16
Выбор источников снабжения является основной частью функции закупок
и включает в себя поиск поставщика и оценку возможности своевременной
доставки и предоставления необходимых услуг до и после сервисного
обслуживания. Среди конкретной информации, которая может храниться как в
электронном, так и в бумажном виде, отдел закупок должен включать
информацию о существующих договорных отношениях с поставщиками, в
соответствии с которыми размещаются заказы, в соответствии с номенклатурой
продуктов закупаемых продуктов в реестре поставщиков. Хотелось бы отметить,
что некоторые заказы размещаются в тендере, например, после просмотра прайс-
листа или во время переговоров.
Наиболее важными параметрами для заявки на покупку являются номер и
дата подготовки, наименование и юридический адрес поставщика, объем и
наименование товара, время доставки, условия оплаты.
После того, как заявка отправлена поставщику, клиент может в
дальнейшем осуществлять процесс мониторинга развития ее реализации. Эти
задачи выполняются экспедиторской службой. Реализация такой проверки
позволяет отслеживать, насколько точно поставщик выполняет условия
поставки.
Соответствующая заявка является контролем поставщика за выполнением
своих обязательств по доставке продукции в соответствии с графиком. В
качестве стимула в будущем может применяться угроза отмены заявки или
расторжения договора, если поставщик не сможет выполнить условия договора.
Счет на оплату содержит обязательства для контрагента, составленные в
двух экземплярах, с указанием номера заявки, стоимости товара, общей суммы,
подлежащей оплате по каждому виду.
После того, как обработали заявку,необходимо ввести новую информацию
в бухгалтерию для закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов с
документами, относящимися к заказу и необходимыми для отдела закупок: [33,
с. 172]
1. Журнал заявок на покупку, который включает в себя регистрацию всех
17
заявок по шифрам и отображает статус каждой заявки - выполнена/не
выполнена.
2. Журнал заявок содержит копии заявок.
3. Журнал данных о поставщике, отображает любые заявки.
Главным документом, является договор поставки. Основные стадии
приобретения материалов
Процесс закупки сырья включает в себя взаимосвязанные работы.
На рисунке 2 представлены этапы закупочной деятельности
Рисунок 2 Этапы закупочной деятельности
Рассмотрим ряд стадий процесса приобретения материалов: [42, c. 146]
1. Составление заявок. Заявки на покупку продукции составляются
отдельными сотрудниками в различных функциональных подразделениях
компании. Они содержат информацию о том, сколько материала требуется
организации, полученному сроку и лицу, подающему заявку. Заявки готовятся
для их будущих потребностей.
2. Время между направлением подачи заявки и фактической доставкой
Стадии закупочной
деятельности
Исследование и прогнозирование
покупательского спроса
Поиск и изучение потенциальных
поставщиков
Выбор поставщика и установление
контактов с фирмой-поставщика
Первичная закупка товаров
Налаживание постоянных связей с
поставщиком
Оформление заявок и заказов
поставщикам
Контроль, учет и анализ закупочной
деятельности
18
материалов называется временем выполнения заказа. При составлении заявки
сроки доставки определяются с минимальными затратами на управление с
учетом возможностей поставщика и необходимых материальных требований.
3. Анализ заявок. Заявки анализируются в службе логистики с участием
менеджеров смежных отделов. Целью анализа является снижение стоимости
каждого типа материала.
Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и
создание стоимости [19, c. 138].
Отдел закупок не вправе заменять материал, указанный в заявках.
Наиболее важными критериями для определения поставщиков являются:
надежность, способность организовать наличие необходимых товаров
требуемого качества и в нужное время, наличие материальных ресурсов по
сниженным ценам, удаленность контрагентов друг друга, свободные мощности
производства поставщика и т. д.
Поставщики выбираются на основе материалов, включая личные контакты
с маркетологами, сообщения, описания продуктов, представленные в каталогах
и брошюрах, визиты в организации и информацию, полученную от банков.
В списке поставщиков со стабильной репутацией определяются те, кто
предлагает выгодные условия по цене и срокам доставки. Крупные заказы
распределяются между несколькими поставщиками для проверки
конкурентоспособности основного поставщика и защиты от возможных рисков.
