65
Проведение сопутствующих мероприятий (семинары, брифинги,
элементы развлекательного характера)
В течение
проведения
выставки
Организация питания
В течение
проведения
выставки
Выполнение задач по общению с посетителями, проведение
исследований
3
Анализ результатов
3
На основе этих данных была разработана матрица ответственности, в
которой указывается какие специалисты отвечают за выполнение отдельных
работ (таблица 8).
Таблица 8 – Матрица ответственности
Наименование/содержан
ие работы
Бухгалтер
Директор
Менеджер отдела
кадров
Менеджер по рекламе
Бизнес-аналитик
Системный
архитектор
Специалист отдела
поставок
Техслужащие
Специалист по
модели данных
администратор
Логист
Администратор БД
Составление бизнес-
проекта
И
У
С
К
О
О
Определение
тематики выставки
У
С
И
О
О
Формирование
команды
У
С
К
И
И
Запуск рекламы в СМИ
У
И
С
О
О
О
Разработка перечня
услуг,
предоставляемых
экспоненту
И
У
С
И
О
О
О
О
Определение
соисполнителей и
вступление с ними в
договорные
отношения
У
И
С
О
О
Перезаключение
договоров с
поставщиками
О
У
И
И
Определение
бюджета выставки и
источников его
формирования
И
У
С
С
66
Разработка и
размещение
(рассылка)
предложения на
участие в выставке
У
С
И
И
+
С
Разработка плана
организации
выставки и ее
работы
С
У
О
С
И
Установка
компьютерного
оборудования и
оргтехники
У
С
И
О
И
О
Организация приема
заявок на участие в
выставке
У
О
С
К
О
И
Организация
предоставления
услуг экспонентам
по оборудованию
выставочного стенда
(павильона),
выпуску каталога,
тиражированию
информационно-
рекламного
материала,
размещению
рекламы,
использованию
информационной
системы и т.п.
С
У
С
О
И
З
Рассылка
приглашений
У
О
К
И
И
Определение мер
безопасности и
организация их
выполнения
У
О
Организация
страхования
С
У
О
И
О
К
Организация
хранения
оборудования и
материалов
У
О
И
О
Проведение
сопутствующих
мероприятий
(семинары,
брифинги, элементы
развлекательного
характера)
У
О
И
О
Организация
питания
С
У
И
О
К
67
Выполнение задач
по общению с
посетителями,
проведение
исследований
У
О
И
К
Анализ результатов
С
У
О
И
С
С
Где: У – Утверждение; С – Согласование; К – Консультирование; О –
Ответственный исполнитель; И – Исполнитель: З - Ознакомление
Системный учет всех затрат по окончании выставки (примерно через 6
месяцев) позволит также сделать окончательный вывод об эффективности в
соотношении с суммой затрат и оценить результаты.
Общая стоимость участия в выставке включает следующие основные
статьи затрат:
- Аренда стенда, плата за электричество и т. д. (Основная статья
затрат);
- установка и оснащение стенда;
- поддержание позиций, реклама и использование коммуникаций;
- транспортные расходы, стоимость утилизации отходов;
- заработная плата и путевые расходы работников, занятых на стенде;
- Прочие расходы.
Согласно исследованию и как показывает практика и опыт, в среднем,
независимо от типа выставочных мероприятий, около 15% всех расходов
составляют арендная плата за палатку, около 5% - эксплуатационные
расходы: плата за электричество и т. д. 39% составляют установку,
оборудование и оборудование стенда, приблизительно 12% для
обслуживания постов и использования средств связи и приблизительно 3%
для транспортировки и вывоза отходов. Заработная плата и
командировочные расходы - 21%, прочие расходы - около 5%. (Рисунок 5).
68
Рис. 5. Структура затрат по участию в выставках (средние
показатели для всех типов выставок)
Общая стоимость участия в выставке включает следующие основные
статьи затрат:
- Аренда стенда, плата за электричество и т. д. (Основная статья
затрат);
- установка и оснащение стенда;
- поддержание позиций, реклама и использование коммуникаций;
- транспортные расходы, стоимость утилизации отходов;
- заработная плата и путевые расходы работников, занятых на стенде;
- Прочие расходы.
Исследования показали, что доля арендной платы за квадратный метр в
кабине уменьшается с увеличением размера установки и размера ячейки, в то
время как стоимость установки, использования телекоммуникационного
оборудования и послепродажного обслуживания растет. Таким образом,
стоимость установки и проектирования кабины для компаний с полной
занятостью до 9 человек на людей приходится в среднем 24%, а для
предприятий, в которых занято более 2500 человек, - около 43%. В районах с
площадью менее 25 кв. М доля затрат на установку составляет 21%, а в
киосках площадью более 250 кв. М - 46%.
