25
Рис. 7. Взаимосвязи процессов управления
10
Бывают случаи, когда в процессе реализации возникают отклонения, анализ
которых показывает, что необходимо определение и применение
корректирующих действий. В таком случае необходимо найти оптимальные
корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и
согласовать все эти намеченные изменения со всеми участниками проекта. Таким
образом, процессы управления нужны для определения, согласования и внесения
необходимых коррективов в план проекта. Такие процессы управления обычно
называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа
(рис. 6).
К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом
проекте, относятся:
11
• общее управление изменениями — определение, согласование,
утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и
координация изменений по всему проекту;
• управление ресурсами — внесение изменений в состав и назначения
ресурсов на работы проекта;
• управление целями — корректировка целей проекта по результатам
процессов анализа;
10
https://studfiles.net/preview/1852877/page:9/
11
Либерзон В. И. Основы управления проектами. М., 1997.
26
• управление качеством — разработка мероприятий по устранению
причин неудовлетворительного исполнения.
Среди вспомогательных процессов управления отметим:
• управление рисками — реагирование на события и изменение рисков
в процессе исполнения проекта;
• управление контрактами — координация работы (суб)подрядчиков,
корректировка контрактов, разрешение конфликтов.
Процессы завершения
Завершение проекта сопровождается следующими процессами (рис. 8):
Рис. 8. Взаимосвязи процессов завершения
12
• закрытие контрактов — завершение и закрытие контрактов, включая
разрешение всех возникающих споров;
• административное завершение — подготовка, сбор и распределение
информации, необходимой для формального завершения проекта.
Методы и технологии реализации перечисленных процессов, их интеграция
составляют сущность управления проектами. Обратите внимание, что все
перечисленные процессы приложимы к проектам любой природы — и к
строительным, и к информационным, и к любым другим. При этом имеются и
очень существенные отличия в управлении проектами различных типов.
12
https://studfiles.net/preview/1852877/page:10/
27
Необходимо также заметить, что успешное внедрение системы управления
проектами зависит от определенной организационной перестройки и от
внедрения специализированных программных средств.
1.3. Планирование и управление ресурсами проекта
Ресурсы проекта: понятие и виды
В течение последних лет происходит непрерывный рост потребностей со
стороны самых разных организаций в использовании принципов и систем
управления проектом, а также в компетентных специалистах в этой области.
Основой нового подхода к объекту управления является концепция управления
проектом (Project Management). В настоящее время, управление проектами стало
признанной во всех развитых странах методологией осуществления
инвестиционной деятельности.
Рис. 9. Ресурсы проекта
13
13
https://cf.ppt-online.org/files/slide/s/SFBD6lYzGxq5LehMci14vnUpCyHkbtw3rIuRE8/slide-68.jpg
28
Управление ресурсами — это одна из основных подсистем управления проектом.
Она состоит из процессов планирования, закупок, поставок, распределения,
учета и контроля ресурсов(как правило, трудовых и материально-технических).
В пятом издании PMBoK мы можем увидеть определение оценки ресурсов
операций как «процесс оценки типа и количества материалов, человеческих
ресурсов, оборудования или расходных материалов, требуемых для выполнения
каждой операции. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он
определяет типы, количество и характеристики ресурсов, требуемых для
выполнения операции, что позволяет выполнить более точную оценку стоимости
и длительности»
14
.
Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления
стоимостью. Само определение «ресурс» в методологии управления проектами
трактуется широко. А именно: все, чем располагает проект, —трудовые,
финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время
(продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии —
всё это взаимосвязанные ресурсы проекта.
Главная задача управления ресурсами — обеспечить их оптимальное
использование и сокращение издержек для достижения конечной цели—
формирования результата проекта с показателями, максимально близкими к
плану.
Существует две взаимосвязанные группы ресурсов: материально-
технические(сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические
ресурсы; топливо; ресурсы типа «мощности») или технологические (машины,
механизмы для выполнения работ проекта; устанавливаемое оборудование и
пр.;), а также трудовые( непосредственная работа с материально-техническими
ресурсами: столяры, грузчики, менеджеры, продавцы и пр.).
14
(Руководство PMBOK®) — Пятое издание
29
Также ресурсы делятся по типу невоспроизводимые и накапливаемые.
Накапливаемые — в процессе выполнения работ расходуются полностью, не
допуская повторного использования, а невоспроизводимые, нескладируемые,
ненакапливаемые — в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную
форму и, по мере высвобождения, могут задействоваться на других работах.
Процессы управления ресурсами.
Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в т. ч. закупки,
поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов.
Рис.10. Управление ресурсами
15
Управление и закупка ресурсов — это центральные элементы системы
управления ресурсами.
-Регулирование – контроль своевременных поставок ресурсов по проекту,
регулирование распределения ресурсов по работам проекта, регулирование
запасов ресурсов.
-Контроль-оценка обеспечения ресурсами работ проекта, оценка затрат на
ресурсы, контроль запасов и качества ресурсов. Основные принципы
планирования ресурсов проекта.
