43
внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных
(муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» и др.
Для учета наличных денежных средств и движения в валюте Российской
Федерации, в кассе ГБУ НВК «Саха» производят на счете 0 201 34 «Денежные
средства в кассе учреждения», по дебету счета отражается поступление
денежных средств и денежных документов, а по кредиту счета – выплата
денежных средств и денежных документов. Аналитический учет ᶦденежных
средств в кассеᶦ ГБУ НВК «Саха» ведется в карточке ᶦ счета ᶦ 0 201 34, также ведется
анализ счета ᶦ 0 201 34 «Касса».
Регистрами бухгалтерского учета ГБУ НВК «Саха» являются обороты
счета 0 201 34 (Главная книга), оборотная ведомость по счету 0 201 34. При
оформлении операций по банковской карте используются специальные счета:
0 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным
средствам»,
0 201 23 «Инкассация на банковский счет».
Особенностью ведения бухгалтерского учета в автономном учреждении
является то, что денежные средства должны одновременно отражаться по
забалансовому учету на счете 17 «Поступления денежных средств на счета»
учреждения» или 18«Выбытия денежных средств со счетов учреждения». На
забалансовых счетах 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения»
и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» отражаются
аналитические данные по операциям с денежными средствами учреждения в
разрезе кодов бюджетной классификации РФ. Эти сведения необходимы для
раскрытия информации о деятельности учреждения в формируемой им
бухгалтерской отчетности автономного учреждения.
Забалансовый счет 17«Поступления денежных средств на счета»
предназначен для учета денежных средств:
-поступивших или возвращенных на банковские счета учреждения;
- на лицевой счет учреждения, открытый ему финансовым органом;
- в кассу учреждения.
44
Забалансовый счет 18«Выбытия денежных средств со счетов
учреждения» предназначен для учета денежных средств, выбывших
(восстановленных):
- с банковских счетов учреждения;
- с лицевого счета учреждения, открытого ему финансовым органом;
- из кассы учреждения.
Заключение показателей по забалансовым счетам 17 «Поступления
денежных средств на счета» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов
учреждения» по завершению текущего финансового года отражается со знаком
минус.
На основании сведений, отраженных по данным забалансовым счетам,
составляются формы бухгалтерской отчетности автономного учреждения или
некоторые строки форм: отчет (ф. 0503737), отчет (ф. 0503738), отчет (ф.
0503723) справка в составе баланса (ф. 0503730);
Остаток денежных средств учреждения на конец отчетного периода,
отражаемый по строке 170 «Денежные средства учреждения» бухгалтерского
баланса автономного учреждения.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций в
ГБУ НВК «Саха» возлагается на директора учреждения, главного бухгалтера и
бухгалтера-кассира. Бухгалтер-кассир при поступлении на работу ознакомился
с правилами ведения кассовых операций. С ним директор учреждения
заключил договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Это означает, что за недостачу денег в кассе в полном объеме отвечает кассир.
Директор ГБУ НВК «Саха» обязан оборудовать кассу и обеспечить
сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке денег из
учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине директора
учреждения не были созданы необходимые условия, обеспечивающие
сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, он несет в
установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы в ГБУ НВК «Саха» изолировано, двери в кассу во
45
время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в
помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается.
Наличные деньги в учреждении хранятся в несгораемом сейфе, который
по окончанию рабочего дня закрываются ключом. Ключи от сейфа хранятся у
кассира, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать
посторонним лицам, либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные
дубликаты ключей хранятся у главного бухгалтера учреждения.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих
данному учреждению, запрещается. Перед открытием помещения кассы и
сейфа кассир смотрит сохранность замка дверей, оконных решеток, убедится в
исправности охранной сигнализации. В случае повреждения, поломки замков,
дверей или решеток кассир немедленно докладывает об этом директору
учреждения и главному бухгалтеру, которые сообщает о происшествии в
органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их
сотрудников. В этом случае директор, главный бухгалтер или лица, их
заменяющие, а также кассир учреждения после получения разрешения органов
внутренних дел производят проверку денежных средств и других ценностей,
хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала
кассовых операций.
О результатах проверки составляется акт в 3-х экземплярах, который
подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр
акта передается в органы внутренних дел, второй - высылается в вышестоящую
организацию, а четвертый - остается у предприятия.
Ни одна кассовая операция не должна проводиться без наличия
первичных оправдательных документов, оформленных должным образом.
Наличные денежные средства учреждения поступают в кассу:
- с лицевого счета в казначействе;
- от сотрудников учреждения (при возврате неиспользованных
подотчетных сумм)
- третьих лиц (в виде выручки от реализации готовой продукции,
46
оказания услуг).
Рассмотрим порядок оформления хозяйственных операций, в результате
которых объем наличных средств в кассе ГБУ НВК «Саха» увеличивается.
