35
Последовательность процедур поставки обычно следующая:
Установление потребности.
Подготовка заказной спецификации;
Выбор и определение поставщика;
Оценка поставщика;
Проведение переговоров;
Подготовка и подписание необходимых соглашений;
Организация и управление взаимодействием;
Контроль за поставками.
Наиболее распространенными и эффективными схемами выбора
поставщика являются:
1. Конкурсные торги. Конкурентная форма отбора предложений на
поставку товаров, по заранее объявленным в документации условиям, в
оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и
эффективности. Контракт заключается с победителем торгов, подавшим
предложение, соответствующее требованиям документации, в котором
предложены наилучшие условия.
2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Это вариант получения предложения от потенциального поставщика. В
процессе письменных переговоров потребитель получает официальное
предложение на поставку товаров от потенциального поставщика.
В качестве критериев оценки поставщика принимают
38
:
- приемлемость цены;
- качество поставляемой продукции;
- качество обслуживания потребителей;
- гибкость поставок;
- наличие ограничений по размеру заказа;
- дороги;
38
Герасимов, Б.И. Основы логистики / Б.И. Герасимов, В.В. Жариков, В.Д. Жариков. – М.:
ИНФРА-М, 2017. – 357 с.
36
- удаленность от потребителя;
- кредитная история;
- текущее финансовое положение;
- психологический климат в коллективе.
Для сравнения вариантов поставщиков используют
39
:
Балльный метод. Выбирают систему баллов и шкалу наиболее значимых
критериев оценки поставщиков (в долях единицы). Предпочтение отдается
поставщику, набравшему наибольшую сумму баллов;
Система «Идеального поставщика». Определяют характеристики т.н.
идеального поставщика и затем каждого реального претендента сравнивают с
«идеалом»;
Система «Расстановки приоритетов». По результатам прошлой
деятельности поставщиков выбирают наиболее важные критерии оценки, метод
измерения показателей деятельности, определяют относительную важность
каждого параметра, определяют частные итоги (по каждому показателю), а
затем суммируют, например, в баллах или очках.
Инициатор закупки формирует заявку по соответствующей форме не
позднее заявленного числа на приобретение товаров, работ, услуг в следующем
календарном году на основании ретроспективного анализа потребностей в
закупках, плана производства, бизнес планов , утвержденных инвестиционных
проектов, заявок заказчиков, и иных распорядительных документов,
позволяющих сформировать ожидаемую потребность в приобретении
обществом товаров, работ, услуг. Заявка утверждается руководителем
подразделения-инициатора закупки и направляется организатору закупок. При
формировании заявки инициатор закупки должен учитывать следующие
данные:
- складские остатки на начало планируемого периода;
- нормы потребления вспомогательных материалов;
39
Григорьев, М. Н. Логистика. Продвинутый курс. / М. Н. Григорьев, А. П. Долгов, С. А.
Уваров. – М.: Юрайт, 2017. – 766 с.
37
- нормы страховых запасов.
Организатор закупки не позднее запланированной даты формирует
программу закупок на следующий календарный год на основании заявок
инициаторов закупки и направляется на согласование:
- В службу сопровождения закупок и продаж общества.
- В департамент проектного и инвестиционного управления общества,
если закупки осуществляются в рамках инвестиционных проектов.
- Заместителям директоров подразделений экономике, если закупки
осуществляются в рамках сметы затрат подразделений.
Алгоритм проведения закупочных процедур
40
:
- направление заявки на закупку организатору закупки;
- формирование программы закупок и направление в службу
сопровождения закупок и продаж, и в департамент проектного и
инвестиционного управления на согласование;
- согласование программы закупок;
- устранение замечаний;
- размещение программы закупок на официальном сайте;
- формирование документации о закупке;
- поиск поставщиков, оформление маркетингового исследования
формирование на электронной торговой площадке списка потенциальных
поставщиков;
- утверждение документации о закупке, маркетингового исследования
или списка потенциальных поставщиков для электронной торговой площадки;
- устранение замечаний;
- рассылка потенциальным поставщикам документации о закупке;
- формирование сводной таблицы;
- проверка участников закупки;
- переговоры с участниками закупки;
40
Конотопский В.Ю. Логистика: учебное пособие для вузов/ В.Ю. Конотопский. – М.:
Юрайт, 2018. – 143 с.
38
- определение претендентов на заключение договора;
- проверка претендентов на заключение договора;
- определение победителя закупки.
Ведение закупочных операций требует знания основ хозяйственного
права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки
товара
41
.
Основные функции управления закупочной деятельностью
42
:
1. Организация формирования номенклатуры материалов для
производства продукции.
2. Планирование поставок в разрезе года и по периодам года (квартал,
месяц).
3. Изучение рынка поставщиков необходимых товарных групп путем
участия в выставках, ярмарках и других подобных мероприятиях. Выбор
оптимальных вариантов снабжения с учетом логистики.
4. Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и
контроль за их исполнением.
5. Организация приемки поступающих товаров и изделий в соответствии
с действующими документами.
6. Оптимальное размещение закупленных материальных ценностей на
складах с учетом внутренней логистики предприятия.
7. Разработка нормативов потребления отдельных товарных позиций в
производстве и контроль за их исполнением.
8. Разработка предложений по замене дорогостоящих материалов на
более дешевые с учетом их технологичности.
9. Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов
предприятия в части материального обеспечения.
41
Лукинский В.С. Логистика и управление цепями поставок: учебник/ В.С. Лукинский. – М.:
Юрайт, 2018. – 359 с.
42
Лукинский В.С. Логистика и управление цепями поставок: учебник/ В.С. Лукинский. – М.:
Юрайт, 2018. – 359 с.
39
Таким образом, следует заметить, что, закупки материальных ресурсов
являются составным элементом закупочной логистики, цель которой -
удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах с
максимально возможной экономической эффективностью.
Форму снабжения материально-техническим ресурсом компания
выбирает исходя из следующих факторов: особенность, продолжительность
получения ресурсов, на основании количества предложений, а также качества и
стоимости. Выбор формы заключается в установлении надежности поставщика
и уровня конкурентоспособности изготавливаемых изделий, и других
материалов. Материально-техническое снабжение - эта форма распределения
средств производства на основе организационных связей и договоров между
контрагентами непосредственно или через трейдера. Оно предопределяет
показатель результативности производства, оказывая непосредственное
воздействие на использование основных производственных фондов, время
такта производства, себестоимость, производительность труда
43
.
Рациональная организация закупки означает приобретение товаров
нужного качества в нужном количестве в нужное время у надежного
поставщика по приемлемой цене. Проведенный анализ позволяет сделать
следующие выводы. Существующие на сегодняшний момент методы
управления закупками в большинстве своем направлены на минимизацию
величины суммарных издержек на закупку и хранение запасов. Снижение
затрат при этом достигается путем снижения уровня запасов, организации
систем бесперебойного снабжения, установления оптимальных параметров
заказа.
Таким образом, управление закупочной деятельностью рассматривается
как часть интегрированной цепи поставок, где особое внимание уделяется
оптимизации процессов, повышению качества и информационному
43
Афонин, А.М. Промышленная логистика: Учебное пособие / А.М. Афонин. - М.: Форум,
2018. – 352 c.
40
обеспечению, а взаимоотношения с поставщиками носят долгосрочный
партнерский характер.
1.3. Основные критерии эффективности управления закупками в
производственной компании
Проведенные в предоставленной работе исследования показали, что
полное обеспечение предприятия сырьём и материалами необходимого
ассортимента и качества является необходимым условием выполнения планов
по производству продукции, снижению ее себестоимости, росту прибыли,
рентабельности. Закупочная деятельность должна быть под пристальным
контролем и основой улучшения логистики закупок предприятия является
анализ - постоянная оценка эффективности.
