13
Разработка системы информационного обеспечения значима для любой
организации, вне зависимости от ее масштабов, направлений деятельности и
вида. Варианты организации информационного обеспечения управления
могут быть различными, поскольку многое зависит в зависимости от
технических, финансовых и других возможностей субъекта хозяйствования.
Так, к примеру, может быть целесообразной создание и регулярная
актуализация собственной информационной базы организации, а также
использование какой-либо из специализированных баз (типа «Консультант-
плюс», «Кодекс», «Гарант»). Также вполне допустимым можно считать
сочетание собственных источников данных и информационных возможностей
других организаций и т.д. [2, c. 84]
При этом требования к формируемым сведениям должны быть
повышенными, это позволит обеспечить конкурентоспособность и
эффективность осуществления деятельности организации в течение
долгосрочного периода.
Само по себе информационное обеспечение не является длительно
действующим фактором успеха. Если исходить из возможностей современных
информационных технологий и слепо искать, где бы в компании их
применить, почти наверняка можно получить негодную корпоративную
стратегию. Информационное обеспечение всего лишь помогает реализовать
возможности, создаваемые формулой конкуренции. Технологии широко
доступны, а вот творческие формулы конкуренции, ориентированные на
быстроту реакции и обновление производства, достаточно редки [2, c. 84].
Сегодня информация является коммерческим объектом, а значит,
нуждается в защите. Информацию можно продать, импортировать,
фальсифицировать, украсть и пр. Информация, которой обменивается человек
с помощью машины с другими людьми или с машиной, может быть важной и,
следовательно, является предметом защиты. На первый план выходит
необходимость и проблема обеспечения мер защиты бизнес-информации.
Итак, система информационного обеспечения играет важную роль в
14
управлении организацией, которая состоит в своевременном предоставлении
объективной, достоверной, исчерпывающей и актуальной информации о
состоянии производственной деятельности и внешнего окружения. Развитие
системы информационного обеспечения производственной деятельности
будет способствовать повышению эффективности всей системы управления,
росту конкурентоспособности и финансовых результатов организации.
1.2. Виды и классификация информации и информационных
систем в управлении организацией
Системы классификации информации выполняют важную функцию в
экономической сфере. Они необходимы для создания информационных
структур и баз данных, с помощью которых происходит управление
компаниями любого размера и в разных областях функционирования.
Под классификацией понимается разделение группы объектов на
подгруппы с опорой на их определенные сходства либо различия и с учетом
неких действующих правил [14, c. 84].
В процессе этой деятельности фиксируются существенные
закономерные связи между группами объектов, каждый из которых
представляет какую-либо реалию: предмет, явление либо процесс,
обладающий материальными и/или нематериальными свойствами. Это дает
возможность выделить классы объектов со схожими характеристиками. То
есть системой классификации называют набор правил для распределения
реалий по множествам и подмножествам.
Признаком классификации называют качества либо характеристики
объекта, по которым он схож с другими реалиями данной группы.
Система классификации по функциям управления применяется именно
к экономической информации, которую можно разделить на четыре группы:
плановая, нормативно-справочная, учетная и оперативная (текущая) (см.
рисунок 1.4.
15
Рисунок 1.4 – Классификация информации по функциям управления [11,
c. 93]
В экономическом управлении системы классификации позволяют
воспринимать и обрабатывать информацию унифицировано,
стандартизировать полученные данные. Как результат – существенное
снижение расходов на создание и поддержание работоспособности
информационных систем, повышение показателей их эффективности [9, c. 6].
Различают входящую, выходящую, внутреннюю и внешнюю
информацию. Входящая поступает в компанию и её подразделения извне.
Выходящая движется из организации к другим участникам рынка.
Информация, являющаяся входящей для одной фирмы, может считаться
исходящей для другой (той, где она возникла). Кроме того, информация
бывает внутренней либо внешней применительно к определенному объекту
управления (это всё организация, или ее отделы, подразделения и т. п.).
Внутренняя логично формируется в самом объекте, а внешняя – вне его.
Оперативная (или текущая)
Информация, отображающая ход производственных процессов на данный
момент
Учётная
Информация, в которой отражены результаты деятельности компании за некий
уже прошедший отрезок времени
Нормативно-справочная
Постоянная информация, обновляется редко и включает в себя различные на
разных уровнях установленные, согласованные и зафиксированные показатели
(нормативы) и справочные данные
Плановая
Информация о предполагаемых характеристиках объекта на будущий период.
Именно на эти данные ориентируется компания во всей своей работе
16
По сути классификация – это процесс распределения по группам по
выявленным схожим характеристикам. Когда объектом классификации
является информация, то речь идет о системе классификации информации, а
сформированные классы тут носят название информационных объектов [10, c.
54].
