34
выполнять комплекс мероприятий по уничтожению в кратчайшие сроки.
Уничтожение документов в «Делис Альянс» позволяет освобождать
значительные площади офисных помещений, обеспечивает
противопожарную безопасность, значительно снижает риски получения
штрафных санкций со стороны проверяющих и контролирующих органов,
гарантированная Ликвидация конфиденциальной информации позволяет в
некотором роде противодействовать угрозам как с внешних, так и с
внутренних сторон в отношении информационной безопасности.
44
2. Услуги по архивной обработке документов. Архивная
представляет собой решение, которое позволяет клиентам не только удобно,
но и прозрачно работать с документами. Она позволяет обеспечить
сохранность особо ценных документов организаций; вести учет документов в
соответствии с требованиями государственных архивов; систематизировать и
оптимизировать архив для получения возможности осуществлять наиболее
быстрый поиск необходимой информации; своевременно уничтожать
документы; более оперативно передачу дел руководству; успешно
подготавливать дела к процедуре передачи на государственное хранение. При
реализации услуги архивной обработки документов опирается на обширный
практический опыт, нормативно-правовую базу РФ, штат
квалифицированных архивистов и лучшие технологии в этой области. песня
успешно проведенной процедуры архивации, документы могут быть
переданы на хранение в неё офисное помещение компаний или на
непосредственное охранение государственный архив.
3. Следующим типом услуг, которые предоставляет компания,
является предоставление в аренду в собственность помещений для хранения
документов. Компания «Делис Архив» оказывает услуги по хранению доку
передача документов на хранение в компании позволяет клиентам получить
следующие удобства: это вызывает сокращение затрат компании на
44
Устав ООО «Делис Альянс». Информация о компании ООО «Делис Альянс»
https://zachestnyibiznes.ru/company/ul/1087746753940_7718709131_OOO-DELIS-ALYYaNS
35
содержание собственных площадей и размещение документов;
эффективность сотрудников коммерческих юридических лиц , снижает
нагрузку на персонал который вынужден заниматься деятельностью не по
профилю, возбуждает офисное пространство , обеспечивает преемственность
процесса в процессе управления документами в деятельности по
документообороту, предотвращает риски распространение внутренними
сотрудниками конфиденциальной информации а также порчу и утрату
документов.
4. Услуги по архивному переплету документов. Данная услуга
является наиболее доступным способом защиты ценных Документов от
утраты или повреждения. В результате данной операции клиент получает
снижение затрат на содержание архива, поскольку переплетенные дела
занимает гораздо меньше места, по сравнению со стандартными типами
хранения документов. Главной целью осуществления данной услуги является
повышение сохранности документов, известно, что документы, сшитые в
дела, хранятся уже в надлежащем виде. Следовательно, их невозможно
потерять. Аккуратное и быстрое формирование дел, оформленных в жёсткую
обложку с корешком, удобным для оформления описи. Компания
предоставляет клиентам гарантию 12 месяцев.
5. Услуги по Обслуживанию документов позволяют избавить
клиентов от рутины, сэкономить ресурсы. Передача процесса обслуживания
документов на аутсортинговую основу доставляет клиентам следующие
возможности:
1. Эффективно использовать персонал и инфраструктуру;
2. Сократить затраты на обеспечение жизненного цикла документ и
на поиск необходимых документов;
3. Повысить уровень ответственности сотрудников и сократить
число участников процесса;
4. Организовать обмен данными, между различными
информационными системами клиента;
36
5. Предотвратить риск утраты документов;
6. Организовать преемственность и масштабируемость внутренних
процессов.
Основными особенностями обслуживания документов в «Делис
Альянс» являются: Выстраивание оптимальных бизнес-процессов по
обслуживанию документов с «нуля»; Индивидуальный регламент оказания
услуг для каждого клиента; Полный комплекс оказания услуг: сбор, проверка,
сканирование и обработка документов клиента на базе ПО «Делис Альянс»;
Предоставляется гарантия на все виды работ; Весь комплекс работ по
обслуживанию документов; Все проекты по обслуживанию документов
реализуется индивидуально.
