12
вокруг конкретного бизнес – проекта (таблица 1.5). Горизонтальная
структура также относится к наиболее перспективным и новым видам
структур.
Таблица 1.5
Сильные и слабые стороны горизонтальной структуры
Сильные стороны
Недостатки
1. Гибкость и эффективность
реакции на изменения целей или
условий
2. Командная работа, сплоченность
коллектива
3. Самостоятельность и
взаимозаменяемость членов
подразделения.
1.Затраты труда и времени на
описание задач
2.Повышенные требования к
квалификации сотрудников
3.Необходимость четкой
формулировки критериев качества
Примечание: таблица составлена на основании собственных
исследований.
Модулярная структура представляет собой объединение
самостоятельно функционирующих предприятий с регулированием их
деятельности из небольшой головной организации. Головная организация
осуществляет контроль за своими партнерами (таблица 1.6).
Таблица 1.6
Сильные и слабые стороны модулярной структуры
Сильные стороны
Недостатки
1. Рост предприятия в следствии
использования ресурсов из др.
стран
2. Возможность увеличения
прибыли без крупных инвестиций
3. Быстрая реализация товаров
4. Возможность быстрого изменения
структуры организации
5. Небольшие административные
расходы
1. Отсутствие полного контроля за
всеми видами работ
2. Усилие на поддержание
партнерских отношений
3. Возможность выхода партнера из
бизнеса
4. Текучесть кадров
Примечание: таблица составлена на основании собственных
исследований.
Гибридная структура пытается избегать недостатков других структур.
13
Она сочетает в себе признаки выше описанных структур.
Выше были рассмотрены общие закономерности организационной
структуры. Организационная структура устанавливает взаимосвязь между
отдельными подразделениями, распределяет степень прав и ответственности.
В организационной структуре гостиниц существуют отделы или звенья,
уровни или ступени и коммуникации или связи. К звеньям управления
относятся не только структурные подразделения или отделы, но и отдельные
специалисты, а также менеджеры, в обязанности которых входит
регулирование координации работы нескольких подразделений.
Таким образом, организационная структура управления гостиничным
предприятием представляет собой систему подразделений или отделов с
определенными взаимосвязями. Можно выделить следующие принципы
построения гостиничного предприятия:
четкость линии власти;
специализация и разделение труда;
ограничение деятельности по функциям;
соответствие полномочий и ответственности;
сфера контроля;
разделение ответственности;
межфункциональные связи.
Если рассматривать пункт четкость линии власти, то определяющая
структура власти представлена директором или советом директоров
гостиницы. Им подотчетны топ – менеджеры, которые вправе набирать
специалистов с определенной степенью власти, но другого уровня. В
гостиничном бизнесе существует достаточно четкая иерархия управления, в
границах которой сотрудники занимают определенное место.
Следующий пункт касается специализации и разделения труда и
заключается в повторении, усвоении определенных навыков для выполнения
более сложных задач по своей специализации.
14
Ограничение деятельности по функциям основывается на разделении
труда. Данный пункт предполагает не только разделение по функциям, но и
ограничение деятельности определенного звена или отдела. Таким образом,
каждый отдел не управляет и не отвечает за работу другого отдела.
Соответствие полномочий и ответственности побуждает менеджеров
более продуманно и ответственно относится к решению задач и не позволяет
злоупотреблять своей властью. Каждый менеджер несет ответственность за
реализацию своих полномочий.
Сфера контроля или нормы подчиненности зависят от уровня
управления и от вида выполненных определенных задач, определяется
количеством служащих, которыми менеджер управляет непосредственно.
Трудовой процесс в гостиничном бизнесе определяется разделением
ответственности. Работа менеджера также определяется обязанностями, его
функциями и ответственностью за свои действия. Ответственность должна
соответствовать обязанностям менеджера, что не всегда встречается на
практике.
Межфункциональные связи осуществляют коммуникации между
отделами гостиничного предприятия, сотрудниками и т.д.
Межфункциональные связи могут быть словесными или письменными.
Если еще говорить об особенностях организационной структуры
гостиниц, то в них можно выделить социальную структуру (сотрудники,
формальные и неформальные группы, горизонтальные и вертикальные
коммуникации) и техническую структуру (здания, материальная база,
оборудование и т.д.).
Организационная структура любого гостиничного предприятия, в
независимости от своих размеров предусматривает определенный
обязательный набор различных отделов, которые призваны обеспечить
основные услуги клиентам: административный отдел, отдел по управлению
номерами гостиницы, отдел общественного питания, технический отдел, а
также вспомогательные или дополнительные отделы. Организационная
15
структура должна отвечать целям гостиничного предприятия и
разрабатывается в соответствии с назначением гостиницы, направлением ее
деятельности, местоположением, спецификой клиентов и т.д.
