51
В процессе исследования организации инвентаризации имущества и рас-
четов ООО «Технострой» выявлен ряд проблем:
1. Не все члены инвентаризационной комиссии принимают в ней непо-
средственное участие; материально ответственные лица не представляют соот-
ветствующие расписки о совершенных на складе приходных и расходных опе-
рациях; итоги инвентаризации подписывают не все члены комиссии.
2. В документах присутствуют незаполненные строки, на последних
страницах документа в незаполненных строках отсутствуют прочерки.
2.4. Автоматизация учёта при проведении инвентаризации
в организации
Учет результатов инвентаризации в ООО «Технострой» ведется в про-
грамме 1С «Бухгалтерия Предприятия», которая позволяет составить четыре
документа, необходимых для проведения процедуры инвентаризации: инвента-
ризационная опись – форма ИНВ-3; инвентаризация МПЗ на складе – опись
произвольной формы; приказ о проведении инвентаризации – форма ИНВ-22;
сличительная ведомость – форма ИНВ-9.
Перед проведением инвентаризации в 1С бухгалтер проверяет в журналах
корректность ввода всех первичных документов по движению основных
средств, ТМЦ. К ним, в частности, относятся все виды накладных: на поступле-
ние, на списание, на возврат.
Далее бухгалтер формирует оборотно-сальдовые ведомости по счетам
учета, чтоб определить сумму остатков МПЗ на складе, в общем, по предприя-
тию. Результат инвентаризации, заполненной автоматически, по данным учета,
должен совпадать с полученной суммой. Если есть отклонение, то какие-то но-
менклатурные позиции в документ инвентаризации не вошли и следует все
проверить, чтобы найти товары, которых нет в инвентаризационной ведомости.
52
Инвентаризацию в 1С проводится отдельно по каждому складу и по каж-
дому материально ответственному лицу, так как в этом случае при наличии от-
клонений выявить их причину проще.
Программа 1С: Бухгалтерия. Предприятие позволяет синхронно запол-
нять, обновлять информацию инвентарных карточек и других регистров в про-
цессе заполнения электронных первичных документов при поступлении, дви-
жении, выбытии основных средств, материалов. Однако при этом, наличие си-
стемы электронного бухгалтерского учета в ООО «Технострой» не гарантирует
точности учетных данных.
Кроме того, в ООО «Технострой» отсутствует практика использования
электронно-цифровых подписей (что, в свою очередь, требует наличия бумаж-
ных инвентарных карточек), а материально-ответственные лица отражают в
электронных регистрах лишь основные характеристики об основных средствах.
Это приводит к ситуации, когда в межинвентаризационный период изменения
по данным инвентарным объектам не всегда точно и своевременно отражаются
в карточках. Механизм автоматизированного контроля произошедших за пери-
од фактических изменений имеющейся в системе информации об основных
средствах отсутствует. В результате работа по проведению инвентаризацион-
ных мероприятий проводится привычными способами.
Для проведения инвентаризации из базы данных бухгалтерии формирует-
ся опись с данными по всем основным средствам материально-ответственного
лица согласно приказу. Как было указано выше, в ООО «Технострой» применя-
ется унифицированная форма ИНВ-1, пп. 1–9, несущие в себе основную ин-
формацию об объекте (номер по порядку, наименования и характеристика объ-
екта, документ принятия на хранение, инвентарный, заводской, паспортный
номера), заполняют в описи автоматически. Пп. 10–11, содержащих информа-
цию о фактическом наличии объекта основных средств, заполняют уже в про-
цессе инвентаризации. Учитывая, что в ООО «Технострой» на одно материаль-
53
но-ответственное лицо может приходиться несколько основных средств, то
опись может представлять собой довольно большой перечень позиций.
При этом объекты инвентаризации, чаще всего, находятся в различных
помещениях, и даже в разных зданиях, но комиссии необходимо туда попасть,
чтобы осуществить визуальный осмотр имущества и в результате подтвердить
(уточнить, опровергнуть) информацию, содержащуюся в инвентарных карточ-
ках. Процесс идентификации основного средства осуществляется с визуального
распознавания и поиска по виду, марке и инвентарному номеру в перечне опи-
си. Такая идентификация неудобна и занимает очень много времени. В процес-
се такой работы высок риск ошибок и упущений. Объемы работ и удаленность
не позволяют осуществлять полную проверку состояния инвентарных карт и
затрудняют одновременную проверку основных средств и соответствующих
инвентарных карт и технической документации.
