55
Идентификация товаров и помещение информации о них в базу
данных производиться с помощью технологии штрихкодирования. Каждому
товару присваивается уникальный номер, затем он преобразовывается в
штрих-код, штрих-код, в свою очередь, наносится на товар, затем
считывается специальным сканером. Информация о товарном номере
декодируется, и товарный номер передается в компьютер, на котором
выполняется та или иная функция управления товародвижением
Размещение на хранение и организация хранения товарно-
материальных ценностей производится с использованием стеллажного
оборудования, штабелеров, стеллажей и паллет.
При хранении с товарно-материальных ценностей не выполняется
никаких операций, следовательно, основная задача – оптимальное
использование пространства склада.
Правильная технология хранения товаров на складе предусматривает:
а) рациональное их размещение и укладку;
б) создание и поддержание оптимальных условий хранения.
Передвижение и укладку товаров в пределах выбранной зоны
осуществляют работники склада. Определенной схемы складирования на
предприятии нет. Товар помещают туда, где есть свободное место. Это
значительно усложняет работу при комплектовании заказов, на поиск
нужного товара затрачивается больше времени.
Подготовка к отпуску и отпуск товаров: получение товара из зоны
упаковки, промежуточное хранение до тех пор, пока товар не будет передан
заказчику, размещение транспортных средств, предназначенных для загрузки
товара, погрузка на транспортное средство.
Операции по отпуску товаров составляют заключительную часть
складского технологического процесса. От правильности его организации
зависит рациональное и своевременное снабжение розничной торговой сети
товарами в необходимом количестве и ассортименте.
Эти операции включают в себя:
56
–отборку товаров с мест хранения;
–комплектование и упаковку отобранных товаров;
–оформление документов и передачу подготовленных товаров в
экспедицию;
–погрузку товаров и их отправку в розничную торговую сеть.
Способ доставки товара: авто (в компании АО «ДХЛ Интернешнл»
нет своего парка машин, весь транспорт – наемный).
Место приемки: оптовый склад предприятия.
Процесс поступления продукции на склад: физическая обработка
входящих потоков продукции; идентификация продукции; уточнение
количества и качества продукции; подготовка отчетов; перемещение
продукции на место ее хранения.
Подготовительные мероприятия, проводимые на складе до прибытия
продукции:
а) устанавливаются места разгрузки транспортных средств;
б) проверяется наличие необходимого количества поддонов;
в) определяются места хранения поступающей продукции;
г) осуществляется подготовка приемосдаточной документации.
Организация учета: ассортимент номенклатуры включает в себя как
штучный, так и в групповых упаковках. Складской учет товара организован
на базе стандартной конфигурации программы 1С.
Организация учета и контроля над оптовыми закупками – важная
часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых
закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом
выполнения покупателями поставщиками договоров поставки для
обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в
согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества [20].
Алгоритм проведения инвентаризации:
–проверка фактического количества товара, находящегося на складе;
57
–сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского
учета;
–проверка качества товара;
–наведение порядка на полках.
Рекомендуется проводить:
–периодическую ежегодную инвентаризацию;
–циклическую инвентаризацию для товаров высокого спроса (групп A
и В) не реже 1 раза каждые 6 месяцев.
В соответствии с Российским законодательством, проведение
инвентаризации обязательно:
а) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
б) при смене материально ответственных лиц;
в) при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также
порчи ценностей;
г) при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением
ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях,
предусмотренных законодательством Российской Федерации или
нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.
Учет выполнения договоров поставки осуществляется в специальных
журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении
товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это
необходимо для своевременного предъявления поставщикам претензий.
Журнальная форма учета выполнения договоров не позволяет иметь
повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому
ассортименту и применяется всего лишь для внутреннего пользования отдела
закупок и в упрощенной форме. Поэтому используется автоматизация учета
поставок с помощью 1С.
Успешному проведению закупочной работы способствует разработка
коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих
суммы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, а также
58
согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных
лиц за проведением закупок.
На рисунке 15 представлена пространственно-временная модель
работы склада АО «ДХЛ Интернешнл».
Рисунок 15 –Пространственно-временная модель работы
склада АО «ДХЛ Интернешнл»
Все складские операции в АО «ДХЛ Интернешнл» оформляются
следующими документами:
1. Журнал учета поступающих грузов.
2. Книга регистрации выдачи счетов-фактур.
3. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке
товара. Применяется для оформления приемки товароматериальных
ценностей, имеющих количественные расхождения против данных
сопроводительных документов поставщика
4. Акт о приемке товара по качеству. Применяется при оформлении
приемки товароматериальных ценностей, имеющих расхождения против
данных сопроводительных документов поставщика
5. Карточка учета исполнения договоров. Ведется товароведом
предприятия оптовой торговли для контроля поступления товаров от
поставщиков по договорам и разовым сделкам
6. Отчет о движении товаров и тары по складу. Составляется
заведующим складом в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета с
приложенными первичными документами представляется в бухгалтерию, а
59
второй - с распиской бухгалтерии о принятии отчета и приложенных к нему
документов остается у заведующего складом.