Таким образом, организационная структура представляет собой основу
системы управления, устанавливающую связь между различными отделами и
подразделениями предприятия. Организационная структура гостиничного
предприятия любого масштаба создается для осуществления общей миссии –
качественное удовлетворение потребностей клиентов, хотя в зависимости от
размера гостиниц различается по степени разветвленности структур, но все
же предусматривает обязательный минимальный набор служб.
1.2. Процесс управления с его составляющими и его анализ
методов управления
Процесс управления представляет собой возможность реализации
определенных, связанных между собой действий по формированию и
эффективному использованию ресурсов предприятия для достижения
определенных целей.
Задачи управления организацией еще в начале XX века наиболее полно
и четко сформулировал Г. Фальоль. Он выделил 6 пунктов деятельности
организации, которыми просто необходимо управлять. Это – техническая,
коммерческая, финансовая, бухгалтерская, административная и защитная
деятельности предприятий.
Задачами управления, по мнению Г. Фальоля являются:
планирование общего направления и предвидение конечного
результата;
распределение и управление, используемыми материальными и
человеческими ресурсами;
выдача распоряжений для поддержания действий работников в
оптимальном режиме;
16
координация различных действий для достижения общих целей;
выработка норм поведения членов организации и проведение
мероприятий по соблюдению этих норм;
контроль поведения членов организации.
Но в современном мире в связи с усложнением структур организаций и
с наличием большого числа конкурентов, и с необходимостью развития
гибкой системы экономической и психологической мотивации, система
управленческих функций может быть представлена таким образом:
координация и интеграция работы членов организации для
достижения общей цели;
организация взаимодействия и поддержания рабочих контактов
между отдельными членами и группами в организации;
сбор, обработка, оценка, хранение информации;
распределение материальных и людских ресурсов;
управление кадрами;
контакты с внешними организациями, ведение переговоров,
маркетинг и реклама;
планирование, контроль, коррекция деятельности работы;
инновационная деятельность.
Результативность организации определяется деятельностью затрат,
прибыльностью, качеством трудовой жизни, внедрением новшеств.
Задачи управления изменяются и усложняются по мере роста
организации, что требует и соответствующего обеспечения ресурсами
(материальными, финансовыми, трудовыми и т.д.).
Процесс управления, т.е. разработка структуры, применение методов и
средств управления, подбор и расстановка кадров и т.п., следует
осуществлять с учетом состава и содержания функций управления и
эффективности их реализации [35,с.91].
Рассматривая функции управления, можно выделить три основные
17
группы: основные, специфические и специальные функции (Рис.3).
Рассмотрим основные функции управления.
Рис. 3. Функции управления
Планирование является подготовительным этапом основной функции
процесса управления. В гостиничном бизнесе планирование отражает
следующие положения:
разработка стратегии с анализом конъюнктуры в сфере данного
бизнеса;
установление экономических факторов для эффективной работы
гостиничного предприятия;
Функции
управления
Основные
функции
- планирование
- организация
- мотивация
- подбор кадров
- координация
- регулирование
- контроль
- оценка
Специфические
функции
управление:
- научно-техническим
производством
- вспомогательным и
обслуживающим
продуктом
- качеством продукции
- трудом и зароботной
платой
- кадрами
- материально-
техническим снабжением
- финансами и кредитами
- социальным развитием
коллектива
Специальные
функции
- учет основных
йондов
- учет оборотных
средств
- учет заробоьной
платы
- учет предметов
труда
- расчеты с
рабоьниками
18
планирование работы различных отделов гостиницы
(долгосрочное и краткосрочное);
формирование ценовой политики, а также составление бюджета;
планирование загрузки различных отделов гостиницы;
оценка рисков.
Следующей составляющей процесса управления является организация,
которая помогает не только подготовить, но и обеспечить выполнение плана.
Для осуществления данного этапа строится организационная структура,
которая в соответствии со своими функциями отвечает за следующее:
обеспечение кадрами, их развитием и обучением;
организацию в целом управление персоналом в гостиничном
предприятии;
обеспечение ресурсами (материальными, финансовыми,
информационными);
работу инженерно – технических коммуникаций;
создание комфортных условий (бытовых, экономически,
информационных, психологических и т.д.).
Мотивация также относится к начальному этапу процесса управления.
Мотивация – это процесс стимулирования служащих для повышения
эффективности их работы с целью достижения индивидуальных и общих
целей организации. Конечно, существуют административные методы
принуждения и поощрения, но они не всегда срабатывают. Можно выделить
следующие способы мотивации служащих:
материальное стимулирование;
нематериальное стимулирование;
совершенствование организации труда;
участие персонала в процессе управления;
улучшение качества рабочей силы.
Несомненно, материальное стимулирование – это наиболее
19
эффективный фактор. Здесь отражена роль оплаты труда. В заработной плате
должна быть входящая, которая зависит от результатов труда, т.е. должна
быть устойчивая взаимосвязь между производительностью труда и
материальным стимулированием. Материальное стимулирование – это не
только заработная плата, но и какие – либо бонусы, участие в прибылях,
отсроченные платежи, плановые дополнительные выплаты, участие в
акционерном капитале и т.д.
