47
В то же время, миссия компании имеет очень важную отличительную
особенность: миссия ставит во главу угла клиента, а удовлетворение его
требований наилучшим образом провозглашает основной задачей организации.
Для более детального рассмотрения самой концепции и проекта в целом,
предлагаю составить устав проекта.
Таблица 5.
Устав проекта
Титульная информация о проекте
Наименование проекта
Дизайн студия «GalinClub»
Планируемое время начала
и окончания проекта
(месяц/год)
01.07.2020-01.11.2020
Оценка бюджета проекта
(руб.)
2230000
Место/сфера реализации
Большой Путинковский переулок, д.7
Заказчик проекта
ООО «Мультивак Рус»
Руководитель проекта
Григорьев Марк Афанасьевич
Другие/ключевые участники
проекта
-администратор проекта - Ворошилов Алексей
Иванович;
-координатор проекта – Бобылёв Денис
Николаевич
Дата создания документа
23.02.2020
Причины инициации проекта
"Жесткая" конкуренция участников рынка продажи и производства мебели, а также дизайна
интерьеров в России, а также заполнение емкости рынка потребителей в Москве до уровня
95%, требуют внедрения проектно-ориентированных моделей управления ассортиментом
услуг дизайнерских студий и стратегических маркетинговых моделей расширения рыночных
«ниш» за счет разработки дизайн-проектов помещений; комплектации и оснащения мебелью
и элементами декора;
управления строительством и ремонтом; авторского надзора за реализацией проекта. Такая
модель управления дизайн-студией требует не разового, а постоянного мониторинга
деятельности предприятия и оперативной разработки и сопровождения услуг на основе
внутренней системы аналитического «бэк-офиса» финансово-хозяйственной и
управленческой документации по каждой услуге оперативного управления оказания услуг.
Поскольку в условиях "жесткой" конкуренции между дизайн-студиями в Москве на одно из
первых мест по стратегии завоевания конкурентных преимуществ выходит сохранение
48
конфиденциальности технологий и технологических решений, целесообразным
направлением является создание внутренних подразделений управления проектами
модернизации услуг - проектных офисов.
Цели проекта
Открытие дизайн-студии к 01.11.2020 году
Описание проекта
Управление проектами (англ. project management) - это область управленческой
деятельности, в ходе которой определяются и достигаются стратегические цели, а также
оптимизируется использование критических ресурсов (таких как время, деньги, люди,
материалы, энергия и др.) в рамках некоторого проекта (определяющего конечный
результат и ограничение по времени и/или по иным ресурсом).
Проектный офис – это структурное подразделение предприятия по эффективному
управлению проектами - интеграция информационных систем планирования с
управленческими процедурами и организационной структурой.
К перечню основных задач создаваемого Проектного офиса относятся следующие:
- Разработка, внедрение и развитие корпоративной методологии управления проектами;
- Управление программами и портфелями проектов;
- Управление отдельными проектами;
- Реализация отдельных проектов;
- Технологическая поддержка управления проектами программными и техническими
средствами;
- Административное управление персоналом, задействованным в проектах;
- Ведение архива проектов.
Соответственно функциям типичными подразделениями проектного офиса являются
следующие:
- Аналитический отдел, в котором ведутся компьютерные модели проектов;
- Методологический отдел, в котором разрабатываются стандарты управления проектами
в организации;
- Архив, в котором ведутся архивы проектной документации.
С точки зрения Системы менеджменты качества (СМК) на Проектный офис ложится роль
согласования проектного управления с общей системой менеджмента качества компании,
а также проведение аудита проектных подразделений и участие в контроле качества
результатов проекта
49
Требования к проекту и продукту
Исходные данные:
Помещение: Дизайн студия «GalinClub» располагается рядом с метро Пушкинская на
большом Путиновском переулке. Помещение 115м
2
. Открытое пространство с отдельной
переговорной.
1-ая зона – ресепшен и выставка мебели
2-ая зона – зона для коворкинга, лекций и проведения мероприятий,
3-я – зона – рабочее пространство для сотрудников
Всё пространство в едином дизайне лофт с природными мотивами. На полу паркет под
натуральное дерево. Яркая зона рецепции с цветочным принтом (природный или
тропический).
Зонирование условное (либо рейки, либо стеллажи)
Стены – штукатурка под бетон
Высокие чёрные потолки
Единственное закрытое помещение – это переговорная.
Персонал:
Руководитель студии - Федотова Галина Николаевна,
Штатный дизайнер интерьера – Семенов Руслан Игоревич,
Личный помощник – Нинодзе Аника Мажоровна
Производство мебели и аксессуаров: г. Клин, Московская область.
Риски проекта
-нестабильное финансирование;
- сбои в работе компьютерного оборудования.
- ошибки программного обеспечения.
- ошибки выполнения или невыполнения резервных копий.
- компьютерные вирусы.
- несовместимость программного обеспечения.
