Диплом: Совершенствование организационной структуры местной администрации (на примере Администрации г. Мончегорска)

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
45
Таблица 3
Распределение функциональных обязанностей внутрﮦи
сектора кадровой службы
Должность
Функции, обязанности
Начальник сектора кадровой службы
Разработка кадровой политики и
кадровых планов, бюджетов.
Организация работы по найму,
адаптации, обучению, мотивации,
оценке, высвобождению персонала.
Проведение консультаций по
трудовому законодательству и
вопросам управления персоналом
Специалист кадровой службы
Осуществляет выбор источников
набора персонала, организует сбор
резюме и анкет, осуществляет
проведение собеседований,
производит первичный отбор
кандидатов, их оценку, организует
собеседование с кандидатов с
руководителями отделов
Ведение кадрового делопроизводства:
прием, перевод, увольнение,
дополнительные соглашения к
трудовым договорам
Ведение кадрового делопроизводства:
изменение штатного расписания, учет
отпусков, отчетность во внешние
организации
Организация адаптации персонала,
контроль прохождения
испытательного срока, разработка
программ обучения, оценка
эффективности обучения
Рассмотрим систему управления персоналом в Администрации г.
Мончегорска.
На рисунке 9 представлена общая схема управления.
46
Рисунок 9 – Система управления персоналом в
Администрации г. Мончегорска
Описание процессов представлено в таблице 4.
Таблица 4
Этапы процесса «Управление персоналом»
47
этапа
Наименование
Регламент выполнения
Документ
1
Выявление
потребности в
персонале
Инспектор отдела на основании
заявок от руководителей нﮦа
подбор персонала и
утвержденного штатного
расписания производит подбор
персонала.
Заявка на подбор
персонала
Штатное
расписание
2
Подбор персонала
В процессе поиска и подборﮦа
персонала инспектор отбирает
кандидатов для последующего
проведения собеседования.
Собеседование проводится
руководителем подразделения.
Выбор кандидата определяется
после проведения
собеседования.
Анкета
кандидата
3
Прием на работу
Инспектор отдела кадров выдает
кандидату «бегунок» для приема
на работу. После прохождения
всех процедур и возвращения
кандидата инспектор оформляет
бессрочный трудовой договор с
испытательным сроком и личную
карточку на работника, вносит
персональные данные. Кандидат
знакомится под роспись с
локальными нормативными
актами (ЛНА). Руководитель
службы ОТ проводит вводный
инструктаж.
Трудовой
договор
Личная карточка
Контрольный
лист «бегунок»
Лист
ознакомления
Журнал ОТ
4
Адаптация
персонала
Инспектор отдела кадров
оформляет приказ о приеме нﮦа
работу и выдает испытательный
лист работнику. После этого
работник направляется к
Руководителю подразделения
для прохождения обучения.
роцесс обучения рассмотрен в
п.5)
После прохождения обучения и
времени испытательного срока
для работника руководитель
подразделения делает
заключение.
На основании заключения об
испытательном сроке инспектор
выдает распоряжение нﮦа
расторжение ТД, либо нﮦа
продление его действия.
Испытательный
лист
Заключение об
испытательном
сроке
Все вновь принятые сотрудники в период испытательного срока проходят
48
следующее:
Изучение документации (правила и стандарты, регламенты, должностные
инструкции, рабочие инструкции, инструкции по ОТ и ТБ и т.д.).
Работа с наставниками.
Отработка навыков.
Сдача тестовой работы и получение допуска к самостоятельной работе.
Принятие номенклатурных дел.
5
Обучение
Рассматривается ниже
6
Оценка персонала
В соответствии с графиком
переаттестации собирается
утвержденная приказом
комиссия для оценки
квалификации работников.
Данные о прохождении
переаттестации заносятся в
личное дело (карточку)
сотрудника.
Положение по
аттестации
персонала
Протокол
аттестации
Процесс профессиональной подготовки персонала состоит из
следующих стадий: определение потребности в обучении, разработка планﮦа
обучения и формирование бюджета, организация обучения, оценка
результатов обучения, распространение полученных знаний и умений.
Общая схема «Обучение персонала» представлена на рисунке 10.
Рисунок 10 – Общая схема обучения персонала
Основные этапы обучения персонала представлены в таблице 5.
49
Таблица 5
Описание этапов «Обучение персонала»
План обучения персонала на будущий год разрабатывается
специалистом кадровой службы до 25 декабря текущего года на основании
заявок руководителей отделов и согласовывается руководителем.
Действие
Описание
1
Определение
потребности
обучения
персонала
Руководители подразделений согласно «Матрице
компетентности персонала» определяют необходимость
в обучении своих работников.
При обучении нового работника необходимо вписать его
ФИО в матрицу компетентности и определить
направление в обучении (№ или наименование
операции/й).
2
Определение и
закрепление
наставника
Руководитель подразделения согласно «Матрице
компетентности» назначает работнику наставника,
который будет проводить обучение на рабочем месте.
Наставник получает и заполняет программу обучения и
отчет по обучению (вносит первичные данные)
3
Знакомство с
операцией
Наставнику необходимо:
1. Ознакомить ученика с документацией и
информацией по безопасности.
2. Познакомить ученика с операцией / рабочим
местом.
3. Объяснить правила работы – рассказать и
показать, используя рабочие инструкции.
4. Продемонстрировать, как необходимо выполнять
работу.
4
Пробное
выполнение
работ
1. Выполнять операцию вместе с учеником пока
информация не будет усвоена.
2. Дать ученику возможность выполнять операцию
самостоятельно и контролировать выполнение операции
учеником, постепенно уменьшая объем помощи
наставником.
5
Самостоятельнﮦа
я работа
Наставнику необходимо:
1. Предоставить возможность ученику выполнять
работу самостоятельно.
2. Определить объем работы и производительность.
3. Регулярно проверять как ученик справляется с
работой.
Во время самостоятельной работы руководитель
подразделения может осуществлять дополнительный
контроль за учеником.
В процессе обучения и по его окончании, наставник
заполняет отчет по обучению и программу обучения,
передает руководителю
По итогам обучения и решения комиссии, руководитель
оформляет заключение «о прохождении испытательного
срока».
50
Проект бюджета годового плана обучения готовится экономистом. В
бюджет включаются затраты на оплату курсов внешних обучающих
центров, командировочные и услуги приглашаемых консультантов.
Выбор конкретного внешнего центра подготовки персонала проводит
специалист кадровой службы на основе следующих критериев:
стоимость обучения
соответствие программы обучения потребностям предприятия;
наличие лицензии на право образовательной деятельности по
необходимым программам, срок ее действия;
получение по окончании курса обучения признаваемого в
профессиональной среде сертификата;
удобство сроков и графиков обучения;
отзывы организации, уже использующей услуги данного
учреждения.
В течение 2 дней после обучения работники должны предоставить
специалисту кадровой службы отчет о результатах обучения и проведенных
мероприятиях по обмену полученными знаниями.
Работники обязаны ежегодно проходить аттестацию в соответствии с
графиком. Для этого до 25 декабря текущего года Руководители
подразделений составляют графики проведения аттестации специалистов нﮦа
следующий год. Оценка персонала проводится на основании результатов
теста в соответствии с положением по аттестации персонала.
Анкетирование всего персонала проводится раз в год. Ответственным
за проведение анкетирования является специалист кадровой службы.
Бланки «Анкета удовлетворенности» выдаются специалистом сектора
руководителям структурных подразделений в количестве достаточном для
заполнения каждым работником организации. В течение 2 рабочих дней,
после получения анкет, руководители структурных подразделений раздают
51
их своим работникам для заполнения. В период 2-3 рабочих дней работники
обязаны заполнить анкеты и передать руководителю. Заполненные анкеты,
руководители структурных подразделений передают специалисту кадровой
службы.
Специалист кадровой службы в течение 5 рабочих дней, обрабатывает
данные полученные из анкет и заносит в форму «Отчет по результатам
анкетирования».
После оформления отчета, в течение 2 рабочих дней, специалист
кадровой службы, выдает руководителям подразделений «Отчет по
результатам анкетирования» для ознакомления, согласует дату проведения
оперативного совещания с руководителями подразделений для выработки
решений, направленных на повышение мотивации персонала.
На совещании проводится анализ и принимаются решения,
направленные на повышение мотивации персонала.
Таким образом, нами рассмотрена общая система управления
персоналом в Администрации г. Мончегорска.
2.3 Анализ организационной структуры Администрации г.
Мончегорска
Рассмотрим организационную структуру Администрации г.
Мончегорска и проанализируем ее основные характеристики (таблица 6).
Таблица 6
Анализ характеристик организационной структурﮦы
управления Администрации г. Мончегорска
52
Наименованﮦи
е
характеристи
ки
Выявленная
характеристик
а
Описание
1
Анализ
юридического
статуса
Орган
местного
самоуправленﮦ
ия
Местное самоуправление является
одной из основ конституционного
строя Российской Федерации,
признается, гарантируется и
осуществляется на всей территории
Российской Федерации.
Городской округ - муниципальное
образование, органы местного
самоуправления которого
осуществляют полномочия по решению
установленных федеральным законом,
устанавливающим общие принципы
организации местного самоуправления
в Российской Федерации, вопросов
местного значения, а также могут
осуществлять отдельные
государственные полномочия,
передаваемые органам местного
самоуправления федеральными
законами и законами Мурманской
области.
2
Выделение
объекта
управления
Специалисты
Специалисты высшего и низшего звенﮦа
в Администрации являются объектом
управления, так как ими делается
основная задача организации.
Находясь на нижнем уровне иерархии,
они не имеют никого в подчинении.