69
Доля заработной платы и командировочных расходов на квадратный
метр площади стенда уменьшается с увеличением размеров стенда, но
несколько уменьшается с увеличением размера предприятия (с точки зрения
количества участников).
На региональных и местных выставках арендная плата за квадратный
метр площади стенда значительно выше, чем на крупных международных
выставках - в диапазоне от 26% до 10%. В среднем общая стоимость
квадратного метра торговой площади составляет около 300 долларов США с
естественными отклонениями в ту или иную сторону и зависит от типа
выставки, размера предприятия (с точки зрения количества участников) и
размера стенда. Таким образом, в зависимости от размера бизнеса стоимость
квадратного метра может варьироваться от 600 долл. США для предприятий
с числом занятых менее 9 человек до 1800 долл. США для предприятий с
численностью персонала более 2500 человек. В зависимости от размера
стенда стоимость может варьироваться от 950 долларов США (площадь
класса менее 100 квадратных метров) до 1400 долларов США (площадь
стенда более 250 квадратных метров).
Сравнение видов выставочных мероприятий показало, что в среднем,
независимо от типа и размера предприятий, участие в региональных
(местных) закрытых выставках товаров народного потребления для
профессиональных посетителей составляет около $ 450 за квадратный метр.
На региональных (местных) потребительских выставках квадратный метр
выставочной площади увеличивается в среднем 500 долл. США. Указанные
значения могут значительно варьироваться в зависимости от размеров
предприятий (с точки зрения количества работников) и размера стенда или,
соответственно, филиала завода.
Экономическая эффективность определяет увеличение реальных
доходов предприятий и финансовых доходов бюджетов на различных
уровнях за счет реализации программ или мероприятий в сфере выставочной
деятельности.
70
Участие предприятия в выставке требует серьезной работы -
аналитической, плановой, организационной, контроля и регулирования
работы задолго до ее начала и еще долго после окончания выставки. Участие
предприятия в выставке необходимо учитывать как проект - совокупность
взаимосвязанных работ, направленных на достижение конкретной цели с
использованием ограниченных ресурсов. Выставочная деятельность должна
быть направлена на координацию и координацию действий участников
выставочного процесса, прямые усилия для достижения строго
определенных целей, а именно управляемых. Руководство обеспечивает
единство действий и ориентируется на работу различных участников
выставочного процесса. Он призван мотивировать, организовывать,
регулировать, координировать и контролировать всю деятельность
Организационного комитета фабричной выставки и сторонних участников
выставочного процесса. Основной целью управления выставочной
деятельностью является обеспечение максимальной эффективности в
реализации цели проекта через выставку. Достижение этой цели связано с
определением содержания управления выставкой, которое представляет
собой набор функций управления
Двойственный эффект выставок и ярмарок - это влияние развития
выставок и ярмарок на постоянный рост спроса на товары и услуги со
стороны соответствующих отраслей, чистых продаж и налоговых
поступлений на различных уровнях, а также на развитие других связанных
инфраструктур и отраслей, включая социально-экономическое влияние этих
отраслей.
Экономическая эффективность - Определяет увеличение реальных
доходов предприятий и финансовых доходов бюджетов на разных уровнях за
счет реализации программ или мероприятий в сфере выставочно-ярмарочной
деятельности. Эффективность выставочной деятельности подтверждается
сравнительными характеристиками выставок другими методами
продвижения. (Рисунок 6).
71
Рис. 6. Сравнительная эффективность инвестиций в продвижение
продукции предприятия
Принятие решения о финансировании выставочных мероприятий
принимаются руководителям предприятий на основании сравнительной
эффективности различных маркетинговых инструментов (Рисунок 7)
Рис. 7. Сравнительная эффективность различных маркетинговых
инструментов
Смета расходов на участие в выставке представлена ниже (Таблица 9).
Таблица 9. Примерная смета расходов на участие в выставке
№ пп.
Статьи расходов
По
смете
Исполнение
сметы
1
Регистрационный взнос
фирмы
5952
2
Аренда места
11904
3
Расходы на экспозицию:
Дизайн и конструкция
3000
Графическое офрмление
2000
Упаковка
1000
72
Экспонаты
1000
Аренда киоска
1488
Общие расходы на экспозицию
7488
4
Транспортировка и
хранение
Фрахт
1700
Вспомогательная транспортировка
Хранение экспозиции
2500
Общие расходы на транспортировку и
хранение
4200
5
Выставочный сервис
Работа на месте (распаковка)
200
Работа на месте (упаковка)
200
Проводка электричества
372
Фурнитура
1240
Аксессуары (декоративные растения и
т.п.)
