25
менеджментом.
Детально разобрана классификация и структура информационных и
материальных потоков, с определением базовых терминов данной
предметной области. К числу таких терминов относятся: потоки, система,
технологии. Определены все характерные функции информационных и
материальных потоков.
Одной из основных задач первой части стала, выявление методов
модели качества с учетом информационных и материальных потоков.
Выявлена необходимость создания сети информационных и материальных
потоков с учетом теории управления менеджмента качества в том числе и
процессного подхода спортивного менеджмента.
Выявлены теоретические подходы при разработки информационных
и материальных потоков в спортивно-досуговом центре.
26
ГЛАВА 2. ИССЛЕДОВАНИЕ ПРАКТИКИ УПРАВЛЕНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫМИ И МАТЕРИАЛЬНЫМИ ПОТОКАМИ В
СПОРТИВНО-ДОСУГОВОМ ЦЕНТРЕ «СПЕКТР»
2.1 Характеристика направлений и результатов деятельности центра.
Характеристика направлений и результатов деятельности центра
Организационная структура является важным инструментом, благодаря
которому в компании поддерживается порядок.
Организационная структура - это наличие четко распределённого
функционала по центрам ответственности. Каждый сотрудник должен
отвечать за четко понятную зону ответственности. Если выполняется это
условие, то сокращается вероятность возникновения гибридности в
организации.
Распределять функционал, закрепляя его за каждым сотрудником,
нужно сразу после того, как организация начала свою работу. Каждый
сотрудник должен знать ожидаемый результат своей работы, знать четкий
профиль компетенций, знать кому он подотчетен, то есть, кто является его
руководителем, знать в рамках какого отдела он работает, знать кто является
его внутренним клиентом, для кого он является внутренним подрядчиком, и
кто является его внутренними подрядчиками.
Для облегчения задач генерального директора, создается штаб
квалифицированных функциональных специалистов, задача которых не
принимать решения и командовать, а готовить наиболее обоснованные,
аналитически проработанные решения, которые они представляют на
рассмотрение линейным руководителям.
На основании организационной структуры прописываются бизнес-
процессы в организации. Для этого используют стандарт BPMN.
Учитывая изложенное, построим линейно-функциональную
организационную структуру проектируемого спортивно-досугового центра в
городе Москва.
Учредителем государственных спортивных организаций является
27
Правительство Москвы в лице Департамента спорта города Москвы (далее –
Департамент).
Основные полномочия Департамента как учредителя прописаны в
Положении о Департаменте спорта города Москвы.
В рисунке 5 представлена разработанная линейно-функциональная
организационная структура. Исходя из данной структуры, каждый сотрудник
организации должен понимать с кем он работает, кому он подотчетен и как
взаимосвязаны отделы внутри спортивно-досугового центра.
Рисунок 5
Организационная структура спортивно-досугового центра
В организационной структуре соблюдается принцип единоначалия.
Возглавляет организацию директор.На данном рисунке можно увидеть
7 основных специалистов, работающих и курирующих отделы спортивно-
досугового центра и напрямую подчиняющихся директору спортивно-
досугового центра.
Отделы возглавляют: Экономический отдел - главный экономист;
28
Бухгалтерия - главный бухгалтер; Методический отдел – методист; Отдел
безопасности - начальник охраны, заместитель директора по учебно-
воспитательной работе курирует отдел учебно-воспитательной работы (УВР),
заместитель директора по спортивно-массовым работам осуществляют
контроль за отделом спортивно-массовых работ (СМР), соответственно
заместитель директора по административно-хозяйственной части несет
ответственность за работу административно-хозяйственной части (АХЧ).
Для успешного функционирования спортивно-досугового центра
недостаточно разработанной организационной структуры. Для того, чтобы
закрепить обязанности за каждым из отделов, чтобы каждый сотрудник знал
свои обязанности, необходимо построить линейно-функциональную
организационную структуру с наложением процессов.
2.2 Организация управления информационными и материальными
потоками в организации
Организация управления информационными и материальными потоками в
организации осуществляется и хорошо отслеживается при помощи
наложения процессов на организационную структуру спортивно-досугового
центра. Департамент в соответствии со своими полномочиями утверждает
кандидатуру и назначает на должность директора спортивно-досугового
центра что можем увидеть на рисунке 6.