3
Анализ
конкретных
функций
управления,
классификаци
я функций
Функции
общего
управления,
основные
функции,
обеспечивающ
ие функции
Основная функция Администрации
управление городским округом. Эту
функцию осуществляют руководители.
За планирование никто не отвечает,
так как нельзя спланировать
количество объектов, которые
придется разрабатывать и обновлять.
Обеспечивающие функции в
Администрации очень важны, так как
они отвечают на скорость, качество и
безопасность проведенных работ.
Функции общего управления
направлены на управление
составляющими Администрации,
кадрами, финансами, договорами.
53
4
Анализ
иерархии
управления
Малоуровнева
я иерархия
В Администрации присутствует 3-х и 4-
х уровневая иерархия, что делает её
малоуровневой. Это способствует
более быстрому принятию решений и
быстрого доведения информации до
руководителя, что является оченﮦь
важным составляющим Администрации,
так как заказчиком определяются
временные рамки, и нарушение их
приводит к нарушению договора и
дальнейшим последствиям.
5
Анализ
диапазонﮦа
контроля
Низкий
В Администрации низкий диапазон, так
как в подчинении у руководителя
находится небольшое количество
сотрудников, следовательно,
количество условных связей нﮦе
превышает норму для руководителя.
Низкий диапазон контроля
способствует увеличению
комфортности руководителя, нﮦе
перегружая его. Это позволяет четко
отдавать распоряжения, координируя
тем самым работу всей Администрации.
6
Анализ
тенденции к
централизаци
и,
децентрализа
ции
Тенденция к
централизации
В Администрации полномочия
принятия решения и управления
концентрируются на верхнем уровнﮦе
управления, что является основным
признаком централизации власти. Так
же этому способствует высокая
квалификация руководителя и
Администрация, не являющаяся
большой организацией. Так же
присутствует наличие рисков. Это
позволяет облегчить контроль за
выполнением работы тем или иным
подразделением.
7
Анализ
тенденций к
плоской и
высокой
структуре
Плоская
структура
Плоская структура дает больше
возможностей проявить себя, но так и
перегружает подчиненные
подразделения. Так же это
способствует более легкому
установлению горизонтальных связей,
необходимых для координации
выполнения нечетко определенных
задач и лучшее общение между
подразделениями, и менее
формальные связи между
руководителями и подчиненными
54
8
Анализ
специализаци
и функций
управления
Широкая
Способствует более широкому
разделению труда в Администрации,
что существенно позволяет облегчить
проверку и улучшить направленность
специализации работников.
9
Анализ типа
структуры
Линейнﮦо-
функциональнﮦ
ая
Линейный тип структуры позволяет
оперативно принимать решения, в ней
присутствует ясно выраженная
ответственность, согласованность
действий исполнителей и быстрая
реакция подразделений от выше
стоящего руководства. Так же онﮦа
имеет систему взаимных связей
функций и подразделений и четкую
систему единоначалия - один
руководитель сосредотачивает в своих
руках руководство всей совокупностью
процессов, имеющих общую цель. Так
же присутствует функциональная
группа в организационной структурﮦе
Администрации.
10
Анализ
критериев
департаменﮦти
зации
Ресурсная
Направление, по которому
осуществляется департаментизация в
организации, является "ресурсная".
Так как она направлена на оказание
услуг.
11
Характеристи
ка
организации
по критерию
«взаимодейст
вие с
внешней
средой»
Механистическ
ая
Механистический тип организации
приспособлен к относительнﮦо
стабильным условиям. В ней
проявляются строгая иерархия власти
и контроля, много правил, общение
преимущественно по вертикали,
преобладает иерархический,
административный и технологический
контроль за работой исполнителей,
инструкции и решения проходят
сверху вниз через иерархическую
структуру. Все эти признаки
показывают, что данная организация
является механистической.
12
Характеристи
ка
организации
по критерию
«отношение к
человеку»
Корпоративнﮦа
я
Корпоративная организация — это
замкнутая группа людей с
ограниченным доступом,
максимальной централизацией и
авторитарностью руководства, кем и
является приведенная нами
Администрация.

Смотрите также:

"Автоматизация обработки заявок ООО "Проектно-Строительная Компания"
"Автоматизация процесса аттестации персонала для ООО "Нэт Бай Нэт Холдинг"
"Анализ интернет-активности конкурентов ( на примере конкурентов "Газпром нефть")
"Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётними лицами в организации на примере ООО "ЛОЦ 10""
«Психологическое сопровождение персонала в организации на примере ООО «Крокус»
Cовершенствование деловой оценки персонала в организации (на примере ООО "Даймонд кейтеринг развитие")
PR как средство продвижения организации (на примере ПАО "Тамбовский завод "Комсомолец им. Н.С. Артемова")
PR-коммуникации в сфере общественного питания (на примере кафе-кондитерской «Cream Cheese»)
SMM как средство повышения эффективности работы учреждений социокультурной сферы (на примере Малого театра)
Value-based education: ценности в системе образования и способы их реализации на уроке английского языка. Опыт Европейских стран