43
чтобы рассматривать вопрос о предоставлении ему кредита.
На практике компании разделяют своих клиентов по типам, определив
условия для каждого:
- ключевой клиент (крупный клиент, который делает большие заказы и
регулярно выполняет свои обязательства);
- рядовой клиент (мелкий клиент, регулярно выполняющий свои
обязательства);
- новый клиент (может быть мелким или крупным, но неизвестно, как
он будет выполнять свои обязательства);
- проблемный клиент (мелкий или крупный клиент, регулярно не
выполняющий своих обязательств).
Для каждой организации эти типы различаются, как и условия,
предъявляемые к ним.
Мотивация сотрудников в ООО «Вертикаль». Здесь важно
предусмотреть комплекс мер или разработать отдельную политику
мотивации сотрудников, участвующих в процессе управления дебиторской
задолженностью, для исключения образования проблемных долгов.
Эти сведения в документе в основном касаются сотрудников
коммерческих подразделений, которые отвечают за сбыт (обычно
менеджеры). Для них имеет смысл устанавливать размер вознаграждения,
который зависел бы от фактических сумм поступившей оплаты от клиентов,
а не от объема "бумажных" продаж, чтобы менеджеры были лично
заинтересованы в оплате счетов, выставленных клиенту.
Более того, компании устанавливают зависимость размера
вознаграждения менеджера от сроков погашения клиентами задолженности,
чтобы мотивировать менеджеров к своевременному погашению
задолженности. Например, если сроки погашения не нарушены, то вся сумма
включается в базу для расчета вознаграждения. Если оплата была просрочена
-
уменьшается или вовсе исключается из базы.
Процедура предоставления кредита клиентам в ООО «Вертикаль». В
44
этом пункте указывают перечень информации, существенной для принятия
решения о предоставлении клиенту кредита. Здесь же прописывают
процедуру получения этой информации, порядок назначения ответственных
за сбор информации лиц. В основном это бухгалтерская отчетность клиента.
Способом получения дополнительной информации может быть личное
посещение офиса клиента менеджером, получение необходимых сведений от
компаний, которые уже работали с данным клиентом.
Определение параметров оценки предоставленной клиентом
информации в ООО «Вертикаль». В бухгалтерской отчетности в первую
очередь анализируется наличие у дебитора имущества, за счет которого при
его банкротстве организации удастся возместить свои убытки. Не менее
важный показатель - относительный размер и динамика кредиторской
задолженности. Тренд на увеличение кредиторской задолженности два-три
раза за период говорит о том, что компания испытывает финансовые
трудности и у нее проблемы с платежеспособностью.
Определение кредитного лимита для клиента и процедура управления
кредитными лимитами в ООО «Вертикаль». Совершенно не обязательно
устанавливать кредитный лимит для каждого конкретного клиента.
Организации делают это для групп или категорий клиентов в зависимости от
продолжительности работы с контрагентом. Кроме того, могут определяться
отдельные специальные условия предоставления кредита, например
максимальный срок отсрочки, условия пересмотра лимитов.
Здесь же указывается порядок назначения ответственных менеджеров
за работу с кредиторской задолженностью конкретного клиента или группой
клиентов.
Чтобы узнать, насколько быстро ООО «Вертикаль» получает оплату от
контрагентов, рассчитывается коэффициент оборачиваемости дебиторской
задолженности
На начальном этапе работы с дебиторской задолженностью
целесообразно провести анализ ее оборачиваемости. Для этого рассчитывают
45
коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и коэффициент
оборачиваемости дебиторской задолженности в днях.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности.
Показывает, насколько быстро организация получает оплату за свои товары
от покупателей. Вычисляется как отношение выручки от реализации в кредит
к среднему остатку дебиторской задолженности за определенный период
времени.
Значение этого коэффициента показывает, сколько раз за
определенный период времени организация получила от покупателей оплату,
то есть сколько раз выставленные счета превращались в реальный денежный
поток. Или иначе - сколько выручки приходится на 1 руб. дебиторской
задолженности.
