72
собеседования сотрудникам администрации необходимо делать заметки о
кандидате, кратко записывать его ответы. Затем сверяя два собеседования,
можно получить характеристику человека исходя из наблюдений за его
поведением во время собеседования.
7. Фактически первые шесть этапов могут помочь нам подобрать
кандидата на вакантное место до его оформления его на работу. С
помощью собеседований мы можем составить определенное
представление о будущем работнике. Но далее предлагается продолжить
изучение личности кандидата.
Если работники отдела кадров и непосредственный начальник
будущего руководителя сошлись во мнении, что кандидат их устраивает,
то отдел кадров выдает определенный перечень бланков для заполнения.
Во время сбора документов от претендента сред прочих документов,
кандидат получает бланк анкеты, установленного образца [41] и
автобиографии, которые необходимо заполнить вручную. При приёме на
работу кандидата мы можем узнать о нем из анкеты или резюме, прочитав
и проанализировав его, из личной беседы, задавая различные вопросы.
Однако не маловажным является анализ документов, заполненных
собственноручно. Специалисту отдела кадров необходимо просмотреть
анкету и автобиографию кандидата. Ведь не нужно специальных знаний в
почерковедении, чтобы оценить грамотность речи, последовательность
изложения, аккуратность и полноту заполнения, чтобы говорить о
внимательности гражданина. Все эти параметры могут дать информацию о
личности гражданина, его характере. Ведь в некотором роде должность
муниципальной службы является общественной должностью, то есть
практически все муниципальные служащие должны общаться и
консультировать жителей города. И очень важно, чтобы жители получали
разъяснения и консультации от грамотных, внимательны, компетентных
служащих, чтобы росло доверие к органам местного самоуправления.
73
Таким образом, при оформлении документов для замещения
должности мы можем дополнительно получить информацию о кандидате.
Это нам даст шанс скорректировать дальнейший прием. В данном случае
может быть две ситуации при приеме. Первая ситуация - работодатель
откажется от приема кандидата, мотивируя свой отказ тем, что для
выполнения такой работы необходимо иметь определенные качества,
которых у кандидата нет или они слабо выражены. Вторая ситуация -
работодатель дает согласие на прием кандидата, но в первые месяцы или
недели может поручить новому сотруднику выполнять работу, которая
скорректирует его поведение, либо даст шанс проявить себя, при
выполнении определенного поручения и руководитель увидит те качества,
которые необходимы для исполнения служебных обязанностей.
Подводя итог вышесказанному, можно говорить, что в любой
момент в администрации города можно внедрить поэтапную систему
подбора персонала. Ведь как выяснилось, при проведении сопоставления
параметров, принятых и уволенных, а также определение текучести кадров
можно утверждать, что ошибки, допущенные при приеме, ведут к
увеличению текучести кадров. Люди, устраиваясь на работу в
администрацию города, не до конца осознают, насколько сложна эта
деятельность. Не многие могут оперативно перестраивать свою работу в
связи с изменением законодательства и, многие не справляются с
наплывом посетителей, ведь муниципальные служащие напрямую
общаются с населением города, многих пугают ограничения деятельности
и при этом высокие требования к уровню образования и
профессиональным навыкам. Но понимают сотрудники — это поздно,
когда пройдены этапы приема на работу, пройдена медицинская комиссия
и проведена проверка сведений о доходах. Поэтому большую роль
приобретает проведение собеседования с кандидатом, до оформления на
работу.
74
Отдельно для данного предложения хотелось бы привести
экономическое обоснование, которое может побудить работодателя
внедрить данные предложения. План работы заместителя начальника
отдела кадров строится на основании должностных обязанностей и
выполнения поручений начальника отдела кадров и руководителей
управления. В плане существуют ежедневные, ежемесячные, квартальные
обязанности, а также отдельно существует пункт, обязывающий выполнять
поручения начальника отдела и управления.
