52
Ориентируясь на существующие задачи, особенности деятельности,
полномочия и уровень чиновника, KPI раскрывается для менеджеров. Говоря
о KPI, вы можете рассмотреть экономические показатели, которые
способствуют оценке коммерческой эффективности, а также показатели
основных процессов и потребления основных ресурсов.
Преимущества использования KPI для менеджера:
Ориентация на результат - сотрудник получает финансовый стимул,
соответствующий его эффективности.
Управляемость - помогает менеджеру регулировать усилия сотрудников
в зависимости от колебаний рыночной ситуации или задач организации.
Справедливость - это адекватная оценка вклада работника в успех
организации и справедливое распределение рисков в случае неудачи.
Ясность и прозрачность - рабочие понимают, за что получают
вознаграждение, и они имеют право самостоятельно вычислять основные
показатели своей деятельности.
Стабильность - при изменении целей в определенные периоды
концепция мотивации остается неизменной, что создает доверительные
отношения.
Таким образом, во второй главе выпускной квалификационной работы
изучена деятельность ЧП «PROMO STAFF SOLUTIONS», анализ
использования трудовых ресурсов и организационная диагностика
предприятия. Учитывая вышеизложенное можем сказать следующее:
1. ЧП «PROMO STAFF SOLUTIONS» занимается рекламной
деятельностью;
2. Для ЧП «PROMO STAFF SOLUTIONS» характерна линейно-
функциональная организационная структура. В данной структуре
директор предприятия и руководители подразделений разделяют свое
воздействие на исполнителей по функциям.
3. Основным ресурсом каждого предприятия являются трудовые ресурсы
предприятия, от качества и эффективности их использования в значительной
53
степени зависят результаты деятельности предприятия и его
конкурентоспособность. На этом предприятии наблюдалась большая
текучесть персонала, что было связана со следующими проблемами:
По инициативе сотрудников:
уровень заработной платы;
достижение пенсионного возраста;
другие причины.
По инициативе администрации:
за прогулы;
нарушение трудовой дисциплины;
неисполнение обязанностей.
Основными направлениями кадровой политики предприятия являлись:
сохранение квалифицированных работников, имеющих большой
трудовой стаж и имеющих высокие показатели эффективности;
привлечение и подготовка молодых квалифицированных
специалистов;
повышение мотивации работников.
В связи с чем для ЧП «PROMO STAFF SOLUTIONS» возникла
необходимость разработки модели мотивации на основе KPI для повышения
эффективности деятельности организации в области управления персоналом.
Данная модель обеспечит стабильную, эффективную результативную работу
персонала ЧП «PROMO STAFF SOLUTIONS».
54
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УПРАВЛЕНИЯЮ
ПЕРСОНАЛОМ В УСЛОВИЯХ КРИЗИСА В ЧП «PROMO
STAFF SOLUTIONS»
3.1 Основные направления эффективного использования трудовых
ресурсов на предприятии ЧП «PROMO STAFF SOLUTIONS»
Для улучшения использования трудовых ресурсов необходимо
пересмотреть их структуру и разработать меры по улучшению использования
имеющихся трудовых ресурсов.
Таким образом, необходимо разработать меры по улучшению
использования рабочего времени. Особое внимание следует уделить:
- упорядочение практики предоставления краткосрочного
административного отпуска без сохранения содержания;
- изучение каждого случая нарушений трудовой дисциплины с целью ее
укрепления, используя для этого не только административные меры, но и
формы как морального, так и материального воздействия на своих
нарушителей;
- тщательное изучение (по листам нетрудоспособности) уровня
заболеваемости определенных групп работников и разработка на этой основе
профилактических мер (например, по повышению безопасности и охраны
труда, организации питания и т. д.), , обеспечивая снижение заболеваемости.
Направления совершенствования управления мотивацией персонала.
В последнее время больше внимание уделяется организации системы и
процесса управления, мотивации персонала. В результате многие предприятия
начинают перестраивать существующие системы работы с персоналом, но
далеко не везде эти изменения повышают эффективность деятельности
персонала и соответствуют фактическим потребностям организации. Это
связано с тем, что система мотивации персонала предприятия часто носит
формальный характер, изменяясь без предварительного анализа потребностей
55
работников, без учета их желаний и требований.