Помимо традиционных услуг по архивной обработке и переплету
документов, разработке номенклатуры, хранению и уничтожению документов
с истекшими сроками хранения «Делим Альянс» занимается разработкой и
внедрением технологичных решений по оцифровке документов и созданию
электронных архивов.
ООО «Делис Альянс» – это один из крупнейших представительный
архивного дела на российском рынке. Компания существует работает и
развивается на протяжении 19 лет на российском рынке. Компания
функционирует по полному циклу.
Основным видом деятельности колмпании, согласно кодам ОКВЭД
является архивное хранение и складирование документов, а также
обеспечение документооборота, его оформление. Филиалы компании
расположены в четырех городах: в Москве по адресу: переулок Хохловский,
д. 16, стр.1, этаж 5, помещение 11 (Центральный офис) и по адресу 1-ый
Варшавский Проезд, д.1а стр.9; в г. Санкт-Петеребурге по адресу:п. Паголово,
Горское шоссее, 6, №3; Архивное хранилище в Подольске по ул.
Комсомольской, д.1; а также в дер.Коледино (Подольск), деревня Коледино,
д1В.
37
Основной миссией компании является предоставление качественных
услуг клиентам по складированию и хранению документов с целью
сокращения их времени на операции по документообороту и обслуживанию
документов (хранение, оцифрование, перевод на другие носители).
Компания «Делис Альянс» предлагает своим клиентам значительное
сокращение временных затрат путем внедрения для каждого типа клиента
(экономического субъекта) своих решений по храннению и управлению
документами (экономических субъектов, физических и юридиченских лиц)
эффективных инновационных подходов к управлению документами. За более
чем 19 лет компания реализовала тысячи серьезных проектов на российском
рынке, в будущие планы входит расширение филиальной сети архивных
агентств.
Сфера деятельности компании охватывает полный спектр услуг и
взаимодействие с конфиденциальными данными пользователей. К этой сфере
можно отнести следующие основные виды работ:
Реализация услуг по уничтожению документов. Наличие собственной
материально-технической базы позволяет организации выполнять комплекс
мероприятий по уничтожению крупдокументов в кратчайшие сроки.
Уничтожение документов в «делис альянс» позволяет освобождать
значительные площади офисных помещений, обеспечивает
противопожарную безопасность, значительно снижает риски получения
штрафные санкции со стороны проверяющих и контролирующих органов.
Гарантированная ликвидация конфиденциальной информации
позволяет в некотором роде противодействовать как с внешних, так и
внутренних сторон деятельности компании в отношении информационной
безопасности.
Рассматривая процесс уничтожения документов конкретно в "Делис
Альянс" стоит отметить некоторые особенности. Этот процесс проводится
строго конфиденциально, но, между тем, абсолютно прозрачно для заказчика.
Клиент всегда имеет право направить представителя своей организации на
38
данное мероприятие. При необходимости специалисты «Делис Альянс»
могут выделить дела к уничтожению и предоставить акт соответствующего
образца.
Погрузка, доставка и уничтожение документов осуществляются
собственными силами сотрудников компании. Оперативное уничтожение: до
2 тонн документов в час, до 40 тонн в день. Утилизация документов
возможна вместе со скрепками, папками «корона», файлами, предварительная
документов при этом подготовка не требуется
На протяжении всего процесса утилизации обеспечивается защита
конфиденциальных документов. Компания уничтожает любые документы и
бумажные материалы, в том числе содержащие коммерческую тайну на
основании получения соответствующихз договоров с клиентами.
Организационная структура управления сорудниками и отделами ООО
«Делис Альянс» представлена линейно-функциональной (см. Приложение 2).
По словам сотрудников, их команда или единое целое, созданное за счет
объединения внутренних элементов – отделов, представляет собой основу
достижений ООО «Делис Альянс».