Лицо, вносящее наличные денежные средства, сообщает бухгалтеру
кассиру наименование услуги, за которую хочет заплатить, для совершения
данной операции в бухгалтерии учреждения имеются копии приказов,
служащие основанием для принятия денежной наличности в кассу учреждения.
Расчеты со студентами по платным образовательным услугам, по
дополнительным образовательным услугам и услугам за проживание в
общежитии производится безналичным путем. Бухгалтер-кассир составляет
приходный кассовый ордер (Приложение 1) и кассовый чек к нему,
подписывает оба документа, проверяя правильность их заполнения, с
применением контрольно-кассовой машины ставит на квитанции печать
учреждения.
Оформляются операции по расходу наличных денег ГБУ НВК «Саха»
следующим образом.
Выдачу денег бухгалтер-кассир производит только лицу, указанному в
расходном кассовом ордере (Приложение 2) или заменяющем его документе.
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в
установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества
получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица,
которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по
ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По
доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к
расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию в ГБУ НВК
«Саха» производится бухгалтером-кассиром по платежным (расчетно-
платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на
каждого получателя, так как расходный кассовый ордер делается на общую
сумму выданных денежных средств по платежной ведомости. На ведомости от
47
руки заполняются даты в каком промежутке были выданы денежные средства,
корреспонденция счетов, сколько фактически выдано и сколько депонировано,
в конце ставится подпись бухгалтера-кассира и дата закрытия ведомости. На
титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости
делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и
главного бухгалтера учреждения или лиц на это уполномоченных. В
аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату
труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных
сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными
командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда
отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
По истечению сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному
страхованию бухгалтер-кассир ГБУ НВК «Саха» делает:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц,
которым не произведены указанные выплаты, делает отметку от руки:
«Депонировано»;
б) составляет реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делает надпись о
фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с
общим итогом по платежной ведомости и скрепить подпись своей подписью.
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в
платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и
депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на
сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их
документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в
день их составления.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы
немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются
48
кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или
подписью «ГБУ НВК «Саха» Оплачено» с указанием даты (числа, месяца,
года).
Все поступления и выдачи наличных денежных средств учреждения
учитываются в кассовой книге. ГБУ НВК «Саха» ведет только одну кассовую
книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана на задней части
книги бумажкой, на которой стоит: дата подшивания, подпись директора
учреждения и печать для документов. Количество листов в кассовой книге
заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного
предприятия.
В кассе учреждения наличные деньги можно хранить в пределах лимита,
установленного главным бухгалтером на основании приказа учреждения
исходя из расчетов от полученных денежных средств в кассу. Установленный
лимит наличных денег, может изменяться ежеквартально, данное изменение
связанно с увеличением или, наоборот, с уменьшением совершаемых операций
в кассе.
Накопленные наличные деньги в кассе сверх установленного лимита
остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы,
стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для
заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения,
в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие
выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на
указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае
ведения в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх
установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка заполняется
объявление на взнос наличными, которое включает в себя три документа:
- объявление;
- квитанцию;
49
Первая часть объявления на взнос наличными остается в кассе банка.
Лицу, вносящему деньги в банк, выдается квитанция, которую он представляет
в кассу ГБУ НВК «Саха». В кассе организации квитанция прилагается к
расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в
банк.
При сдаче денежных средств в банк могут использоваться расчетные
(дебетовые) карты для корпоративных клиентов. Кассир вносит денежные
средства в банкомат, или непосредственно в кассу банка, в результате чего
получает чек, в котором указана: дата, номер операции, сумма, реквизиты
банка. Полученный чек прикрепляется к расходному или приходному
кассовому ордеру и является оправдательным документом при отчетах.
В ГБУ НВК «Саха» имеются расчетные (дебетовые) карты для работы с
денежной наличностью, которые открыты в Управлении Федерального
казначейства по РС (Я).
Расчетная карта (дебетовая) – банковская карта, привязанная к счету
юридического лица.
В соответствии с Приказом Министерства Финансов Российской
Федерации от 30 июня 2014года№ 10н «Об утверждении Правил обеспечения
наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым
открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых
органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований)»,
Управлением Федерального казначейства по РС (Я) в ОАО «Сбербанке России»
для обеспечения наличными денежными средствами с использованием
денежных чеков на счете 40116 «Средства для выдачи и внесения наличных
денег и осуществления расчетов по отдельным операциям» открыт следующий
счет:
- 40116810367100010120 для бюджетных (автономных) учреждений,
созданных на базе имущества, находящегося в собственности РС (Я) (40601).