Как показало исследование, только небольшая часть выбывших
сотрудников связывает свое увольнение с объективными причинами: выход на
пенсию, призыв на военную службу. Большинство сотрудников увольняются
по собственному желанию из-за неудовлетворенности уровнем заработной
платы.
Кроме того, анализ мотивационной политики в ЧП «PROMO STAFF
SOLUTIONS» выявил следующее моменты:
- оплата труда сотрудников предприятия в некоторых случаях не зависит
от производительности и индивидуального вклада каждого работника;
- мотивация нематериальными стимулами на предприятия развита
недостаточно;
- престиж работы на предприятии недостаточно высок.
- управление предприятия не предусматривает развитие карьерного
роста сотрудников.
Улучшить ситуацию с текучестью кадров в ЧП «PROMO STAFF
SOLUTIONS» поможет эффективная система подбора и мотивации кадров.
Любая мотивационная система должна обеспечивать достаточно высокий
уровень оплаты труда и жизни работника и членов его семьи. Для снижения
текучести кадров в ЧП «PROMO STAFF SOLUTIONS» могут быть
рассмотрены соответствующие предложения, например:
1) совершенствовать условия оплаты труда:
стимулирование более профессиональных работников (например, увеличение
заработной платы на 10% каждый квартал);
2) улучшать социальную сферу:
выделение кредитов на ипотеку, обучение, свадьбу и т.д.
увольнять всех уходящих по собственному желанию только после
рассмотрения возможных компромиссов;
проводить тренинги;
расширить работу по поиску и поддержке перспективной молодежи в
56
области, оказанию помощи в период обучения и последующему приглашению
на работу на договорных условиях.
Также руководству следует продумать ряд дополнительных мер по
стимулированию труда работников, например, организация питания на
рабочих местах, выделяя на это 10% от суммы отработанных работником в
день часов.
Система материальной заинтересованности должна выстраиваться как
система долгосрочного инвестирования в качество рабочей силы.
Дифференциация заработной платы и дополнительных материальных
платежей может осуществляться в зависимости от профессионального
статуса, уровня образования, квалификации, стажа работы, значимости
занимаемой должности.
Так, система материального стимулирования в ЧП «PROMO STAFF
SOLUTIONS» может быть усовершенствована за счет введения
дифференцированной сетки для начисления заработной платы в зависимости
от плана выполненных работ сотрудника. Это поможет закреплять кадры на
предприятии.
Эффективность нематериальных стимулов зависит от умелого
индивидуального подхода в работе с персоналом.
Нематериальное стимулирование в ЧП «PROMO STAFF SOLUTIONS»
должны включать следующие психологические, социальные аспекты
трудовых отношений:
создание условий для межличностных контактов в трудовом процессе;
создание «единой команды»;
периодические встречи с участием трудящихся;
высокая оценка и поощрение достигнутых результатов сотрудников;
открытые и доверительные отношения между менеджером и
сотрудниками;
систематическая информация коллектива о производственной и
экономической ситуации предприятия, о перспективах и планах.
57
Повышают статус сотрудника в его собственных глазах и в команде,
вовлекая подчиненных в управление предприятием, делегируя права и
полномочия, поощряя карьерное развитие подчиненных, планируемое
обучение и переподготовку.
Важным фактором мотивации персонала может стать выделение части
прибыли, распределенной по итогам года на поощрение трудового коллектива
по заранее принятому положению, что будет стимулировать закрепление
персонала.
Основываясь на рассмотренных аспектах процедуры мотивации
персонала, а также результатов анализа системы мотивации сотрудников ЧП
«PROMO STAFF SOLUTIONS» предлагаются следующие мероприятия:
1. Внедрение программного продукта KPI MONITOR Analyzer для анализа
деятельности сотрудников и оценки мотивации персонала ЧП «PROMO
STAFF SOLUTIONS»;
2. Тренинг для руководителей и менеджеров ЧП «PROMO STAFF
SOLUTIONS».