Для определения уровня производительного использования рабочего
времени может быть использована следующая формула:
К= Т
осн
/Т
рд
– (Т
пз
+ Т
о
+ Т
лн
)
где Т
осн
– время основной работы, мин.;
Т
рд
– продолжительность рабочего дня без обеденного перерыва, мин.;
Т
пз
– подготовительно-заключительное время и время обслуживания
рабочего места, мин.;
Т
о
– время на отдых, мин.;
Т
лн
– время, регламентированное на личные нужды, мин.
В данной формуле некоторые показатели регламентируются
правилами внутреннего трудового распорядка:
- продолжительность рабочего дня без обеденного перерыва – с
понедельника по четверг составляет 435 мин., в пятницу - 375 мин.
- время на отдых – 45 мин.
- время, регламентируемое на личные нужды – 10 мин.
Подготовительно-заключительное время и время обслуживания
рабочего места занимает 3 мин.
Время основной работы было определено путем наблюдения за
деятельностью заместителя начальника отдела кадров в течение недели до
внедрения изменений и после, которое можно представить в таблице 8:
75
Таблица 8
Время основной работы (мин.) деятельности заместителя начальника отдела кадров
до внедрения изменений и после внедрения
До внедрения
понедельник
вторник
среда
четверг
пятница
- организационно-административная
работа (мин.)
33,1
37,07
39,6
37,62
29,7
- творческая (мин.)
165,5
168,5
167
171
135
- техническая (мин.)
132,4
131,43
123,4
133,38
105,3
Итого времени основной работы (мин.):
331
337
330
342
270
После внедрения
понедельник
вторник
среда
четверг
пятница
организационно-административная работа
(мин.)
34,3
34,8
33,6
35
27,7
творческая (мин.)
181,5
184
178
185
148,5
техническая (мин.)
127,2
129,2
124,4
130
100,8
Итого времени основной работы (мин.):
343
348
336
350
277
Таким образом, можно рассчитать уровень производительного
использования рабочего времени заместителя начальника отдела кадров:
К=1610/2115-(15+225+50) = 0,88 – до внедрения изменений
К=1654/2115-(15+225+50) = 0,90 – после внедрения изменений
Рост уровня производительного использования рабочего времени
произошел в связи с уменьшением времени занятого организационно-
административной работой и технической обработкой информации,
больше времени отводится на анализ и разработку оптимальных решений
заданий. Уменьшается трата времени на обработку резюме, так как,
созданная база данных облегчает поиск нужных специалистов.
Но немалое значение приобретает адаптация служащего на новом
рабочем месте. Как выяснилось в предыдущей главе, пятая часть всех
принятых граждан увольняется в первый год работы. И это может говорить
о том, что новые работники не смогли в полной мере адаптироваться в
новом коллективе. Работодателю также необходимо принять меры, чтобы
по возможности новому сотруднику было легче освоиться на новом месте.
Поэтому следующие рекомендации относятся к усовершенствованию
процесса адаптации, который также является частью найма сотрудника.
Изменение процесса адаптации новых работников является вторым
направлением совершенствования процедуры найма сотрудников.
76
Как говорилось выше в администрации города всем новым
работникам, устанавливается испытательный срок. Испытательный срок не
устанавливается только тем категориям людей, которые перечислены в
Трудовом кодексе РФ. В течение этого срока как предполагается можно
понять, как сотрудник справляется с возложенными на него
обязанностями, а сотрудник может понять - сможет ли он сработаться с
окружающими его людьми.
Вполне возможно, что на данный срок за новым сотрудником
необходимо закрепить наставника. К сожалению, на муниципальной
службе такое явление как «наставничество» только начинает развиваться,
что не мешает организовать его в администрации города Магнитогорска.
Об этом явлении заговорили намного чаще в связи с введением в действие
нагрудного знака «За наставничество» [7], которым награждаются лучшие
наставники молодежи из числа высококвалифицированных работников за
содействие молодым рабочим и специалистам, в том числе молодым
представителям творческих профессий, в успешное овладение ими
профессиональными знаниями, навыками и умениями, в их
профессиональном становлении; в приобретении молодыми рабочими и
специалистами опыта работы по специальности, формировании у них
практических знаний и навыков; в оказании постоянной и эффективной
помощи молодым рабочим и специалистам в совершенствовании форм и
методов работы; в проведении действенной работы по воспитанию
молодых рабочих и специалистов, повышению их общественной
активности и формированию гражданской позиции.