Оценка закупочной деятельности может сыграть огромную роль для
предприятия. Выбрав более рациональные методы закупок, более выгодных
поставщиков предприятие улучшает свои экономические позиции, а так же
улучшается и производство в целом
44
.
Различными авторами работ по развитию управления закупками
рассматриваются множество направлений повышения эффективности ее
функционирования. Тактический потенциал управления закупками и
поставками как механизма снижения затрат хорошо известен. В целом расходы
на приобретение товаров и услуг составляют до 70% совокупных затрат
компании, поэтому руководители прекрасно знают о том, что оптимизация
закупок может обеспечить повышение прибыли
45
.
Соответственно, роль управления закупками во многом связана с идеей
сокращения затрат. Это достигается, например, за счет получения скидок от
внешних поставщиков или путем внедрения процедур, направленных на
сокращение ненужных расходов, не предусмотренных сметой. Сегодня
подобные шаги являются обязательными во многих ситуациях, касающихся
44
Аникин, Б.А., Тяпухин, А.П. Коммерческая логистика: Учебник / Б.А. Аникин, А.П.
Тяпухин. – М.: Проспект, 2018. - 464c.
45
Мельников, В.П. Логистика / В.П. Мельников, А.Г. Схирладзе, А.К. Антонюк. – М.:
Юрайт, 2017. – 314 с.
41
управления предложением и спросом (в первом случае речь идет
преимущественно о контроле цен, во втором — об определении оптимального
ассортимента приобретаемых товаров и услуг). Компании, игнорирующие эти
ключевые методы оптимизации закупок, обычно с трудом добиваются
снижения затрат, не говоря уже о получении дополнительных преимуществ
46
.
Для того, чтобы определить эффективность закупочной деятельности
нужно провести комплексную оценку отделов, занимающихся осуществлением
закупочной деятельности. Для оценки эффективности важно учитывать
выполнение следующих составляющих: план закупочной деятельности, бюджет
предприятия, объем вырученных средств, объем и стоимость упущенных
продаж, общий объем операций, производительность труда и транспортные
издержки. Проводя анализ этих данных, появляется возможность примерно
определить стоимость тех или иных закупочных операций в процессе
осуществления закупочной деятельности на предприятии. На основе анализа
можно сделать вывод об эффективности функционирования применяемых
способов и определить имеющиеся проблемные моменты.
Ключевые показатели эффективности — это показатели деятельности
предприятия, которые помогают ему в достижении намеченных целей. В любом
деле главное — эффективность. Закупки в этом не исключение. Для повышения
их эффективности и существует специальная система показателей KPI — от
английского Key Performance Indicators
47
.
Моисеева Н.К. делает упор на применении таких показателей, как
экономичность, продуктивность и результативность
48
.
Основными направлениями деятельности, эффективность которых
целесообразно определять, являются:
1) Планирование;
2) Конкурентность;
46
Мельников, В.П. Логистика / В.П. Мельников, А.Г. Схирладзе, А.К. Антонюк. – М.:
Юрайт, 2017. – 314 с.
47
Неруш, Ю. М. Логистика: учебник / Ю. М. Неруш. – М.: Проспект, 2017. – 517 с.
48
Моисеева, Н. К. Экономические основы логистики: Логистика и управление цепями
поставок./ Н. К. Моисеева. – М.: Инфра-М, 2018. – 527 с.
42
3) Экономичность;
4) Соблюдение законодательства;
5) Документооборот.
Рассмотрим, какие показатели могут отражать эффективность каждого
направления работы.
Эффективность планирования закупок можно оценить по
49
:
- количеству внесенных изменений в план закупок и план-график
закупок;
- соотношению количества закупок, осуществленных в четвертом
квартале года, и их общего числа.
Конкурентность включает следующие критерии оценки
50
:
а) процентное соотношение доли конкурентных процедур от общего
объема закупок (как в количественном, так и в денежном представлении);
б) процентное соотношение несостоявшихся процедур от общего объема
конкурентных закупок;
в) количество участников закупок, проводимых конкурентными
способами.
