52
закрытием смены была сделана выемка, до приезда службы инкассации на
следующий день хранятся в сейфе в кабинете управляющего клубом.
В организации действует Приказ № 133/04 от 25.04.2012г. «О еже-
дневной сверке финансового результата деятельности клубов ООО «Фитнес
Мания», на основании которого управляющие фитнес-клубов должны обес-
печить передачу бухгалтерам-кассирам вышеперечисленные документы в
виде скан-копий на электронную почту. Срок передачи документов за про-
шедший день - не позднее 11.00 следующего рабочего дня. Также управляю-
щие клубов должны обеспечить проверку данных Отчетов кассиров с дан-
ными клубной программы на ежедневной основе. В свою очередь бухгалте-
ры-кассиры должны обеспечить отражение в учетной системе 1С: Бухгалте-
рия 8.3 операций по поступлению наличных денег в кассу организации и
оплат от клиентов с использованием платежных карт в разрезе статей движе-
ния денежных средств в срок ежедневно до 13.00 по графику пятидневной
рабочей недели.
Контрольно-ревизионный отдел (КРО) на ежедневной основе прово-
дит сверку данных клубной программы с данными Отчетов кассиров.
Также в организации действует Регламент по промежуточной сверке
данных в клубной программе по отделам продаж всех клубов сети и порядке
предоставления данных для начисления заработной платы (утвержден При-
казом Генерального директора № 339-2/Р от 01.01.2017), согласно п.3 кото-
рого начальники отделов продаж, либо лица их замещающие, должны каж-
дые 10 дней текущего месяца производить промежуточные сверки на кор-
ректность данных в клубной программе о продажах, возвратах и оплат по
безналичному расчету, сверять сумму возвратов с бухгалтером.
Получив по электронной почте кассовые отчеты рецепции, бухгалтер-
кассир проверяет правильность данных отчетов и их соответствие данным
продаж из клубной программы. После проверки (в случае отсутствия рас-
хождений и замечаний) бухгалтер-кассир проводит в учетной программе
53
ПКО на сумму поступивших согласно Z-отчету наличных денежных средств.
При этом делается 3 ПКО:
на сумму поступлений без НДС;
на сумму поступлений с НДС;
на сумму поступлений по агентским договорам в пользу принци-
палов (в данном случае имеются ввиду поступления от продажи услуг посе-
щения солярия
6
). При этом делаются проводки Дт 50.01 Кт 62.02 и Дт 50.01
Кт 76.06 соответственно.
При наличии оплат за посещение солярия бухгалтер-кассир вносит
данные этих оплат с разбивкой по отделам «наличные» и «терминал» также в
отчет о розничных продажах в 1С.
По неиспользованным услугам при расторжении абонемента клиентам
клубов оформляются возвраты денежных средств по их письменным заявле-
ниям. Комплект документов по расторжению договора с подсчетом суммы
неиспользованной части абонемента отправляется начальником отдела про-
даж на согласование в КРО, которое в течение 10 дней рассматривает данный
запрос и согласовывает возвраты (в соответствии с Законом о защите прав
потребителей). Без согласования КРО возвраты не выдаются. По согласован-
ным возвратам менеджеры отдела продаж заказывают РКО бухгалтеру-
кассиру на определенную по согласованию с клиентом дату. Бухгалтер-
кассир формирует в учетной программе РКО и отправляет его сотрудникам
рецепции и отдела продаж. При выдаче возврата сотрудники рецепции от-
правляют скан подписанного РКО бухгалтеру, который в свою очередь про-
водит его в учетной программе. При этом делается проводка Дт 62.02 Кт
50.01.
6
Сами аппараты соляриев принадлежат ООО "Фитнес Групп", с которым ООО "Фитнес Мания " работает
по агентскому договору. В свою очередь ООО «Фитнес Групп» ежемесячно на основании договора на раз-
мещение оборудованияплатит ООО «Фитнес Мания» вознаграждение за размещение своих соляриев на тер-
ритории клуба.
54
После проведения всех ПКО и РКО за день бухгалтер-кассир форми-
рует лист кассовой книги, в котором выводит остаток наличных денежных
средств на конец смены.
Установленный лимит наличности в кассе в ООО «Фитнес Мания» на
2018 год составляет 300000 рублей. Все свободные наличные денежные сред-
ства обособленные подразделения обязаны на ежедневной основе сдавать в
банк в соответствии с графиком инкассации, прописанном в договоре, по-
средством службы инкассации обслуживающего банка либо посредством
Объединения «РОСИНКАС» (Российское объединение инкассации Цен-
трального банка Российской Федерации), в зависимости от того, с кем из них
обособленное подразделение заключило договор. При этом делается провод-
ка Дт 57.1 Кт 50.01.