Как уже было сказано, структура фирмы относится к линейно-
функциональным. Такая структура обеспечивает продвижение заданий и
приказов от высших руководителей до руководитлей отделов соотвественно,
а далее до непосредственой группы сотрудников отделов. Однако у такой
системы есть своих недостатки, проявляющиеся в первую очередь в том,
рукководители отделов, например, могут общаться общаться в структуре, а
группы отделов между собой не пересекаются, что влияет на уровень и
степень доверия и взаимоотношений в коллективе, а также создает
дополнительные труджности при проверке сотрудников на возможность
хищения важной информации и организации.
45
45
Кузнецова, В. Функционально-стоимостный анализ системы и технологии управления персоналом / В.
Кузнецова, И.Н. Корабейников; Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральное
государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Оренбургский
государственный университет». – Оренбург: ОГУ, 2016. – 141 с.
39
Нормативную базу деятельности данной организации представляет
следующие следующие документы:
7. Сертификат №10-0092971 от 25.03.2010 на обработку
персональных данных
8. Об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 28
декабря 2017 года
9. Лицензия №007351. ООО «Делис Альянс» на деятельность по
технической защите конфиденциальной информации, показанная в
приложении 1.
10. Лицензия №00735 ООО «Делис Альянс» на деятельность по
разработке и производству средств защиты конфиденциальной
информацииСертификат
11. СМК. ООО «Делис Альянс» на соответствие системы
менеджмента требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001-2015)
12. Закон Российской Федерации от 25 октября 2007 г. №234-ФЗ «О
внесении изменений в Закон Российской Федерации «О защите прав
потребителей».
Рассмотрим основные результаты экономической деятельности
компании ООО "ДЕЛИС АЛЬЯНС" за период 2017-2019 гг., информация
показана в таблице 3.
40
Таблица 3
46
Основные результаты финансовой деятельности компании
ООО «Делис Альянс» за 2017-2019 гг.
Показатель
Значение
показателя, тыс
.
руб
.
Изменение
показателя
Средне
годовая
величина
,
тыс. руб.
2018 г. 2019 г.
тыс.
руб
.
± %
1
2
3
4
5
6
1. Выручка
274 473
260 675
-
13 798
-
5
267 574
2. Расходы по обычным видам
деятельности
215 427 237 917 +22 490
+10,4226 672
3. Прибыль (убыток) от продаж 59 046 22 758 -36 288 -61,5
40 902
4. Прочие доходы и расходы,
кроме процентов к уплате
-53 289 -25 191 +28 098
↑
-39 240
5. EBIT
(прибыль до уплаты
процентов и налогов)
5 757 -2 433 -8 190
↓
1 662
6. Проценты к уплате
–
2 175
+2 175
–
1 088
7. Изменение налоговых активов
и обязательств, налог на прибыль
и прочее
-22 320 -4 360 +17 960
↑
-13 340
8. Чистая прибыль (убыток)
-
16 563
-
8 968
+7 595
↑
-
12 766
Совокупный финансовый
результат периода
-16 563
-8 968 +7 595
↑
-12 766
Изменение за период
нераспределенной прибыли
(непокрытого убытка) по данным
бухгалтерского баланса
-16 533
-8 968 х х х
За период с 2017 по 2019 гг. величина годовой выручки приравнялась 260
675 тыс. руб., то есть снизилась на 5% или на 13 798 тыс. руб. За последний
год прибыль от продаж равнялась 22 758 тыс. руб. Наблюдалось
стремительное снижение финансового результата от продаж за
рассматриваемый период (с 31 декабря 2017 г. по 31 декабря 2019 г.) – на 36
288 тыс. руб.
2.2 Анализ системы отбора персонала в ООО «Делис Альянс»
Основными задачами организации является операции с информацией,
предоставляемой пользователями юридическими и физическими лицами. Их
интересы для компании являются главной ценностью. Работа Компании
46
Устав ООО «Делис Альянс».Информация о компании ООО «Делис Альянс»
https://zachestnyibiznes.ru/company/ul/1087746753940_7718709131_OOO-DELIS-ALYYaNS
41
обеспечена федеральными и территориальными нормативными правовыми
базами.
Нормативную базу деятельности данной организации
представляет следующие документы:
1. Об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 28
декабря 2017 года.