Сейчас повсеместно консалтинговые и софтверные компании
предлагают услуги и решения, направленные на повышение эффективности
бизнеса. Однако, как правило, речь идет об отдельных инструментах
управления (формализация и автоматизация бизнес-процессов, вопросы
бюджетирования, проектного управления, применения CRM и т.п.).
Управление по целям и KPI – это инструменты руководителя, которые
позволяют выстроить работу бизнеса так, чтобы добиваться поставленных
целей, используя при этом приемлемый уровень ресурсов. Именно в этом и
заключается основной принцип управления эффективностью бизнеса.
Руководитель, используя показатели, определяет цели для подразделений и
сотрудников на определенный период, обеспечивает эти подразделения
необходимыми ресурсами, и на основании этого требует достижения
согласованных целей. Показатели результативности ложатся в основу расчета
премии большинства сотрудников, создавая сильный стимул к достижению
58
согласованных планов. При правильном подходе созданная система целевых
показателей пронизывает всю компанию и все бизнес-процессы. Посредством
этого инструмента не только обеспечивается достижение бизнес-целей, но
контролируется рациональное использование ресурсов предприятия, другими
словами, создается инструмент управления эффективностью бизнеса.
Ценность такой системы многократно подтверждается на практике в
компаниях различного масштаба ведения бизнеса. Целевое управление и KPI-
управление может использовать как малый бизнес, в котором работает 20–30
сотрудников, так и крупное предприятие с численностью от 1000 сотрудников
и более.
Уже через несколько месяцев практического применения KPI-
управления большинство предприятий отмечает рост основных бизнес-
показателей:
объем и маржинальность продаж;
объем и качество производства;
сокращение контролируемых через показатели затрат и т.д.
Тут нет ничего странного. Топ-менеджер в вопросах эффективности
берет в союзники сотрудников, личная выгода (премиальная часть оплаты
труда) которых теперь напрямую зависит от бизнес-показателей, за которые те
отвечают. Внедрение такой системы управления в малом бизнесе будет
способствовать согласованному росту и обеспечению стабильности, при этом
крупный бизнес будет демонстрировать гибкость и высокую управляемость.
Насколько объективна оценка работы сотрудников на основе KPI?
Есть крылатая фраза - вы можете контролировать только то, что можно
измерить. И если вам нужно оценить эффективность бизнеса в целом, бизнес-
процессов, отдельных сотрудников, то вам нужно выбрать критерии, на основе
которых вы можете судить о степени их эффективности. Большинство
успешных компаний уже оценили свою основную деятельность с
использованием как финансовых, так и нефинансовых измеримых показателей
- ключевых показателей эффективности (KPI). Однако для более целостной
59
картины традиционная система измеримых показателей должна быть
дополнена рядом субъективных, которые могут быть получены путем
контроля за выполнением задач и стандартов соблюдения. Выполнение задач,
заданий, осуществление мероприятий, связанных с проектами и текущей
деятельностью, является важным критерием, который может использоваться
при комплексной оценке сотрудника. Прежде всего, реализация таких задач
ориентирована на достижение запланированных значений показателей (KPI).
Однако задачи могут устанавливаться независимо (как важные инструкции от
менеджера) и в рамках реализации общих целей.
Другим критерием, используемым для оценки сотрудника, является учет
степени, в которой он соответствует корпоративным стандартам. Это обратная
связь, которую сотрудник получает от менеджеров и тех сотрудников, которые
взаимодействуют с ним в ходе выполнения своих функций. В качестве
корпоративных стандартов могут действовать внутренние правила
производства, требования к системе менеджмента качества и т. Д. Оценки,
которые получает сотрудник на основе этих стандартов, также участвуют в
расчете его эффективности. Таким образом, использование KPI, задач и
стандартов позволяет сделать оценку сотрудника и подразделения
максимально прозрачной.
Кто должен внедрять систему управления по целям и KPI?