При выдаче авансов и заработной платы через кассу формируются
платежные ведомости. Срок выдачи денежных средств по платежным ведо-
мостям составляет 5 дней. При выплате всем указанным в платежной ведо-
мости сотрудникам заработной платы в учетной программе на общую сумму
выданных денежных средств создается один РКО. При этом делается про-
водка Дт 70 Кт 50.01.
Учет поступления оплат по платежным картам (эквайринг) ведется на
счете 57.03 на основе терминальных отчетов и реестров процессинговой
компании UnitedCardServices (UCS), предоставляющей услуги по эмиссии и
эквайрингу карт основных международных платежных систем (VISA,
MasterCard, UnionPay, JCB, AmericanExpress) и российской платежной систе-
мы «Мир», с которой ООО «Фитнес Мания» заключен договор на обслужи-
вание.
Учет поступлений оплат с сайта ведется на счете 76.09 на основе ре-
естров обслуживающего банка, которые на ежедневной основе отправляются
на отдельный почтовый ящик, принадлежащий ООО «Фитнес Мания».
Как было отмечено ранее, организация ведет автоматизированный
учет операций с наличными деньгами, что позволяет автоматически созда-
55
вать первичные кассовые документы и генерировать учетные регистры в со-
ответствии с требованиями регламента и при запросах пользователей. Такой
учет ведется с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8.3». Данная програм-
ма позволяет получить следующие документы (рис. 6):
Автоматизация бухгалтерских операций, связанных с движением де-
нежных средств, позволяет бухгалтеру уйти от «ручной» регистрации при-
ходных и расходных кассовых ордеров и других первичных учетных доку-
ментов; практически исключая различные ошибки, неточности, описки,
неизбежно сопровождающие ручной способ учета.
Рис.6. Основные отчеты, которые можно получить в
«1С: Бухгалтерия 8.3»
Порядок выдачи денежных средств под отчет в организации установ-
лен Приказом № 947/К от 25.09.2014г. «О порядке выдачи денежных средств
под отчет на экстренные операционные и хозяйственные нужды Клубов».
Согласно данному приказу выдача денежных средств под отчет происходит
56
на основании Заявления о выдаче денежных средств под отчет (форма заяв-
ления также утверждена данным приказом) путем безналичного перечисле-
ния с расчетного счета на банковскую карту подотчетного лица. В исключи-
тельных случаях выдача денежных средств под отчет может осуществляться
путем выдачи из кассы Клуба по РКО.
Выдача денежных средств под отчет производится строго в сумме и
на срок, указанный работником в Заявлении, с учетом установленных прика-
зом ограничений. Так, для Управляющих клубов ограничение по сумме на 1
клуб составляет 10000 руб. на срок не более 10 календарных дней с даты за-
явления о выдаче. Для директоров региона на 1 регион - 10000 руб. на срок
не более 10 календарных дней с даты заявления о выдаче.
Денежные средства под отчет выдаются при условии полного отчета
конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
Обязанность по оформлению Авансовых отчетов на основании оправ-
дательных документов подотчетного лица возложена на бухгалтеров-
кассиров. Срок – 1 рабочий день со дня получения документов от Работника.
Также бухгалтерам-кассирам запрещено принимать копии документов вме-
сто оригиналов.
Передача подотчетных денежных средств от одного работника друго-
му запрещена.
В случае опоздания со сдачей оправдательных документов из зара-
ботной платы работников за вторую половину месяца производится удержа-
ние долга по подотчетной сумме. О наличии просроченных долгов по подот-
четным суммам составляется служебная записка работником Финансового
отдела, уполномоченного Главным бухгалтером. Срок подачи служебной за-
писки в Сектор расчета зарплаты – не позднее 5 числа месяца, следующего за
отчетным. Контроль за своевременным удержанием из заработной платы ра-
ботников просроченных подотчетных долгов возложен на Главного бухгал-
тера.
57
Действующим приказом также установлено, что работники вправе
производить расходы на экстренные операционные и хозяйственные нужды
клубов из личных средств с последующим возмещением на основании Заяв-
ления работника. Возмещение производится только после приемки бухгалте-
ром-кассиром надлежаще оформленных оправдательных документов и заяв-
ления на возмещение.
П.18 Приказа, в связи с территориальной обособленностью Клубов,
приравнивает подписание платежного поручения и РКО к визированию Заяв-
ления о выдаче денежных средств под отчет Генеральным директором.