2. Лицензия №007351.ООО «Делис Альянс» на деятельность по
технической защите конфиденциальной информации.
3. Лицензия №007352. ООО «Делис Альянс» на деятельность по
разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации.
4. Сертификат СМК. ООО «Делис Альянс» на соответствие
системы менеджмента требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001-2015).
5. Закон Российской Федерации от 07 февраля 1992 года №2300-1
«О защите прав потребителей» (с изменениями).
47
Важнейшим условием эффективного труда является отбор работников с
точки зрения профессиональной подготовки, личностных качеств,
ценностных установок. Процесс подбора, отбора и найма персонала,
практикующийся в ООО «Делис Альянс» схематично представлен на рисунке
3.
47
Закон Российской Федерации от 07 февраля 1992 года №2300-1 «О защите прав потребителей» (в ред.
Федеральных законов от 09.01.1996 г. №2-ФЗ, от 17.12.1999 г. №212-ФЗ, от 30.12.2001 г. №196-ФЗ, от
22.08.2004 г. №122-ФЗ, от 02.11.2004 г. №127-ФЗ, от 21.12.2006 г. №160-ФЗ, от 25.11.2006 г. №193-ФЗ, от
25.10.2007 г. №234-ФЗ).
42
Рисунок 3 — Процесс подбора, отбора и найма персонала,
практикующийся в ООО «Делис Альянс»
48
Рассмотрим подробнее каждый этап.
Планирование трудовых ресурсов осуществляется непосредственно
генеральным директором ООО «Делис Альянс» и директорами филиалов на
основании ежеквартальных заявок, составляемых начальниками
подразделений.
С учетом вакантной должности генеральным директором и
директорами филиалов разрабатывается заявка для кадрового агентства, в
которой указываются требования к кандидату и кратко описываются рабочие
функции согласно Книге Сотрудника.
Заявка передается в кадровое агентство, которое осуществляет подбор
кандидатов на вакансии.
При подборе персонала, к сожалению, совсем не учитывается резерв на
выдвижение, который в компании не ведется, поэтому повышения по
должности достаточно редки.
48
Составлено автором по Уставу ООО «Делис Альянс». Информация о компании ООО «Делис Альянс»
https://zachestnyibiznes.ru/company/ul/1087746753940_7718709131_OOO-DELIS-ALYYaNS
Прием на
работу
• в случае положительного решения
сотрудник принимается на исптательный
срок 2 месяца
• оформление трудового джоговора
Отбор
кадров
• анализ резюме
• собеседования с
генеральным
директором
• оценка
претендентов
Система
поиска
кадров
• определение потребности
в персонале
• определение минимальных
требований к кандидату
• обращения в кадровые
агентства
43
При отборе кандидатов для работы на предприятии проводится всего
один этап собеседования с руководством в лице генерального директора,
который занимается отбором кандидатов на руководящие должности, и
директоров филиалов.
В ходе собеседования руководство выясняет личные данные кандидата,
опыт его работы, причину увольнения с последнего места работы.
При приеме на рабочие должности учитывается:
профессиональная подготовка;
квалификация;
стаж работы кандидатов.
При приеме на работу на должности руководителей и
специалистов необходимым условием является:
наличие базового образования;
опыт работы в сфере деятельности предприятия;
наличие стажа работы в должности руководителя не менее одного
года.
Анкетирование или тестирование не проводится. Также не
производится анализ вопросов соискателя. Рекомендации с предыдущего
места работы не требуются. Проверка претендента службой безопасности не
проводится.
В случае если кандидат удовлетворяет предприятие по требованиям,
предъявляемым к вакантной должности, производится оформление на работу
– осуществляется процесс найма.
Трудоустройство в ООО «Делис Альянс» представляет собой
стандартную процедуру оформления трудового договора:
новый сотрудник предоставляет в группу работы с персоналом
определенный набор документов, предусмотренный трудовым
законодательством Российской Федерации (паспорт, трудовая книжка, ИНН,
СНИЛС и пр.);