62
Реферата на тему: «Программа деятельности претендента на должность
начальника … администрации города Магнитогорска». Чаще всего именно
это обстоятельство заставляет людей отказываться от участия в конкурсе.
В случае если кандидат не подходит по каким-либо причинам для участия
в конкурсе, ему предлагается участвовать в конкурсе на включение в
кадровый резерв Магнитогорского городского округа.
На данный момент мы описали внешние источники, к которым
обращаются работники администрации города при подборе персонала. Как
можно увидеть, они не очень разнообразны. Совершенно не используются
такие методы как: публикация объявлений в газетах и журналах, подача
объявлений на телевидении, очень редко пользуются услугами Центра
занятости населения. В соответствии с законодательством об инвалидах [5]
все организации независимо от формы собственности обязаны сообщать о
специальных рабочих местах, выделенных для трудоустройства
инвалидов. А администрации города существует одна вакансия, которая
выделена специально для трудоустройства инвалидов, но уж более года
она не замещается, потому что не могут подобрать специалиста. Каждый
месяц сотрудники отдела кадров сообщают об этой вакансии в Центр
занятости, который публикует информацию на своем сайте, а также на
портале «Работа в России», но результата нет. Больше контактов с
Центром занятости у сотрудников администрации города по подбору
персонала нет.
Также в администрации города существуют и внутренние источники,
к которым также прибегают руководители структурных подразделений и
сотрудники отдела кадров, речь идет о кадровом резерве. Работа с
кадровым резервом осуществляется в отделе кадров и специалист, в
должностные обязанности которого входит формирование и поддержание
кадрового резерва в актуальном состоянии, тратит много сил и времени на
обработку документов, которые присылают претенденты для участия в
63
конкурсе на зачисление в кадровый резерв. Приведем ряд цифр. В 2015
году были рассмотрены документы 201 кандидата, в 2016 году – 131, в
2017 – 40. К сожалению, как говорилось выше, этот способ подбора
персонала пока не очень популярен среди руководителей. Хотя назначение
на вышестоящую должность чаще всего и происходят за счет уже
работающих, но только на должности специалистов муниципальной
службы или перевод технического работника на должность
муниципальной службы. На руководящие должности чаще приглашают
людей со стороны. И опять мы видим, что специалист отдела кадров
тратит рабочее время на обработку большого количества документов, а
назначение из резерва не превышает 10% от всех назначений в
администрации города.
Из всего вышесказанного следует, что в администрации города
отсутствует регламент деятельности по подбору персонала, что составляет
одну из основных процедур перед приемом нового сотрудника на работу.
Не используются все возможные источники по подбору персонала.
Работники отдела кадров ограничены в своих возможностях, по подбору
персонала. Ведь если проанализировать методы, которые сейчас
используются в администрации города, то они все не предполагают
материальных затрат со стороны работодателя, хотя оставшиеся
неиспользуемые методы могут быть более эффективными, но они требуют
оплаты.
В связи с несогласованностью действий различных подразделений
администрации города, происходит бесполезная трата рабочего времени
специалистов отдела кадров на анализ документов и у них пропадает
мотивация к труду. В связи с этим на исполнение остальных должностных
обязанностей остается очень мало времени и приходится задерживаться на
работе, чтобы выполнить всю работу, а это порождает хроническую
усталость и нервозность.
64
Любая деятельность если она структурирована должна облегчать
труд человека. Если есть определенная логика деятельности, выстроенная
последовательность операций и отдача в виде результата, то у работника
появляется стимул трудиться лучше и приносить пользу обществу. Но в
случае организации подбора персонала руководители отдела кадров не
продумали порядок действий специалистов. На данный момент отдельные
фазы процесса подбора персонала присутствуют в работе специалистов
отдела кадров, но нет последовательности действий, которая бы
определяла процедуру найма, нет четкого представления, кто какую работу
должен делать, чтобы в результате вакансия была замещена специалистом,
в котором будут уверены и непосредственные руководители, и сотрудники
отдела кадров, которые обязаны следовать кадровой политике
администрации города.