29
Рисунок 6
Организационная структура с наложением процессов
Департамент в соответствии со своими полномочиями утверждает
кандидатуру и назначает на должность директора спортивно-досугового
центра.
Директор руководит всей организацией, контролирует финансовую
деятельность и осуществляет в установленном порядке расходование
денежных средств в пределах выделенных ассигнований. Распределяет
обязанности между заместителями руководителя, утверждает структуру,
штатное расписание спортивно-досугового центра и положение о
структурных подразделениях, организует проведение мероприятий по
совершенствованию системы управления спортивно-досугового центра,
подписывает в пределах своей компетенции правовые акты (приказы,
распоряжения), осуществляет контроль их исполнения.
В обязанности Главного экономиста входит разработка ценовой
политики всего перечня услуг, оказываемых в центре. Ценовая политика
разрабатывается в соответствии с ценами конкурента и с учетом
возможностями потенциальных клиентов.
30
Главный бухгалтер осуществляет контроль движения денежных
потоков внутри спортивно-досугового центра, несет ответственность за
ведение бухгалтерского учета, формирования учетной политики и
своевременного предоставления достоверной бухгалтерской отчетности.
Следующим отделом, координирующим важный процесс спортивно-
досугового центра, является методический отдел во главе с главным
методистом.
Методист организует работы по разработке программ обучения
посетителей и обеспечивает программы досуга в соответствии перечнем
оказываемых услуг в спортивно-досуговом центре. Разработанные
документы, после утверждения директором, направляются тренерскому
составу и аниматорам, которые в дальнейшем осуществляют свою
деятельность в соответствии с ними.
Начальник охраны относится к категории руководящих должностей.
Исполнитель этой должности должен соответствовать множеству критериев,
наиболее важной из которых является физическая подготовка. Исполнитель
данной должности должен знать Трудовой Кодекс Российский Федерации,
нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые взаимоотношения, а
также устав и методические материалы организации, должностные
инструкции, приказы и распоряжения руководства и Департамента.
В обязанности начальника безопасности спортивно-досугового центра
входят следующие функции:
- проведение мероприятий по осуществлению безопасности, разработка
и внедрение способов охраны, средств защиты;
Ко всему прочему начальник безопасности спортивно-досугового
центра должен уметь вовремя оказать первую медицинскую помощь, уметь
пользоваться оружием, что должно быть подтверждено документально.
Должность заместителя директора по учебно-воспитательной работе
используется в организациях, в которых занимаются образованием.
В обязанности заместителя директора по учебно-воспитательной
31
работе входит организация учебного процесса: составление расписания
занятий и тренировок посетителей; распределение занятости преподавателей
и тренеров и руководителей творческих групп.
Свою деятельность замещающий должность должен осуществлять в
соответствии с законодательством Российской Федераций, внутренними
актами спортивно-досугового центра, приказами директора организации и
должностной инструкцией.
Следующей управленческой должностью в спортивно-досуговом
центре является заместитель директора по спортивно-массовым работам. Он
напрямую подчиняется директору организации. Обеспечение эффективной
деятельности спортивно-досугового центра для достижения поставленных
целей и решения уставных задач в части спортивного процесса, является
основной функцией заместителя директора по спортивно-массовой работе.
Заместитель директора по спортивно-массовой работе координирует
деятельность тренерского штаба. Во многом от него зависит процесс
оказания услуг спортивной подготовки посетителей.
На каждом предприятии должен быть отдел, отвечающий за
административно-хозяйственную деятельность. Весь технический персонал
спортивно-досугового центра находится в подчинении директора по
административно-хозяйственной части.
Люди должны работать в комфортной среде. Основной функцией
директора по административно-хозяйственной части является организация
хозяйственной деятельности, контроль обслуживания оборудования,
поддержания оборудования в надлежащем состоянии.
Лица, исполняющие данные должности должны активно принимать
участие в формировании программ улучшения функционирования
спортивно-досугового центра. Постоянно растут требования потребителя к
продукту или оказываемой услуге. Все время растет уровень качества,
который они ожидают от поставщика. Наилучшей ситуацией для спортивно-
досугового центра будет тогда, когда уровень оказываемых услуг будет
32
превосходить требования потребителей.
