42
Таким образом, в связи с трудоемкостью работы бухгалтера
представляется целесообразным автоматизировать бухгалтерский учет.
Использование компьютера в бухгалтерском учете позволяет значительно
перераспределить нагрузку работников, освободив их от рутины оформления
документации и высвободив время для аналитической работы по улучшению
финансового состояния организации. Наибольшая нагрузка в бухгалтерии по
оформлению документации приходится на первичные документы, которые
должны заполняться правильно, без ошибок и полностью соответствовать
типовым первичным документам.
Переход от рукописного учета к компьютерному предполагает наведение
порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе
бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за
собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая
человеческий фактор.
Для автоматизации информационных технологий ООО «СЦ Эксперт»
наиболее подходящей программой является программа «1С: Бухгалтерия 8».
Программа является универсальной бухгалтерской программой и предназначена
для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по
различным разделам.
В программе «1С:» учет основных средств ведется в соответствии с ПБУ
6/01 «Учет основных средств». Автоматизированы все основные операции по
учету: поступление, принятие к учету, начисление амортизации, модернизация,
передача, списание, инвентаризация. Возможно распределение сумм
амортизации, начислений за месяц, между несколькими счетами или объектами
аналитического учета.
При переходе на новую систему учета необходимо выбрать оптимальное
время для перехода, а также решить ряд задач для обеспечения непрерывности
учета. Это только в теории бухгалтерский учет должен быть оперативным, на
43
практике же закрытие периода может растянуться на некоторый срок в силу
объективных причин - например, пришлось вернуть документы клиентам на
переделку и т.п.
Традиционно самым удобным временем для этого считается начало года
как нового финансового и налогового периода.
Наилучший способ перехода заключается в том, что в прежней программе
бухгалтер уже не вводит входящие первичные документы и не регистрирует
поступившие - все это делается в новой программе, в «1С: Бухгалтерии 8»
(весьма желательно, чтобы при этом были максимально заполнены все
основные справочники и введены основные аналитические объекты
(Номенклатура, Контрагенты и т.д.).
В прежней программе бухгалтер ООО «СЦ Эксперт» оставляет только
работу по дорегистрации тех хозяйственных операций, которые по каким-либо
причинам не были внесены в базу данных своевременно (например, по долго
идущим документам от клиентов услуг), по выверке инвентаризованных
остатков оборотных средств и взаиморасчетов. Иными словами - бухгалтер
«закрывает баланс» в старой программе. По мере производства этих работ
появляются выверенные остатки, которые можно перенести либо вручную
(постепенно или сразу), либо автоматически, с помощью специальной
обработки.
2.3 Анализ основных средств предприятия
Для более полного представления о наличии и составе основных средств
проанализируем их использование основных средств в ООО «СЦ Эксперт». В
таблице 13 произведем анализ наличия, движения и динамики основных средств
за период с 2013 по 2014 годы. Исходные данные берем из Бухгалтерского
баланса и Приложении к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовом
44
результате.
Таблица 13
Анализ наличия, движения и динамики основных средств за
2013-2014 год по ООО «СЦ Эксперт», руб.
Основные
средства
На
начало
Поступило
Выбыло
На
конец
Абсолютные
отклонения
Темп
роста,
%
2013 год
Автомобиль
480000
45000
0
-30000
93,75
Информационное
оборудование
54000
145000
50000
14900
0
95000
275,93
Мебель
12000
50000
12000
50000
38000
416,67
Хоз. инвентарь
6900
2000
4900
-2000
71,014
Итого
552900
195000
64000
65390
0
101000
118,3
2014 год
Автомобиль
450000
43000
0
-20000
95,556
Информационное
оборудование
149000
30000
1000
17800
0
29000
119,46
Мебель
50000
50000
0
100
Хоз. инвентарь
4900
4900
0
100
Итого
653900
30000
1000
66290
0
9000
103,4
45
Данные таблицы 13 показывают, что стоимость основных средств ООО
«СЦ Эксперт» в 2013 году изменилась.
Сравнительная гистограмма движения основных средств
ООО «СЦ Эксперт»
В том числе: поступило за год основных средств на 195000 руб., выбыло
на 64000 руб. А на конец 2014 года стоимость основных средств составила
662900 руб., что свидетельствует об увеличении общего объема основных
средств на 0,2% по сравнению со стоимостью на 2013 год на 18,3%, а в
суммовом выражении на 92000 руб.
В 2014 году, как показывает диаграмма, произошло увеличения суммы
основных средств, за счет списания старой вычислительной техники и
приобретения новых мониторов в количестве 5 шт.
Далее, в таблице 14, рассмотрим структуру основных средств по каждому
виду на начало и конец 2014 год.
46
Таблица 14
Структура основных средств по состоянию на 01.01.2015
года по ООО «СЦ Эксперт», руб.
Группы основных
средств
На начало 2014
На конец 2014
Изменение
(+,-)%
Сумма,
тыс. руб.
