25
Формирование стратегии управления закупками, соответствующей
общей бизнес-стратегии компании Дыбская В.В. характеризует управление
закупками как отдельную область знаний персонала компании, которую надо
развивать и наращивать
23
.
Лайсонс К., Джиллингем М. в своей работе указывают, что управление
закупками - это обеспечение организации продукцией заданного качества и
количества из правильного источника, доставленной вовремя, в нужное место
по правильной цене
24
.
Таким образом, на первоначальном этапе изучаются и выбираются
поставщики, заключаются договоры и контролируется их исполнение,
принимаются меры в случае нарушения условий поставки. Любое
производственное предприятие имеет службу, которая осуществляет
перечисленные функции. Логистический подход к управлению материальными
потоками требует, чтобы деятельность этой службы, связанная с
формированием параметров сквозного материального потока, не была
обособленной, а подчинялась стратегии управления сквозным материальным
потоком. В то же время задачи, решаемые в процессе доведения материального
потока от складов готовой продукции поставщика до цехов предприятия -
потребителя, имеют известную специфику, что явилось причиной выделения
обособленного раздела логистики - закупочной логистики.
Основной целью управления закупками является удовлетворение
потребностей производства в материалах с максимально возможной
экономической эффективностью. При этом следует помнить, что новая система
хозяйствования характеризуется: свободой выбора партнера/контрагента по
закупке товаров; множественностью источников закупки (поставщиков);
равноправием партнеров; возросшей ролью договоров, контрактов на поставку
товаров; саморегулированием процессов поставки товаров; свободой
23
Дыбская, В.В. Логистика складирования: Логистика и управление цепями поставок. / В. В.
Дыбская. – М.: Инфра-М, 2018. – 557 с.
24
Лайсонс, Кеннет. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок : пер. с англ. /
Кеннет Лайсонс, Майкл Джиллингем. - Шестое изд. - М. : Инфра-М, 2011. - 795 с
26
ценообразования; конкуренцией поставщиков и покупателей; экономической
ответственностью сторон; инициативой, самостоятельностью и
предприимчивостью продавца и покупателя
25
.
Для эффективного управления становится необходимой группировка
заказов по номенклатуре, их распределение во времени и по поставщикам, что
довольно сложно и при решении традиционными методами может приводить к
распылению и неэффективному использованию оборотных средств, не говоря
уже о возможных срывах поставок, часто влекущих за собой существенные
штрафные санкции. Здесь при принятии решений на помощь могут прийти
средства автоматизации: компьютерная техника и специальное программное
обеспечение. Многие западные экономисты, основываясь на анализе
соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при
осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня
запасов и их оптимизации.
К сожалению, на текущий момент в большинстве представленных на
российском рынке систем автоматизации пока достаточно успешно решаются
лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие
движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту их
совершения. В лучшем случае поддерживается лишь относительно небольшой
перечень задач бюджетирования. Функции же планирования, особенно
планирования закупок товара, пока в большей части разработок остаются в
стороне.
Без обеспечения предприятия материально-техническими ресурсами
невозможно производство продукции, соответственно невозможна дальнейшая
реализация и получение прибыли
26
.
Также благодаря закупочной деятельности на производство поступают
качественные материалы и комплектующие. Этому способствует тщательный
25
Щербаков, В. В. Основы логистики: [теория и практика] / [В. В. Щербаков и др.]. – Спб.:
Питер Пресс, 2017. – 478 с.
26
Николайчук, В. Е. Логистический менеджмент: учебник / В. Е. Николайчук. – М.: Дашков и
Кº, 2017. – 978 с.
27
отбор добросовестных поставщиков, а также соблюдение принципа «цена
качество»
27
.
Таким образом, управление закупочной деятельностью рассматривается
как часть интегрированной цепи поставок, где особое внимание уделяется
оптимизации процессов, повышению качества и информационному
обеспечению, а взаимоотношения с поставщиками носят долгосрочный
партнерский характер. И важной составляющей обеспечения качества
производимой продукции, обеспечения беспрерывного снабжения
производства материалами и выполнения заказов в соответствии с
запланированными сроками без превышения плановой себестоимости является
автоматизация процессов управления закупками и заказами. Закупки в
электронной форме широко распространены и позволяет наиболее эффективно
проводить закупки, экономя при этом финансовые, трудовые, а также время на
поиск поставщиков и заключение с ним договора на поставку.
