56
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию практики
управления первичной профессиональной и психологической
адаптацией новых сотрудников в кофейне «Базар&Бистро» (ИП
Иванов И.Н.)
Предложения по внедрению инновационных HR-технологий
управления первичной профессиональной и психологической адаптацией
молодых специалистов
Проведенное исследование позволило выявить некоторые проблемы в
первичной профессиональной и психологической адаптации новых сотрудников
и предложить их решение.
1.
Проблема низкого уровня включенности руководителя кофейни
«Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) в процесс адаптации.
Данная проблема особенно ярко выражена среди новых сотрудников, не
имеющих опыта работы, молодых специалистов. Проблема проявляется в том,
что новый сотрудник кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.), боясь
показаться некомпетентным старается не задавать вопросов, или задает их
неохотно, особенно если вопросы касаются руководства. Чем дальше
сохраняется неосведомленность сотрудника по тем или иным вопросам, тем
большие неудобства он испытывает.
Решение проблемы низкого уровня включенности руководителя кофейни
«Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) в процесс адаптации новых сотрудников
видится в использовании чек-листа для руководителя. По мнению авторов ВКР,
использование такого документа подскажет руководству как снять напряжение
первых дней работы, помочь освоится новому сотруднику в новой рабочей среде,
как показать, что компания готова заботиться о новых кадрах. По мнению автора
ВКР менеджер по персоналу кофейни должен прикреплять данный чек-лист и
адресовать его непосредственно руководителю нового сотрудника вместе с
копией входной анкеты. Чек-лист для решения проблемы низкого уровня
включенности руководителя кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) в
процесс адаптации представлен на рисунке.
57
Рис. 22. Чек-лист для решения проблемы низкого уровня
включенности руководителя кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов
И.Н.) в процесс адаптации
Предполагается, что руководитель кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов
И.Н.) должен заполнить данный чек-лист по итогам первой рабочей недели
нового сотрудника и сделать в нем отметку о выполнении следующих
обязательных действий:
-
представить работника команде лично;
-
подключить к сетевой программе и корпоративному сайту;
-
провести по офису и кофейне;
-
представить наставнику;
-
рассказать о продуктах и гостях;
-
показать организационную структуру кофейни;
-
объяснить, кто из коллег за что отвечает,
-
обозначить зону ответственности работника и свои ожидания как
руководителя,
58
-
обговорить порядок взаимодействия в отделе и с другими
подразделениями,
-
разъяснить, как принято ставить задачи в организации, и отслеживать их
выполнение,
-
дать задание на текущую неделю,
-
ознакомить нового сотрудника с правилами в команде, графиком,
корпоративными традициями, расписанием обеденных перерывов,
-
показать формы отчетности,
-
объяснить, в каких областях непосредственный руководитель готов
оказать поддержку, а в каких случаях лучше обратиться к наставнику или HR-
специалисту.
2.
Проблема некорректности поставленных руководством кофейни
«Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) перед новым сотрудником задач и отсутствие
промежуточного контроля.
Данная проблема проявляется в том, что первые недели в кофейне вместо
поэтапного усложнения рабочих задач и постепенного наращивания объемов
работ для новобранцев используется стратегия «проверки на прочность в боевых
условиях». Задачи перед новым сотрудником во время испытательного срока
ставятся размыто, информирование о приоритетах по важности и срочности
задач нерегулярное или отсутствует.
Решение проблемы некорректно поставленных задач и отсутствия
промежуточного контроля видятся во внедрении в организацию практики
постепенного наращивания объемов работ. В первые три дня рабочей недели
руководитель кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) должен выбрать
время и подробно проговорить с новым сотрудником его задачи на
испытательный срок и ожидаемые результаты. Затем поинтересоваться, все ли
человеку понятно. Предлагается, что управленец зафиксирует задачи в плане
работ и расставит приоритеты по важности и срочности, а также объяснит
подчиненному, что приоритеты совпадают с главными целями подразделения и
бизнеса - увеличением прибыли, повышением удовлетворенности клиентов и
59
снижением производственных издержек кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов
И.Н.). Образец плана работы нового сотрудника на время испытательного срока
(фрагмент) представлен в Приложении.
Руководитель кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) должен
определить даты контрольных встреч, чтобы подвести промежуточные
итоги. Первый месяц такие встречи должны проходить как минимум раз в
неделю. Менеджер по персоналу должен поддерживать руководителя в
подготовке к разговору с сотрудником. С этой целью предлагается
ознакомит руководителя кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.), как
ставить задачи новому сотруднику (рис.). Следует попросите внимательно
ответить на вопросы подчиненного и скорректировать при необходимости
задачи на период адаптации.
Рис. 23. Инструкция для руководителя кофейни
«Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) в процесс адаптации новичков
3.
Проблема низкого уровня наставничества: наставник не показывает
новичку, как и что нужно делать.
