12
хранящиеся в кассе. Основными документами, регламентирующими порядок
их исполнения, документирования, контроля и учета на данный момент, яв-
ляются:
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке веде-
ния кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке веде-
ния кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства»[27];
Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществле-
нии наличных расчетов» [25];
Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техни-
ки при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с ис-
пользованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ[7];
«Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах
хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредит-
ных организациях на территории Российской Федерации» (утв. Банком Рос-
сии 24.04.2008 № 318-П)[24] и др.
Действующими нормативными правовыми актами для организаций
установлены следующие основные положения по ведению кассовых опера-
ций:
юридические лица для ведения кассовых операций по приему
наличных денег, включающих их пересчет, и их выдаче должны внутренним
распорядительным документом самостоятельно установить лимит остатка
наличных денег
2
(индивидуальные предприниматели, субъекты малого пред-
принимательства данный лимит могут не устанавливать - п.2 Указания Банка
России от 11.03.2014 № 3210-У)[27];
наличие в кассе денежных средств, превышающих заранее огово-
ренный с банком лимит не допускается, следовательно, излишки должны
быть инкассированы в банк;
2
Под лимитом остатка наличных денег понимается максимально допустимая сумма наличных денег, кото-
рая может храниться в кассе (месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юри-
дического лица), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.
13
юридическим лицам разрешается накапливать и хранить денеж-
ные средства сверх установленного лимита по кассе в дни выплат заработной
платы (осуществления иных выплат из фонда заработной платы, социальных
выплат и т.п.) в течение периода, который определяется руководителем и
указывается в платёжной/расчетно-платежной ведомости. Данный период не
должен превышать 5 рабочих дней, в том числе день получения наличных
денег в банке. Утром на 6-й день невыданные денежные средства, предназна-
ченные для выплаты заработной платы, должна быть инкассирована в банк.
Также превышение лимита допускается по выходным дням, нерабочим
праздничным дням в случае осуществления в эти дни денежных операций. В
других случаях накопление денежных средств юридическим лицом сверх
установленного лимита не допускается (согласно пп.2 и 6.5Указания Банка
России № 3210-У[10]);
при расчетах с населением осуществлять прием наличных денег
обязательно следует с применением контрольно-кассовых аппаратов (с 15
июля 2016 г вступили в силу изменения, внесенные в Федеральный закон «О
применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных де-
нежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств
платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающие новые правила примене-
ния ККТ (онлайн-кассы)[7];
юридические лица должны вести кассовую книгу и оформлять по
кассовым операциям кассовые документы в виде ПКО и РКО (за исключени-
ем индивидуальных предпринимателей, которым действующее законода-
тельство разрешает не оформлять кассовые документы и не вести кассовую
книгу в соответствии с пп.4.1 и 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 №
3210-У)[27].
Кассовые операции ведутся кассовым или иным сотрудником, опре-
деленным руководителем организации с обязательным установлением ему
соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми работник в
свою очередь должен быть ознакомлен под роспись. Если в организации не-
14
сколько кассиров, то один из них выполняет функции старшего кассира. Дей-
ствующий порядок ведения кассовых операций также предусмотрел возмож-
ность ведения кассовых операций в организации непосредственно самим ее
руководителем.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели должны са-
мостоятельно установить и принять меры по обеспечению сохранности
наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении и транспорти-
ровке, определить порядок и сроки проведения инвентаризации
наличных денежных средств в кассе.
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами
(ф. 03010001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Прием и вы-
дача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их со-
ставления. В приходных и расходных ордерах в качестве основания для их
составления указывается содержание хозяйственной операции и в строке
«Приложение» перечисляются прикладываемые к ним документы.
Помимо традиционного оформления кассовых документов на бумаж-
ном носителе, разрешается их оформление также в электронном виде. Хра-
нение документов в обоих случаях организует руководитель организации.
Документы на бумажном носителе могут быть оформлены двумя спо-
собами: с помощью компьютера и установленных на нем специализирован-
ных программ, или путем заполнения «от руки».