Современное делопроизводство предусматривает применение
персонального компьютера в управленческой деятельности для поиска,
хранения и отображения информации, предусматривая возможность свести к
нулю применение бумажных носителей. Электронный офис предполагает
организацию работы группы пользователей над совместным решением
сложных комплексных задач в сети Интернет с помощью различных CRM-
систем и задачников. Исходя из этого чаще обращаются к определению work
flow-стратегии обеспечения управления прикладными программами,
необходимыми для прохождения цикла работ в электронном офисе.
Наибольший социальный и экономический успех в наше время имеют
средства коммуникации, информационные технологи и их сетевые
приложения (e-mail, обучение на расстоянии, мультимедиа-ресурсы,
конференции по Интернет, моделирование, телевидение, 3D-графика,
наномедицина и т. д.). Перерабатываемая с помощью компьютерной техники
информация превращается в основной фактор социального развития общества
[6, c. 102].
Постоянные информационно-технологические нововведения ускоряют
развитие нашего мира и общества в целом. Характерным признаком
современной компании является создание новых, информационных моделей
ведения бизнеса, базирующихся на применении передовых технологий [7, c.
74].
• Перспективным направлением деятельности компании является
разработка и внедрение систем оперативного управления производством
(MES-систем). MES - программные комплексы управления производством,
которые синхронизируют, координируют, анализируют и оптимизируют
17
выпуск продукции в организации.
• Система календарного планирования и графикования объединяет сразу
три процесса: приём портфеля заказов и проверка его исполнимости,
назначение сроков исполнения заказов и графикование производства.
• Комплекс технологий для максимально эффективного решения задач
складского хранения и логистики.
• ERP-системы. Система для планирования ресурсов организации. Это
совокупность бизнес-процессов: управление персоналом, финансы, услуги,
закупки и другое. Данную систему использует множество различных
компаний, в которых необходима точная информация - организации
энергетики и ЖКХ, оптовые и логистические компании, компании сферы
услуг, розничная торговля;
• SCM-системы. Предназначены для управления логистикой. Система
помогает: сократить затраты, повысить производительность, повысить
качество продукции и обслуживания клиентов;
• PLM-системы. Помогают отслеживать и управлять жизненным циклом
продукта. Компании могут предоставлять периодические и интеллектуальные
доходы благодаря Интернет данным;
• WMS-системы. Предназначены для складских операций. Решает
любые задачи, связанные с хранением, поступлением, комплектованием и
отгрузкой товара.
Для того, чтобы внедрить определенную систему необходимо пройти
несколько этапов. Самым первым является анализ и планирование, на котором
определяется план разработки, сроки и бюджет. А также необходимо
определиться с требованиями к информационной системы.
Большую роль в выстраивании продуктивной командной работы играют
внутрикорпоративные социальные сети, к наиболее распространённым из них
следует отнести: Microsoft (SharePoint+Yammer), Jive, Salesforce (Chatter), IBM
(Connections) [12, c. 64].
Появление новых технологий - Интернета, информационных сетей,
18
видеоконференций открыли инновационные возможности управления для
предпринимателей и бизнеса. Такие технологии позволяют контролировать
качество и своевременность выполнения работ посредством
телекоммуникаций, баз данных и др. В свою очередь менеджеры
преобразовывают эту деятельность в положительные результаты.
В частности, под «Интернет-технологиями» следует понимать
коммуникационные, информационные и иные технологии, которые
обеспечивают деловую и информационную среду в интернете или с помощью
него. Сюда можно отнести различные веб-сайты, электронную почту,
программы быстрого обмена сообщениями, видеоконференции, различные
форумы и т.д. [16, c. 77]
У бизнеса в работе с HR процессами часто возникают проблемы разного
рода. Например, HR решения не построены на основании стратегии компании
или IT программе не хватает функционала для работы с бизнес-запросами.
Современные технологические решения – действенная помощь HR-службе.
Они позволяют упростить массовый отбор кадров, повысить эффективность
привлечения кандидатов, быстро отсеять некомпетентных соискателей.
Больше всего автоматизация важна для внутренних коммуникаций, кадрового
учета, обучения персонала.
Корпоративные информационные системы (КИС) в целом можно
рассматривать как управленческую идеологию, которая реализована на основе
информационных систем и использует ключевые бизнес-стратегии
организации. Эти системы предназначены в первую очередь для упрощения
выполнения задач по систематизации информации и автоматизации
различных процессов, связанных с хранением и обработкой данных.
Преобладающее большинство средних и крупных компаний рано или поздно
сталкиваются с проблемой, когда обычные офисные программные продукты
(например, программы пакета MS Office), используемые для бухгалтерского,
управленческого и других видов учета, не справляются с возросшим объемом
данных. Для охвата всех аспектов хозяйственной деятельности организации
19
требуется внедрение КИС, которая позволит повысить эффективность
функционирования организации в целом – от работы рядовых сотрудников, до
менеджеров любого звена [17, c. 104].
Главное, что должны понимать владельцы организаций, это то, что КИС
не способствует повышению прибыльности напрямую. Основная задача
системы заключается в ускорении и автоматизации процессов обработки
данных для получения более точной и оперативной информации, необходимой
для принятия ключевых решений.