Уд. вес,
%
Сумма,
тыс. руб.
Уд. вес,
%
Автомобиль
450000
69
430000
65
-4
Информационное
оборудование
149000
23
178000
27
4
Мебель
50000
8
50000
8
0
Прочий хоз. инвентарь
4900
1
4900
1
0
Итого
653900
100
662900
100
0
Наибольшее количество в структуре основных фондов занимает
автомобиль - 65%, на 4% меньше, чем на начало года и информационное
оборудование - 27%, на 4% больше чес на начало года.
Структура основных средств, на начало 2014 г.
47
Структура основных средств, на конец 2014 г.
Это является свидетельством того, что техническая оснащенность
предприятия находится на высоком уровне.
Остальные основные средства ООО «СЦ Эксперт» распределились мебель
- 8%, а прочий хозяйственный инвентарь - 1%.
Роль основных средств в процессе деятельности предприятия различна.
Часть из них непосредственно воздействует на предмет труда и является
активной, другая часть создает необходимые условия для труда и является
пассивной. Среди экономистов нет единого мнения о составе активной части
основных средств. В большинстве отраслей к активной части принято относить
машины и оборудование, транспортные средства, пассивную часть образуют
здания и сооружения. В ООО «СЦ Эксперт» здание офиса находится в аренде,
то есть активной части основных производственных фондов нет.
Таким образом, данные анализа наличия и структуры основных средств
показали, что на конец 2014 года структура основных фондов ООО «СЦ
Эксперт» претерпела незначительные изменения.
48
3. АНАЛИЗ УЧЕТАОСНОВНЫХ СРЕДСТВ ЭКСПЕРТНОГО
ПРЕДПРИЯТИЯ
3.1 Документальное оформление движения основных средств
Учет движения основных средств предполагает регистрацию информации
об их поступлении, перемещении и выбытии в ООО «СЦ Эксперт».
Документы содержат следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 402-
ФЗ):
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Для учета ввода в эксплуатацию объектов основных средств бухгалтерией
ООО «СЦ Эксперт» составляются акт о приеме-передаче объекта основных
средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1), акт о приеме-передаче
групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-
1б). Они применяются для оформления и учета операций приема, приема-
передачи объектов основных средств в организации или между организациями
для:
а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в
эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения,
для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в
эксплуатацию), поступивших:
49
по договорам купли-продажи, дарения, финансовой аренды (если объект
основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;
путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для
собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий
(сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном
порядке.
б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и
пр.) другой организации.
Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов ООО «СЦ
Эксперт» и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с
действующим законодательством в особом порядке.
Прием-передача объекта между организациями для включения в состав
основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава
основных средств для организации-сдатчика оформляется общими
документами:
по форме №ОС-1 - для объекта основных средств (кроме зданий,
сооружений);
по форме №ОС-1а - для зданий, сооружений;
по форме №ОС-1б - для групп объектов основных средств (кроме зданий,
сооружений), которые утверждаются руководителями организации-получателя
и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух
экземпляров.
К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному
объекту.
Реквизит «Государственная регистрация прав» заполняется на
недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.
В формах №ОС-1 и №ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных
передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный
50
характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.
В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли,
изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.
В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)»
указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем)
экземпляре.
Данные приема и исключения объекта из состава основных средств ООО
«СЦ Эксперт» вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов
основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).
Внутреннее перемещение объектов основных средств оформляется
накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма
№ОС-2). Данная накладная применяется для оформления и учета перемещения
объектов основных средств внутри организации из одного структурного
подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой.
Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах,
подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя
и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию ООО «СЦ Эксперт»,
второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта (ов) основных
средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о
перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку
(книгу) учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).
Приемка-сдача отремонтированных, реконструированных,
модернизированных объектов основных средств оформляется актом формы
№ОС-3. Этот акт применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов
основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.
Подписывается членами приемочной комиссии или лицом,
уполномоченным на приемку объектов основных средств ООО «СЦ Эксперт», а
51
также представителем организации (структурного подразделения),
проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается
руководителем ООО «СЦ Эксперт» или уполномоченным им лицом и сдается в
бухгалтерию.
Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя
организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в
организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт,
реконструкцию, модернизацию.
Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную
карточку учета объекта основных средств (форма №ОС-6).
Следующие акты применяются для оформления и учета списания
пришедших в негодность:
объекта основных средств - по форме №ОС-4;
автотранспортных средств - по форме №ОС-4а;
групп объектов основных средств - по форме №ОС-4б.
Составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии,
назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или
уполномоченным им лицом.
Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица,
ответственного за сохранность объектов основных средств, и является
основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и
металлолома, оставшихся в результате списания.
В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию ООО «СЦ
Эксперт» вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие
его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения
Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).
В показателях граф «Первоначальная стоимость на дату принятия к
бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость»: