44
Глава 3. Мероприятия по совершенствованию управления
поставщиками в ООО «Правильные окна»
3.1. Оптимизация взаимодействия подсистемы снабжения с другими
функциональными подсистемами предприятия
Проектирование подсистемы снабжения будет осуществляться на основе
логистического подхода. В организации назрела насущная необходимость
внедрения логистики, что потребует внесения определенных изменений в
систему управления ООО «Правильные окна».
Реализация намеченных изменений позволит создать интегрированную
систему своевременного и оперативного обеспечения специалистов различных
подразделений и служб необходимой информацией для принятия
управленческих решений, а также обеспечит унификацию структур данных и
методик расчетов на разных уровнях производства услуг, управления и учета.
Внедрение отдела снабжения на предприятии связано с реализацией
корпоративной стратегии и проблемой развития, и в этом плане будет
направлено на повышение конкурентоспособности организации.
При организационном проектировании подсистемы снабжения в первую
очередь необходимо определить цели ее функционирования. Исходя из
корпоративных целей организации, а также логистического подхода целью
функционирования проектируемой подсистемы является обеспечение
предприятия необходимыми товарами и услугами нужного качества и
количества в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с
высоким уровнем сервиса по выгодной цене.
Тактическими целями функционирования подсистемы снабжения в
логистической системе предприятия являются:
— увеличение количества удовлетворенных заказов на 27% за счет
расширения ассортимента и совершенствования процесса поставок;
— снижение затрат на приобретение и доставку товаров на 5%;
— снижение себестоимости на 1,5% за счет централизованного
отслеживания состояния и условий хранения товаров на складе;
45
— увеличение оборачиваемости активов за счет снижения уровня
запасов на 5%
30
.
Для эффективного достижения поставленных целей, необходимо
сформулировать логистическую стратегию снабжения компании. Назначение
логистической стратегии — поддержка корпоративной стратегии при
управлении основными и сопутствующими потоками с оптимальными
затратами ресурсов.
Логистическая стратегия ООО «Правильные окна» — стратегия
минимизации общих логистических издержек в сфере снабжения. Для
достижения этой стратегии предлагаются следующие пути реализации этой
стратегии в ООО «Правильные окна»:
— сокращение (оптимизация) операционных издержек в отдельных
логистических функциях снабжения;
— оптимизация уровней запасов в логистической системе;
— выбор оптимального соотношения «складирование —
транспортировка»;
— оптимизация решений в функциональной области снабжения
компании и логистических функциях снабжения по критерию минимума
логистических издержек.
При этом необходимо помнить, что для компании существует
ограничение в реализации стратегии минимизации общих логистических
издержек — качество логистического сервиса. В общем случае, чем выше
требования потребителей к уровню качества логистического сервиса, тем выше
должны быть логистические издержки, обеспечивающие этот уровень.
Поэтому естественным ограничением является норматив компании по
базовому уровню качества потребительского сервиса. Реализация
логистической стратегии минимизации общих логистических издержек
осложняется слабой формализуемостью параметров качества логистического
30
Кузнецова М. Управление закупками на предприятии // Проблемы теории и практики управления. — 2013. —
№2. — С.120
46
сервиса и субъективностью оценки качества сервиса со стороны потребителей.
Исходя из предназначения логистики применительно к бизнесу,
логистическая стратегия компании должна быть направлена на поддержание
корпоративной стратегии с целью оптимизации ресурсов компании при
управлении материальными и сопутствующими потоками.
Основными задачами, которые придется решать созданному отделу
снабжения, в рамках реализации стратегии минимизации общих логистических
издержек, будут:
— в области снабжения: выбор формы снабжения компании, выбор
поставщика, предотвращения потерь продукции при доставке от поставщика,
доставки продукции от поставщиков как можно большими отправками с
максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и
минимальными тарифами, выбора стратегии снабжения.
— в области управления запасами: выбор критериев и стратегии
управления запасами, систем учета, контроля и мониторинга логистических
издержек управления запасами, выбор систем контроля и управления запасами,
параметров управления запасами: размер заказа, точки заказа, периода времени
между смежными заказами и поставками, нормирование и определение уровней
текущего, страхового, сезонного, подготовительно запаса.
— в области транспортировки: выбор рационального способа
транспортировки грузов, выбор вида транспорта, выбор транспортных средств,
выбор перевозчика и логистических партнеров по транспортировке,
маршрутизация перевозок, распределение подвижного состава по маршрутам и
ездкам, документооборота при организации транспортировки.
— в области качества логистического сервиса: выбора логистических
технологий, технических средств, систем и процедур, обеспечивающих
высокий уровень качества
31
.
Современная практика менеджмента характеризуется все более
интенсивным переходом от управления отдельными логистическими
31
Мясникова Л. Информационная логистика // РИСК. — 2013. — №2. — С.75
47
функциями или операциями к управлению бизнес-процессами. При этом под
логистическим бизнес процессом понимают взаимосвязанную совокупность
операций и функций, переводящих ресурсы компании в результат, задаваемый
логистической стратегией компании.
Этот результат обычно определяется в соответствии с ключевыми
факторами логистики: общими затратами, временем исполнения заказа,
качеством потребительского сервиса и другими. Управление логистическими
бизнес-процессами требует достаточно высокой степени организации
менеджмента компании и стимулируется имеющимися корпоративными
интегрированными информационными системами.
При проектировании подсистемы снабжения компании важным этапом
является определение целей и функций этой подсистемы. От правильно
определенных на этом этапе проектирования целей и функций зависит
эффективность проектирования, его продолжительность, а так же
эффективность функционирования проектируемой подсистемы.
Основной целью функционирования подсистемы снабжения является
обеспечение непрерывного потока товаров и услуг, необходимых для
функционирования ООО «Правильные окна». Важнейшими бизнес-процессами
подсистемы снабжения являются определение потребности, формирование
плана закупок и собственно закупка. Обобщенно все эти процессы
представлены на карте процесса снабжения ООО «Правильные окна»
(приложение 4).
Рассмотрим один из бизнес-процессов более подробно. На рисунке
приложения 5 показана схема протекания процесса снабжения в виде eEPC-
диаграммы. (eEPC – Extended Event Process Chain – Событийной цепочки
процесса). Событийная цепочка процесса предназначена для детального
описания процессов, выполняемых в рамках одного подразделения,
несколькими подразделениями или конкретными сотрудниками. Она позволяет
выявлять взаимосвязи между организационной и функциональной моделями.
Модель еЕРС отражает последовательность функциональных шагов
48
(действий) в рамках одного бизнес-процесса, которые выполняются
организационными единицами, а также ограничения по времени, налагаемые на
отдельные функции.
Процесс состоит из 5 процедур: управление заказами (составление,
оформление, подтверждение, поиск поставщика), управление поставками (учет,
поставка, оформление приходных документов), управление оплатами (учет
оплаты, проверка приходов документов, оформление расходных документов,
контроль оплат), управление возвратами (проверка качества закупленного
товара, оформление возвратов товара или денежных сумм, контроль за
сделкой), проведение документов (проверка прихода, оплаты, качества,
фиксация закупки как проведенной в базе данных).
Целей снабжения нужно достигать настолько эффективно и экономично,
насколько это возможно, что требует от управления снабжением постоянного
контроля процесса. Менеджеры по снабжению ООО «Правильные окна»
должны находиться в постоянной готовности улучшить технологию снабжения,
процедуры и способы. Например, командный подход к процессу снабжения,
отказ от бумажной работы и улучшение программного обеспечения приведут к
большей эффективности, сократят затраты времени и приведет к улучшению
конкурентоспособного положения компании.
При определении эффективности операций снабжения необходимо
комплексно оценить работу отдела снабжения компании, приняв во внимание,
выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям,
выполнение бюджета ООО «Правильные окна» и объем сэкономленных
средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а
также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций,
производительность труда и т.п.
Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или
иной логистической операции в процессе осуществления функций снабжения.
Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый рубль
расходованный на снабжения в целом. Проследив, таким образом, деятельность
49
отдела снабжения, можно судить об эффективности его функционирования, а
также определить имеющиеся проблемные моменты
32
.
Для отдела снабжения ООО «Правильные окна» будут использоваться
три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности
отдела: время, цены и надежность поставщиков. Контроль фактора времени
подразумевает контроль задержанных поставок, а также последствий
опозданий. При этом должны анализироваться такие показатели, как:
— доля задержанных заказов;
— доля случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое
отсутствие товаров на складе;
— число невыполненных заказов в результате просрочки и т.п.
Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках
продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также
попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок. Всестороннему
анализу должны подвергаться:
— цены, уплаченные поставщикам за поставку;
— стандартные или расчетные цены за основные закупаемые товары и
услуги;
— индекс средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам;
— изменения цен, произошедшие в результате переговоров, анализа, в
результате лучшей упаковки и рационализации перевозки и т.п.;
— форвардная закупочная деятельность в сравнении с соответствующим
прогнозом для выявления его эффективности, а также сравнение цен,
уплаченных при таких закупках, с теми, которые могли быть уплачены в случае
закупок не форвардным, а обычным путем;
— доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой
цене.
Надежность поставщика подразумевает соответствие качества и объемов
32
Бородина Ю.А. Сярдова О.М. К вопросу оценки эффективности закупочной деятельности предприятия //
Стратегия устойчивого развития регионов России. - 2013. - № 18. - С. 57
50
его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры
позволяют принимать обоснованные решения при выборе поставщика:
— доля просроченных доставок и отказов поставки;
— доля поставок, не соответствующих договорам по качеству
продукции;
— доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой
партией;
— качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути
и числом поврежденных грузов и т.п.
Эффективность работы отдела снабжения ООО «Правильные окна»
будет оцениваться следующими показателями:
— сокращение издержек на снабжение в структуре общих
логистических издержек;
— допустимые уровни брака закупаемой продукции;
— доля закупок, совершенных вовремя;
— число ситуаций, когда нужного товара не оказалось на складе, что
повлекло сбои в графике продаж или выполнения заказа клиента;
— число изменений, внесенных в заказы по вине отдела снабжения;
— число полученных и обслуженных заявок;
— доля транспортных издержек в структуре общих затрат на снабжение
и т.п.
33
При формализации процесса управления снабжением, важную роль
играет окружение логистической системы. Именно окружение определяет
основные характеристики и порядок функционирования любой системы, в том
числе и логистической.
Для описания внешнего окружения представим процесс управления
снабжением ООО «Правильные окна» в виде ICOM-модели (Input Control
Output Mechanisms). Использование ICOM-модели позволяет структурировать
33
Бородина Ю.А. Сярдова О.М. К вопросу оценки эффективности закупочной деятельности предприятия //
Стратегия устойчивого развития регионов России. — 2013. — № 18. — С. 58
51
внешние объекты по характеру оказываемого влияния на рассматриваемый
процесс. Формализованное окружение подсистемы снабжения ООО
«Правильные окна» представлено на рисунке приложения 6.
При формализации определяющее значение имеет задание цели и точки
зрения. В нашем случае «цель» определяется как необходимость
идентификации процесса управления снабжением, что обеспечит базис для
автоматизации логистического процесса и интеграции системы управления
снабжением в управленческий контур организации. В качестве «точки зрения»
выбрана позиция Начальника отдела снабжения, что обеспечит учет значимых
факторов, а также информационных и физических взаимосвязей процесса
управления снабжением и основных бизнес-процессов.
Задание цели и точки зрения определяет выбор информационных и
физических объектов внешнего окружения. К наиболее значимым объектам
окружения процесса управления снабжением ООО «Правильные окна» можно
отнести следующие.
Входы:
—«Данные по запасам» — база данных по имеющимся запасам на
складе.
—«Заявки от Отдела продаж» — поданные заявки на снабжение.
—«План продаж» — планируемый объем продаж товаров.
—«Информация по источникам снабжения» — справочники, базы
данных и прочие источники информации по поставщикам.
—«Информация о ходе исполнения заказа, контракта» — информация,
предоставляемая о ходе исполнения заключенных контрактов на поставку
продукции.
—«Поставляемая продукция» — поставляемая по контракту продукция.
Выходы:
—«Отклоненные заявки» — отклоненные по различным причинам
заявки подразделений.
—«Контракты, договора» — заключенные контракты на поставку.
52
—«Финансовые документы» — финансовая документация по
заключенным контрактам (авансовые счета, счета к оплате).
—«Товары на склад» — поступление товаров, прошедших входной
контроль, на склад.
—«Возврат товаров» — возврат некачественных или не
соответствующих контракту товаров поставщику.
—«Обновленные данные по запасам» — уточненная информация по
запасам в базе данных.
Управление:
— «Нормы снабжения» — установленные нормы расхода материалов.
— «Допустимые условия поставок» — приемлемые условия поставки.
— «Долгосрочные соглашения» — установленные долгосрочные
соглашения, партнерские связи и прочие сложившиеся условия поставок.
«Стандарты качества» — установленные стандарты качества.
Исполнители:
— «Отдел продаж» — менеджеры по продажам подают заявки на
снабжение.
— «Склад», «Бухгалтерия», «Отдел транспорта» — основные
исполнители, участвующие в реализации процесса снабжения
34
.
Состав информации с детализацией по принадлежности к
определенному структурному подразделению может быть представлен в
следующем виде.
Отдел продаж. Отдел снабжения взаимодействует с менеджерами по
продажам по вопросам получения: планов на месяц, квартал, год; результатов
анализа деятельности отдела снабжения за предыдущие плановые периоды;
расчетов объемов запасов. А так же по вопросам предоставления: расчетов
потребности; данных об изменении цен у поставщиков, проектов
перспективных и текущих планов закупок, отчетов о выполнении планов
закупок.
34
Нестеровия Н. Методу проб и ошибок пора в архив //РИСК. — 2013. — №1. — С.13
53
Отдел маркетинга представляет график потребностей в соответствии с
проводимыми маркетинговыми исследованиями. Когда Отдел снабжения
получает предварительное уведомление о типах товаров, которые необходимо
закупить, и приблизительном количестве, это позволяет достичь баланса между
условиями рынка и потребностями компании.
Отдел транспорта получают от Отдела снабжения: план закупок
товаров, Заявки на подачу транспортных средств, инструкции и требования к
перевозке товаров. Предоставляет: оперативные, месячные планы-графики
транспортных перевозок товаров, графики подачи транспортных средств под
загрузку, транспортно-экспедиционную документацию с отметками о приеме
товаров от поставщиков; отчеты о выполнении планов по погрузке/разгрузке.
Бухгалтерия: информация, которую обеспечивает бухгалтерия, помогает
координировать информацию от менеджеров по продажам и маркетолога в
соответствии с любыми ограничениями, введенными функцией финансового
контроля. Такие ограничения могут относиться к операционным расходам
системы снабжения, а также запрещать закупки без объективной
необходимости.
Отдел снабжения взаимодействует с бухгалтерией по вопросам
получения согласованных проектов претензий, предложений по устранению
причин, послуживших основанием предъявления претензий и санкций к
компании, утвержденных расчетов нормативов оборотных средств. А так же по
вопросам предоставления: проектов перспективных и текущих планов
снабжения, отчетов о движении товаров и их остатков, проектов претензий к
поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, отчетов о
выполнении планов снабжения.
Бухгалтерия снабжает информацией по оплате закупок. Отдел
снабжения получает от Бухгалтерии утвержденные сметы расходов на
приобретение товаров, итоги инвентаризации товаров, и предоставляет в
Бухгалтерию товарно-сопроводительную документацию, отчеты о состоянии
запасов, отчеты о затратах на приобретение товаров.