Отдельно можно выделить показатель, на который рекомендуется
обращать внимание, поскольку именно он вызывает интерес проверяющих
органов – количество конкурентных закупок, при проведении которых была
подана только одна заявка, и она была признана соответствующей. Большое
количество таких закупок непременно вызовет массу вопросов.
Экономичность закупок – иными словами показатель экономии средств,
который зачастую представляет наибольший интерес, находится в зависимости
от предыдущего критерия и рассчитывается как процентное соотношение
начальной максимальной цены контракта (НМЦ) и цены заключенного
контракта.
49
Левкин Г.Г. Коммерческая логистика: учебное пособие/ Г.Г. Левкин. – М.: Юрайт, 2018. –
375 с.
50
www.l2b.info - Информационно-логистичecкий портал.
43
С одной стороны, чем выше этот показатель – тем лучше, с другой – его
слишком высокое значение может говорить о завышении НМЦ, неверном ее
обосновании или недобросовестности победителя.
Соблюдение норм законодательства в сфере закупок может
характеризоваться
51
:
1.Количеством жалоб в контрольный орган
Федеральной антимонопольной службы (ФАС России), признанных
обоснованными;
2. Количеством вносимых изменений в закупочную документацию;
3. Результатами контрольных мероприятий (плановые и внеплановые
проверки);
4. Количеством выигранных судебных разбирательств.
Эффективность документооборота определяется следующими
критериями:
- сроками, затраченными на подготовку и размещение документации о
закупке;
- сроками оценки заявок;
- сроками заключения контрактов.
Оценка эффективности закупочной деятельности как и любой другой
процесс, требует постоянного совершенствования, в связи с чем в методике
проведения оценки появляются новые показатели, а потерявшие свою
актуальность исключаются. В начале пути эффективность закупок оценивалась
всего по пяти показателям, сегодня — уже по 23. Апогеем этой работы стало
формирование в 2017 году Комплексной оценки эффективности закупок.
Благодаря расширению возможностей информационной системы сбор
исходной информации для проведения оценки эффективности закупок
осуществляется автоматически без дополнительных запросов сведений
у заказчиков
52
.
51
www.refmanagement.ru/ritem-3228-5.html - Портал информации Менеджмент
52
www.bibliorossica.com/index.html - Электронно-библиотечный портал БиблиоРоссика.
44
Оценка эффективности управления закупок, изначально призванная
оценить результативность закупочного процесса и общего функционирования
системы закупок на предприятии, позволяет определить и то, насколько
эффективны принимаемые меры, разрабатываемые рекомендации
и предложения по оптимизации закупок.
Мониторинг закупок, рассматривается через призму исполнения
обязательств сторонами контракта, а неэффективность как полное или
частичное неполучение результата от закупки (достижение эффекта) вследствие
существенного нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) своих
обязательств, что в итоге приводит к расторжению контракта по инициативе
заказчика. В силу многообразия отношений, возникающих в сфере закупок,
вряд ли можно согласиться с таким простым и однозначным подходом к
определению эффективности. Если учесть, что закупки ориентированы на
результат в виде обеспечения производственных нужд (соответствующий цели
закупок) при минимальных расходах, то вряд ли можно признать
эффективными:
- закупки, по которым получен результат и даже закупка оплачена, но
товар, работа, услуга не используется или используется частично;
- закупки, совершенные по завышенной цене в силу того, что процедура
определения поставщиков (исполнителей, подрядчиков) конкурентным
способом не состоялась, контракт заключен с единственным поставщиком
(исполнителем, подрядчиком);
- ситуации, когда контракт расторгнут по соглашению сторон;
- случаи расторжения контракта по инициативе заказчика по причинам
неэффективного планирования или ошибок в описании объекта закупки;
- закупки, состоявшиеся у единственного поставщика, подрядчика,
исполнителя (при отсутствии применения конкурентных процедур цена
закупки не минимальная);
- закупки, совершенные по минимальной цене, но последующие
эксплуатационные расходы по техническому обслуживанию значительны и др.