17
товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения
ценностей в данном помещении
3
.
Таким образом, инвентаризация (в бухгалтерской трактовке) относится к
наиболее доступным способам проверки соответствия данных бухгалтерского
учета фактическому положению дел, являясь эффективным методом контроля
за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой
дисциплины, достоверностью отражения операций на счетах бухгалтерского
учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между
фактическими данными, полученными в результате проведения
инвентаризации. В известной мере результаты инвентаризации
свидетельствуют о качестве бухгалтерского учета, его достоверности.
1.2. Основные методы оформления инвентаризации имущества
организации
Потребность в управленческой информации определяется содержанием
и повторяемостью решаемых проблем, пониманием их людьми; имеющимися у
них знаниями и опытом. Таким образом, суть управления состоит в сборе,
переработке, хранении и выдаче данных в виде программ, планов,
распоряжений, нормативов, заданий
4
.
Каждый из этих документов содержит определенную информацию о
том, что, когда и кому надлежит делать, в каком объеме можно использовать те
или иные ресурсы, от кого получить исходные материалы и кому передать
готовый продукт. В них также предусматривается контроль исполнения. Учет
представляет собой вид управленческой деятельности, предметом которой
является информация. Он предполагает сбор, обработку, классификацию,
систематизацию данных в специальных регистрах на каких-либо носителях.
При этом на предприятии используются различные виды учета: бухгалтерский
3
Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.П. Кондраков. - М.: ИНФРА-М, 2014. – С. 169.
4
Ерофеева, В.А. Бухгалтерский учет: краткий курс лекций / В.А. Ерофеева, О.В. Тимофеева. - М.: Юрайт, ИД
Юрайт, 2013. – С. 41.
18
(финансовый и управленческий), систематический, налоговый и др. Их общей
целью является упорядочивание информационных потоков для эффективного
принятия управленческих решений, которые вырабатываются должностными
лицами (менеджерами) органа управления, и по каналам прямой связи
передаются объектам управления (подразделениям, службам, отделам,
работникам и др.).
В свою очередь, по каналам обратной связи орган управления получает
учетную информацию о состоянии объектов управления и выполнении
управленческих решений
5
.
Одним из критериев полезности может служить достоверность
информации. Это означает, что информация должна быть правдиво
представлена, ее легко можно проверить, и она должна носить нейтральный
характер. При этом правдивость предполагает адекватность информации
хозяйственным процессам предприятия, а проверяемость – возможность ее
подтверждения.
В Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской
отчетности в качестве учетной задачи провозглашено формирование полной и
достоверной информации, необходимой внутренним пользователям
бухгалтерской отчетности, не существует нормативных актов, обязывающих
бухгалтерию обеспечивать менеджеров информацией для принятия
управленческих решений на уровне подразделений. Можно также отметить, что
обязательные по закону инвентаризации и инвентаризации, проводимые по
инициативе бухгалтерии, как правило, в качестве главной цели имеют в
соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и
финансовых обязательств выявление фактического наличия имущества;
сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также
проверку полноты отражения в учете обязательств. Составной частью
управления является контроль. При этом организация и поддержание системы
5
Дмитриева, И.М. Бухгалтерский учет и аудит: Учебное пособие / И.М. Дмитриева. - М.: Юрайт, 2014. – С. 182.
19
внутреннего контроля – это процесс, осуществляемый менеджментом
предприятия.
Систему внутреннего контроля можно определить как совокупность
разнообразных взаимосвязанных методик и действий, применяемых
менеджментом предприятия для упорядоченного и эффективного ведения
хозяйственной деятельности. Эта система предполагает надзор и проверку:
соблюдения требований законодательства; предотвращения ошибок и
искажений; исполнения приказов и распоряжений; обеспечения сохранности
имущества предприятия и т.д. Внутренний контроль призван выявить по
объектам, систематизировать и типизировать отклонения и возникшие
проблемы на всех участках управления и сфер деятельности, анализируя
причинно-следственные связи, а также обобщать и оценивать эту информацию
с целью принятия правильных управленческих решений
6
.
Для достижения целей внутреннего контроля необходимы определение
фактического состояния объекта или его части в данный момент времени;
обнаружение неиспользованных резервов, предупреждение незаконных
действий и потерь; выявление результатов управленческих воздействий;
определение соответствия хозяйственного процесса управленческим решениям
и т.д. Данные учета обеспечивают возможность функционирования контроля и
являются одной из его баз. В ходе ведения бухгалтерского учета
осуществляются и контрольные функции, которые реализуются бухгалтерией, в
том числе и при проведении инвентаризаций, которые являются средством
контроля. Однако контрольная деятельность не должна ограничиваться только
участием в ней работников бухгалтерии. Это связано с тем, что в учете
основной упор делается на количественную сторону объектов с ограниченной
качественной характеристикой. Поэтому нередко у работников бухгалтерии
отсутствует профессиональная компетенция в отдельных сферах
контролируемой среды. Следовательно, необходимо более тесное
сотрудничество бухгалтерии со всеми подразделениями, заинтересованными в
6
Климова, М.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / М.А. Климова. - М.: ИЦ РИОР, 2014. – С. 56.
20
получении необходимой для принятия управленческих решений информации,
получаемой в ходе проведения инвентаризации.
Знание менеджерами особенностей деятельности своих подразделений
должно способствовать расширению качественных характеристик
инвентаризируемых объектов. С этой целью менеджерам нужно более активно
взаимодействовать с бухгалтерией в ходе планирования, организации и
проведения инвентаризаций.
В современных условиях сохранность имущества предприятия в
значительной мере зависит от руководителей разного уровня, которые обязаны
предупреждать возможность растрат и хищений и обеспечивать рациональное
хранение ценностей. Особое значение для этого имеют правильный подбор,
расстановка и обучение кадров, которым вверяются ценности; недопущение к
работе случайных, непроверенных работников; осуществление
систематического контроля за работой материально ответственных лиц и т.д.
Периодические проверки путем проведения инвентаризаций являются
эффективным средством контроля за сохранностью материальных ценностей,
т.к. они предусматривают осмотр и определение качества материальных
ценностей, а также установление их фактического количества путем пересчета,
перемеривания и взвешивания; составление документа, удостоверяющего
фактическое наличие ценностей в натуральных и денежных показателях;
сопоставление остатков по данным текущего учета с фактическими и
оформление результатов инвентаризации (выявления недостач или излишков).
Наличие такой информации особенно важно для руководителя при принятии
решений о возмещении ущерба работником при совершении им
противоправных действий
7
.
Особенно это касается случаев, вызывающих необходимость обращения
в суд. В этом случае работодатель обязан доказать в суде наличие прямого
действительного ущерба, размер причиненного ущерба, соблюдение правил
заключения договора о полной материальной ответственности и т.д. Поэтому
7
Дмитриева, И.М. Бухгалтерский учет и аудит: Учебное пособие / И.М. Дмитриева. - М.: Юрайт, 2014. – С. 182.
21
руководитель должен еще до обращения с иском в суд проанализировать
доказательную базу и прежде всего, убедиться в правильности проведения
инвентаризации и оформлении инвентаризационных документов о недостаче,
порче и утрате имущества работником. Также необходимо иметь в виду, что
при оценке доказательств, подтверждающих размер причиненного ущерба в
соответствии с нормами Трудового кодекса Российской Федерации при утрате
и порче имущества, используются данные о фактических потерях. Их основным
источником является инвентаризация. Это требует от руководителей разного
уровня знания особенностей и условий проведения инвентаризаций и
оформления инвентаризационных документов
8
. Инвентаризация является
важным условием обеспечения сохранности имущества. При этом следует
обратить внимание на нее как источник информации о фактическом наличии
ценностей, их состоянии и условиях хранения. Именно такая информация
должна помочь проанализировать состояние сохранности имущества, причины
потерь, их виды, качество работы по обеспечению контроля за потерями и т.п.
В результате наличие такой информации позволит менеджерам принимать
управленческие решения по сокращению убытков и более экономному
использованию ресурсов. Менеджерам необходимо иметь в виду, что при
проведении инвентаризации возможны два вида проверок.
Натуральные состоят в определении количества ценностей путем их
подсчета, взвешивания, обмера, таким проверкам подвергаются основные
средства, товарно-материальные запасы, наличные денежные средства.
Документальные имеют целью определение наличия у предприятия
имущественных прав (нематериальные активы, дебиторская задолженность) и
финансовых обязательств, подтвержденных документами. При проведении
инвентаризации можно установить несоблюдение норм вложения сырья в
изготавливаемую продукцию; естественные потери (естественную убыль),
возникающие под влиянием биологических, физических и химических
8
Зонова, А.В. Бухгалтерский учет и аудит: Учебник / А.В. Зонова, С.В. Банк, И.Н. Бачуринская. - М.: Рид
Групп, 2014. – С. 202.
