45
подтверждением для него данных являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета (в качестве регистров
используются регистры бухгалтерского учета);
3) расчетная налоговая база.
Для упрощения и точности ведения налогового учета на предприятии
используется компьютерная бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия 8.3».
Также, учетная политика ООО «Слон» содержит информацию о таком
системном методе ведения бухгалтерского учета как инвентаризация. Она
проводится в соответствии с установленным порядком, обозначенным в
Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.95 №49.
В данных Методических указаниях прописана информация о правилах
формирования инвентаризационной комиссии, сроках проведения проверки и
порядок отражения в учете итоговых результатов. Сроки проведения
инвентаризации в рассматриваемой организации представлены в таблице 11.
Таблица 11
Объект, подлежащий инвентаризации
Частота
проверки
По состоянию на
дату отчетного
года
Основные средства
Не меньше 1
раза в 3 года
01 октября
Товары, материалы на складах
Ежегодно
01 октября
Расходы будущих периодов
Ежегодно
01 октября
Финансовые вложения
Ежегодно
31 декабря
Денежные средства на счетах в
учреждениях банков
Ежегодно
31 декабря
Расчеты с дебиторами и кредиторами
Ежегодно
31 декабря
Расчеты по налогам и обязательным
отчислениям в бюджет и
внебюджетные фонды
Ежегодно
31 декабря
Помимо перечисленных в таблице 11 случаев проведения
инвентаризации, проверка обязательно проводится в случаях:
передачи активов в аренду, их покупке или продаже; ежегодно перед
составлением годовой бухгалтерской отчетности;
46
при смене материально ответственных лиц;
в случае хищения имущества или возникновения чрезвычайной
ситуации;
при ликвидации организации.
2.3 Особенности проведения инвентаризации в ООО «Слон»
Инвентаризация в организации ООО «Слон» проводится согласно ФЗ «О
бухгалтерском учете» №402-ФЗ. Один из постоянных и обязательных случаев -
перед составлением годовой отчетности проводится проверка имущества и
финансовых обязательств.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно
действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается
Генеральным директором в соответствующем Приказе (по форме ИНВ-22)
непосредственно заблаговременно до даты начала проведения проверки.
Обычно, председателем комиссии избирается работник бухгалтерии. Также в
комиссию включены работники коммерческого и логистических отделов, и
материально ответственные лица.
Основными источниками информации для понимания осуществления
внутреннего контроля в ООО «Слон» являются:
1) Учетная политика предприятия. В данном документе содержится
положение, раскрывающее осуществление внутреннего контроля и обеспечение
защиты учетных данных организации;
2) Сводные регистры синтетического учета. К ним относится Главная
книга, оборотно-сальдовая ведомость, ведомость остатков по синтетическим
счетам и т.д.;
3) Регистры аналитического учета. Это, например, книги остатков,
карточки складского учета;
4) Приказы о назначении инвентаризационной комиссии и проведение
инвентаризации.
Главной целью ведения внутреннего контроля является своевременное,
47
точное, грамотное отражение всех происходящих этапов хозяйственной жизни
организации.
Для оформления первичных учетных документов и результатов
инвентаризации используются унифицированные формы, утвержденные
Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. №88. Подробно
рассмотрим особенности проведения инвентаризации основных средств,
финансовых вложений, денежных средств и товаров на складе в ООО «Слон».
Проводя проверку основных средств на предприятии, основной целью
является выявление фактического наличия объекта, его состояние, прилагаемая
документация по каждому конкретному объекту и правильность отражения в
учете.
Проверяется наличие и состояние регистров аналитического учета
(записи в инвентарных карточках), технических паспортов и другой
документации принадлежащей к объектам. В процессе проведения
инвентаризации, проверяются счета 01 «Основные средства» и 02 «Амортизация
основных средств». Обосновано это тем, что в бухгалтерском учете основные
средства принимаются по первоначальной стоимости, а в балансе они
представлены по остаточной стоимости, тем самым отслеживается правильность
расчетов бухгалтеров.