Электронные документы оформляются с помощью компьютера, при
этом должна быть обеспечена защита данных документов от несанкциониро-
ванного доступа, искажения и утери информации. Электронные формы до-
кументов подписываются электронными подписями в соответствии с требо-
ваниями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной под-
писи», после их подписания внесение исправлений недопустимо[12].
Действующий порядок предусматривает возможность оформления
кассовых документов после окончания проведения кассовых операций на ос-
новании данных фискальных документов. Платежный агент на наличные
15
деньги, принятые при осуществлении своей агентской деятельности, оформ-
ляет отдельный приходный кассовый ордер (в соответствии с п.4.1 Указания
Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) [27].
Кассовые документы могут оформляться:
главным бухгалтером;
бухгалтером или иным должностным лицом, в том числе касси-
ром, на основании распорядительного документа;
должностным лицом юридического лица, физическим лицом,
оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета на основании заклю-
ченного договора;
руководителем.
Кассовые документы подписываются главным бухгалте-
ром/бухгалтером, руководителем и кассиром.
Денежные средства, поступающие в кассу, кроме наличных денежных
средств, принятых для исполнения функций платежного агента, и всевоз-
можные выданные наличные денежные средства учитываются в кассовой
книге (ф. 0301004).
Если на протяжении рабочего дня не проводились кассовые операции,
никаких записей в кассовую книгу не производится.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный
бухгалтер либо руководитель организации.
За нарушение порядка ведения кассовых операций действующим за-
конодательством предусмотрена ответственность. Согласно п.1 ст.15.1 КоАП
РФюридическое лицо будет наказано штрафом от 40 000 р. до 50 000 р. и
должностное лицо штрафом в размере от 4 000 до 5 000 р. в случае выявле-
ния нарушений связанных с наличными денежными средствами, при выявле-
нии наличных денег, сверх установленного лимита, не оприходованных де-
нежных средств, выявления нарушений в порядке хранения свободных де-
нежных средств и т.д.
16
С целью учета кассовых операций применяются следующие унифици-
рованные формы первичных документов и учетных регистров[28]:
приходный кассовый ордер (ПКО) – формаКО-1;
расходный кассовый ордер (РКО) – формаКО-2;
журнал регистрации приходных и расходных кассовых докумен-
тов – формаКО-3;
кассовая книга – формаКО-4;
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств –
формаКО-5;
акт инвентаризации наличных денежных средств – форма ИНВ-
15;
инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой
отчетности – форма ИНВ-16
3
.
Прием наличных денег осуществляется согласно приходным кассо-
вым ордерам. При получении приходного кассового ордера кассир его про-
веряет.
Кассир должен принимать наличные деньги поштучным, полистным
пересчетом так, чтобы вноситель наличных денег при этом мог наблюдать за
действиями кассира.
Далее кассир должен сверить сумму принятых денег и сумму, указан-
ную в ордере. Если обе эти суммы совпадают, кассир имеет право подписать
приходный кассовый ордер. Затем он проставляет оттиск печати на квитан-
ции к приходному кассовому ордеру и выдает вносителю наличных денег
указанную квитанцию. Если же приходный кассовый ордер оформлен в элек-
тронном виде, квитанция к нему может быть отправлена по просьбе вносите-
ля наличных денег на предоставленный им адрес электронной почты.
3
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных
форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций,
по учету результатов инвентаризации», не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязатель-
ными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учет-
ных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других феде-
ральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
17
При несовпадении сумм кассир может либо предложить вносителю
наличных денег внести недостающую сумму (при ее нехватке), либо вернуть
излишне вносимую сумму (при ее избытке). Если вноситель отказывается
внести недостающую сумму, кассир должен вернуть ему изначально вноси-
мую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер в данном случае пе-
речеркивается (а в случае оформления приходного кассового ордера в элек-
тронном виде проставляется отметка о необходимости переоформления ор-
дера) и передается главному бухгалтеру/бухгалтеру (при их отсутствии – ру-
ководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактиче-
ски вносимую сумму наличных денег.