22
воздействий внешней среды, порчи грызунами, насекомыми и т.д.;
неисправность или неточность весоизмерительных приборов, используемых
при приемке или отпуске материальных ценностей; излишки ценностей;
прямые злоупотребления материально ответственных лиц путем обмера,
обвеса, хищения, присвоения ценностей и т.д. Инвентаризация является
действенным средством контроля менеджеров за рациональным
использованием производственных и складских помещений и различного
оборудования
9
.
Также устанавливается степень изношенности имущества и причины
этого (естественный износ или небрежное отношение со стороны работников).
Инвентаризация является составной частью инвентарного способа учета
расхода материалов, который применяется на предприятиях различных
отраслей промышленности. Сущность данного способа заключается в том, что
фактический расход конкретного материала определяется путем проведения
инвентаризации, неизрасходованной его части, оставшейся на конец отчетного
периода на рабочих местах и в цеховой кладовой, и последующего расчета
количества, потребленного в производстве. Затем данные сопоставляют с
действующими нормами за определенный период. Это позволяет менеджерам
вести оперативный контроль за рациональным использованием материалов
тогда, когда инвентаризации проводятся через короткие промежутки времени –
смену, сутки, пятидневку, декаду. Периодичность инвентаризации
устанавливается в зависимости от конкретных условий в каждом цехе.
Так, в заготовительных цехах некоторых машиностроительных
предприятий организуются ежедекадные инвентаризации остатков
неиспользованных материалов. Однако наибольшую эффективность
инвентарный способ дает на тех предприятиях, где имеется возможность
проводить инвентаризацию остатков за короткие промежутки времени (смену,
9
Ерофеева, В.А. Бухгалтерский учет: краткий курс лекций / В.А. Ерофеева, О.В. Тимофеева. - М.: Юрайт, ИД
Юрайт, 2013. – С. 41.
23
сутки) и расходуется незначительная номенклатура материалов, а также
имеются условия для их измерения.
1.3. Нормативное регулирование инвентаризации имущества
Развитие системы регулирования бухгалтерского учета и отчетности в
нашем государстве совершается под интенсивным влиянием хода
распространения по всему миру международного стандарта бухгалтерской
отчетности. В основе реформирования бухгалтерского учета и отчетности в
соответствии с международными принципами был внесен ряд поправок в
Федеральный закон «О бухгалтерском учете». При реформировании
бухгалтерского учета, подтверждены и введены отечественные положения по
бухгалтерскому учету (далее ПБУ), соответствующие МСФО.
10
Внесены дополнения и перемены в другие не как не меньше важные
законы, регулирующие деятельность хозяйствующих субъектов и порядок
представления бухгалтерской отчетности: «О государственных и
муниципальных унитарных предприятиях», «О потребительской кооперации
(потребительских обществах, их союзах) в Российской Федерации», «О
сельскохозяйственной кооперации», «О государственной поддержке малого
предпринимательства в Российской Федерации» и др.
Этим можно сказать, что в России сложились определенные системные
основы нормативного регулирования бухгалтерского учета, которые именно
направлены на международные стандарты бухгалтерской отчетности.
Бухгалтерская отчетность представляет собой периодическое обобщение
информации об объектах бухгалтерского учета в виде итоговых сведений за
отдельный период. Для того, чтобы бухгалтерская отчетность не вызывала
сомнений в своей достоверности у пользователей, существует определенная
система законодательного регулирования учета и отчетности.
10
Абдукаримов И.Т. Бухгалтерская (финансовая) отчетность как основной источник мониторинга и анализа
финансового состояния предприятия // Социально-экономические явления и процессы. 2012. № 10. С.9-15.
24
В соответствии с Положением по введению бухгалтерского учета –
бухгалтерская отчетность – это единая система данных об материальном и
экономическом состоянии организации, которая оформляется на базе данных
бухгалтерского и налогового учета.
В наше время в России сложилась четырехуровневая концепция
регулировки учета. Первый уровень формируется на основании Федерального
закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Данным
Законодательством, которое является основой системы регулирования
бухгалтерского учета, введены общие правовые методологические принципы
ведения бухгалтерского учета в организациях, а также формирование
бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
В одном ряду с Законодательством о бухгалтерском учете находятся и
другие законы, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ.