7. Книга учета разбраковки товаров. Ведется товароведом-бракером
на основании счетов-фактур и актов приемки по качеству с целью контроля
результатов разбраковки
8. Отчет о получении груза экспедитором. Составляется ежедневно
и служит для контроля получения груза со станции железной дороги и
доставкой этого груза на склад
9. Журнал учета грузов, поступающих в экспедицию. Ведется зав.
экспедицией для учета грузов, поступающих от поставщиков и транспортных
организаций через экспедиционный склад
10. Приходная накладная. Составляется материально-ответственным
лицом при поступлении в предприятие ценностей в случаях,
предусмотренных инструкциями по учету отдельных операций
11. Акт на оприходование товаров, поступивших без счета
поставщика. Рассмотрим подробно элементы системы складирования АО
«ДХЛ Интернешнл»:
– приемка товаров на склад;
– размещение товаров на хранение;
– формирование заказов;
– отгрузка товаров покупателям и экспедирование.
Приемка товара на складе осуществляется материально
ответственным лицом АО «ДХЛ Интернешнл», обычно это начальник склада
и кладовщик. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка
проводится по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных
единиц и маркировке на таре. Когда фактическое наличие товара в таре не
проверяется, то об этом делается отметка в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара соответствуют указанным в
товаросопроводительных документах и соответствует инструкциям по
приемке товаров по количеству и качеству, то на эти документы (накладную,
60
счет- фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное
удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или
качество поступивших товаров) ставится штамп АО «ДХЛ Интернешнл».
Документальное сопровождение приемки, хранения и выдачи товаров
сопровождается заполнением унифицированных форм первичной учетной
документации.
Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства
кладовщик, ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных
средствах или контейнерах пломб отправителя или пункта отправления,
сохранность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного
средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также
отсутствия или неисправности пломб составляется акт об осмотре состояния
транспортных средств либо делается отметка в товаротранспортной
накладной. В АО «ДХЛ Интернешнл» также практикуется фото- или
видеосъемка транспортных средств и груза.
При обнаружении недостачи либо некондиционного товара
составляют акт о приемке продукции, в котором указывают номер
транспортной накладной и счета-фактуры, количество
недостающего/некондиционного товара, его общую стоимость,
предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих в приемке, их
подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с
содержанием акта, ей предоставляют право дополнительно зафиксировать в
нем свое мнение. После обнаружения недостачи/повреждений груза и
составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.
Приемку возвратов от клиентов, как правило, выполняют по такому
же алгоритму, как и при приемке. Отличие заключается в том, что
оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить
только после его идентификации специалистом по браку. После приемки
такого товара осуществляется один из следующих видов его обработки:
– возврат поставщику;
61
– утилизация и списание.
Окончательная приемка – проверка количества товара с вскрытием
грузовых мест, а также приемка продукции по качеству. В зависимости от
условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции может
осуществляться в два этапа. Окончательный пересчет товаров и приемка по
качеству может проводиться уже после оформления товаросопроводительной
документации и выезда транспортного средства со склада. Окончательная
приемка груза по количеству и качеству ведется, как правило, в зоне приемки
склада.
В таблице 5 представлена информация о времени, которое было
затрачено работниками АО «ДХЛ Интернешнл» на приемку товаров в 2017 –
2019 гг. в расчете на 1 т груза.
Таблица 5
Показатели времени, затрачиваемого на приемку товаров на
склад
Показатель
2017
г.
2018
г.
2019
г.
Отклонение
2018/2017
Отклонение
2019/2018
Абс.
Темп
роста
, %
Абс.
Темп
роста
, %
Принято на склад
товаров, т
15280
16210
18140
+930
106
+1930
112
Общее время,
затраченное на
операции по
приемке товаров,
человеко – часов
1006,
2
1187,
2
1934,
6
181
118
747,4
163
Затраты времени на
приемку 1т груза,
человеко-час/тонна
15,18
13,65
9,37
-1,53
90
4,28
68,6
Как показывают данные таблицы 5, в течении исследуемого периода
увеличивается оборот склада в абсолютном выражении, так в 2018 г. было
принято товара на 930 тонн или на 6% больше, чем в 2017 г., в 2019 г.
прирост составил 1930 тонн или 12%. При этом время, затрачиваемое на
осуществление складских операций по приемке товаров сокращается, что
обусловлено повышением производительности труда складского персонала.
В АО «ДХЛ Интернешнл» процесс приемки товаров происходит по
62
стандартной схеме, после приемки товары поступают в зону хранения.
