельствует, что успех или неудача любого
общения во многое зависит от соответствующей подготовки к нему. Поэтому
принято выделять подготовительную фазу (докоммуникативную), фазу
непосредственного общения (коммуникативную) и фазу подведения итогов
общения (посткоммуникативную) [3, с. 138].
На примере подготовительной фазы видно, что каждая из них
предусматривает различные по содержанию и сложности виды деятельности
руководителя.
На первый взгляд, непосредственное общение руководителя – слитный
процесс, порой непрерывный. Однако его можно всегда рассматривать как
локальный акт: разговор с определенным собеседником, обсуждение
конкретных вопросов с группой людей, информационное выступление в
аудитории, на совещании, переговорах и т. д.
В каждом таком акте общения можно выделить следующие этапы:
1) установление контакта;
2) ориентации в ситуации, обсуждение вопросов, принятие решения,
достижение цели;
3) выход из контакта.
В повседневном общении эти этапы претерпевают различного рода
трансформации. Однако независимо от того, с кем входит во взаимодействие
33
работник: с одним человеком, с небольшой группой собеседников или с
большей аудиторией, – эти этапы имеют место.
Начинается общение с установления контакта. Деловое общение с одним
собеседником начинается с традиционных приветственных слов. С первых
минут контакт должен показать, что работник открыт для общения,
доброжелателен. Это достигается легкой улыбкой (если она уместна),
небольшим наклоном корпуса, головы в сторону собеседника, выражением глаз
(внимание и заинтересованность), устремленных на собеседника. Желательно
выдержать небольшую паузу (1–3 секунды). Если ваш партнер не смотрит на
вас, то лучше обратиться к нему по имени и отчеству (если знаете его), а потом
сказать традиционное: добрый день, здравствуйте и т. д. И после этого
обязательно выдержать паузу, с тем чтобы человек ответил вам, включился в
общение. Если партнеров больше: двое-трое, то нужно глазами «обратиться»
поочередно к каждому [2, с. 185].
При контакте с группой также необходима пауза после приветствия. Лишь
после нее надо представиться, если незнакомы. Темп должен быть не быстрым,
слова четкими, интонация спокойной. Все это закладывает основы дальнейшего
общения и показывает окружающим, что вы – корректный, доброжелательный
и заинтересованный в общении собеседник.
Следует отметить, что установление контакта тесно связано с
восприятием партнера по общению и возникновением первого впечатления о
нем. Познание объекта общения начинается с знакомства со сведениями о
человеке. Получение сведений от других на этапе предобщения создает у
человека определенное мнение о будущем объекте общения, установку на его
восприятие. Другим путем получения информации об объекте общения
является непосредственное восприятие его при вхождении в прямой контакт с
ним. Даже беглый взгляд позволяет многое увидеть в человеке: его внешний
вид, выражение лица, осанка, прическа, одежда, манера себя вести, говорят,
опрятен ли он, каков уровень его культуры.
34
Изучая процесс восприятия, социальные психологи отметили некоторые
типичные искажения представлений о другом человеке, которые должен знать
и учитывать руководитель. К их числу относится эффект ореола. Он
проявляется в приписывании человеку, о котором имеется благоприятное
мнение, положительных оценок и тех качеств, которые в данный момент не
наблюдаются. И, наоборот, если общее впечатление о человеке отрицательно,
то даже хорошие его поступки истолковываются как негативные. Под влиянием
эффекта ореола руководитель может не заметить маленькое хорошее начало у
«постоянного нарушителя», а у весьма благополучного человека – признаки
эгоизма и т. д [16, с. 120].
Эффект стереотипизации состоит в том, что суждение о человеке
выносится на основании своего ограниченного опыта или устоявшегося мнения
других. Стереотипизация упрощает процесс познания другого человека, но в то
же время она приводит к возникновению предубеждения, которое создает не
только неправильное впечатление у того или иного работника о человеке, но и
плохое мнение о нем.
Эффект первичности и новизны состоит в том, что первое впечатление о
человеке сильнее, чем последующие, поэтому и велика роль первого появления
работника в коллективе. Исправление первоначального впечатления о человеке
требует длительного его познания и совершается с трудом.
Установление психологического контакта переходит в следующий этап
делового общения – ориентацию, которая позволяет определить стратегию и
тактику разговора, в ходе которого следует обсуждение проблемы и принятие
решения. На этом этапе, в процессе изучения людей, руководитель должен
понять цели и мотивы их поведения, их переживания, установки, состояние,
ожидание похвалы и поддержки, внимания от окружающих, имеющиеся у них
сомнения и опасения [41, с. 15].
Адекватность восприятия и понимания работником целей, с которыми он
общается, зависит от его социально-перцептивных умений и качеств,
35
являющихся основой наблюдательности любого руководителя. Женщины
превосходят своих коллег мужчин по наблюдательности. Они полнее и глубже
понимают интеллектуальные и волевые качества, а также черты характера,
выражающие отношение человека к другим людям и к самому себе. Мужчины
же лучше видят те черты характера, которые выражают отношение к труду,
общественной работе.
Основными механизмами познания другого человека, которые наиболее
ярко проявляются на данном этапе общения являются, эмпатия,
идентификация, рефлексия.
Эмпатию характеризуют как эмоциональное понимание. Она связана с
умением поставить себя на место другого, учесть его состояние, мотивы
поведения. Умение взглянуть на ситуацию и самого себя чужими глазами –
важнейший компонент общей культуры руководителя. Возможны два способа
реализации этого умения: идентификация и рефлексия.
Идентификация, или отождествление себя с другими, состоит в
воображаемой постановке себя на место партнера по общению, взятие на себя
роли, которую выполняет этот партнер, построение своего поведения таким же
способом, как и партнер, примыкание к его позиции. Поставить себя на место
другого не так просто, как может показаться с первого взгляда. Кроме того,
воображение себя на месте другого может порой не только не дать ожидаемых
результатов, но даже осложнить взаимопонимание. Это может быть вызвано
тем, что вместо истинного обращения к чужой точке зрения у общающихся
возникает иллюзия взгляда со стороны [49, с. 70].
Рефлексия в переводе с латинского – обращение назад, она тоже
предполагает постановку вопроса: «А если бы на его месте был я?». Но она
означает не просто понимание собеседника, а осознание человеком того, как он
воспринимается партнером по общению, коррекция своего поведения в связи с
возможным поведением другого. Примером рефлексии является разгадывание
намерений собеседника в обсуждении спорных вопросов. Рефлексия, так же как