Инициатором и непосредственным участником реализации такой
системы должен быть руководитель бизнеса. Цели и показатели верхнего
уровня должны быть согласованы с владельцем. Некоторые компании делают
первую ошибку, поручая разработку системы показателей HR-сервиса.
Функция KPI как инструмент расчета вознаграждения является вторичной по
отношению к тому, что KPI используется для планирования бизнес-
результатов и оценки существующих бизнес-процессов предприятия. На этапе
развития KPI решаются очень важные вопросы, связанные с взаимодействием
подразделений между собой, координируя усилия в рамках существующих
целей и бизнес-процессов. Координация разработки индикаторов может быть
60
возложена на какого-либо департамента или внешних консультантов, однако
топ-менеджер должен непосредственно участвовать в этой работе.
Какие еще ошибки допускают предприятия при внедрении KPI-
управления?
Другой распространенной ошибкой внедрения системы целевого
управления является поручение разработки целей и показателей самим
подразделениям. При таком подходе, в лучшем случае, можно получить не
систему, а набор отдельных показателей, которые отражают результаты
деятельности каждого подразделения по отдельности, не учитывая их
взаимодействия. И получится как в известной басне Крылова про лебедя, рака
и щуку. Но еще более вероятная ситуация – это то, что сотрудники определят
для себя показатели, по которым им проще отчитаться перед руководством.
Несмотря на то, что по теме KPI-управления написано много статей и книг,
успешный опыт применения такой технологии есть только у единиц. Начинать
внедрение KPI-технологии на предприятии рекомендуtncz с обучения. Это
позволит предотвратить большую часть ошибок.
Сколько времени необходимо на внедрение этой технологии?
Можно разработать показатели бизнеса в течение 2-3 дней. В рамках
такого проекта достигается несколько целей: происходит обучение
технологии целевого и KPI-управления, формализуются и оцифровываются
цели бизнеса, за счет структурной декомпозиции разрабатывается система
бизнес-показателей для подразделений и сотрудников. Моделирование
системы показателей происходит в рамках методологии, с использованием
мозгового штурма участников рабочей группы. Кроме того, происходит
обсуждение и разрешение наиболее острых вопросов взаимодействия
подразделений. Таким образом, за несколько дней активной работы можно
получить матрицы результативности большинства подразделений компании.
Определить на их основе показатели для рядовых сотрудников-исполнителей
не составляет большого труда. Следующим этапом будет автоматизация,
накопление статистики по показателям и разработка системы оплаты на
61
основе KPI. Таким образом, проект внедрения системы целевого управления
может быть реализован в несколько месяцев. При традиционном подходе
(когда разработкой показателей занимается отдельный сотрудник и
согласовывает свои наработки с каждым подразделением в отдельности) - на
весь проект внедрения такой системы может уйти от года и более.
Автоматизация системы целевого управления – это необходимый этап и
причин тут несколько. При отсутствии автоматизации сбор показателей будет
не формализован и потребует много административных ресурсов (сбора
данных, расчетов и фиксации). При ручном сборе показателей – высока
вероятность ошибок, злоупотреблений, «разночтений» со стороны тех, кто
предоставляет данные. Данные по показателям при ручном сборе
запаздывают, могут быть не актуальны для принятия управленческих
решений, мониторинг на их основе неэффективен, поскольку не отражает
актуальной картины, отсутствует или статистика труднодоступна для
эффективного планирования на следующие периоды. Без автоматизированных
инструментов бизнес-процесс целевого управления плохо управляется – люди
просто забывают вносить данные, субъективные оценки по стандартам,
информация по выполнению задач устаревает.
3.2 Создание системы мотивации на основе KPI's
1. Внедрение программного продукта KPI MONITOR Analyzer для анализа
деятельности сотрудников и оценки мотивации персонала ЧП «PROMO
STAFF SOLUTIONS».
Программный продукт KPI MONITOR Analyzer предлагает более
развитые средства для анализа и работы с данными, а также более
эффективные и удобные инструменты для настройки системы, позволяющие
сократить и упростить процесс внедрения системы KPI в организации.
Поддерживая все функциональные возможности базовой версии, KPI
MONITOR Analyzer обеспечивает более высокую производительность,