В связи с вышеизложенным, предлагается разработать ряд
рекомендаций по организации процесса подбора и приема персонала для
работников отдела кадров и руководителей структурных подразделений.
Но следует уточнить, что в отделе кадров нет штатной единицы, которая
бы занималась исключительно подбором персонала, это будет оформлено
дополнительными обязанностями одному из работников отдела кадров.
Рекомендации, которые необходимо разработать должны быть
эффективными и доступными в применении, чтобы работник мог
рассчитать время, которое он будет посвящать работе по подбору
персонала. Необходимо, чтобы работа всех заинтересованных сторон была
направлена на достижение одного результата – нанять действительно
хорошего сотрудника, который бы удовлетворял всем требованиям,
которые предъявляются к его должности. Необходимо, чтобы были
задействованы все возможные и доступные в данном случае методы
подбора кадров.
65
ВЫВОД
Таким образом, мы видим, что в администрации города установилось
такое положение дел, которое вынуждает по-новому взглянуть на работу
отдела кадров администрации города. Работа отдела кадров должна
заключать в себе не только оформление трудового договора и
распоряжения о приеме уже отобранных кандидатов, но и освоении и
применении методов по подбору персонала. Так как исполнение кадровой
политики возложено на управление муниципальной службы, структурным
подразделением которого является отдел кадров, необходимо разработать
алгоритм действий по подбору персонала на должности муниципальной
службы, который ляжет в основу дополнений в должностную инструкцию
одного из работников отдела кадров.
В настоящее время сложилась ситуация, когда работники отдела
кадров выполняют исключительно функции по оформлению кандидата на
работу, и практически не уделяют внимания подбору персонала.
Существующие методы подбора персонала в администрации города,
приводят к тому, что увеличивается текучесть кадров. Разработка
мероприятий, направленных на совершенствование процесса найма в
администрации города, должна проводится в отделе кадров и иметь
законченный цикл, то есть необходимо, чтобы специалисты отдела кадров,
четко понимали для чего они подбирают персонал, какими методами они
могут воспользоваться, уметь ими пользоваться, чтобы будущий
сотрудник администрации города представлял себе полную картину своей
будущей деятельности и смог применить все свои навыки и умения.
3.2. Направления совершенствования технологии найма в
администрации города Магнитогорска
Учитывая проведенный анализ текучести кадров в администрации
города, можно выработать ряд рекомендаций для отдела кадров по
усовершенствованию найма сотрудников. Необходимо учесть опыт работы
66
в настоящее время и предложить варианты, которые бы позволили
работникам более качественно выполнять свои обязанности. Необходимо
соединить методы подбора персонала и разработать алгоритм действий
сотрудников администрации города. Можно предложить три направления
совершенствования технологии найма, которые впоследствии приведут к
более грамотной работе по подбору персонала, и снизит текучесть кадров,
особенно в первый год работа. Для успешной организации процесса найма
необходимо внедрить в администрации города все три предложенных
направления. У каждого из этих направлений есть свои особенности, но
применяя их все вместе, мы сможем улучшить как положение сотрудников
отдела кадров, так и вновь принятых специалистов. Одним из первых
направлений деятельности можно рассмотреть предложение об
объединении усилий отдела кадров и руководителей структурных
подразделений по подбору персонала. Вся работа может состоять из
нескольких этапов, к которым мы можем отнести следующие:
1. Для начала, необходимо в отделе кадров администрации
города создать базу резюме. На сегодняшний день у заместителя
начальника отдела кадров накопилось более сотни резюме и анкет
специалистов, на основе которых необходимо создать базу данных. При
формировании базы данных кандидатов, необходимо учесть по какому
принципу можно их сгруппировать, чтобы в дальнейшем было проще
подбирать необходимые кандидатуры: по уровню образования, по
квалификации, по опыту работы, по специальности и др. Данная работа
займет определенное время, но впоследствии сотруднику будет легче
обрабатывать запросы руководителей, при подборе персонала.
2. В день, когда образуется вакансия или за несколько дней до
увольнения сотрудника необходимо уточнить у непосредственного
руководителя, есть ли у него варианты, чтобы использовать внутренние
источники (перевод сотрудников) для замещения будущей вакансии.