Решение проблемы, связанной с эффективностью работы наставника с
новичком должно основываться на результатах анкетирования сотрудника о
работе наставника и руководителя о работе наставника. В ВКР разработаны
60
анкеты для оценки эффективности работы с новичком наставника (Приложение),
данные которых могут быть положены в основу требуемых мероприятий по
улучшению. При этом необходимо учитывать, что работа по наставничеству
должна дополнительно поощряться как дополнительная нагрузка. В кофейне
предлагается обеспечить наставнику надбавку в размере 5% заработной платы за
наставничество в случае, если новый сотрудник, прикрепленный к данному
наставнику, успешно прошел испытательный срок. Обязательным условием
является выплата материального вознаграждения после результатов работы
наставника.
4.
Проблема расхождения ожиданий новичка и с реальностью. Данная
проблема наиболее характерна для молодых сотрудников без опыта работы.
Некоторые ожидания кандидатов не оправдываются, по отдельным параметрам
у кандидатов наблюдается завышенное представление об условиях и оплате
труда.
Решение данной проблемы представляется в выяснении ожиданий
кандидата от работы в кофейне «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) на первом
собеседовании и проведении серии адаптационных бесед с новыми
сотрудниками в дальнейшем. Предлагается на первом собеседовании
перечислить предпочтения соискателей при выборе работодателя в анкете.
Например, такие: хороший коллектив, престиж компании, достойная зарплата,
гибкий график, возможность самореализации, перспективы роста, близость от
дома, стабильность работы, стиль руководства и корпоративная культура.
Претенденту может быть предложено проранжировать данные характеристики,
исходя из своих предпочтений, от 1 до 10 баллов. 1 балл – наиболее важно, 10 –
наименее важно. Затем предлагается задать кандидату серию открытых и
проективных вопросов по ключевым факторам, с целью выяснить, чего именно
ждет соискатель от компании, что для него важно и нужно, чтобы работать
эффективно. Необходимо исключить те ожидания кандидата, которые наверняка
не оправдаются, и создать адекватное представление об условиях труда в
кофейне «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.).
61
В течение всего испытательного срока необходимо поддерживать с вновь
принятыми сотрудниками обратную связь. Необходимо выяснять, насколько
оправдались ожидания новых сотрудников, выявлять трудности, с которыми они
столкнулись. Возможно предложить новичкам заполнить анкету, либо
пообщаться с новым сотрудником по телефону. В ВКР разработан скрипт звонка
(беседы) менеджера по персоналу кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) с
сотрудником, который проходит испытательный срок. По результатам беседы
необходимо вернуться к входной анкете и определить факторы
удовлетворенности, значимые для работника. Это позволит предотвратить
увольнение сотрудника в период адаптации. В Приложении представлен скрипт
беседы с сотрудником, который проходит испытательный срок в кофейне.
Ключевые вопросы, которые предполагается задать следующие:
1.
Понимаете ли вы, каких результатов ожидает от вас руководитель?
2.
Поставил ли вам руководитель задачи на испытательный срок?
Оказывает ли вам начальник поддержку при необходимости?
3.
Предоставляет ли руководитель обратную связь? Как часто?
4.
Получили ли вы в последние 7 дней поощрение или другие формы
признания за хорошо сделанную работу? В какой форме?
5.
С какими проблемами вам пришлось столкнуться за прошедший месяц?
Как вы их преодолевали?
6.
Нравится ли вам коллектив, в котором вы работаете?
7.
Есть ли у вас возможность научиться чему-то новому или вырасти
профессионально?
8.
Какие обучающие программы помогли бы вам улучшить вашу работу?
9.
Совпали ли ваши ожидания от работы и представления о задачах при
поступлении в компанию с действительностью?
10.
Насколько вас удовлетворяют такие аспекты вашей работы, как:
хороший коллектив, престиж компании, достойная зарплата, организация
рабочего процесса, возможность самореализации, перспективы роста, близость
от дома, стабильность, отношения с руководителем и корпоративная культура?
62
В качестве меры по решению проблемы несовпадения ожиданий новичка
с реальностью предлагается проводить с новыми сотрудниками серию
адаптационных бесед. Эта обязанность может быть возложена на менеджера по
персоналу кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.). Данные беседы
возможно организовать на первой, третьей и пятой неделях работы. Финальные
беседы с новичками предполагается провести после двух и трех месяцев работы.
Возможные темы бесед: лояльность, профессиональный блок, взаимодействие с
коллегами, отношение с руководителем, система оплаты труда. Проведение
адаптационных бесед с новичками позволит организации выявить сложности, с
которыми встречается новый сотрудник, ответить на его вопросы, устранить
риски и внутренние конфликты.
4.
Проблема отсутствия четких критериев оценки эффективности
сотрудника кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) на испытательном
сроке.
Решение проблемы отсутствия критериев оценки эффективности
сотрудника на испытательном сроке лежит в разработке системы критериев для
каждой из должностей и доведения до новых сотрудников. Руководителю
кофейни необходимо сообщить сотруднику, каких результатов ждут от него в
первый месяц работы. Четкая формулировка критериев эффективности позволит
сотруднику осознать, как его работа влияет на бизнес в целом, что именно он
должен делать для этого и почему, позволит снизить уровень тревожности и
неопределенности у нового сотрудника. Руководству предлагается ознакомить
нового сотрудника с нормативами, которых он должен придерживаться и
критериями оценки его работы. Обязательно необходимо убедиться в
адекватности восприятия сотрудником информации, это даст новому сотруднику
возможность получить руководство к действию, снизит его тревожность и
неопределенность.