- проблемы с соблюдением качества стандартов.
- сбои в работе телекоммуникационной сети.
- перебои в электроснабжении.
- риск неплатежа или несвоевременного платежа контрагентов за предоставленные
услуги.
50
- риск неплатежеспособности предприятия и его банкротства (как следствие
неплатежеспособности).
- риск повреждения имущества предприятия.
-изменение курса валют;
-изменение культурных интересов;
-экологический;
Таблица 6.
Критерии успешности по отдельным целям проекта
Цели проекта
Критерии успешности
Лица,
утверждающие
критерии
успешности
По содержанию
Поиск подходящего
помещения для дизайн-
студии
Не позднее 01.09.2020
Руководитель
проекта, бухгалтер
1 этап оформление сделки
аренды помещения
Выполнять календарный
план без отхождения по
датам
Руководитель
проекта,
администратор
2 и 3 этап ремонтные
работы
Выполнять календарный
план без отхождения по
датам
Руководитель
проекта,
администратор
Наем персонала
Нанять весь персонал с
резервом до начала
проекта
HR менеджер,
руководитель проекта
Разработка услуг, реклама
и пр.
Качественный менеджер
по маркетингу,
своевременная реклама,
разработка услуг до сдачи
проекта (не позднее
01.10.2020)
Рук. Проекта, HR
менеджер,
администратор,
маркетолог,
бухгалтерия
По срокам
Планировочные работы
Должны быть завершены
не позднее 05.05..2020
Руководитель проекта
Поиск помещения
Завершение работ не
позднее 01.09.2020
Прораб +
руководитель проекта
Ремонтные работы
Завершение работ не
позднее 03.09.2020
Прораб +
руководитель проекта
Заказ и доставка мебели и
оргтехники
Завершение работ не
позднее 01.10.2020
Прораб +
руководитель проекта
По стоимости
1 этап (аренда
помещения)
Не более 12 млн. руб.
Руководитель проекта
+ бухгалтер
2 этап (ремонтные работы)
Не более 2 млн. руб.
Руководитель
проекта, прораб,
бухгалтер
3 этап (заказ мебели и
оргтехники)
Не более 3 млн. руб.
Руководитель
проекта, прораб,
51
бухгалтер
4 этап (доставка мебели и
оргтехники, оборудование,
обустройство кабинетов)
Не более 1 млн. руб.
Руководитель
проекта, прораб,
бухгалтер, дизайнер
5 Разработка графика
работы сотрудников.
-
HR менеджер,
бухгалтер, менеджер
продаж, руководитель
проекта
Базовый план по содержанию проекта касается процессов,
обеспечивающих включение в проект всех тех работ, которые необходимы для
успешного выполнения проекта.
Базовый план по содержанию проекта содержит указания о том, как
команда проекта будет определять, будет документировать, проверять,
обрабатывать и контролировать содержание проекта. Базовый план по
содержанию проекта является частью плана управления проекта.
В данном проекте достаточным является формулировка общего плана
управления содержанием проекта. Инициатором проекта является ООО
«Мультивак Рус», которая подобрала команду проекта. План Базовый план по
содержанию проекта был разработан и принят на общем собрании команды
проекта.
Корректировка содержания проекта будет производиться по мере
выявления отклонений.
Идентификация изменений содержания проекта в задании
осуществляется непосредственно менеджером проекта или на общем собрании
команды проекта.
Иерархическая структура работ и расчеты бюджета проекта,
календарного плана разрабатывается с помощью программного обеспечения
MS Project.
Командой проекта используется следующая информация:
Статья проекта;
- активы организационного процесса;
- план управления содержанием проекта.
Инструментами и методами для определения содержания проекта служат:
52
анализ продукта: системный инжиниринг, анализ стоимости, функциональный
анализ), выявление альтернатив (метод мозгового штурма), метод экспертных
оценок, анализ участников проекта.
При определении содержания проекта был использован метод «Дельфи»,
или метод «Дельфийского оракула», который является итеративной процедурой
анкетного опроса. При этом соблюдается требование отсутствия личных
контактов между экспертами и обеспечения их полной информацией по всем
результатам оценок после каждого тура опроса с сохранением анонимности
оценок, аргументации и критики.
Процедура метода включает несколько последовательных этапов опроса.
На первом этапе производится индивидуальный опрос экспертов, обычно в
форме анкет. Эксперты дают ответы, не аргументируя их. Затем результаты
опроса обрабатываются и формируется коллективное мнение группы
экспертов, выявляются и обобщаются аргументации в пользу различных
мнений. На втором – вся информация сообщается экспертам и их просят
пересмотреть оценки и объяснить причины своего несогласия с коллективным
мнением. Новые оценки вновь обрабатываются и осуществляется переход к
следующему этапу. Практика показывает, что после трех-четырех этапов
ответы экспертов стабилизируются.
А также были использованы существующие шаблоны иерархической
структуры работ, организационной структуры магазина.