Можно представить основные направления деятельности наставника
его действия с новым сотрудником. В начале, необходимо оговориться, что
такие люди как наставники должны получать удовлетворение от своей
деятельности. На данном этапе можно привлекать к этой деятельности
77
добровольцев, но в последующем можно создать и утвердить Положение о
наставничестве в администрации города Магнитогорска.
Посредством наставничества могут решаться следующие задачи [42]:
- ускоряется процесс становления муниципальных служащих, происходит
обретение и совершенствование профессиональных навыков, поведения,
муниципальный служащий самостоятельно учится развивать способности,
полностью и качественно выполнять функциональные обязанности;
- муниципальные служащие адаптируются к новым условиям своей
служебной деятельности;
- развитие профессионально-значимых качеств личности;
- формирование сплоченного грамотного коллектива за счет включения в
адаптационный процесс опытных муниципальных служащих, снижение
текучести кадров.
Таким образом, мы подошли к вопросу о возможности появления
наставничества в администрации города Магнитогорска. Как уже
оговаривалось, наставниками должны быть люди с большим опытом
работы, чтобы ответить на любой вопрос молодого специалиста, но также
это должны быть люди с определенным складом характера, чтобы
методично объяснять новому сотруднику основные моменты работы.
Каждый человек, отработавший несколько лет в определенной сфере,
становится специалистом в вопросах практики, и если мы принимаем на
работу сотрудника, например, выпускника учебного заведения, то
специалист должен суметь посвятить его в практические вопросы своей
деятельности таким образом, чтобы у выпускника не возникло желания
уйти к другому работодателю. Очень часто, имея багаж теоретических
знаний, молодые сотрудники сталкиваются с тем, что на практике все по-
другому. И в данном случае роль наставника должна сводиться к роли
посредника между теорией и практикой.
78
Наставником может быть человек не только обладающий большим
опытом работы в своей сфере, но и человек с задатками педагога. Как
говорилось выше, наставнику необходимо детально объяснять
практическую деятельность своему подопечному, но при этом наставник
не должен выполнять за него все поручения. В данном случае наставнику
необходимо оказать доверие молодому сотруднику, а тот в свою очередь
должен суметь заручиться поддержкой наставника. Должен быть построен
диалог между наставником и молодым сотрудником. Следствием этих
действий должно стать понимание и осознание молодым сотрудником, что
его место работы именно здесь, ему комфортно, его знания соответствуют
тому делу, которым он собирается заниматься и самое главное, что он не
одинок и ему всегда помогут. Другими словами, именно наставник создает
нового члена коллектива, которому должно хорошо работаться и с
которым хорошо трудиться другим членам коллектива.
В Положении о наставничестве необходимо предусмотреть
несколько блоков, которые будут полностью регламентировать
деятельность муниципального служащего. Примерный перечень блоков
может выглядеть следующим образом:
- введение или общие положения, где может даваться определение
наставничества и наставника, перечисляться цели и задачи деятельности;
- права и обязанности наставника;
- основные требования, которые предъявляются наставнику;
- пошаговая инструкция, что необходимо наставнику делать, какие
методы обучения применять;
- методы разрешения споров;
- осуществление контроля наставником над деятельностью нового
сотрудника, а также введение параметров контроля над деятельностью
наставника;
- поощрение наставника.
79
Все пункты стандартные, чтобы из них составить регламент
деятельности сотрудника. Отдельно можно обсудить один пункт -
поощрение. Эксперты сходятся во мнении, что в ситуации с
наставничеством поощрение не должно быть чисто материальным. С этим
стоит согласиться, потому что будет правильнее наградить наставника в
конце года за отличную работу, за то, что новые сотрудники остаются в
коллективе и поощрить денежной премией, нежели доплачивать каждый
месяц независимо от результата. Данное поощрение будет мотивировать
наставника и поможет избежать злоупотребления с его стороны по
отношению к молодому сотруднику.
До начала внедрения данного направления необходимо уточнить
прогноз по поощрениям муниципальных служащих в ближайшие три
месяца.