Заполненная комиссией опись передается в бухгалтерию. Учитывая руч-
ное заполнение, бухгалтеру приходится тратить много времени на сверку дан-
ных в описи ИНВ-1 с показателями регистров бухгалтерского учета. По основ-
ным средствам, в отношение которых обнаружены расхождения, составляется
сличительная ведомость. Выявленные расхождения между фактическим нали-
чием имущества и данными регистров бухгалтерского учета регистрируются в
бухгалтерском учете отчетном периоде, к которому относится проводимая ин-
вентаризация.
Таким образом, можно сформулировать ряд факторов, усложняющих
проведение инвентаризации в ООО «Технострой»:
совмещение автоматизированного метода проведения инвентариза-
ции с ручным;
отсутствие в ERP-системе привязки основного средства к помеще-
нию и пользователю;
отсутствие возможности автоматической сверки результатов инвен-
таризации с базой данных ERP-системы.
54
Наличие таких обстоятельств создает дополнительные сложности и про-
блемы:
сложность идентификации объектов по бумажным носителям и поис-
ка в описях;
сложность поиска основных средств по помещениям;
возникновение дополнительных трудозатрат на поиск, исправление
ошибок и упущений в процессе проведения инвентаризации ручным способом;
сложность формирования и анализа данных по результатам проведе-
ния инвентаризации и подготовки отчетной документации;
сложность и трудозатратность сверки результатов инвентаризации с
базой ERP по основным средствам;
отвлечение значительной части сотрудников предприятий (участни-
ков процесса инвентари) от основного рабочего процесса.
Выявленные проблемы вызывают негативные для деятельности органи-
зации последствия.
Со стороны качества процедуры инвентаризации:
риск получения неточной информации из-за невнимательности или
формального подхода при проведении проверки;
риск получения неточной информации из-за упущения и неточности
при отражении результатов проверки в учете;
как результат: низкий уровень контроля состояния и сохранности
имущества организации.
Со стороны производительности предприятия: высокие трудозатраты на
инвентаризацию; снижение производительности в период проведения инвента-
ризации; риск задержек и срывов планов и текущих задач производственного
процесса.
55
Выводы по главе 2
Общество с ограниченной ответственностью «Технострой» - коммерче-
ское предприятие, основным видом деятельности которого является выполне-
ние общестроительных работ, ремонта дорожных покрытий и коммуникаций.
Согласно учетной политики ООО «Технострой» бухгалтерский учет осу-
ществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Ответствен-
ность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при
выполнении операций несет директор предприятия.
Бухгалтерия ООО «Технострой» обеспечивает обработку документов, ра-
циональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе
– составление отчетности. На предприятии разработан рабочий план счетов.
ООО «Технострой» ведет бухгалтерский учет и предоставляет финансовую от-
четность в порядке, установленном действующим законодательством.
Организация и ведение бухгалтерского учета осуществляется с использо-
ванием программного комплекса «1С: Предприятие» и отдельного программно-
го продукта «1С: Бухгалтерия».
Основанием для проведения инвентаризации в ООО «Технострой» явля-
ется приказ, в котором директор устанавливает сроки её проведения и состав
инвентаризационной комиссии.
Инвентаризация основных средств и нематериальных активов проводится
в ООО «Технострой» один раз в два года. Инвентаризация товарно-
материальных ценностей, расчетов с бюджетом, с банками по ссудам, покупа-
телями, поставщиками, подотчетными лицами, служащими и рабочими, депо-
нентами, другими кредиторами и дебиторами в ООО «Технострой» проводится
один раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года.