На практике же положения данного приказа на настоящий момент не
исполняются в полной мере либо нарушаются. Так, например, в настоящее
время денежные средства под отчет выписываются не только управляющим
клубов и директорам регионов, но и директорам дивизионов, начальникам
отделов продаж, менеджерам по рекламе, техникам по эксплуатации, водите-
лям и т.д. Также не соблюдается положение приказа о лимите сумм и сроках
для выдачи денежных средств под отчет (так, например, водители ежемесяч-
но выписывают по 15000 руб., управляющие клубов выписывают на срок 30
дней, а не 10). Также, не назначено конкретное должностное лицо из состава
сотрудников Финансового отдела, ответственное за подачу служебных запи-
сок об удержании просроченных подотчетных сумм в Сектор расчета зарпла-
ты, в связи с чем удержания по просроченным подотчетным денежным сред-
ствам практически не производятся.
Все это говорит о том, что Приказ, как минимум, устарел и требует
обновления и внесения корректировок, которые бы соответствовали реалиям
сложившейся практики применения.
К основным первичным документам, подтверждающим расходование
подотчетных средств, являются,кассовые чеки, товарные чеки, квитанции к
приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета-фактуры,
проездные документы и т.д.
58
При возврате подотчетными лицами остатка неиспользованных де-
нежных средств, выданных под отчет, бухгалтер-кассир оформляет ПКО и
делает проводку Дт50.1Кт71, денежные средства приходуются в кассу
обособленного подразделения с последующей сдачей в инкассацию.
Ежемесячно в каждом фитнес-клубе проводится внутренний аудит
директорами дивизионов/директорами регионов, в ходе которого в том числе
проверяется остаток наличных денежных средств, находящихся как в сейфе
управляющего по уже закрытым сменам (по которым еще не сдана инкасса-
ция), так и текущий остаток в денежном ящике кассы по открытой смене.
Инвентаризация проводится без предварительного оповещения кассира.
При инвентаризации наличных денежных средств в денежном ящике
по текущей открытой смене сначала происходит пересчет наличных денеж-
ных средств, фактически находящихся в денежном ящике ККМ, и только по-
сле этого снимается Х-отчет, с которым сверяются полученные данные. Ре-
зультат инвентаризации оформляется актом КМ-9.
При инвентаризации наличных денежных средств в сейфе вначале пе-
ресчитываются денежные средства из сейфа и в акте ИНВ-15 заполняются
графы о фактическом наличии, ставятся подписи материально-ответственных
лиц и членов комиссии. Скан акта отправляется бухгалтеру-кассиру на элек-
тронную почту. Бухгалтер-кассир в свою очередь сверяет сумму фактическо-
го остатка, указанного в актес остатком по кассовый книге на конец преды-
дущего дня/начало текущего дня и заполняет графы акта, в которых пропи-
сываются суммы по учетным данным. При несоответствии сумм фактическо-
го остатка и остатка по учетным данным делается запись о сумме излиш-
ка/недостачи. Проставляются номера последнего приходного и последнего
расходного кассовых ордеров. Скан акта со своими отметками и подписан-
ный лист кассовой книги высылается директору дивизиона/директору регио-
на, проводящему инвентаризацию.
Излишек денег в кассе в обоих случаях (пересчет денежного ящика
ККМ и сейфа) приходуется в доход ООО »Фитнес Мания», бухгалтер-кассир
59
на основании акта инвентаризации ИНВ-15 или акта КМ-9 оформляет ПКО
на сумму излишка и делает в учетной программе проводку Дт 50.01 Кт 91.01.
Акты подкалываются к ПКО и подшиваются в Отчет кассира с остальными
кассовыми документами.
На практике же, чаще встречаются случаи выявления недостач на
суммы до 1 рубля. Связано это с тем, что для расторжения абонементов кли-
ентамиспоследующей выдачей возвратов используется Мастер Расторжений
в 1С, который автоматически высчитывает сумму к возврату по неиспользо-
ванной части абонемента до копеек (т.е. без округлений). А в связи с тем, что
в обороте уже не встречаются монеты номиналом 1 и 5 копеек (даже 10 копе-
ек уже редко встречается), кассиры при выдаче возвратов по РКО «фактиче-
ски» округляют суммы до рубля в пользу клиента. Отсюда и тянутся подоб-
ные недостачи. На практике их никто не гасит и проводки о недостаче бух-
галтерией в подобных ситуациях тоже не делаются, на 2-м листе акта в объ-
яснении причин образования излишка/недостач пишется «в связи с отсут-
ствием в размене монет номиналом менее 1 рубля». Аналогичные ситуации
возникают и при выдаче заработной платы через кассу по платежным ведо-
мостям, в которых также часто встречаются суммы с единичными копейка-
ми. Фактически вышеописанная ситуация является примером нарушения по-
рядка ведения кассовых операций.