Выдача наличных денег осуществляется по расходным кассовым ор-
дерам. Для этого кассир должен подготовить сумму наличных денег к выдаче
и передать ордер получателю наличных денег для проставления подписи.
При оформлении расходного кассового ордера в электронном виде получа-
тель может использовать для его подписи электронную подпись. Данное по-
ложение является новшеством относительно ранее действовавших правил
ведения кассовых операций т.к. больше не нужно собственноручно писать
сумму в строке «Получил». Теперь сумму в этой строке можно пропечатать,
получателю останется только сверить суммы в РКО, проставленные цифрами
и прописью, и проставить свою подпись.
Кассиру организации следует пересчитать сумму наличных денег к
выдаче таким образом, чтобы получатель мог это видеть, затем кассир дол-
жен выдать денежные средства полистным, поштучным путем с повторным
пересчетом суммы, которую необходимо выдать, согласно расходному орде-
ру.
Согласно существующих положений кассир организации имеет право
не принимать во внимание претензии от получателя, касательно выданной
суммы денег, если получатель не сверил сумму к получению с той суммой,
которая указана в расходном кассовом ордере, а также, если полученные
деньги были пересчитаны не под наблюдением кассира, и имелась возмож-
18
ность утаить несколько полученных купюр. Такое положение отсутствовало
в действовавших раньше правилах ведений операций по кассе, но было вве-
дено в силу участившихся действий мошеннического характера, при получе-
нии денежных средств.
После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кас-
сир, осуществивший выдачу, должен его подписать в строке «Выдал кассир».
На общую сумму фактически выданных наличных денег по расчетно-
платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется расходный кассо-
вый ордер.
При этом из нового порядка ведения кассовых операций исключена
обязанность оформления реестра депонированных сумм.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Первые экземпля-
ры листов остаются в кассовой книге, а вторые экземпляры листов являются
отчетом кассира.
Основанием для записи кассовых операций на счетах бухгалтерского
учета служит отчет кассира с приложенными к нему первичными докумен-
тами.
Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассо-
вых документов на активном синтетическом счете 50 «Касса». По кредиту
счета 50 «Касса» проходит выдача денежных средств из кассы по дебиту по-
ступление наличных средств и денежных документов в кассу.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета[14]:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы».
Если у компании нет счета в иностранной валюте, она может (напри-
мер, в случае необходимости выдачи средств подотчетному лицу в иностран-
ной валюте для командировки) приобрести наличную валюту в уполномо-
ченных банках. Для учета операций с иностранной наличной валютой откры-
вают субсчет 50-4 «Наличные деньги в иностранной валюте».
19
Поступление (выдача) иностранной валюты оформляется соответ-
ствующими кассовыми приходными (расходными) ордерами в обычном по-
рядке. Следует отметить, что ордера оформляются в соответствующей валю-
те платежа. Сделки в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и
в рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка Российской Федерации
на дату совершения операции.
Одной из наиболее часто встречающихся операций с наличными в
иностранной валюте является выдача валюты сотруднику при отправке его в
зарубежную командировку.
Порядок покупки и выдачи иностранной валюты сотруднику для осу-
ществления им расходов в командировке за пределами Российской Федера-
ции регулируется статьями 9 и 11 Федерального закона «О валютном регули-
ровании и валютном контроле» от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ [11]. Организация
покупает необходимый объем валюты на внутреннем валютном рынке без
ограничений через уполномоченный Банк и государственную корпорацию
«Банк развития и внешнеэкономической деятельности (Внешэкономбанк)».
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» увеличивается на суммы,
выданные под отчет в корреспонденции со счетами учета наличных денег,
уменьшается на суммы расходов по командировке по источникам возмеще-
ния[11].
Следует отметить, что кассовая дисциплина за последние годы пре-
терпела ряд изменений, отходя от устаревших и изживших себя принципов и
«ручных» методов учета в сторону автоматизации и оптимизации процессов
ведения и учета кассовых операций с использованием современных техноло-
гий. Для более наглядного анализа данных изменений в динамике в прило-
жении представлена сравнительная таблица положений о порядке ведения
кассовых операций, утвержденных в разные периоды развития кассовой дис-
циплины в Российской Федерации (Приложение 2).