Проведенное исследование позволило выявить недостатки и проблемы в
проведении инвентаризации и учете ее результатов в ООО «Технострой»:
56
1) имеют место расхождения в фактическом объеме основных средств с
данными бухгалтерского учета, чтоб обусловлено небрежным отношением к
имуществу организации материально-ответственных лиц, а именно руководи-
телей служб, на которых эти основные средства были зарегистрированы, а так-
же невнимательным и непрофессиональным отношение к работе бухгалтера;
2) в процессе инвентаризации выявлена недостача МПЗ;
3) при проведении инвентаризации, не все члены инвентаризационной
комиссии принимают в ней непосредственное участие; материально ответ-
ственные лица не представляют соответствующие расписки о совершенных на
складе приходных и расходных операциях; итоги инвентаризации подписывают
не все члены комиссии;
4) в инвентаризационных документах присутствуют незаполненные стро-
ки, на последних страницах документа в незаполненных строках отсутствуют
прочерки.
Учет результатов инвентаризации в ООО «Технострой» ведется в про-
грамме 1С «Бухгалтерия Предприятия», которая позволяет составить четыре
документа, необходимых для проведения процедуры инвентаризации: инвента-
ризационная опись – форма ИНВ-3; инвентаризация МПЗ на складе – опись
произвольной формы; приказ о проведении инвентаризации – форма ИНВ-22;
сличительная ведомость – форма ИНВ-9. Однако, нами выявлен ряд факторов,
усложняющих проведение инвентаризации в ООО «Технострой»: совмещение
автоматизированного метода проведения инвентаризации с ручным; отсутствие
в ERP-системе привязки основного средства к помещению и пользователю; от-
сутствие возможности автоматической сверки результатов инвентаризации с
базой данных ERP-системы. Наличие таких обстоятельств создает дополни-
тельные сложности и проблемы: сложность идентификации объектов по бу-
мажным носителям и поиска в описях; сложность поиска основных средств по
помещениям; возникновение дополнительных трудозатрат на поиск, исправле-
ние ошибок и упущений в процессе проведения инвентаризации ручным спосо-
57
бом; сложность формирования и анализа данных по результатам проведения
инвентаризации и подготовки отчетной документации; сложность и трудоза-
тратность сверки результатов инвентаризации с базой ERP по основным сред-
ствам; отвлечение значительной части сотрудников предприятий (участников
процесса инвентари) от основного рабочего процесса.
Выявленные проблемы вызывают негативные для деятельности органи-
зации последствия:
1) со стороны качества процедуры инвентаризации: риск получения не-
точной информации из-за невнимательности или формального подхода при
проведении проверки; риск получения неточной информации из-за упущения и
неточности при отражении результатов проверки в учете; как результат: низкий
уровень контроля состояния и сохранности имущества организации;
2) со стороны производительности предприятия: высокие трудозатраты
на инвентаризацию; снижение производительности в период проведения инвен-
таризации; риск задержек и срывов планов и текущих задач производственного
процесса.
58
ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ
ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА ОРГАНИЗАЦИИ
ООО «ТЕХНОСТРОЙ»
3.1. Рекомендации по совершенствованию проведения инвентаризации
имущества организации ООО «Технострой»
Проведенное исследование выявило ряд проблем в проведении инвента-
ризации имущества в ООО «Технострой».
Решением и устранением обозначенных проблем может выступить со-
блюдение следующих принципов:
1. принцип законности: необходимо следовать правилам, установленным
Методическими указаниями, которые являются основополагающим докумен-
том, прописывающим порядок осуществления инвентаризации, порядок реви-
зии отдельного имущества и обязательств. В случае возникновения отклонений,
их необходимо в обязательном порядке фиксировать и анализировать. Кроме
того, следует помнить, в каких случаях необходима обязательная инвентариза-
ция: при стихийных бедствиях, смене материально ответственных лиц, ликви-
дации организации.
Указания расписывают порядок создания комиссии по инвентаризации,
последовательность действий при ревизии. Важным аспектом является оформ-
ление итогов инвентаризации. Утвержденные формы документов, которые сле-
дует применять в ходе ревизии, также содержатся в Методических указаниях;
2. при обеспечении условий проведения и контроля инвентаризации нуж-
но соблюдать принцип здравого смысла;
3. принцип комплексного подхода, заключающийся в том, что инвентари-
зация сопровождается дополнительными, контрольными сверками и проверка-
ми;
4. принцип контроля и разумной достаточности гласит, что на наиболее
важных складах или там, где осуществление процесса инвентаризации может
59
быть сомнительным, рационально произвести контрольную проверку с помо-
щью квалифицированного специалиста службы безопасности.
Следует оптимизировать процессы проведения инвентаризации и отра-
жения ее итогов в нормативных актах организации. Данный аспект заметно об-
легчит процесс осуществления инвентаризации и сократит вероятность игнори-
рования основных его положений и требований, а также факта наличия инвен-
таризации среди других процессов в ООО «Технострой» в принципе. Важно со-
здать внутреннюю нормативную базу в организации.
Большую часть времени в ООО «Технострой» занимает основной этап
инвентаризации, а именно идентификация объектов по бумажным носителям и
сверка результатов. На сегодняшний день существуют технологии, позволяю-
щие усовершенствовать проведение инвентаризации, в частности, технологии
автоматической идентификации и сбора данных.
Под понятием автоматической идентификации и сбора данных подразу-
мевается различные методы автоматической идентификации объектов, сбора
данных о них и автоматическую обработку данных автоматизированными си-
стемами. Подобные технологии с каждым годом находят всё большее примене-
ние в различных сферах деятельности
42
.
Развитию способствовали быстро развивающиеся технологии мобильной
связи, которые в симбиозе с возможностями автоматической идентификации
позволяют увеличить скорость обработки данных и делают внедрение и ис-
пользование подобных систем доступным и гибким для решения очень широ-
кого круга задач.
Для целей автоматизации инвентаризации могут быть применимы раз-
личные существующие системы и технологии автоматической идентификации.
На наш взгляд, применение технологии штрихового кодирования и иден-
тификации объектов является эффективным методом сокращения трудоемкости
42
Кузнецов В. В. Способы автоматизации процесса инвентаризации // Вопросы кибербезопасности. 2017. № 5. С. 34.
60
процессов инвентаризации и позволяет повысить контроль над сохранностью и
местонахождением имущества.
Модернизация процессов проведения инвентаризации основных средств
за счет использования современных технологий автоматизированного сбора и
обработки информации может не только улучшить качество учета, но и суще-
ственно сократить трудозатраты при проведении инвентаризации.
В ООО «Технострой» инвентарные номера на объекты основных средств
наносятся вручную с применением краски, путем прикрепления металлических
жетонов и др. В современной интерпретации маркировка объектов производит-
ся с помощью полимерных наклеек, содержащих штрих-код.
Различают два вида штрихового кодирования: линейные штрих-коды -
одномерные штрих-коды; двухмерные штрих-код-символики.
Линейные штрих-коды - одномерные штрих-коды – это штрих-коды, чи-
таемые в одном направлении (по горизонтали). Линейные символики штрих-
кода содержат достаточно небольшой объем закодированной информации (до
20-30 символов - в основном цифр). Простые штрих-коды доступны для чтения
недорогими устройствами сканирования
43
.
Двухмерными штрих-кодами называют символики, которые обеспечива-
ют кодирование большого объема информации. Двухмерный шрих-код позво-
ляет довольно быстро и безошибочно вводить большой объем информации. Он
считывается при помощи специального сканера двухмерных кодов. Такие
штрих-коды считываются и распознаются в двух измерениях (как по горизон-
тали, так и по вертикали) ярлыков с штрих-кодами. Полимерные наклейки пе-
чатаются на термотрансферном принтере и обладают особой устойчивостью к
любым внешним воздействиям.
Помимо самого штрих-кода, указанного на ярлыке (полимерной наклей-
ке), в кодировке могут быть указаны: наименование объекта, его инвентарный
43
Кольцов А. С., Лисицына Д. Д. Автоматизация процессов идентификации объектов при инвентаризации // Актуальные
проблемы деятельности подразделений УИС: сб. материалов Всерос. практ. конф. / Воронеж. ин-т ФСИН России. Воронеж:
Изд.-полиграф. центр «Научная книга». 2017. С. 33.