По окончании каждого месяца бухгалтер-кассир проводит сверку пу-
тем формирования оборотно-сальдовых ведомостей по счетам 50.01, 57.03,
57.1, 76.06, 76.09. Также формируются обороты счетов 62.02 и 76.06, по ко-
торым проверяется правильность отражения сумм поступившей выручки по
счетам 50.1, 57.03 и 76.09 в разрезе ставок НДС (поступления по ставке
«НДС 18%» и по ставке «Без НДС»).
2.3 Учет операций по расчетному счету в ООО «Фитнес Мания»
60
Банк, обслуживающий ООО «Фитнес Мания, по поручению организа-
ции оплачивает срасчетного счета обязательства компании, расходы и прочие
поручения, традиционно осуществляемые в порядке безналичных расчетов.
Денежные средства ООО «Фитнес Мания», хранящиеся на расчетном
счете, учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета». По
дебету этого счета записываются всевозможные поступления денежных
средств на расчетный счет, а по кредиту – различные траты, приводящие к
уменьшению денежных средств на расчетном счете. Основой для записей по
данному счету являются выписки Банка с прилагаемыми к ним подтвержда-
ющими документами.
Ежедневно бухгалтер-кассир, ответственный за разнесение банков-
ских выписок, в онлайн-банке вличном кабинете компании выгружает вы-
писки с расчетного счета ООО «Фитнес Мания» с приложением подтвер-
ждающих документов.
В выписке указывается начальный и конечный остатки на расчетном
счете и суммы операций поступлений и списаний, отраженных на расчетном
счете, стоит электронная подпись банка. Напротив каждой операции стоит
номер подтверждающего документа и назначение платежа.
Зачисление сумм по эквайрингу на расчетный счет в выписке отража-
ется общей суммой по всем подразделениям организации. Для детализации
по каждому обособленному подразделению и дальнейшего отражения дан-
ных поступлений в учетной программе обособленно по каждому подразделе-
нию, бухгалтер-кассир использует реестр эквайринговых платежей, который
в свою очередь выгружает в личном кабинете на сайте процессинговой ком-
пании UnitedCardServices (UCS), предоставляющей ООО «Фитнес Мания»
услуги по эквайрингу на основании заключенного договора на обслужива-
ние. Реестр выгружается на определенную дату и содержит в себе информа-
цию о каждой оплате по карте, совершенной в этот день (в том числе в по-
рядке безакцептного списания), с указанием сумм каждой оплаты, сумм ко-
миссии, первые и последние цифры номера карты списания денежных
61
средств, номер транзакции, код авторизации, время. Оплаты в реестре сгруп-
пированы по каждой торговой точке, где установлен эквайринговый терми-
нал, что и позволяет выделить отдельно суммы поступлений по эквайрингу
по каждому обособленному подразделению ООО «Фитнес Мания» для целей
дальнейшего отображения в учетной программе.
С расчетного счета производится не только безналичные платежи, но
и платежи наличными. Платежи наличными оформляются объявлением на
взнос наличных. Этот документ оформляется в единственном экземпляре. На
котором проставлен специальный кассовый символ, который указывает на
источник внесенных средств. Кассир организации в банке получает квитан-
цию, в которой зафиксированы принятые суммы. Она служит основанием
для составления расчётного кассового ордера на списание средств в кассе.
ООО «Фитнес Мания» самостоятельно выбирает форму безналичных
расчетов, что предусмотрено в договоре на обслуживание, заключенном с
банком.
При осуществлении безналичных расчетов ООО «Фитнес Мания» ис-
пользуются следующие расчетные документы:
а) платежные поручения;
б) платежные требования;
в) инкассовые поручения.
Следует отметить, что ООО «Фитнес Мания» в практике своей дея-
тельности не используетаккредитивы и чеки. Это обусловлено специфичным
характером и предназначением данных инструментов и в деятельности фит-
нес-центров сети их применять просто нецелесообразно.
Преимущественно применяемой формой безналичных расчетов в
ООО «Фитнес Мания» является платежное поручение.
Каких-то нестандартных аспектов применения данного инструмента
не наблюдается. ООО «Фитнес Мания» подает платежное поручение банку
для перевода средств с расчетного счета организации на счета контрагентов и
различных получателей средств. Исполняется банком платежное поручение в