Заказ оформляется на основании заключения договора между
контрагентами по поставке материалов.
Основными элементами контракта являются.
1. Предложение и его принятие. Договор составляется при условии, когда
одна сторона предлагает партию товаров по предложенной цене, а другая
сторона подтверждает данное коммерческое предложение.
2. Финансовые условия. В договоре должна быть прописана стоимость
предоставляемых услуг, только в этом случае он становится юридически
обоснованным с точки зрения финансовых условий.
19
3. Право заключать контракты. Полномочия по заключению контрактов
возлагаются на определенные должностные лица, а именно: директор,
генеральный директор.
4. Содержание договора включает: предмет договора; указание качества и
количества товара, стоимость договора, порядок доставки и разгрузки товара,
ответственности сторон порядок разрешения споров.
5. Завершение сделки на приобретение. Прием заказанных материалов по
количеству и качеству в соответствующем порядке прописанном в договоре.
Главное значение имеет прием товаров, в организации которого
необходимо убедиться, что материал доставлен:[34, c. 56]
− должного качества;
− необходимого количества;
− в точное время;
− за установленную стоимость.
Оформление документов на поставку подразумевает получение
уведомления от поставщика об отгруженном товаре и сопроводительном письме,
в котором прописывается объем товара и длительности поставки. Прибытие
материалов на склад составляется соответствующая транспортная накладная,
которая регистрируется в реестре регистрации товаров.
Материальные затраты являются главной составляющей себестоимости
товара - затраты организации на приобретение необходимого сырья и
вспомогательных материалов, таких как топливо и электроэнергия на
технологические цели.
Выбор метода закупки зависит от сложности конечного продукта, от
набора компонентов и материалов.
Наиболее важными формами закупок являются:
1) оптовые закупки (оптовые закупки);
2) периодические покупки небольшими партиями;
3) различные комбинации этих методов и закупок по мере необходимости.
Подумайте о наиболее распространенных формах:
20
1. Покупка товара в комплекте.
Преимуществами оптовой доставки являются простота оформления
документов, гарантия доставки всего лота, увеличение торговых скидок за счет
покупки товаров в больших количествах.
Недостатком является большая потребность в складских помещениях,
снижение оборачиваемости капитала.
2. Периодические покупки небольшими партиями. Покупатель заказывает
необходимое количество товара, доставленного ему партиями в течение
определенного периода времени.
Преимущества этой формы закупок состоят в том, чтобы ускорить процесс
оборота капитала, поскольку товары оплачиваются по прибытии. Достигается
экономия на процессе хранения и складских помещениях, снижается стоимость
документирования доставки, поскольку за всю доставку сделан только один
заказ.
Недостатком данной формы закупок является вероятность заказа
избыточного количества, необходимость оплаты всей партии товара сразу.
3. Ежедневные или ежемесячные покупки в котировальных списках.
Там, где приобретаются дешевые и быстро используемые товары, эта
форма покупки широко используется.
Котировочный лист содержит информацию о полном списке товаров,
количестве товаров, имеющихся на складе, и необходимом количестве товаров.
Преимущество этой формы заключается в ускорении оборачиваемости
капитала, быстрой доставки и снижении затрат на инвентаризацию.
4. Получение товара при необходимости. Эта форма имеет не только
сходство с обычной формой доставки, но и ряд отличительных особенностей:
1) количество покупок здесь не определяется, а определяется
приблизительно;
2) поставщики должны связаться с покупателем перед размещением
каждого заказа;
3) количество доставленного товара должно быть оплачено, покупатель не
21
обязан принимать и оплачивать товар после окончания договора.
Преимуществом является отсутствие конкретных обязательств по покупке
определенной суммы, ускорение оборачиваемости капитала, небольшой объем
бумажной работы.
5. Покупка товара с немедленной доставкой. Область применения этой
формы - покупка редко используемых товаров, если невозможно получить их по
мере необходимости. Товары заказываются по мере необходимости и вывозятся
прямо со склада поставщика.
Недостатком данной формы является увеличение затрат, связанное с
необходимостью тщательной обработки документов по каждому заказу,
увеличением количества поставщиков и измельченных заказов.
Рассмотрим методы улучшения эффективности закупок предприятия.
Во многих компаниях закупкам традиционно отводят рутинные задачи по
приобретению сырья, комплектующих и услуг для основной деятельности. У
закупщиков не остается времени на поиск подрядчиков по услугам связи,
маркетинга, логистики, бухгалтерии или клининга. Непроизводственными
затратами занимаются менеджеры или руководители подразделений.
ТОП-менеджеры не всегда знают, какие экономии принесет передача
некоммерческих затрат закупщикам, поэтому не стремятся изменить ситуацию.
От этого страдают финансы, так как никто не следит за тем, чтобы был выбран
подрядчик с оптимальными ценами и условиями. Плюс если закупки ведет
сотрудник, который распоряжается бюджетом — прямой путь к появлению
системы откатов. В своей практике мы часто сталкиваемся с откатами за
контракт. Не любят заниматься закупками и сами инициаторы, так как это
приводит к дополнительным обязанностям — ведению документооборота,
поиску и выбору поставщиков, заключению контрактов.
Например для оптимизация затрат на услуги связи привела к уменьшению
расходов на 7,5 млн рублей в год у крупного международного производителя
листового стекла в результате сокращения расходов всего лишь на услуги связи.
С компанией работало 15 провайдеров. Тарифы и договора не обновлялись 5 лет.
22
После подсчетов расходов выяснилось, что ежегодно на связь тратится 18,9 млн
рублей.
Проведя работы по оптимизации затрат на услуги связи было сокращение
расходовы на 7,5 млн рублей в год. Было выбраны два провайдера и
зафиксированы новые условия работы на ближайшие 3 года. В результате не
только сэкономили деньги, но и снизили трудозатраты. Сотрудники стали
тратить меньше времени на ведение документооборота — подписание
договоров, заполнение бланков заказов, получение и обработку счетов.
Чаще проблемой закупок является также отсутствует автоматизация
процессов.
В России объемы использования ИТ-решений крупными и средними
компаниями на порядок ниже, чем в развитых странах мира. Сталкиваясь с тем,
что в крупных компаниях с миллионными бюджетами закупок конкурсы
проводят с использованием программ Microsoft Office.
В компаниях не ведутся базы данных поставщиков. Контракты и
поставщики завязаны на конкретных сотрудниках. Если работник увольняется,
то сложно понять, как был выбран поставщик, по каким критериям, почему с ним
работают на невыгодных для компании условиях.
Например автоматизацияя процессов закупок в одной компании также
уменьшила расходы на 12% или 4,1 млн рублей в год
Клиент — лидер в производстве гофрированной упаковки. В компании
клиента процесс закупок происходил по старинке — несколько постоянных
поставщиков, отсутствие тендерной документации и базы подрядчиков.
При проведении конкурсов использовались программы Microsoft Office.
Директора поставили задачу сокращения расходов и повышения прозрачности
закупок. Для достижения цели было принято решение автоматизировать
процессы с помощью системы eSourcing компании Scanmarket. Автоматизация
позволила уменьшить расходы на 12% или 4,1 млн рублей в год, сократить
период поиска поставщиков и время подготовки документации.
Также препятствием для эффективности работы отделов закупок является
23
существующие бюрократические процедуры внутри компании.
Одна из причин появления бюрократических барьеров — попытки
исключить возможность воровства и неэффективного расходования средств. Эти
благие намерения постепенно приводят к тому, что система обрастает
ненужными требованиями, из-за которых новые поставщики отказываются
принимать участие в тендерах.
В результате рост затрат, раздутый штат сотрудников и подрядчики с
низким качеством товаров и услуг. Закупщикам приходится выполнять десятки
требований и согласовывать результаты с 10-12 сотрудниками внутри компании,
чтобы провести закупку. После этого у них не остается времени на поиск
поставщиков с оптимальными предложениями.
Пример из практики: выявили возможности для сокращения затрат на 11%
или 5 млрд рублей в год
Клиент — продуктовый российский ритейлер, в сеть которого входит
более 5000 магазинов. Закупки проводились с помощью системы SAP ERP и
электронной торговой площадки собственной разработки. Несмотря на это
много времени занимали ручные операции и бумажная работа. По одной
категории было 5-7 заказчиков, которые закупали схожую номенклатуру у
разных поставщиков. Действовали 26 закупочных регламента, которые
противоречили друг другу.
