15
достигнуто улучшение в другой. Для лучшего понимания такой интегрированной
схемы управления проектами давайте опишем его через ее процессы и
взаимосвязи, из которых она, собственно, состоит.
Мы увидели, что проект состоит из многих процессов.
А сам процесс — это совокупность действий, приносящая результат.
Процессы проекта обычно выполняются людьми и делятся на две основные
группы:
• процессы управления проектами — те, которые касаются
организации и описания работ проекта ;
• процессы, ориентированные на продукт — ,те которые касаются
спецификации и производства продукта. Такие процессы определяются
жизненным циклом проекта и зависят от области его приложения.
В проектах процессы управления и процессы, ориентированные на продукт,
накладываются и взаимодействуют. К примеру, цели проекта не могут быть
определены если мы не понимаем , как создать сам продукт.
Процессы управления проектами могут быть поделены на шесть основных групп,
включающих различные функции управления:
• процессы инициации — принятие решения о начале выполнения
какого-либо проекта;
• процессы планирования — определение целей и критериев успеха
проекта ,а также разработка рабочих схем их достижения;
• процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для
выполнения заданного плана;
• процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения
проекта поставленным целям , и критериям успеха ,а также принятие
решений о необходимости применения возможных корректирующих
воздействий;
16
• процессы управления — определение необходимых
корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и
применение;
• процессы завершения — формализация выполнения проекта и
подведение его к упорядоченному финалу.
Рис. 2. Наложение групп процессов в фазе
5
Процессы управления проектами часто накладываются друг на друга и
происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта, как показано на
рис. 2.
Более того, процессы управления проектами часто связаны между собой даже
своими результатами — от результата выполнения одного, зависит исходная
информация для другого. Эти взаимосвязи показаны на рис. 3.
Рис. 3. Взаимосвязи групп процессов управления проектами в фазе
6
5
https://studfiles.net/preview/1852877/page:8/
6
Выполнено автором
17
И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. К
примеру, закрытие одной фазы может стать входом для создания следующей
фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком
документации по этому проекту, которая в свою очень необходима для начала
реализации самого проекта).
В реальном проекте фазы могут не только предшествовать, но и накладываться
друг на друга.
Повторение этапа инициации на различных фазах проекта помогает
контролировать актуальность выполнения проекта. Возможно такое, что
необходимость осуществления проекта пропадает, тогда очередная инициация
позволяет вовремя это заметить и избежать излишних затрат времени и ресурсов.
18
Взаимосвязи процессов
Процессы инициации
Инициация включает единственный подпроцесс — авторизацию, то есть
решение начать следующую фазу проекта.
Виды процессов
Планирование имеет огромное значение для проекта, в нем закладывается все то,
что ранее не выполнялось. Разумно полагать, что планирование включает
достаточно большое количество процессов. Не смотря на это, не стоит полагать,
что управление проектами — это, в основном, планирование. Те усилия, которые
прилагаются для планирования, естественно соизмеримы и с целями проекта и с
полезностью полученной в ходе планирования информации.
Необходимо помнить, что нужно различать цели самого проекта от цели
продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная в
результате исполнения проекта.
• Цели продукта — это свойства и функции, которыми должна
обладать продукция проекта.
• Цели проекта — это работа, которую нужно выполнить для
производства продукта с заданными свойствами.
Взаимосвязи между процессами планирования можем наглядно увидеть на рис.
4.
В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям
могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того,
планирование проекта — это не точная наука. Она требует не только технических
знаний, но и доли интуиции и здравого смысла. Интересно, что разные команды
проекта могут разработать абсолютно разные планы для одного и того же проекта.
А пакеты управления проектами могут составить различные расписания
выполнения работ , не смотря на одни и те же исходные данные.
19
Естественно, что некоторые из процессов планирования имеют четкие
логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке
практически во всех проектах. Таким образом, сначала следует определить, какие
работы составляют проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и
стоимость проекта. Важно, что эти процессы , как основные, выполняются по
несколько раз на протяжении каждой фазы проекта.
Помимо перечисленных выше основных процессов планирования имеется и ряд
необходимых в использовании вспомогательных процессов, от которые зависят
от природы конкретного проекта:
• планирование качества — определение того, какие стандарты качества
использовать в проекте, и того, как этих самых стандартов достичь;
• планирование организации — определение, документирование и
назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в
организации;
• назначение персонала- назначение ответственных за выполнение проекта
людей;
• планирование взаимодействия — определение необходимых потоков
информации и способов взаимодействия для участников проекта;
• идентификация риска — определение и документирование событий риска,
которые могут непосредственно повлиять на проект;
• оценка риска — оценка вероятностей наступления рисковых событий, их
характеристик и влияния на проект;
• разработка реагирования — определение необходимых действий для
предупреждения рисков и необходимой реакции на угрожающие события;
• планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть
поставлено для проекта;
20
• подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение
потенциальных поставщиков.