Инвентаризация проводится по месту хранения основных средств и
оформляется инвентаризационной описью по форме № ИНВ-1. Территориально
организация расположена в двухэтажном здании. Первый этаж отведен под
отдел логистики и разделен на зоны склада и транспортного отделения. Второй
этаж отведен под офис, где располагаются коммерческий и финансовый отделы.
Каждому основному средству присвоен инвентарный номер. Задача
комиссии при просмотре объектов, занести в опись полное наименование, его
назначение, инвентарный номер и основные технические или эксплуатационные
показатели (срок службы, емкость, мощность).
При проведении проверки сравниваются полученные показания с
данными журнала учета инвентарных номеров. В случае выявлении объектов не
48
принятых на учет или объектов с ложными учетными данными, комиссия
обязана включить достоверную содержательную информацию по этим объектам.
При обнаружении неиспользуемых объектов заполняется соответствующая
опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и разъяснением причин, в ходе
которых объект стал непригодным к использованию. Позднее, такие объекты
должны быть списаны с баланса предприятия.
По окончании проведения проверки результаты должны быть отражены
в учете того месяца, когда она была завершена. Обычно в организации, на
инвентаризацию основных средств уходит один рабочий день, а результаты
отражаются в учете следующим днем после проведения.
Основную часть основных средств в ООО «Слон» составляют
автомобили и холодильные устройства по хранению медикаментов. К
остальному относится дорогостоящее офисное оборудование (компьютеры,
мебель, техническое снабжение).
Перейдем к рассмотрению порядка проведения инвентаризации
финансовых вложений. Проверка подразумевает собой правильность отражения
реальных производственных расходов на покупку и содержание ценных бумаг,
и грамотное оформление финансовых документов. Проведение инвентаризации
может осуществляться как внутренней комиссией, так и сторонними
организациями.
Проверке подлежат: ценные бумаги организаций и предприятий,
депозитные счета в коммерческих банках, перешедшая по договорам
дебиторская задолженность.
Процесс проверки начинается с получения в двух экземплярах
соответствующей инвентаризационной описи, где по видам разделены все
финансовые документы.
Инвентаризуется счет бухгалтерского учета 58 «Финансовые вложения».
Прослеживается правильность оформления ценных бумаг, реальность их
стоимости, сохранность и своевременность отражения в учете.
49
В случае обнаружения расхождения фактического наличия имущества с
данными учета производятся соответствующие заметки в инвентаризационной
описи.
Итоговые результаты инвентаризации финансовых вложений
оформляются документами по форме ИНВ-16 - инвентаризационная опись
ценных бумаг и бланков строгой отчетности, и по форме ИНВ- 17 - акт по
расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами.
Довольно значимой является проверка бухгалтерского учета денежных
средств. ООО «Слон» прекратила содержание кассы и использование наличных
денежных средств. Начиная с 2016 года, все денежные средства учитываются на
расчетных счетах организации, тем самым процесс проведения инвентаризации
кассы прекратился за ненадобностью проведения. Что касается проведения
инвентаризации денежных средств, находящихся на расчетных счетах банков, то
следует сверить остатки сумм, числящихся на счетах по данным бухгалтерии
организации с данными из банковской выписки.
Теперь рассмотрим проведение инвентаризации товаров на складе.
Первым делом, перед началом проверки все входы и выходы в помещение, где
хранятся материально-производственные запасы, пломбируются. Обязательно
проверяют документы о назначении материальной ответственности у
работников склада.
Перед началом подсчета остатков на складе все товарные накладные и
приходно-кассовые ордера фиксируются на соответствующую дату.
ООО «Слон» использует программное обеспечение «Штрих-М», с
помощью которого происходит учет движения товара на складе. При приемке на
склад, с помощью устройства сканируется штрих-код товара, который вносится
в базу данных. При отгрузке товара покупателям товар точно также сканируется
для оформления отгрузочной накладной.
Товарно-материальные ценности, которые находятся в пути (отгружены,
но не оплачены покупателем) или не оплачены покупателями в срок,
отображаются в отдельных инвентаризационных описях.
50
Инвентаризация на складе происходит с использованием специального
оборудования - терминал сбора данных (ТСД). Данное устройство способно
встроенным сканером считать штрих код и обработать полученные данные,
которые были в нем зашифрованы. Таким устройством следует просканировать
весь товар, находящийся на складе.