Нематериальное стимулирование предусматривает создание
определенной гибкой системы льгот для служащих и признание результатов
труда каждого отдельного служащего, предоставление творческой свободы и
свободы принятия самостоятельных решений в пределах его полномочий и
компетенций. А также субсидии на питание, оплату средств связи и
транспортных расходов, скидки при пользовании услугами в организации, в
которой работают, помощь в обучении, загородные поезди, бесплатные
путевки, медицинское обслуживание и т.д.
Совершенствование организации труда должно осуществляться на всех
этапах управления. Существуют определенные факторы, влияющие на
совершенствование организации труда. Это и уровень технологий
применяемых в данной организации, и влияние профсоюза, и уровень
культуры, а также образования не только в данном предприятии, но и в
целом по стране и т.д. В последнее время все большее распространение
получает такое понятие, как гуманизация труда. Данное понятие
предусматривает гуманизацию в сфере трудового процесса, гуманизацию
условий труда в виде внешнего эстетического оформления рабочего места,
гуманизацию условий труда и в области самоохраны труда для
формирования более заинтересованного своих служебных обязанностей, а
также улучшение условий и охраны труда каждого работника. В плане
совершенствования организации труда необходимо руководствоваться
принципом научной организации труда (НОТ), который основывается на базе
регламентаций и функций управления, регламентации содержания труда,
20
регламентации затрат труда и регламентации содержания труда.
Этап осуществления руководства включает в себя и подбор кадров –
отбор и прием на работу служащих с соответствующей квалификацией и
соответствующих определенным требованиям и общепринятым стандартам.
В гостиничном бизнесе все, от управляющего до обслуживающего
персонала, находятся в одной системе “человек - человек”.
Таким образом, организация, подбор кадров и мотивация входят в
начальный этап управления в сфере гостиничного бизнеса.
Этап осуществления руководства включает в себя координацию,
регулирование и контроль. Координация и регулирование решают задачи по
разделению труда в управленческом аппарате, устанавливают
взаимодействия в работе подразделений и в работе менеджеров. В сфере
гостиничного бизнеса и не только в нем, может возникнуть проблема, когда
необходимо перекинуть дополнительные человеческие, материальные или
финансовые ресурсы на более важные участки. В этом случае нарушение
координации может привести к обособленности действий каждого
менеджера отдела, что скажется нехваткой некоторых ресурсов и может
привести к ослаблению и нарушению дисциплины и т.д. Поэтому,
правильная и эффективная координация, а также регулирование играют
большую роль в управлении. Координация в гостиничном предприятии
осуществляется посредством совещаний, проведения пятиминуток,
контактов и личного общения менеджеров для согласования рабочих планов
или внесения определенных корректив в график работы.
Также к основной функции управления относится контроль. Это,
своего рода, процесс сравнения реальных результатов, с запланированными
результатами. Контроль должен быть эффективным: в плане выявления и
устранения недостатков в процессе контроля должны уменьшиться расходы
затрат на персонал и техническое обеспечение. Также контроль должен
соответствовать критерию эффекта влияния на людей: вызывает ли контроль
у персонала мотивацию или демотивацию труда. Контроль должен найти
21
отклонения в самой системе управления с последующим устранением их для
разработки более эффективных решений. И наконец, каждый контроль
должен иметь свои ограничения и границы.
Также контроль может быть предварительный, текущий и
заключительный. Предварительный контроль можно частично отнести к
подготовительному этапу управления, так как средством его осуществления
является именно реализация определенных правил и типов поведения. В
основном он используется в сфере управления человеческими
материальными и финансовыми ресурсами, куда и относится область
гостиничного бизнеса. В сфере управления человеческими ресурсами
контроль осуществляется путем анализа деловых качеств, профессиональных
знаний, определенных навыков. Контроль в плане материальных ресурсов
осуществляется за счет отслеживания и использования более качественных
продуктов или сырья. В финансовой сфере предварительный контроль
осуществляется бюджетом. Кроме того, предварительный контроль делится
на диагностический ( упреждающие сигналы, эталоны, измерения и т.д.),
указывающий на проблемы в предприятии и терапевтический, который не
только выявляет недостатки, но и побуждает принять превентивные меры.
Текущий контроль осуществляется по мере проведения работ и
осуществляется непосредственным руководителем. Руководитель следит за
выполнением работ, за отклонениями, возникающими в процессе работы,
корректирует отклонения в пределах плана и инструкций для выполнения
поставленных задач. Для осуществления текущего контроля в процессе
управления необходима обратная связь.
Заключительный контроль проводится после выполнения работ и
помогает предотвратить в будущем повторения подобных ошибок. Конечно,
данный вид контроля не работает на устранение ошибок и проблем в ходе
проведения работ, но, безусловно, его учитывают при планировании
подобных работ.
Оценка, как управленческая функция, говорит о фактических