Можно сделать вывод, что закупочная деятельность – это комплексное и
многогранное понятие, которое имеет множество функций и обеспечивает
бесперебойное производство на предприятии.
1.2. Основные функции и методы управления закупками в
производственной компании
К основным логистическим функциям, реализуемым в цикле управления
закупками относятся:
1. Планирование потребности в материальных ресурсах, определение
вида, объёма и срока закупки материальных ресурсов, времени их оплаты, а
также планирование условий поставок: цен, лизинговых и авансовых платежей,
скидок, условий кредита, доставки материальных ресурсов и частоты закупок
(разовые, регулярные и эксклюзивные). Преимущество применения методики
планирования потребности и материалах заключается в том, что
27
Маргунова, В. И. Логистика: учебное пособие для студентов учреждений высшего
образования по экономическим специальностям / [В. И. Маргунова и др.]. – Минск:
Вышэйшая школа, 2016. – 507 с.
28
закупки и производство планируются исходя из потребностей в конечном
продукте
28
.
2. Выбор стратегии и методов закупок.
3. Исследование рынка закупок с целью определения потенциальных
поставщиков, а также затрат на приобретение и доставку необходимых
материальных ресурсов.
4. Оценка потенциальных поставщиков, разработка политики
коммуникации (установления контактов и выбор оптимального поставщика).
5. Подготовка и размещение заказов на закупку у конкретных
поставщиков на основе разовых контрактов, генеральных договоров на
несколько поставок, долгосрочных договоров и открытых контрактов, выбор
каналов движения материальных ресурсов от поставщика к потребителю.
6. Формирование бюджета и финансового плана закупок материалов с
последующим контролем их реализации.
7. Осуществление закупок - оплата, упаковка, погрузка и доставка
материальных ресурсов от поставщика на склад предприятия с максимальным
использованием грузоподъёмности транспортных средств и минимальными
тарифами.
8. Сопутствующий сервис (приёмка, тарирование, складирование,
хранение, транспортировка к цехам, участкам и рабочим местам).
9. Контроль запасов материальных ресурсов и контроль их пополнения.
10. Контроль поставок и оценка выполнения условий договоров по
количеству, цене и качеству материальных ресурсов, срокам и параметрам
сервиса поставок.
В таблице 2 представлен краткий обобщенный сравнительный анализ
всех методов планирования закупок.
28
Курганов, В. М. Логистика. Транспорт и склад в цепи поставок товаров: учебно-
практическое пособие: для студентов высших учебных заведений / В. М. Курганов. – М.:
Книжный мир, 2018. – 512 с.
29
Таблица 2
Сравнительный анализ методов планирования закупок
Метод
Преимущества
Недостатки
1.Точно в срок
Минимальные запасы
Требует высокой
надежности от
поставщиков
2.Планирование
потребности в
материалах
Поддержание низкого
уровня запасов. Работа с
большой номенклатурой
материалов
Значительный объем
вычислений и
предварительной
обработки данных
3.Модель с
фиксированным
размером заказа
Небольшой уровень
максимального запаса.
Экономия затрат на
содержание запасов
Ведение постоянного
контроля наличия
запасов на складе
4.Модель с
фиксированным
интервалом времени
Отсутствие
необходимости
постоянного контроля
Повышение затрат на
содержание запасов на
складе
Исходя из данной таблицы, можно сказать, что каждый метод имеет
свои преимущества и недостатки, а также, что для каждого предприятия нужно
выбирать подходящий метод для планирования закупок исходя из величины
производства, спроса на продукцию, а также наличия складских площадей у
предприятия.
Кроме основных функций, в управлении закупочной деятельностью,
существуют дополнительные функции, такие как: устранение потерь при
доставке материальных ресурсов, потерь от брака в производстве готовой
продукции, транспортировка возвратной тары, максимальное сокращение
отходов производства, исключение промежуточного складирования и
минимизация уровня запасов материальных ресурсов на складах предприятия
29
.
Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо
составить план закупок, решающий следующие задачи
30
:
1. Определение потребности в материалах. Она определяется в
потребности предприятия в материальных ресурсах на данный год по более
29
Иванов, Д. А. Управление цепями поставок / Д. А. Иванов. – Спб.: Издательство
Политехнического университета, 2017. – 659 с.
30
Еловой, И. А. Интегрированные логистические системы доставки ресурсов: (теория,
методология, организация) / И. А. Еловой, И. А. Лебедева. – Минск: Право и экономика,
2014. – 460 с.
30
развернутой номенклатуре, чем в пятилетнем плане. Кроме расчета потребности в
материалах па установленную программу здесь приводятся расчеты запасов
и заготовительного контингента, а также общий материальный баланс.
2. Определение метода закупок. Закупка товара одной партией,
регулярные закупки мелкими партиями, ежедневные или ежемесячные закупки
по котировочным ведомостям, получение товаров по мере необходимости,
закупка товара с немедленной сдачей;
3. Согласование цены и заключение договора;
4. Установление мониторинга и контроля за количеством, качеством и
сроками поставок;
5. Организация размещения товаров на складе.
По виду товара: все товары делятся на виды, сорта, типы и хранятся по
отдельности.
По партиям товара: каждая поступившая партия хранится отдельно;
состоять эта партия может из разных товаров.
Все поступившие партии размещаются по разным местам, внутри
партии товары сортируются и, в свою очередь, хранятся по видам товара,
отдельно вид от вида. По наименованиям товара: все грузы сортируются по
наименованиям, каждое наименование хранится отдельно.
Эффективное планирование и информационное логистическое
обслуживание позволяют также снять противоречие межу необходимостью
бесперебойного снабжения производства и оптимизацией складских запасов.
В процессе планирования закупок необходимо определить
31
:
- какие материалы требуются;
- количество материалов, которые понадобятся для производства
продукта;
- время, когда они понадобятся;
- возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
- требуемые площади складских помещений предприятия;
31
Аникин Б.А. Логистика производства/ Б.А. Аникин. – М.: Юрайт, 2019. – 454 с.
31
- издержки на закупки;
- возможности организации самостоятельного производства некоторых
деталей на предприятии.
Преимущество применения методики планирования потребности и
материалах заключается в том, что закупки и производство планируются
исходя из потребностей в конечном продукте
32
.
Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом
сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в
случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на
конечный продукт.
В процессе управления закупкам необходимо выбрать эффективную
стратегию и оптимальный метод закупки
33
.
1.Стратегия поиска материальных ресурсов в зависимости от количества
поставщиков.
2. Стратегия, учитывающая объект закупки – закупка отдельных
элементов или комплектов материальных ресурсов.
3. Стратегия в зависимости от географической зоны охвата - локальные
или глобальные закупки.
4. Стратегия, учитывающая время поставки.
В соответствии с избранной стратегией, в зависимости от выбора метода
планирования закупок определяется вид закупок. Выбор вида закупок на
предприятии зависит от большинства факторов.
Основные виды закупки
34
:
-закупка по долгосрочному контракту. Частые поставки материальных
ресурсов по мере необходимости;
закупка товара одной партией (оптовые закупки). Предполагается, что
такой вид осуществляется поставкой товаров одной большой партией
32
Мельников, В.П. Логистика / В.П. Мельников, А.Г. Схирладзе, А.К. Антонюк. – М.:
Юрайт, 2017. – 314 с.
33
Гайдаенко А.А. Логистика / А.А. Гайдаенко. - М.: КноРус, 2014. – 267 с.
34
Аникин Б.А. Логистика производства/ Б.А. Аникин. – М.: Юрайт, 2019. – 454 с.
32
регулярная закупка мелкими партиями – в этом случае заказ поставляется
несколькими размельченными партиями;
регулярные закупки (ежедневные, ежемесячные) по котировочным
ведомостям. Такой метод закупок используется при закупке недорогого быстро
используемого товара; получение товаров по мере необходимости – при этом
методе поставщик поставляет заказ мелкими партиями, при этом в заказе
количество товара определяется не точно, а приблизительно;
закупка товара с немедленной сдачей. Этот метод применяется только
для тех товаров, которые редко используются и редко требуются в
производстве.
Сравнительный анализ методов закупок представлен в таблице 3.