Следующий этап - это обработка считанной устройством информации.
ТСД синхронизируется с операционной системой складского компьютера,
данные обрабатываются, автоматически сличаются с остатками по учетной
программе «1С». По итогу система формирует уже готовые листы описи. По
завершении передачи данных мы можем получить готовый отчет, который
позволяет нам сравнить фактические и учетные данные имущества. Какие-либо
расхождения также отражаются в описи.
Поскольку на складе все лекарственные препараты и фармацевтические
вещества распределены в алфавитном порядке, полученный список недостачи
также можно упорядочить для удобства поиска. Ведь не исключены случаи,
когда кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии пропустил полку с
товаром и не отсканировал ее ТСД. Тогда программа определяет недостачу,
поэтому часто после проведения проверки отводится время для поиска
недостающего товара. В случае, когда якобы недостающий товар был найден,
следует отсканировать данные и внести поправку в опись. В обратном случае,
результатом проведения инвентаризации является недостача. В дальнейшем
устанавливается причина, и предполагаются пути решения по ее покрытию.
В данном разделе был проведен целостный анализ ООО «Слон»,
обозначена сфера деятельности и позиция на рынке. При расчете показателей,
характеризующих хозяйственную деятельность, было выявлено, что
предприятие успешно функционирует и быстро реабилитируется после
значительных провалов в работе. За счет использования такого метода
бухгалтерского учета как инвентаризация, на предприятии обеспечивается
сохранность имущества.
51
ГЛАВА 3. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ И РАЗРАБОТКА
РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПРОЦЕССА
ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
3.1 Рекомендуемые действия по автоматизации проведения
инвентаризации
Как уже говорилось ранее, сохранность собственности и имущества
предприятия способствует стабильному финансовому состоянию хозяйственной
жизни любой организации.
При изучении порядка проведения инвентаризации в ООО «Слон» было
отмечено четкое и безошибочное ведение учета финансовых вложений и
денежных средств. Данный вывод был сделан на основании ведомости учета
результатов за 2018 год. Ежегодные проверки подтверждают правильность и
точность проводимых операций. Чего нельзя сказать об инвентаризации
основных средств и товаров на складе.
При проведении инвентаризации основных средств в изучаемой
организации, было выявлено, что переучет всех объектов по времени занимает 1
рабочий день. Возникают сложности в поиске наличия инвентарного номера на
поверхности основных средств и соответствующих им документов, что
увеличивает риск не отражении объекта в учете. В целом, инвентаризация
проводится «вручную», как и десятилетия назад, что имеет свое отражение на
итоговом результате. Учитывая человеческий фактор, могут возникать
следующие ошибки:
- неверное отображение результатов - по невнимательности человек
может ошибиться при заполнении инвентарного номера, названия объекта и
другое;
- наличие незаполненных строк и отсутствие конечных итогов в описи -
довольно грубая ошибка, поскольку все страницы должны быть пронумерованы,
пустые строки зачеркнуты во избежание злоумышленного добавления ложной
52
информации;
- составление описи в единственном экземпляре - необходимо, чтобы
опись была составлена в двух экземплярах, первый вариант предоставляется в
бухгалтерию, а второй отдается материально ответственному лицу.
Подобных ошибок человеческого фактора может быть целое множество,
особенно, если существуют лица, интерес которых заключается в искажении
результатов проверки.
Таким образом, для повышения качества проводимых инвентаризаций,
компании необходимо автоматизировать данный процесс. В таблице 12
проведем сравнение инвентаризаций, проводимых «вручную» и
автоматизированных.
Таблица 12
Сравнение стандартной и автоматизированной инвентаризаций
Критерий
сравнения
Стандартная
инвентаризация
Автоматизированная
инвентаризация
Область
применения
среди
компаний
Отлично подойдет для
организаций с небольшим
объемом имущества,
проверку которого можно
провести за короткий срок,
не влияя на рабочую
деятельность
Подойдет для средних и
крупных компаний, имеющих
складские комплексы с
большим количеством
товаров.