Чем выше значение этого коэффициента, тем меньший период времени
проходит между отгрузкой продукции клиентам и ее оплатой. Высокие
значения этого коэффициента положительно отражаются на ликвидности
компании и ее платежеспособности. Косвенно этот показатель позволяет
оценить общую эффективность работы с клиентами в части погашения
дебиторской задолженности, а также отражает существующую в организации
политику по управлению дебиторской задолженностью.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях.
Характеризует средний срок, в течение которого происходит погашение
задолженности или среднее время сбора этой дебиторской задолженности.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях
рассчитывается следующим образом:
величина среднего остатка дебиторской задолженности x 365 дней :
сумма продаж в кредит или выручка.
Логично, что чем меньше значение данного показателя, тем лучше
финансовое состояние компании. Отметим, что выручка в формулах
46
используется, когда нельзя точно рассчитать сумму продаж в кредит. Если же
это возможно, то для получения наиболее актуальных данных следует
использовать сумму продаж в кредит.
Величина среднего остатка дебиторской задолженности вычисляется
обычно путем сложения остатков дебиторской задолженности на начало и на
конец периода и делением полученной суммы на 2. Однако при расчете
важно учитывать, что остатки дебиторской задолженности на конкретные
даты могут сильно колебаться и отличаться от действительных средних
значений, нормальных для организации. Так, балансовая сумма на конец года
может быть неестественно большой, если, например, отдел продаж в
предновогодний период старается добрать план или просто подстегнуть
продажи путем предоставления рассрочек, увеличения отсрочек. Или,
наоборот, малой величиной, если в этот период коммерческий отдел
"подтягивает хвосты" перед расчетом базы для начисления годовых бонусов.
Также целесообразно тщательно выбирать период для расчета, так как
при резких изменениях в течение периода средняя величина остатка
дебиторской задолженности может не дать полной картины для анализа
дебиторской задолженности организации. Например, если компания бурно
развивается и продажи стремительно растут каждый месяц.
Для нивелирования этих колебаний компании вычисляют размер
остатка средней дебиторской задолженности на основании большего числа
контрольных точек для разных периодов, выбирая из них наиболее
показательные для текущего состояния компании.
Также важно помнить, что балансовая строка "Дебиторская
задолженность" включает в себя предоплату, расчеты по налогам и сборам и
пр. Для анализа необходима именно дебиторская задолженность по расчетам
с покупателями и заказчиками, это нужно учитывать и использовать
"очищенную" сумму дебиторской задолженности.
Для контроля над величиной дебиторской задолженности ООО
«Вертикаль» анализируют задолженность по срокам ее возникновения
47
Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения
выполняется на основе отчета в разрезе клиентов. В нем суммарный остаток
по счету каждого клиента распределяется по столбцам в зависимости от даты
операции в той периодичности, которая характерна для компании.
Например, при осуществлении поставки оборудования ООО
«Вертикаль» в стандартном договоре указан срок оплаты выставленного
счета - 15 дней. Однако на практике клиенты производят оплату в конце
месяца. То есть фактический срок оплаты равен 30 дням, что подтверждено
вычислением коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности в
днях. При этом по статистике клиенты, не оплатившие счет в течение 60
дней, вероятно, уже не оплатят его самостоятельно. В данной ситуации отчет
о сроках возникновения дебиторской задолженности в разрезе клиентов
выглядит следующим образом (табл. 7 ниже).
Таблица 7
Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения за
январь 2017 года
N
п/п
Клиент
Сальдо,
тыс. руб.
До 15
дней,
тыс. руб.
До 30
дней,
тыс. руб.
До 60
дней,
тыс. руб.
Свыше
60 дней,
тыс. руб.
1
Клиент 1
155
65
80
10
0
2
Клиент 2
90
30
40
20
0
3
Клиент 3
40
0
0
15
25
4
Клиент 4
107
50
50
0
7
5
Клиент 5
15
0
0
0
15
Итого, руб.