15
(Руководство PMBOK®) — Пятое издание
30
- Планирование ресурсов по проекту – с помощью этого инструмента появляется
возможность оценить по времени потребности в ресурсах и определить
возможность обеспечения ресурсами для заключения контрактов с
поставщиками ресурсов, планирования будущих поставок ресурсов, а также
грамотного распределения уже закупленных ресурсов для работ по проекту. В
качестве основной составляющей управления проектами выступает ресурсное
планирование.В него входит ряд элементов, из которых в том числе: разработка
и анализ комплексов работ и ресурсов, для достижения целей проекта;
разработка системы сбансированного распределения ресурсов и назначение
компетентных исполнителей, а также контроль за ходом работ — постоянная
сверка плановых параметров работ с фактическими, и , как следствие,
своевременная разработка корректирующих действий.
Методы планирования ресурсов проекта
Существует два метода:
1) Ресурсное планирование при ограничении по времени- предполагает
фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект
дополнительных ресурсов на периоды перегрузок
2) Планирование при ограниченных ресурсах - предполагает, что
первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть
изменено и является основным ограничением проекта.
В результате рационального ресурсного планирования менеджер проекта
может перейти к следующим фазам управления ресурсами —организации
закупок и поставке ресурсов.
Жизненный цикл проекта
Каждый проект, подобно любому живому существу имеет свой жизненный цикл.
Он зарождается, развивается, и «умирает». Многие ученые занимались
изучением этой немаловажной темы и выделили основные группы необходимых
31
усилий на каждом из этапов развития проекта. Благодаря пониманию жизненного
цикла и его особенностей, мы можем с большей вероятностью делать шаги в
успешном направлении деятельности проекта.
Существует несколько формулировок и видов жизненного цикла проекта, но
универсальный пример фаз проекта предоставляет нам институт PMI. В
англоязычной версии жизненный цикл проекта именуется Project Live Cycle
(PLC).
Жизненный цикл проекта — набор фаз, через которые проходит проект с
момента его инициации до момента закрытия. Фазы, как правило, являются
последовательными, а их названия и количество определяются потребностями в
управлении и контроле организации или организаций, вовлеченных в проект,
характером самого проекта и его прикладной областью
16
.
Это очень важная область, т.к. результаты локальных задач проекта, внутренние
контрольные события –определяют выполнение большой уникальной задачи
каждой фазы. И, в целом, влияют на успешность полностью всего проекта.
Стадии жизненного цикла.
В этом разделе мы рассмотрим каждую стадию жизненного цикла проекта.
Я уже писала ранее, что проект похож на живой организм и его развитие тоже
идет не равномерно, это хорошо иллюстрирует рисунок 11. На нём мы видим, что
линии не плавные, а ломанные-это говорит о том, что на разных этапах развития
также возможны откаты назад. Такое случается часто, ведь в наше время
довольно редко встречаются идеальные внешние условия.
16
(Руководство PMBOK®) — Пятое издание
32
Рисунок 11. «Фазы жизненного цикла проекта»
17
Фаза инициации
Это самая первая и основополагающая фаза. На этой стадии еще не известны
многие аспекты будущего проекта, потому что они только зарождаются. Здесь
происходят «мозговые штурмы» и генерации идей.
-Собирают информацию по исходным данным, опеределяют цели, задачи и пути
их достижения.
-Сроки выполнения тоже являются частью этой фазы. Кстати, от точности их
расчета зависит вся дальнейшая работа над проектом.
-Что немаловажно, тут также ищут альтернативные методы выполнения задач, и
определяют самую жизнеспособную из них.
-Также на этом этапе определяются все возможные риски и ограничения.
-Ну и в завершении этой фазы- утвержадют созданную в ходе этого этапа
концепцию.
Фаза планирования
На этом этапе формируются решения о начале выполнения работ. Важность этого
этапа в сильной зависимости точного выбора задач и ресурсов к результату
17
http://900igr.net/up/datas/68442/048.jpg
33
реализации .В случае неверно выбранных ресурсов или путей достижения-
неминуемо последует откат назад, для доработки и редактирования предыдущего
выбора.
Здесь происходит подготовка к реализации. Уже на этом этапе начинается:
-назначение руководителя и формирование команды проекта
-установление контактов
-изучение целей,мотивации и требований заказчика
-разработка содержания проекта:
-конечные результаты
-стандарты качества
-основные работы
-необходимые ресурсы
-структурное планирование:
-декомпозиция проекта(закрепление целей,задач)
-календарный план и графики работ
-смета и бюджет
-определение и уменьшение рисков
-торги,заключение субконтрактов
-базовые проектные и опытно-конструкторские работы
Фаза реализации
Здесь происходит непосредственно внедрение и запуск всех выбранных ранее
концепций и ресурсов. Эта фаза затрачивает больше всего усилий, ресурсов и
времени.
На этом этапе основными работами являются:
-проведение торгов,заключение контрактов
34
-ввод в действие системы управления проектами
-организация работ
-ввод в действие средств связи
-ввод в действие систем мотивации
-детальное проектирование
-оперативное планирование
-контроль за ходом работ
-организация материально-технического снабжения
-руководство, координация работ
-прогноз состояния
-регулирование основных показателей проекта:
-ход работ, качество, сроки и стоимость.
Не спроста на рисунке 8 в районе этой фазы такой резкий подъем кривой. Ведь
для того, чтобы успешно реализовать проект-необходимо приложить
наибольшую долю усилий.
Фаза завершения
На этом этапе достигаются цели проекта и он прекращает свое существование,
именно поэтому он назвается стадией завершения.
На этой стадии происходят следующие процессы:
-подведение итогов
-разрешение конфликтов
-испытания продукта
-подготовка кадров
-подготовка документации