Были даны рекомендации по автоматизации процессов, выстраиванию
оргструктуры закупок, построению системы категорийного менеджмента,
разделению функций и уменьшению срока принятия решений по крупным
закупкам. Планируемое сокращение затрат после внесения изменений должно
составить 11% или 5 млрд рублей в год.
Итак, специфика сферы закупок такова, что здесь всегда есть место для
улучшений. Для того чтобы оптимизировать процессы закупок не нужно
изобретать велосипед. Необходимо изучать на опыте лучших в отрасли и
перенимать положительный опыт российских и западных компаний
24
1.3 Особенности закупочной деятельности на торговых предприятиях
Розничная торговля включает все виды деятельности, связанные с
продажей товаров и услуг непосредственно потребителям для личного
некоммерческого использования. Розничная организация включает в себя все
организации, которые продают товары, будь то производитель, магазин или
постоянный продавец. Розничная торговля может осуществляться как через
магазины, так и через интернет-магазины за пределами магазина.
Разнообразие магазинов позволяет покупателю выбрать оптимальный
вариант, как по цене, так и по ассортименту и качеству предлагаемых товаров.
Магазины могут специализироваться на определенном узком продукте и
предлагать относительно недорогие продукты, другие магазины являются
фирменными продуктами и предлагают дорогие и высококачественные
продукты. Существующие супермаркеты и универмаги предлагают покупателям
широкий ассортимент дешевых продуктов. В настоящее время используются
крупные магазины, где можно купить практически все. Но самыми популярными
являются небольшие магазины, максимально приближенные к покупателю,
которые найдут все, что вам нужно.
Благодаря использованию современных технологий, электроники
появилась новая форма торговли - торговля вне магазина, которая только
начинает набирать обороты. Вне магазина представлены интернет-продажи,
сетевой маркетинг, индивидуальные продажи и даже продажи торговых
автоматов. Поскольку новые формы торговли постоянно появляются, мы можем
говорить о расширении этого списка. [46, c. 81-86]
Развитие розничной, а также оптовой торговли с точки зрения логистики
следует рассматривать прежде всего как улучшение связи с системой
распределения продукции. Применяются различные принципы прогнозирования
спроса, выбора продукции, управления запасами. Для повышения
эффективности управления запасами используются сканирующие устройства,
25
что также сокращает время, затрачиваемое покупателем на оплату товара.
Торговые предприятия не закупают товары крупными партиями, так как
это требует огромных складских площадей, которыми чаще всего торговые
предприятия не обладают, а также нет необходимости закупать большое
количество одного вида товара. Но это, в свою очередь, ведет к увеличению у
торговых предприятий транспортных расходов на перевозку, разгрузку,
оформление заказов и других расходов, связанных с закупкой товаров.
В сфере торговли происходит более частая смена поставщиков, чем у
других предприятий, в связи с тем, что происходят расширение ассортимента,
вывод устаревших товаров, ввод новых продуктов, которые соответственно
закупаются у новых поставщиков.
К специфическим характеристикам закупок на торговом предприятии
относят [2, c. 122]:
1) тесную взаимосвязь закупок и продаж – «правильно купленный
товар наполовину продан»;
2) из-за короткого времени поставки и товарного оборота результат
решения о закупках того или иного товара на торговом предприятии быстро
становится очевиден: «В пятницу мы уже знаем, правильно ли были сделаны
закупки в понедельник».
Экономическая цель деятельности любого торгового предприятия –
получение максимальной прибыли. Функционирование и развитие любого
современного предприятия практически невозможно без своевременного
обеспечения необходимым количеством соответствующего качества ресурсов,
которые в итоге будут преобразованы в конечный продукт (товар, услугу).
Для достижения данной цели торговым предприятиям необходимо решить
ряд задач логистики закупок:
1) анализ поставщиков;
2) анализ потребности;
3) выбор поставщика;
4) подготовка и размещение заказов на закупку;