407
145
170
45
47
Итого, %
-
35,6
41,8
11,1
11,5
Из этого отчета видно, что в основном клиенты производят оплату в
определенные сроки или даже ранее. При этом имеется довольно
значительная сумма задолженности, превышающая 60 дней. Такая
задолженность существует у клиентов 3, 4 и 5. При этом можно видеть, что у
каждого из этих клиентов ситуации несколько различаются. Так, у клиента 5
48
сумма задолженности невелика, она вполне может иметь длительный срок
возникновения, а сама организация может не существовать, и эту
задолженность, скорее всего, придется списать в учете.
Клиент 3 имеет немалую задолженность и уже некоторое время не
производит закупок. При этом часть задолженности еще не вышла за
критические рамки, но тем не менее с клиентом целесообразно начинать
претензионную работу.
Клиент 4 - это крупный клиент, который регулярно делает заказы и
исправно платит. При этом у него имеется задолженность свыше 60 дней.
Высока вероятность, что эта сумма образовалась по недоразумению или
халатности работников организации (потеряли счет, не отправили
документы, менеджер забыл напомнить). В данной ситуации важно выявить
причины возникновения долга такого клиента и установить виновных в этом
лиц.
Итоговое процентное значение каждого столбца в таблице позволяет
убедиться в стабильности распределения дебиторской задолженности по
срокам.
Отчеты о сроках возникновения дебиторской задолженности в разрезе
клиентов составляются на регулярной основе, а затем сопоставляются с
целью выявления изменений в пропорциях сумм. Это позволяет оценить
эффективность работы с задолженностью.
Предположим, отчет за следующий месяц выглядит следующим
образом (табл. 8).
49
Таблица 8
Анализ дебиторской задолженности
по срокам возникновения на 28 февраля 2017 года
N
п/п
Клиент
Сальдо,
тыс. руб.
До 15
дней,
тыс. руб.
До 30
дней,
тыс. руб.
До 60
дней,
тыс. руб.
Свыше
60 дней,
тыс. руб.
1
Клиент 1
150
30
65
55
0
2
Клиент 2
90
30
35
25
0
3
Клиент 3
40
0
0
0
40
4
Клиент 4
100
25
50
25
0
5
Клиент 5
0
0
0
0
0
Итого, руб.
380
85
150
105
40
Итого в %
-
22,4
39,5
27,6
10,5
На основе сопоставления первого отчета с аналогичным отчетом на
следующую отчетную дату можно выявить тревожные признаки. В
частности, снижение доли досрочных оплат и постепенное смещение
обычной практики с 30 дней к отметке в 60 дней может говорить о
порочности практики устных договоренностей, потере бдительности
клиентами и необходимости срочно принимать меры.
Кроме того, видно, что задолженность клиента 3, несмотря на
внушительность суммы, по-прежнему "висит" в полном объеме, что требует
отдельного разбирательства. Отчеты, приведенные в табл. 7 и 8, прежде всего
позволяют выделить отдельных контрагентов и обратить на них внимание
менеджеров. Возможно, в процессе принятия решения потребуется динамика
возникновения и погашения дебиторской задолженности для более
детального рассмотрения. Так, рассортировав клиентов по различным срокам
погашения, организация создает базу для звонков-напоминаний и рассылки
писем. Оставив только клиентов, имеющих просроченную задолженность,
получает базу для формирования резервов по сомнительным долгам.
Претензионная работа в ООО «Вертикаль» обеспечит сбор
дебиторской задолженности в минимальные сроки
В случае если срок оплаты дебиторской задолженности уже истек, то
50
начинается процедура претензионной работы, которая состоит из следующих
этапов (табл. 9).