67
Таким образом, мы начинаем применять первый метод подбора персонала,
а именно подбор персонала из внутренних источников. Если есть варианты
перевода сотрудников с нижестоящей должности на вышестоящую, то
отдел кадров оформляет переводы сотрудников пока не дойдет до
должности, которую может заменить человек «с улицы». На данном этапе
специалисту отдела кадров стоит предложить свои услуги по подбору
персонала.
Также на данном этапе стоит уточнить у руководства о намерении
провести замещение должности при помощи объявления или проведения
конкурса. Если принимается решение об организации конкурса, то в этом
случае стоит подключить к подбору претендентов на участие в конкурсе
сотрудника отдела кадров (главного специалиста), который занимается
подготовкой и проведением конкурсов. В данном случае мы обеспечиваем
равные возможности для всех кандидатов на замещение должности
муниципальной службы и отбираем необходимое количество резюме,
подходящих по квалификационным требованиям. При объявлении
конкурса мы задействуем внешние и внутренние источники подбора
персонала.
3. Если начальник отдела не предполагал перевод сотрудников,
то необходимо сообщить о появлении вакансии в администрации города. В
настоящее время используется только два варианта: официальный сайт
администрации города и Федеральный портал государственной службы и
управленческих кадров. На федеральном портале просматривают вакансии
ограниченное количество людей, чаще всего бывшие государственные и
муниципальные служащие. На официальном сайте администрации города,
больше людей просмотрят сведения по вакансиям и смогут оформить
анкету специалиста. Для поиска кандидатов для замещения вакансий этих
двух способов вполне достаточно и у них есть достоинство, они не
требуют оплаты.
68
В объявлении необходимо прописать квалификационные
требования, то есть необходимый уровень образования и опыт работы. Эти
сведения необходимо указывать на основании Закона Челябинской
области «О прохождении муниципальной службы в Челябинской области»
[12]. Также необходимо прописать должность и отдел, где образуется
вакансия. Данная информация необходима для удобства граждан, чтобы
они могли сразу понять, что подходит им, а что нет.
4. Своевременно размещенная информация о вакансиях на сайте
администрации города также может оказать большое влияние подбор
кадров. В данном случае речь идет о сроках, достоверности и порядке
размещения информации на официальном сайте администрации города в
соответствии с Федеральным законом «Об обеспечении доступа к
информации о деятельности государственных органов и органов местного
самоуправления» [2]. Чем раньше появляются сведения о вакансии, тем
быстрее может быть начата работа по ее замещению.
Таким образом, в данных двух пунктах описана работа, которая
предполагает использование метода подбора персонала – размещение
объявлений в Интернете.
5. После этапа размещения объявления о вакансии, следующий
этап – это обработка поступивших резюме и анкет специалистов. Изучив
опыт работы, который сложился в данное время, необходимо уменьшить
количество людей между претендентом и специалистом отдела кадров. То
есть необходимо, чтобы резюме или анкеты специалистов поступали
непосредственно в отдел кадров, минуя секретаря руководителя
управления муниципальной службы. На данном моменте хотелось бы
остановиться подробнее.
Основная деятельность отдела кадров в данный момент направлена
исключительно на оформление документов по приему сотрудника на
муниципальную службу. С учетом распределения направлений
69
деятельности внутри отдела кадров, функции по первичному оформлению
на муниципальную службу доверены трем сотрудникам отдела. Главный
специалист уделяет колоссальное количество время на первичное общение
с кандидатами. Он должен обладать большим багажом знаний, выработать
определенный алгоритм действий при приеме документов от
претендентов. Это человек должен обладать определенным складом
характера, который позволяет ему терпеливо объяснять будущему
сотруднику все тонкости приема документов, оформления необходимых
бланков и прохождения медицинского обследования и ответить на все
вопросы претендента.
Также необходимо отметить, что оформление сведений о доходах и
проведение проверки – второй очень важный этап при оформлении нового
сотрудника. Специалисты, которые занимаются консультированием в
области заполнения справок о доходах, должны разбираться в тонкостях
законодательства о противодействии коррупции и всех тех законов, и
кодексов, которые помогают оказать помощь кандидатам при заполнении
данных сведений.