200
Телефон
1984
Ковровое покрытие
600
разметка
100
Уборка
500
Охрана
500
Аудиовизуальное оборудование
1488
Общие расходы на выставочный
сервис
7384
6
Персонал
Заработная плата
4800
Общие расходы на персонал
4800
7
Реклама и продвижение
Предвыставочная реклама и
продвижение
10000
Реклама и продвижение на месте
4950
Послевыставочная реклама и
продвижение
10000
Общие расходы на рекламу и
продвижение
24950
8
Поездка:
Стоимость билетов
800
Размещение персонала
1500
Расходы на питание
1200
Общие расходы на поездку и отдых
3500
Общие расходы на выставку
52322
Таблица 10. Расходы на рекламные и маркетинговые
мероприятия
Наименование
Сумма, руб
1. Стенд «ООО «Русменеджмент», г. Москва; аренда выставочной площади
38000
2. Стенд ООО «Русменеджмент», г. Владимир; аренда выставочной площади
44000
3. Транспортные расходы г. Москва
36000
73
4. Транспортные расходы г. Владимир
52000
5. Оплата командировочных г. Москва
20000
6. Оплата командировочных, г. Владимир
28000
7. Доставка полиграфической продукции г. Москва
1600
8. Доставка полиграфической продукции, г. Владимир
1000
9. Проживание в гостинице г. Москва
20000
10. Проживание в гостинице, г. Владимир
28000
1 1 . Размещение в СМИ
69350
12. Размещение в печатных изданиях
42000
6. Затраты на изготовление полиграфии
7000
Итого:
350 950,0
Помимо вышеперечисленного, в июле 2020 г на местном канале
телевидения будет транслироваться имиджевый ролик ООО
«Русменеджмент» (около 10 секунд).
Таблица 11. Затраты на сувенирную продукцию для
выставок, проводимых в г. Москве и г. Владимире
Сувенирная продукция
Затраты,
руб.
Ручки (5000 шт.) Стоимость 1 ручки – 8 руб.
40 000,0
Блокноты (000 шт.) Стоимость 1 блокнота – 43 руб.
215 000,0
Визитки (10000 шт.) Стоимость 1 визитки – 0,8 руб.
8000,0
Буклеты (5000 шт.) Стоимость 1 буклета – 12 руб.
60 000,0
CD – диски с презентацией продукции ( 2000 шт.) Стоимость 1 диска – 22
руб.
44 000,0
ИТОГО
367 000,0
Бюджет выставочных мероприятия составит 3 449, 9 тыс. руб.
Возможно иное оформление сметы, ориентируясь на перечень затрат,
обозначенных в налоговом кодексе РФ.
Экономическая эффективность выставки может быть определена путем
измерения ее влияния на развитие торговли.
Рентабельность - это соотношение между количественным выражением
эффекта и затратами, вызвавшими его. Основной частью проблемы оценки
экономической эффективности выставки является определение метра
неисправности. Основным источником проблемы является:
Во-первых, анализируется универсальность и многозадачность
процесса, то есть выставки. Выставка - это информационный процесс,
74
рекламная и маркетинговая деятельность, а также процесс социального
общения.
- Во-вторых, окончательная неопределенность процесса, на которую
существенно влияет достаточно большое количество внешних факторов.
Многозадачность и полная неопределенность являются объективным
источником проблем и трудностей при анализе эффективной стоимости
выставки.
2.3 Особенности формирования и управления командой проекта
ООО «РУСМЕНЕДЖМЕНТ»
Для подготовки и реализации проекта выставки ООО
«РУСМЕНЕДЖМЕНТ», необходима команда, состоящая из следующих
специалистов: (Таблица. 12.)
Проектная роль
Описание проектной роли
Куратор проекта
Как правило, руководитель высшего звена, который курирует проект,
обеспечивает общий контроль и поддержку проекта финансовыми,
материальными, человеческими и другими ресурсами. Куратор
проекта отвечает за достижение проектом конечных целей и
реализацию выгод для организации.
Руководитель
проекта
Руководитель проектной команды, ответственный за управление
проектом, достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и на
заданном уровне качества. Вести переговоры с потенциальными
покупателями и партнерами.
Системный
архитектор
Обеспечивает управление рабочей группой и контроль качества на
всех этапах проекта. Создает ХД архитектуру и идеологию, оценку
существующих технических возможностей, связи с родственными
системами, проектную документацию.
Бизнес-аналитик
Он обеспечивает двусторонние отношения между предметными
экспертами (функциональными экспертами) клиента и ИТ-экспертами
подрядчика, собирая требования, обрабатывая их, документируя их и
передавая экспертам подрядчика, а также передавая результаты
представителям клиента.
Специалист по
модели данных
Является архитектором моделей данных на выставке
Администратор
БД
Выполняет установку и настройку СУБД. Непосредственно участвует
в разработке физической модели данных. Он отвечает за разработку
требований к базе данных, планирование, внедрение, оптимизацию,
обслуживание и архивирование, включая управление учетными
записями пользователей базы данных и защиту от
несанкционированного доступа.