Таблица 9
Последовательность действий компании
при проведении претензионной работы
Этап
Действия компании
Ответственное
Подразделени
е компании
Срок оплаты
долга
не наступил
Заключение договора
Коммерческая
служба
Контроль отгрузки
Коммерческая
служба
Выставление счета
Финансовая
служба
Уведомление
об отгрузке
Уведомление о сумме и сроках погашения
дебиторской задолженности
За несколько дней до срока оплаты
-
напоминание
об окончании периода отсрочки по электронной
почте. В случае отсутствия реакции - личный
звонок
Дебиторская
задолженност
ь
со сроком от
15 до 30 дней
При неоплате в срок
–
уведомление
по
электронной почте с отчетом о доставке и
прочтении (возможно, с копией руководителю
сотрудника, ответственного за формирование
графика платежей). При отсутствии реакции -
звонок с выяснением причин
Коммерческая
служба
Официальное письмо
-
уведомление о конкретных
мерах, которые будут предприняты в случае
неоплаты
Коммерческая
служба
Приостановка продаж, оплаты встречных
требований
Коммерческая
служба
Дебиторская
Задолженност
ь со сроком от
30 до 60 дней
Предарбитражное предупреждение
Юридическая
служба
Ежедневные звонки с напоминанием
Коммерческая
служба
Переговоры с ответственными лицами
Дебиторская
Задолженност
ь со сроком
свыше 60
дней
Личный визит менеджера, принятие мер
к досудебному урегулированию
Коммерческая
служба
Официальная претензия
-
уведомление о начале
процедуры взыскания (заказным письмом)
Юридическая
служба
Подача искового заявления в суд
Юридическая
служба
51
Но прежде чем ее начинать, менеджер должен убедиться в том, что
причиной нарушения условий оплаты не являются действия самой
организации, в частности:
- клиент полностью осведомлен об имеющейся у него задолженности;
- менеджер оформил все документы правильно и отправил их в срок.
Звонки-напоминания. Первое, что должен сделать менеджер, просто
позвонить и напомнить. Часто этого бывает вполне достаточно, чтобы
обеспечить оплату. В любом случае звонки более эффективны, так как от них
сложнее уклониться, чем от писем. Кроме того, непосредственное общение
скорее даст желаемый результат. Однако звонки требуют больших
трудозатрат, чем напоминания посредством электронной почты.
Личные визиты. Это крайняя мера мягкого воздействия на должника.
Практика показывает, что применять ее целесообразнее только в отношении
важных клиентов.
Отправка напоминаний по электронной почте. Письма отправляются
конкретным людям, ответственным за вопросы урегулирования
задолженности и оплаты, с уведомлением о доставке и прочтении. На
практике такие письма приходится повторять несколько раз. После чего
отправляется последнее письмо, уведомляющее о том, что в случае неоплаты
будут предприняты конкретные действия (например, отказ от дальнейших
продаж, неоплата встречных требований). Причем это письмо уже
отправляется в бумажном виде курьером или почтой с уведомлением о
вручении.
Направление контрагенту акта сверки взаиморасчетов. Компания
составляет акт сверки взаиморасчетов, который подписывают обе стороны.
Если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, по которому за
ним числится долг, то это означает, что он признает имеющуюся
задолженность. При этом срок исковой давности прерывается и начинает
течь заново (ст. 203 ГК РФ).
Уведомление о взыскании. Должника уведомляют о начале процедуры
52
взыскания, то есть передаче дела в юридический отдел для подачи искового
заявления в суд.
3.2 Мероприятия, направленные на повышение эффективности деятельности
ООО «Вертикаль»
Финансово-хозяйственные результаты деятельности предприятия
оцениваются с помощью абсолютных и относительных показателей. К
абсолютным показателям относятся: валовая прибыль, прибыль от
реализации продукции, прибыль (убыток) от прочей реализации, прибыль до
налогообложения, чистая прибыль.
Практические подходы к выбору методик исследования и
интерпретации аналитических расчетов рассмотрим на примере
номенклатурных групп ООО «Вертикаль», а в частности: аналитические
приборы и установки, телекоммуникационного оборудования,
навигационного оборудования.
Для исследования влияния факторов в условиях производства и
реализации многих номенклатурных групп продукции можно использовать
следующую модель:
П = SUM (Vрп(общ) x Удi x (Цi - ПрЗi) - ПЗ,
где П - прибыль от реализации;
Vрп(общ) - суммарный объем реализованной продукции по всем
номенклатурным группам в натуральном выражении;
Удi - удельный вес каждой номенклатурной группы в общем объеме
реализации;
Цi - цена единицы продукции по соответствующей номенклатурной
группе;