В конечном счете, все собирается в единый пакет документов у
специалиста, работающего на приеме, и он оформляет трудовой договор по
должности, в соответствии со штатным расписанием. В связи с этим
предлагается, при ограниченном количестве сотрудников именно
руководители отдела могут провести предварительный анализ резюме
граждан. Как говорилось выше, у заместителя начальника отдела кадров
накапливаются резюме и анкеты специалистов. В должностные
обязанности заместителя начальника отдела кадров входит работа по учету
вакансий, внесение изменений в штатное расписание. Он должен знать
структуру администрации города и комплектование штатных единиц,
также он должен обладать знаниями внутренней работы структурных
подразделений. Поэтому деятельность по подбору персонала будет более
70
эффективной, если резюме будут поступать непосредственно в отдел или
на служебную электронную почту заместителя начальника отдела кадров.
Должностные обязанности заместителя начальника отдела кадров в
большей части подразумевают организацию и контроль работы отдела
кадров, поэтому непосредственная работа по подбору персонала будет
органично вписываться в должностную инструкцию.
Знаний заместителя начальника отдела кадров достаточно, чтобы
оценить подходит ли гражданин по квалификационным требованиям для
замещения должности. В резюме всегда указывается образование
профильное и дополнительное, предыдущий опыт работы, поэтому,
опираясь на требования законодательства о муниципальной службе в
Челябинской области, он всегда может оценить их достаточность для
замещения должности муниципальной службы. В данном случае мы
говорим уже о бесконтактном методе оценки кандидатов.
6. На следующем этапе необходимо провести собеседование с
гражданином, который претендует на должность муниципальной службы.
Собеседование предполагается проводить в два этапа: первый –
собеседование проводится в отделе кадров, второе – собеседование
проводится в отделе, в котором образовалась вакансия. В отделе кадров
гражданин может узнать основные организационные моменты будущей
работы такие как: график работы, характер работы (разъездной,
количество командировок и т.д.), продолжительность испытательного
срока, особенности законодательства о муниципальной службе и т.д. В
свою очередь в отделе кадров могут задать свои вопросы претенденту:
- что послужило основанием для увольнения с предыдущего места
работы;
- в связи с чем потребовалось дополнительное образование;
- сможет ли кандидат отказаться от индивидуальной деятельности в
пользу муниципальной службы;
71
- сможет ли он предположительно по состоянию здоровья выполнять
должностные обязанности и др.
Все эти и другие вопросы помогут составить определенное
представление о гражданине, как о личности и отчасти как о
профессионале, оценить усидчивость, полноту ответов при разговоре,
насколько расслаблен был человек во время беседы. Ученые рекомендуют
сочетать открытые и закрытые вопросы. Применяя данные вопросы в
собеседовании, мы можем узнать много о кандидате, но в то же время
кандидат может узнать многое о работе, которую он хотел бы получить.
При собеседовании, необходимо составить ряд вопросов, которые
помогут выявить навыки и умения претендента на должность. Это можно
осуществить, проведя второй этап проведения собеседования – в отделе,
где предположительно будет работать гражданин. На данном этапе
непосредственный руководитель будущего сотрудника или
уполномоченные на проведение собеседования сотрудники отдела
составляют перечень вопросов, с помощью которых можно было бы
оценить квалификацию претендента. Собеседование целесообразно
проводить с учетом рекомендаций заместителя начальника отдела кадров,
который провел предварительный анализ резюме и может дать
рекомендации о том, как вел себя кандидат при первом собеседовании.
Вполне допустимо предложить кандидату совершить или
прокомментировать различные ситуации, которые могут появиться в ходе
работы. Например, если нужно принять техника по ремонту оборудования,
то можно предложить объяснить устройство какого-либо механизма, либо
при приеме бухгалтера проверить его знания счетов бухгалтерского учета
и т.д.
Собеседования необходимо провести таким образом, чтобы можно
было в дальнейшем сформировать как личностный, так и
профессиональный портрет кандидата на должность. При проведении