Рассмотрев все функциональные единицы организационной структуры
спортивно-досугового центра, мы убедились в том, что для четкого
разделения обязанностей между отделами нужно выявить основные
процессы каждого функционального отдела.
Таким образом, для разработки информационных и материальных
потоков была выстроена организационная структура спортивно-досугового
центра с наложением типовых процессов.
2. 3 Проблемы управления информационными и материальными
потоками.
Проблемы управления информационными и материальными потоками
в организации возможно предоставить через четко выстроенную и
сформулированную информационную карту процессов в спортивно-
досуговом центре.
Одним из важнейших аспектов в работе организации, которому нужно
уделить должное внимание, является налаживание взаимодействия между
отделами. Этот процесс напрямую дает отражение проблем управления
информационными и материальными потоками в работе спортивно-
досугового центра в целом. Сложно представить успешное
функционирование какой-либо организации без четко выстроенного
взаимодействия между функциональными единицами внутри компании
Спортивно-досуговой центр должен соответствовать ряду критериев
системного бизнеса:
1) Проблема неполноты или отсутствия бизнес-модели. Организация
должна иметь в наличии четкую, качественную, эффективную бизнес-
модель, которая даст понимание о том, кто является целевой аудиторией, кто
является конкурентами, что представляет собой конкурентная стратегия, как
спортивно-досуговой центр должен привлекать удерживать клиентов и так
33
далее. Все эти критерии являются базовыми без которых невозможно
выстроить успешную, устойчивую компанию.
2) Отсутствие корпоративной культуры или её искаженность.
Корпоративная культура - это единая среда, в которой обитают все
сотрудники компании. Фактически это набор ценностей и привычек.
Культура есть в любом социуме, например, семья, город или страна. Отсюда
следует, что и в любой организации так же существует своя корпоративная
культура. Она может быть очень качественной и усиливать организацию, а
может быть негативной и наносить вред компании, препятствовать ее
развитию. Для успешного развития спортивно-досугового центра,
необходимо уделить большое внимание созданию благоприятной
корпоративной культуре, что приведет к порядку в организации деятельности
спортивно-досугового центра. Также отдельное внимание необходимо
уделить подбору персонала, потому что корпоративная культура, это так же
люди, которые работают в организации. Итак, первым аспектом, входящим в
корпоративную культуру, является подбор персонала. Следующим аспектом,
входящим в корпоративную культуру, является обучение и мотивация
персонала. Эти ключевые аспекты формируют в сознании сотрудников
чувства благоприятной среды, в которой он чувствует себя комфортно.
Контроль работы руководителей, реализация системы операционного
управления, проработка стратегии компании, эффективное, грамотное
управление финансового учета и финансовое планирование, организационная
структура, бизнес-процессы, и другое. Когда в процессе участвует большое
количество сотрудников или отделов, необходимо выстроить детальную
схему, как они взаимодействуют между собой. В отличие от
организационной структуры составление карты взаимосвязей учитывает
последовательность действий между отделами.
Составим схему отделов спортивно-досугового центра
34
Рисунок 7
Меж функциональные связи в организационной структуре
спортивно-досугового центра
В таблице 7 можно увидеть все функциональные единицы спортивно-
досугового центра, а именно его отделы. Она позволяет создать общую
картину того, кто учувствует в процессе именно в спортивно-досуговом
центре, как они взаимодействуют между собой и с окружающей средой. В
процессе внедрения системы качества в спортивно-досуговый центр, процесс
разработки карты взаимосвязей является наиболее трудоемким. Разными
видами стрелок, обозначаются потоки внутри организации, между отделами.
Карта взаимосвязей формирует понимание каждого из сотрудников не
функциональную взаимосвязь, а общее понимание своих обязанностей пред
внутренними потребителями.
С помощью разработанной карты взаимосвязей информационных и
материальных потоков сводится к минимуму вероятности возникновения
путаницы в обязанностях сотрудников. Каждый из специалистов в
спортивно-досуговом центре, должен знать и понимать данную карту