Воздействие на
рабочий процесс
Достаточно сильное
влияние, которое вызвано
временным прекращением
основной работы
Низкое, в силу того, что
проверка занимает минимум
времени и не требует
задействования большого
количества сотрудников
Влияние
«человеческого
фактора»
В данном случае,
человеческий фактор
играет значительную роль,
поскольку велика
вероятность
неумышленного
искажения информации, к
примеру, по
невнимательности
работника. Не стоит
исключать и умышленный
характер искажения,
который может
преследовать различные
цели.
Низкое, поскольку проверка
осуществляется
специальным устройством по
сбору данных, которые
автоматически формируются
и закрепляются в программе.
Повлиять на искажение
результатов крайне сложно,
но присутствует вероятность
упущения объектов из виду и
не занесение их в документ.
53
Таблица 12 (окончание)
Трудности в
работе
Достаточно сложно
распланировать
инвентаризационный день.
Порядок проверки объектов и
расчет времени, которое будет
занято пересчетом. Многие
трудности возникают в случае
проверки при смене
материально ответственного
лица.
Неграмотность рабочего
коллектива при использовании
автоматических устройств.
Возможные недостачи в силу
несоответствия данных.
Рассматривая проведение инвентаризации товаров на складе, было
выявлено, что проверка происходит с помощью специального программного
обеспечения «Штрих-М» и сопутствующих ему терминалов по сбору данных
(ТСД) [28]. Данный способ проведения проверки является гораздо эффективнее
ручного пересчета объектов и значительно экономит время. Также исключаются
возможные ошибки, перечисленные выше, поскольку описи самостоятельно
формируются при счете штрих кода на упаковке товара.
Задача работников склада заключается в умении настроить данные
устройства на проведение проверки. От них требуется соблюдение
последовательности следующих действий:
1) провести проверку о законченности проведения товарных накладных
и отражение их в программе 1С;
2) счет специальным устройством штрих кода с каждого товара на
складе;
3) перенос подсчитанных данных с ТСД в память компьютера и
синхронизация с программой 1С;
4) составление в программе документа о сличении итогов.
Компьютером формируется информация о фактическом наличии товара,
излишках, недостаче.
Данная программа достаточно давно вошла в активное использование
большинством предприятий, имеющих склады с многочисленным товаром или,
к примеру, розничных магазинов.
54
Однако, несмотря на то, что данный способ стал популярным за
последнее десятилетие, он имеет и свои недостатки:
- штрих код, нанесенный на бумажном носителе, легко может быть
деформирован (в случае контакта с водой, солнцем, режущими предметами,
загрязнение);
- данные зашифрованные на штрих коде не могут дополняться или
изменяться;
- автоматизированная проверка отличается от стандартной только
автоматической электронной записью наименования объекта, работник по-
прежнему должен найти и отсканировать каждый учетный объект.
Рассмотрев недостатки инвентаризации в организации ООО «Слон»,
выдвигается следующее предложение по более современному
усовершенствованию ее проведения - внедрение RFID технологий, которые
достаточно популярны на Западе и постепенно внедряются на Российских
предприятиях.
Данная технология (RFID - radio frequency identification - радиочастотная
идентификация предметов) способна автоматически идентифицировать
объекты, посредством улавливания радиосигналов, считывать и записывать
данные, хранящиеся в RFID-метках, которые прикреплены к анализируемым
объектам [29]. Рассмотрим преимущества RFID перед системой «Штрих-М» в
таблице 13.
Таблица 13
Сравнение характеристик RFID и «Штрих-М»
Критерий
сравнения
RFID
Штрих-М
Прямой контакт с
меткой для
идентификации
информации
Не требуется, считывание
информации происходит с
помощью радиочастот.
Минимальное расстояние от 30
см до 3 метров
Чтение без прямого контакта
со штрих кодом невозможно
Объем памяти,
способный
вместить
информацию
От 10 до 10 000 байт, в
зависимости от
совершенствования устройства
Не более 100 байт
Способность
многократного
использования
Присутствует. Данные,
зашифрованные в метке
возможно редактировать,
дополнять.
Отсутствует. Штрих-код
печатается единожды и
несет в себе первоначально
записанную информацию.