Имеются данные о сумме денег (руб.), выделенных на поощрение
муниципальных служащих (таблица 9):
Таблица 9
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
0
22988
14942
0
16092
37929
55172
12643
Для расчета прогнозного значения будем использовать метод
скользящей средней. Величина интервала сглаживания равна 3 (n=3).
Рассчитаем скользящую среднюю для первых трех периодов по формуле:
m
фев
=(У
янв
+У
фев
+У
март
)/3, данные внесем в таблицу 10:
Таблица 10
Месяцы
Сумма денег,
Уt руб.
Скользящая средняя,
m, руб.
Расчет средней относительной
ошибки, (Уф-Ур)/Уф*100, %
Январь
0
-
-
Февраль
22988
12643
22988-12643/22988*100=45
Март
14942
12643
14942-12643/14942*100=15,3
Апрель
0
10344
0
Май
16092
18007
16092-18007/16092*100=11,9
Июнь
37929
36397
37929-36397/37929*100=4,03
Июль
55172
35248
55172-35248/55172*100=36,1
Август
12643
-
-
Итого
112,33
Прогноз сентябрь
49424
Прогноз октябрь
51339
Прогноз ноябрь
38440
80
112,33/6=18,7% - точность прогноза удовлетворительная
Введение наставничества в администрации города Магнитогорска
может стать дополнительной мерой для улучшения качества приема
граждан на муниципальную службу. Это позволит пересмотреть
обязанности отдельных работников, переместить акцент руководства с
процесса достижения результата на работников, которые могут обеспечить
этот результат. Таким образом, мы сможем улучшить отношения в
коллективе, уменьшить отток специалистов, особенно в первый год, тем
самым уменьшив текучесть кадров.
Еще одним направлением в совершенствовании процесса найма
сотрудников в администрации города Магнитогорска может стать
использование кадрового резерва. В начале раздела упоминалась
возможность использования резерва в качестве одного из первых шагов в
процессе подбора специалистов. И в данной части раздела хотелось бы
рассказать о работе с самим кадровым резервом, его подготовкой. Ведь
работа с резервом может помочь не только избежать потери времени и
средств, при назначении на должность, но и мотивировать сотрудников на
более длительные рабочие отношения, чтобы впоследствии получить
повышение по должности.
Чтобы свести к минимуму потери времени при подборе нового
сотрудника, необходимо как можно чаще использовать кадровый резерв.
Кадровый резерв – перечень (список) лиц, отобранных по
профессиональным, деловым качествам, соответствующих
квалификационным требованиям для замещения должностей
муниципальной службы, должностей руководителей муниципальных
унитарных предприятий и муниципальных учреждений приоритетных
сфер экономики города Магнитогорска, способных своевременно и
эффективно замещать вакантные должности муниципальной службы в
81
органах местного самоуправления, руководителей организаций при
назначении на должность [42].
Для формирования кадрового резерва на должности муниципальной
службы проводится большая подготовительная работа, которая состоит из
следующих этапов:
- объявляется конкурс на включение кандидатов кадровый резерв.
Данная информация публикуется в средствах массовой информации и на
сайте администрации города;
- пакет документов, предоставляемый кандидатом, проверяется на
полноту, бланки заявлений на правильность составления;
- на совещании рабочей группы по проверке, анализу и оценке на
полноту представленных документов, соответствие кандидатов
квалификационным требованиям для замещения соответствующих
должностей муниципальной службы, рассматривается каждая кандидатура,
с целью установления потенциальной возможности состоять в кадровом
резерве;
- на заседании постоянно действующей комиссии по формированию
кадрового резерва администрации города Магнитогорска для замещения
вакантных должностей муниципальной службы и руководителей
муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений
кандидаты в кадровый резерв, рассматривается персонально, и
зачисляются в резерв (далее – комиссия);
- итоги работы комиссии оформляются протоколами, информация
публикуется в средствах массовой информации и на сайте администрации
города;
- кандидатам направляются уведомления о включении в кадровый
резерв.
Исключение из кадрового резерва, в основном, происходит по
следующим причинам: во-первых, назначение на должность, на замещение