Взаимосвязи между всеми этими подпроцессами, как и само их наличие, в
основном зависят от природы самого проекта.
Рис.4. Взаимосвязи между процессами планирования
7
7
https://studfiles.net/preview/1852877/page:9/
21
Процессы исполнения и контроля
Исполнение- это процесс реализации уже составленного ранее плана. Для того,
чтобы вовремя выявлять отклонения от плана, необходимо постоянно измерять
действия по их исполнению. Регулярный анализ параметров проекта и поиск
отклонений в дальнейшем- называется «контролем исполнения». Контроль
исполнения необходимо проводить по всем параметрам, входящим в план
проекта.
Подобно планированию, процессы исполнения (рис. 5) можно разделить на
основные и вспомогательные.
Рис. 5. Взаимосвязи процессов исполнения
8
К основным смело можно отнести и сам процесс исполнения плана проекта.
Среди вспомогательных процессов выделяются:
• учет исполнения — подготовка и распределение необходимой для
участников проекта инф-ции с требуемой периодичностью;
• подтверждение качества — регулярная оценка исполнения проекта,
цель которых- подтверждение соответствия принятым стандартам качества;
8
https://studfiles.net/preview/1852877/page:9/
22
• подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов,
предложений, заявок и т. д.;
• выбор поставщиков — оценка всех предложений, выбор
поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
• контроль контрактов — контроль исполнения контрактов
поставщиками и подрядчиками;
• развитие команды проекта — постоянное повышение квалификации
и знаний участников команды проекта.
Процессы анализа
Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.
Анализ плана -это определение того, соответствует ли созданный план
исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям его
участников.Эту оценку показателей плана проводит команда и другие участники
проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может стать
принятие решения об изменении начальных условий и составления новой версии
плана,или , к примеру, принятие уже готовой версии в качестве базового плана
проекта, который в будущем станет основой для измерения исполнения. В
дальнейшем изложении мы не будем выделять анализ плана в качестве отдельной
группы процессов, а включим его в группу процессов планирования. Таким
образом,мы будем подразумевать процессы анализа испoлнения под процессами
анализа.
23
Рис. 6. Взаимосвязи процессов анализа
9
Процессы анализа исполнения нужны для того,чтобы оценить состояние и
спрогнозировать успех исполнения проекта ,учитывая критерии и ограничения,
которые мы определяем еще на стадии планирования. Так как проекты
уникальны, эти критерии не являются и не могут быть универсальными, при
этом для большинства проектов основными ограничениями и критериями успеха
являются цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. Если прогноз
неудовлетворительный, то принимается решение о необходимости введения
корректировок, выбор которых осуществляется уже непосредственно в
процессах управления изменениями.
Процессы анализа мы также можем разделить на основные и вспомогательные.
К основным относятся процессы анализа, которые непосредственно связаны с
целями проекта и показателями успешности исполнения проекта:
• анализ сроков — определение соответствия фактических и
прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или
запланированным;
• анализ стоимости — определение соответствия фактической и
прогнозируемой стоимости операций и фаз проекта директивным или
запланированным;
9
https://studfiles.net/preview/1852877/page:9/
24
• анализ качества — мониторинг результатов с целью их проверки на
соответствие принятым стандартам качества и определения путей
устранения причин нежелательных результатов исполнения качества
проекта;
• подтверждение целей — процесс формальной приемки результатов
проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т. д.).
Вспомогательные процессы анализа -это анализ факторов, влияющих на цели и
критерии успеха проекта. Эти процессы включают:
• оценку исполнения — анализ результатов работы и распределение
проектной информации с целью снабжения участников проекта данными
об использовании ресурсов для достижения целей проекта;
• анализ ресурсов — определение соответствия фактической и
прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а
также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым
значениям.
В результате анализа может приниматься решение о продолжении исполнения
проекта по намеченному ранее плану, либо решается необходимость применения
корректировок.
Процессы управления
Управление исполнением проекта — это определение и применение
необходимых управляющих воздействий для того,чтобы проект был успешно
реализован. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным
планом, то управление фактически становится исполнением — доведением до
участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы
мы включаем в процессы исполнения.