5.
Проблема не предоставления руководителем кофейни «Базар&Бистро»
(ИП Иванов И.Н.) обратной связи новому сотруднику и менеджеру по персоналу.
63
В процессе исследования была выявлена проблема обратной связи:
руководитель не предоставляет обратную связь новым сотрудникам и
менеджерам по персоналу. Рекомендуется разъяснить руководителю о
необходимости соблюдения в разговоре баланса критики и признания в
соотношении 1 к 5. Предлагается, чтобы руководитель кофейни «Базар&Бистро»
(ИП Иванов И.Н.), реализуя процесс обратной связи постоянно ориентировался
на три ключевых вопроса: «Что новому сотруднику продолжать делать?», «Что
новому сотруднику прекратить делать?», «Что новому сотруднику начать
делать?». Обратная связь позволит достичь необходимого мотивационного
эффекта только в том случае, если руководитель будет начинать контакт с новым
сотрудником с позитива, будет предоставлять новому сотруднику только
фактические результаты (сконцентрируется на том, что сделано, а что не сделано
по факту), уточнит причины произошедшего, однако не давая возможности
новому сотруднику обвинять в причинах произошедшего своих коллег или
обстоятельства, задаст сотруднику вопрос, что делать, чтобы не допустить
подобной ситуации в дальнейшем, поможет сотруднику составить план действий
и возможно даже совместно с ним запротоколирует. Завершение обратной связи
руководителя с новым сотрудником предлагается проводить на позитивной ноте,
сотруднику надо дать понять, что руководство кофейни «Базар&Бистро» (ИП
Иванов И.Н.) верит в его успех и обозначить сроки следующей встречи.
Для менеджера по персоналу важность имеет обратная связь от
руководителя по итогам испытательного срока. В конце испытательного срока
необходимо подвести итоги адаптации нового сотрудника, предлагается
руководителю кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) представить анкету
обратной связи чтобы он мог оценить нового сотрудника. В комментариях к
анкете руководитель отразит результаты своих наблюдений в период адаптации
и собственную точку зрения на то, как можно изменить рабочее поведение и
улучшить ситуацию. Эта информация представляет ценность и для менеджера
по персоналу в дальнейшем, как база для оптимизации процесса адаптации.
Полный шаблон анкеты развивающей обратной связи для руководителя нового
64
сотрудника кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.) представлен в
Приложении.
Рис. 24. Фрагмент шаблона анкеты развивающей обратной
связи для руководителя нового сотрудника
Важную роль в совершенствовании обратной связи играет и кураторская
работа с наставником нового сотрудника на начальном этапе адаптации.
Предлагается, чтобы руководитель кофейни «Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.)
еженедельно проводил собрания с наставником и наставляемым, на этих
встречах так же должен присутствовать и менеджер по персоналу кофейни
«Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.). На таком мини-собрании наставник должен
представить отчет о работе подопечного за прошедшую неделю и оценить его.
Новый сотрудник при этом должен поделиться впечатлениями о прошедшей
неделе, кратко обрисовать чему его учит наставник. Такие встречи мотивируют
наставников на более ответственное выполнение своих наставнических
обязанностей.
65
Предложения по внедрению инновационных HR-технологий
управления первичной профессиональной и психологической адаптацией
уже имеющих опыт работы сотрудников
Проведенное исследование позволило выявить некоторые проблемы в
первичной профессиональной и психологической адаптации сотрудников, уже
имеющих опыт работы. Ключевой из них является проблема взаимоотношений
коллектива и новых сотрудников.
На сегодняшний день, организациям, желающим успешно вести
деятельность, оставаться конкурентоспособными, завоевывать большую долю
на рынке, необходимо активно реагировать на меняющиеся условия внешней
среды, быстро осваивать и внедрять в производство и технологии инновации.
Чтобы справиться со столь непростой задачей организации должны обратиться
к внутреннему источнику. Корпоративная культура становится таким
источником, отвечая за подготовку и адаптацию кадров кофейни
«Базар&Бистро» (ИП Иванов И.Н.).
Функциональный потенциал корпоративной культуры современного
предприятия общественного питания многоаспектен: формирование внешнего
образа компании, её имиджа, коммуникационных процессов, разрешение задач,
связанных с социальным управлением, мобилизация производственных,
технологических, социальных процессов, участие в духовном развитии,
мотивации и адаптация персонала к нововведениям, стимулирование процессов
самоорганизации общности. В рамках корпоративной культуры реализуется
множество мероприятий, направленное на развитие сотрудников: профес-
сиональное обучение, спортивные мероприятия, совместный отдых, посещение
учреждений культуры, тимбилдинг, рационализаторство, стремление к
здоровому образу жизни и другие. Одной из важнейших функций корпоративной
культуры является функция адаптации персонала, в рамках которой особое
значение приобретает адаптация новых сотрудников. Адаптивная функция
корпоративной культуры действует в двух направлениях: в направлении
адаптации организации к изменениям внешней среды и адаптации пришедших