Конкретный вид закупки определяет само предприятие, исходя из видов
материальных ресурсов, периодичностью поставки, количества поставщиков, а
также необходимого количества материальных ресурсов, требуемых для
производства
35
.
Одним из оптимальных критериев выбора оптимального метода закупок
является принцип минимизации затрат на закупки материальных ресурсов и
содержание складских запасов.
Таблица 3
Сравнительный анализ видов закупки
Название
Сущность
Преимущества
Недостатки
Закупка по
долгосрочному
контракту
Частные
поставки
материальных
ресурсов по мере
необходимости в
производстве
Ускорение оборота
капитала, снижение
уровня запасов до
нулевого
Жёсткие
требования к
качеству
материальных
ресурсов, срокам и
объёмам поставки
Оптовые закупки
Поставки
материальных
ресурсов
большой партией
за один раз
Гарантия поставки
всей партии,
упрощение
документооборота
Большая
потребность в
складских
помещениях, рост
запасов и затрат,
замедление
оборота капитала
Регулярные
закупки
Поставки
материальных
Ускорение оборота
капитала, экономия
Рост затрат и
вероятность заказа
35
Афанасенко, И.Д. Логистика снабжения / И.Д. Афанасенко - СПб: Питер, 2018. – 396 с.
33
ресурсов
мелкими
партиями в
течение
заданного
периода
площади склада
избыточного
количества
материальных
ресурсов
Оперативные
закупки по
котировочным
ведомостям
Поставка
дешёвых часто
используемых
материальных
ресурсов
заданного
объёма
Ускорение оборота
капитала,
своевременность
доставки, снижение
затрат на хранение
материальных
ресурсов
Постоянный
контроль уровня
запасов
материальных
ресурсов
Закупка с
немедленной
сдачей.
Поставка редко
используемых
материальных
ресурсов
различными
поставщиками
Своевременность и
точность поставки,
снижение затрат на
хранение
Рост затрат,
связанных с
детальным
оформлением
документов при
заказе
К принципам управления закупками предприятия относятся:
ритмичность, оперативность, технологичность и экономичность поставок.
Ритмичность снабжения подразумевает поставки товаров и материалов
через относительно одинаковые промежутки времени. Данный принцип
позволяет обеспечить стабильность и устранить риски срыва производства.
Принцип оперативности весьма актуален для компаний в связи с
постоянным изменением спроса на продукцию. Оперативное получение
материалов для производства товара обеспечивает гибкость производственной
системы к изменениям внешней среды.
Экономичность поставок говорит не только о минимальных затратах
денежных средств, но также учитывает временные и материальные ресурсы
доставки сырья и материалов. Реализация данных принципов возможна при
эффективной организации материальных потоков, применения современных
технологий
36
.
Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на
предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением
потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических
36
Афанасенко, И.Д. Логистика снабжения / И.Д. Афанасенко - СПб: Питер, 2018. – 396 с.
34
ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя
назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их
экономии. Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи
предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым
материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию,
на услуги посредников, поиск самого выгодного варианта товародвижения,
оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-
заготовительных издержек.
Итак, целями и задачами отдела закупок являются следующие:
- Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в
соответствие с политикой компании;
- Снижать расходы отдела закупок;
- Заниматься поиском новых и достойных поставщиков;
- Развивать прочные отношения с текущими поставщиками;
- Заниматься обучением и развитием работников отдела;
- Вести четкий и актуальный учет всех сделок;
- Участвовать в разработке новых продуктов и материалов;
- Участвовать в усовершенствованиях продукта;
- Принимать целесообразные решения «Покупать или производить»;
- Избегать дефицита товара;
- Разрабатывать нормы и методики.
Главной же задачей предприятия по организации и управлению
закупками остаётся своевременное, бесперебойное и комплектное снабжение
производства всеми необходимыми материальными ресурсами для
осуществления производственного процесса в точном соответствии с
утвержденными плановыми заданиями. При этом сам процесс снабжения
должен осуществляться при минимальных транспортно-складских расходах и
наилучшем использовании материальных ресурсов в производстве
37
.
37
Афонин, А.М. Промышленная логистика: Учебное пособие / А.М. Афонин. - М.: Форум,
2018. – 352 c.