В зоне хранения происходит отборка товаров для формирования
заказа. При высокой оборачиваемости и широком ассортименте один заказ
может одновременно подбираться несколькими отборщиками на разных
участках зоны хранения отбираемого запаса. Впоследствии отобранные части
соединяются в единый заказ.
Информация, которой должен располагать отборщик в процессе
выполнения заказа:
– где размещены товары;
– сколько товара необходимо;
– кому предназначен товар;
– что делать, если отбираемый запас закончился;
– что делать после отборки заказанного товара.
Передача информации отборщику может осуществляться различными
средствами. Своевременность передачи является необходимым условием
высокой интенсивности проходящего через участок отборки материального
потока.
Эффективности операций по подготовке товаров к отпуску можно
характеризовать следующими показателями:
– частота отборки, т. е. количество отобранных заказов в единицу
времени;
– пропускная способность участка отборки - количество
сформированных грузовых единиц (контейнеров, ящиков, поддонов и т. п.) в
единицу времени;
– уровень обслуживания заказчиков;
– случаи отсутствия запаса товара, включенного в отборочный лист.
Специфика деятельности АО «ДХЛ Интернешнл» предъявляет к
устройству складского хозяйства особые требования.
1. Максимальный ассортимент товаров. На складе АО «ДХЛ
Интернешнл» постоянно имеется в наличии большая часть товаров и
63
комплектующих из предлагаемого фирмой ассортимента. При этом
соблюдаются все требования нормативных актов о хранении различных
групп товаров; особое внимание уделяется тщательному соблюдению
температурного режима; ведется строгий контроль сроков хранения. Все
заказы снабжаются полным пакетом документации (в том числе
сертификатов) на каждое наименование продукции.
2. Универсальность. Клиенты имеют возможность заказать любую
партию товаров - от крупного опта, стоимостью сотни тысяч долларов, до
одной детали. Для этого на складе действуют несколько взаимодополняющих
линий набора. Комиссионирование и отгрузка заказа любой сложности
производятся в срок, не превышающей суток с момента приема заявки
3. Высокий уровень автоматизации складских процессов. Терминал
оснащен единой информационной системой, конвейерной линией
комплектации заказов, современной погрузочно-разгрузочной техникой и
специальным складским оборудованием. Это позволяет обеспечивать
максимальную оперативность и четкость работы всего комплекса. Благодаря
внедрению пневмопочты сведено к минимуму время документооборота
между сбытовыми подразделениями и складом.
4. Оперативная доставка. За счет оптимального расположения
склада обеспечена своевременная доставка любого количества товара
клиентам в любой точке региона.
Существующий способ приема заявок и способ их анализа и учета
связан с большой трудоемкостью, большим числом неопределенностей, что
формирует высокую степень потенциальной утраты полученных данных и ее
неправильной интерпретации. В ходе практического анализа деятельности
складского хозяйства АО «ДХЛ Интернешнл» установлено, что ряд проблем,
решение которых возможно «на месте», вообще не учитываются в работе.
Данные по ним не собираются и не обрабатываются вопреки бизнес-
процессу. Что существенно влияет на достоверность общего объема
информации, затрудняет оценку эффективности деятельности складского
64
хозяйства и эффективность работы самой информационной системы АО
«ДХЛ Интернешнл». В настоящий момент крайне затруднительно получение
достоверной информации о фактическом объеме продукции на складе.
Возникают проблемы с пересортом отпускаемой продукции, затруднение с
поиском необходимой продукции.
В обязанности старшего кладовщика АО «ДХЛ Интернешнл» входит
ежемесячное и ежеквартальное формирование аналитических отчетов, в
которых отражается результаты проведенной работы, отражаются данные в
динамике движения продукции по складу, проблемах в обеспечении работы
складского хозяйства, предпринятых мерах, и формируются предложения по
модернизации и развитию системы складирования готовой продукции АО
«ДХЛ Интернешнл». В тоже время, разработка данных отчетов, на основании
не полной информации носит недостоверный характер и не позволяет
сформировать объективное представление о состоянии складского хозяйства
АО «ДХЛ Интернешнл».
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 6.
Таблица 6
Временные характеристики затрат на сбор и комплектование
заказов на складе готовой продукции АО «ДХЛ Интернешнл»
Процесс
Среднее
количество
за день
Время на
выполнение
одного
действия,
минуты
Общее
время,
минут
Получение Наборного листа, идентификация
клиента
30
5
150
Обработка заявки старшим кладовщиком
30
5
150
Поиск товара на складе
30
15
450
Комплектование заказа
30
20
600
Составление отчетной информации о
выполнении заявки
30
10
300
Анализ информации по текущей деятельности
1
25
25
Итого
1675
Таким образом, ежедневно, в среднем, 1675 минут или 28
человеко/часов в смену, сотрудники склада готовой продукции затрачивают
на обработку заявок, комплектование и поиск продукции. Кроме того, около