Приказом Министерства Финансов Российской Федерации оговорены
правила использования расчетной (дебетовой) карты:
50
- для расчетов с подотчетными лицами, осуществляющих в интересах
учреждения хозяйственные и аналогичного рода расходы;
- в целях обеспечения денежными средствами
сотрудников, направляемых в командировку;
- для получения кассиром наличных денежных средств.
Банковская карта выдается срокам на 3 года, в случае увольнения
сотрудника, бухгалтер-кассир незамедлительно сообщает в банк и сдает ее,
оформляя соответствующие документы. После пишет ходатайство в
Управление Федерального казначейства по РС (Я) и прикрепляет
подтверждающие документы на закрытие карты.
Как уже говорилось, кассир может использовать расчетную (дебетовую)
карту для операций по сдаче и снятию денежной наличности, может
производить их как через банкоматы, так и через операционистов данного
банка. Лимит по данной карте, установленный Управлением Федерального
Казначейства по РС (Я), составляет 300 000 рублей, за раз бухгалтер-кассир не
может снять более 150 000 рублей, так как взимается комиссия. Для снятия
денежных средств с банковской карты, бухгалтер-кассир оформляет заявку на
выплату средств при помощи программы «АЦК-Финансы. Интернет клиент»,
после чего в Департаменте финансов формируется платежное поручение и
денежные средства поступают на лицевой счет в органы казначейства. После
казначейство обрабатывает выписку по операциям и зачисляет денежные
средства на расчетную (дебетовую) карту, для осуществления последующих
операций. Бухгалтер-кассир снимает денежную наличность в банке через
банкомат или операциониста, в результате выдается чек. Чек является
оправдательным документом при приеме денежной наличности в кассу
учреждения.
Сдача наличных денежных средств за счет расчетной (дебетовой) карты,
осуществляется следующим образом:
1. Бухгалтером-кассиром подсчитывает сумма к сдаче;
- доходы от оказания платных услуг
51
- восстановление кассовых расходов (возврат подотчетных сумм)
2. Подсчитанную сумму вносит на расчетную (дебетовую) карту
одним из двух, выше указанных, способов;
3. В результате получает чек или два чека (взнос наличных,
подтверждение на взнос наличных);
4. Оформляет расходный кассовый ордер на основании чека, указывая
в примечании дачу чека и номер операции;
5. После, при помощи программы «Континент АП», предоставляет в
Управление Федерального Казначейства по РС (Я) расшифровку сумм
неиспользованных средств, подписывает ее директором учреждения и главным
бухгалтером, или уполномоченными руководителем лицами (Приложение 3).
6. На следующий день, бухгалтер-кассир, на основании расходного
кассового ордера производит ввод операции поступление денежных средств на
счет 40116.
На следующий день Управление Федерального Казначейства по РС (Я),
получает банковскую выписку, по которой видно поступление по расчетной
(дебетовой) карте, и на основании расшифровки оформляет платежное
поручение на исполнение в Департамент финансов по РС (Я).
На основании указанной расшифровки Управление Федерального
Казначейства по РС (Я) формирует информацию по каждой карте в трех
экземплярах и отражает на соответствующем счете, в учреждение поступает
отчет о движение денежных средств, прилагается платежное поручение, на
основании чего происходит списание или зачисление денежной наличности, и
формируется ведомость.
После денежная наличность поступает на лицевой счет учреждения. И
разносится главным бухгалтером.
Рассмотрим факты хозяйственной жизни, при поступлении денежной
наличности в кассу учреждения с использование расчетной (банковской)
картой, отображенные в таблице 6.
52
Таблица 6
Хозяйственные операции ГБУ НВК «Саха» с использование
расчетной карты
Содержание хозяйственной
операции
Сумма,
руб.
Дебет
Кредит
Источники
Денежные средства, списанные
с лицевого счета для зачисления
на банковскую карту
20 880-00
0 210
03
0 201
11
Приходные
и
расходные
кассовые
ордера ГБУ
НВК
«Саха»
Одновременно производится
запись по забалансовым счетам
к соответствующему
синтетическому счету
20 880-00
17
18
Денежные средства,
полученные кассиром с
использованием банковской
карты и оприходованы в кассу
20 880-00
0 201
34
0 210
03
Одновременно производится
запись по забалансовым счетам
к соответствующему
синтетическому счету
20 880-00
17
18
На основанные расходного
кассового ордера отражена
выдача денежных средств из
кассы учреждения на выдачу
вознаграждения по договорам
ГПХ физических лиц
20 880-00
0 302
26
0 201
34
Одновременно производится
запись по забалансовым
счетам к
соответствующему
синтетическому счету
20 880-00
17
18
Рассмотрим факты хозяйственной жизни, выбытия денежной наличности
из кассы учреждения с использование расчетной (банковской) картой,
отображенные в таблице 7.
Кассовые операции в ГБУ НВК «Саха» оформляются типовыми
межведомственными формами первичной учетной документации для общества,
которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию
с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов
Российской Федерации.