Использование современных и ресурсозатратных информационных
систем не решит все проблемы организации. Большая часть успеха зависит от
человека, информационная система представляет собой
высокотехнологичный инструмент, требующий хороших навыков обращения
с ним персонала. При наличии такой системы руководитель может получать
актуальную и правдивую информацию обо всех видах деятельности
организации без временных издержек и лишних действий в процессе
передачи.
Таким образом, несмотря на определённые сложности, интерес к
использованию информационных технологий в нашей стране растет. Те
организации, которые смогут использовать информационные системы по
назначению и в пользу своей деятельности будут успешными в будущем.
1.3. Организация информационного обеспечения управления
организацией
Информационная система – это, ничто иное как, средства, необходимые
для того, чтобы поиск, сбор, хранение и представление информации были
автоматизированы. Автоматизированная система управления организацией
(АСУП) – это система управления, построенная на основе применения средств
вычислительной техники, экономико-математических методов и
информационных технологий, и направлена прежде всего на интеграцию,
20
которая в современных производственных системах выступает одним из
наиболее важных свойств [20, c. 84].
Компания и ее информационные службы должны быть организованы
таким образом, чтобы система управления помогала отслеживать изменения
во внешнем мире и формировать соответствующие изменения в стратегии и
политике компании. Таким образом, одной из главных задач информационных
систем организации является обеспечение информационного взаимодействия
между внешним окружением и внутренней средой (см. рисунки 1.5).
Рисунок 1.5 – Уровни информационного обеспечения
производственной деятельности организации [24, c. 41]
В идеале в рамках хозяйствующего субъекта должна иметь место единая
корпоративная информационная система, призванная удовлетворить
потребности сотрудников, служб и подразделений компании. На практике
создание информационной системы, охватывающей всю организацию
достаточно сложная и трудоёмкая задача. В связи с этим, в организации, как
правило, имеется несколько информационных систем, решающих отдельные
задачи.
1 уровень.
Информация о внешней
среде производственной
деятельности предприятия
2 уровень.
Общая информация о
деятельности предприятия
3 уровень.
Информация об организации
производственной
деятельнсти предприятия
4 уровень.
Информация для
оперативного управления и
диспетчеризации
производственной
деятельности
21
Если рассматривать информационные системы и современную
экономику, можно сделать вывод, что они неразрывно связаны.
Та масса данных, которая хранится в больших организациях, должна
быть упорядочена и взаимодействовать со всеми узлами организации.
Высокая оценка уровня экономических действий за счет информационных
технологий делает возможным увеличение популярности этого направления в
будущем, и как следствие поднять данную сферу на уровни выше в жизни
людей и сделать еще больше новых открытий.
Неопределенность в бизнес-среде будет продолжаться до тех пор, пока
люди не достигнут пика в развитии информационных технологий. А как
показывает время, пика достичь невозможно. Поэтому развиваться общество
будет постоянно и будут появляться все новые и новые принципы развития
экономики, политики, менеджмента и других сфер общества, которые уже
затронули информационные системы.
Управление информационными ресурсами и информационным
обеспечением управленческой деятельности включает решение следующих
задач [26, c. 296].
1. Оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках
каждой функции управления, определение потребителей информации, состава
информации, периодичности ее циркуляции (обеспечение информационного
сопровождения управленческой, производственной и другой деятельности),
форм представления информации в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в
форме, удобной для руководителей.
2. Определение источников информации, обеспечение доступа к
информации из внутренних и внешних источников.
3. Унификация и организация процессов и средств сбора, фильтрации,
регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования
информации, распределение этих задач между подразделениями.
4. Организация потоков информации, обеспечение актуализации
информации, формирование комплекса технических средств для организации
22
информационных потоков (информационно-телекоммуникационные системы,
системы диспетчеризации и мониторинга, развитие и создание новых
информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное
формирование единого информационного пространства организации),
обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных)
комплексах.
5. Создание систем управления данными, организация хранения
массивов информации (преодоление проблем несовместимости типов данных,
дублирования информации, обеспечение корректности (непротиворечивость
данных), разработка системы классификаторов, систематизация и типизация
знаний, информации и данных, хранение данных и информации в
унифицированных форматах), обеспечение многократного использования
информации.
6. Формирование унифицированной системы документации, разработка
документооборота, разработка технологических процессов формирования
документов, установление порядка составления, оформления, регистрации,
согласования и утверждения документов, рационализация количества
показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема
документооборота) [29, c. 81].
7. Формирование и эксплуатация системы взаимодействия
информационной системы и менеджеров, организация использования
информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки
альтернатив решений и действий, выработки стратегии.
8. Организация обратной связи (осуществление коррекции входной
информации по информации, переработанной в организации).
9. Обеспечение непрерывности процесса сбора и переработки
информации, развитие системы информационного обеспечения, разработка
концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы
организации и программы совершенствования информационного обеспечения
организации для планирования информационного обеспечения