Онлайн-кассы. В свете последних изменений в законодательстве о
применении ККТ, отдельно хотелось бы осветить тему онлайн-касс.
20
С 15 июля 2016 года вступил в силу Федеральный закон № 290-ФЗ «О
внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-
кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или)
расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные
акты Российской Федерации».
Закон обязывает организации и ИП применять модели ККТ с фис-
кальными накопителями данных (ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-
ФЗ).Фискальный накопитель, пришедший на смену ЭКЛЗ, шифрует и пере-
даёт в онлайн-режиме через ОФДв налоговые органы фискальные данные
(информацию о финансовых операциях с наличными или с использованием
электронных средств платежа, проводимых на кассе)[7].
Оператор Фискальных Данных (ОФД) – организация, отвечающая за
приёмку и передачу фискальных данных в налоговую. Также Оператор хра-
нит эту информацию 5 лет и обеспечивает отправку копий электронных че-
ков клиентам. По Закону об онлайн кассах, чтобы стать таким оператором
фискальных данных, российская организация должна получить соответству-
ющее разрешение на обработку фискальных данных. Список аккредитован-
ных ОФД представлен на сайте ФНС.
Согласно требованиям последней редакции закона, договор с ОФД –
это обязательный документ. Без него не получится даже зарегистрировать
онлайн-кассу. Однако заменить оператора кассы закон позволяет в любое
время.
Каждый экземпляр фискального накопителя внесен в специальный ре-
естр. Срок действия фискального накопителя зависит от применяемой пред-
принимателем системы налогообложения и устанавливается в следующих
вариациях:
ОСНО – 13месяцев;
УСН, ПСН, ЕНВД – 36месяцев.
Начало срока службы фискального диска – это дата его активации.
Владелец ККТ должен хранить фискальный накопитель после замены 5 лет.
21
Менять его предприниматель может самостоятельно. Но чтобы избежать
проблем с регистрацией или заменой фискального накопителя, целесообраз-
нее всё-таки будет обращаться в сервисные центры[8].
Соответственно, сегодня многим организациям и ИП приходится при-
обретать такие онлайн кассы. Следует отметить, что для соблюдения требо-
ваний данного закона не обязательно менять всю кассовую технику. Часть
имеющихся аппаратов можно модернизировать.
Адрес продажи, указываемый на чеке, теперь меняется в зависимости
от типа торговли. Если касса установлена в комнате, то при регистрации он-
лайн-KKT придется указать адрес магазина. Если торговля осуществляется с
автомобиля, необходимо указать номер авто и название его модели. Если то-
вар продается в интернет-магазине, на чеке необходимо указывать адрес веб-
сайта.
При расчетах продавец, как и ранее, должен выдать покупателю кас-
совый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе. Но если до
момента расчета покупатель сообщит продавцу свой абонентский номер те-
лефона или адрес электронной почты, то онлайн касса отправит ему чек или
БСО в электронном виде – на телефон или e-mail (п. 2 ст. 1.2 Закона от
22.05.2003 № 54-ФЗ)[7].
Налоговая служба комментирует данное новшество как исключитель-
но положительное для потребителей. Ведь, получив электронный кассовый
чек, покупатель может не бояться его потерять, что важно с точки зрения за-
щиты прав потребителей. С другой стороны, далеко не каждый клиент согла-
сится предоставить свой номер телефона или e-mail продавцу из-за опасений
получить новую порцию рекламных сообщений.
В самих кассовых чеках появились новые реквизиты, такие как
QR-код и ссылка на сайт ФНС для проверки чека.
Предприниматели, которые используют бланки строгой отчетности
(БСО), тоже попадают под нововведения. По новым правилам, с 1 июля 2018
года предприниматели и дальше будут выдавать бланки, но печатать их бу-