Важными нормативными актами первого уровня являются Гражданский кодекс
РФ, Налоговый кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных
правонарушениях РФ и других. Таким образом, Положение по ведению
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ утвержденное приказом
Минфина России от 29 июля 1998г. №34н (в ред. на 24.12.2015г.) является
немаловажным документом в области бухгалтерского учета, в котором
сосредоточены самые нужные принципы учета и требования к составлению
бухгалтерской отчетности в организациях.
Во втором уровне используются Положения по бухгалтерскому учету
(ПБУ), которые разрабатывались Минфином России согласно государственной
программе перехода РФ на систему учета и статистики в соответствии с
требованиями развития рыночно - экономических отношений.
В ПБУ рассматриваются отдельные методологические вопросы учета
конкретных операций. Второй уровень системы документов содержит
рекомендации по ведению бухгалтерского учета по отдельным участкам и
видам деятельности. К ним относят Положения по бухгалтерскому учету. В
настоящее время утверждены и действуют ПБУ.
25
На третьем уровне объединяют все ведомственные документы:
инструкции, указания, конкретизирующие общие методологические указания,
изложенные в законах и ПБУ, в соответствии с отраслевой спецификой.
В четвертом уровне включены приказы, указания, инструкции,
издаваемые самой организацией (Рисунок 3).
Рис. 3 Система регулирования бухгалтерского учёта и отчётности в
РФ
Таким образом, рабочий план счетов, сформированный на основе
единого Плана счетов, или учетная политика организации, принятая в
соответствии с ПБУ 1/2008, являются документами четвертого уровня.
Согласно Приказу Минфина России от «02» июля 2015г. № 66н (ред. от
06.04.2015) «О формах бухгалтерской отчетности организаций» бухгалтерская
отчетность организаций, за исключением отчетности государственных
(муниципальных) учреждений, а также общественных организаций
4-уровневая система регулирования бухгалтерского учёта и отчётности
в РФ
1-й уровень – законодательные акты, указы
Президента РФ и постановление правительства,
регламентирующие прямо или косвенно
организацию и ведение бухгалтерского учёта в
организации
2-й уровень – стандарты (положения) по
бухгалтерскому учёту и отчётности
3-й уровень – методические рекомендации
(указания), инструкции, комментарии, письма
Министерства финансов РФ и других ведомств
4-й уровень – рабочие документы по
бухгалтерскому учёту самой организации
26
(объединений) и их структурных подразделений, которые не осуществляют
предпринимательской деятельности, не имеют оборотов по реализации
продукции, включает в себя:
11
1) Бухгалтерский баланс (Форма по ОКУД 0710001). Баланс дает
характеристику финансовому положению предприятия на отчетную дату. А
также отчет о финансовых результатах (Форма по ОКУД 0710002), в котором
отражаются финансовые результаты за отчетный период.
2) Приложения к бухгалтерской отчетности, включающие в себя
следующие отчеты:
- о движении денежных средств, о целевом использовании средств для
некоммерческих организаций.
- отчет об изменении капитала (Форма по ОКУД 0710003) – отображает
все сведенья о состоянии собственного капитала предприятия.
- отчет о движении денежных средств (Форма по ОКУД 0710004) –
отражает остатки денежных средств на начало года и конец отчетного периода,
и потоки денежных средств (поступления и расходование) в разрезе текущей,
инвестиционной и бухгалтерской деятельности;
- отчет о целевом использовании средств (Форма по ОКУД 0710006) –
отражает информацию об остатках целевых средств на начало и на конец
отчетного периода, а также об источниках их поступления и направления их
использования.
В настоящее время для всех без исключения организаций регулярная
инвентаризация из формальной процедуры превращается в необходимый,
действенный инструмент внутреннего контроля. Согласно ст. 11 Закона 402-ФЗ
«О бухгалтерском учете» при инвентаризации выявляется фактическое наличие
соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров
бухгалтерского учета. Для обеспечения сопоставимости данных организации
необходимо обеспечить проведение инвентаризации и отражение ее
11
Абдукаримов И.Т., Мамошина О.В. Бухгалтерская (финансовая) отчетность как основной источник
мониторинга и анализа финансового состояния предприятия // Социально-экономические явления и процессы.
2013. № 1 (047). С.20-26.