Описание содержания проекта дает общее представление о содержании
проекта всем участникам проекта и описывает основные цели проекта. Оно
также позволяет команде проекта проводить подробнее планирование и служит
ориентиром при выполнении работы командой проекта; кроме того, в случае
возникновения запросов на его основе определяется их место, то есть находятся
ли они в рамках проекта или вне его. Описание содержания проекта касается
вопросов целей, стратегий и требований к магазину, описывать результаты,
ограничения, допущения проекта, его первичную организацию, начальные
риски, контрольные события и сметную стоимость.
53
Описание содержания проекта
Планируется открыть дизайн-студию в г. Москве с производственной
базой в г. Клин Московской области. Дизайн-студия будет представлять собой
отдельную структурную единицу в сети со своей отчетностью. В дизайн-студии
будет осуществляться коммерческая деятельность в сфере оказания услуг по
следующим направлениям: разработка дизайн-проектов помещений,
комплектация и оснащение мебелью и элементами декора, управление
строительством и ремонтом, авторский надзор за реализацией проекта.
Стратегические цели дизайн-студии будут направлены на:
- увлечение доли рынка, путем вытеснения более слабого конкурента;
- получение прибыли благодаря полному удовлетворению потребностей
населения в предлагаемых услугах.
То есть применяются следующие две основные стратегии: «стратегия
экономии на издержках» и «стратегия притягивания (pull)».
Перед дизайн-студией будут поставлены такие задачи как:
- обслуживание клиентов;
- быстрое и четкое выполнение заказов;
- высокий уровень поддержки и сервиса;
- высокий уровень конкуренции.
В дизайн-студии будут работать продавцы-консультанты высокого
уровня, которые будут предоставлять консультации каждому потенциальному
клиенту.
Дизайн-студия будет иметь возможность оперативно получать
информацию о возможности изготовления мебели в срок, необходимый
заказчику, о возможности дополнительных поставок и другие важные вопросы.
Поставка мебельной фурнитуры будет осуществляться ведущими
производителями на оптовом рынке РФ и заграницы.
Требования к дизайн-студии:
- высококвалифицированный персонал (все работники прошли
стажировку, сдали экзамены, осведомленные с правилами и нормами поведения
54
в студии, коммуникабельные. В дизайн-студии работает 1 дизайнер-
консультант и 1 старший менеджер);
- предоставление консультаций клиенту на высоком уровне;
- вежливый персонал;
- низкие цены, по сравнению с конкурентами;
- высокий уровень коммуникабельности внутри организации;
- система сервисного обслуживания;
- своевременные поставки новой продукции;
- учет всех рисков в работе студии;
- правильное распределение бюджета;
- настройка личных контактов с клиентами и поставщиками;
- проведение отличной рекламной компании.
Результат проекта:
- дизайн-студия юридически зарегистрирована;
- в помещении проведен ремонт и оно готово к использованию;
- помещение студии соответствует требованиям безопасности;
- подобран квалифицированный персонал (формируется электронная база
данных, содержащая полную и точную информацию о каждом сотруднике);
- предоставление отчета по окончании определенного этапа работы;
- комплектующие для производства мебели куплены в нужном объеме;
- проведена рекламная компания;
- салон чистый, не затертый, не прокуренный.
Ограничения проекта: бюджет проекта, календарный план, ресурсное
обеспечение.
Допущения проекта:
- в районе открытия дизайн-студии существует спрос на оказываемые
услуги;
- условия рынка не изменятся;
- покупательная способность потребителей останется неизменной;
- поставщики материалов и продукции поставят товар в установленные
55
сроки;
- все ресурсы проекта будут распределены в соответствии с планом
проекта и проведенным расчетам;
- финансирование проекта хватит для его реализации;
- экономическое и политическое состояние в стране будет оставаться
стабильным;
- законодательство РФ не изменится;
Первичная организация проекта: определение четкой стратегии
деятельности и обоснованных целей, проведения ряда маркетинговых
исследований, обработка полученной информации и лишь после этого –
оформление всех необходимых документов.
Изначально сформулированы риски: неверные сделаны выводы по поводу
объема рынка и существующего спроса, плохо подобрана команда проекта,
неверно выбрано местоположение дизайн-студии.
Контрольные события расписания: в данном проекте определены две
контрольные точки события: начало – 01.07.2020 г.; конец проекта – 01.11.2020
г.
Ограничение финансирования: бюджет проекта не должен превышать –
2230000 руб.; смета на рекламную компанию не больше – 190000 руб.
Иерархическая структура работ (ИСР) – это согласованная с результатами
поставки иерархическая декомпозиция работ, которые команда проекта должно
выполнить для достижения целей проекта и создания оговоренных результатов
поставки. С ее помощью структурируется и определяется все содержание
проекта.
Для создания иерархической структуры работ командой проекта
используются: активы организационного процесса, описание содержания
проекта, план управления содержанием проекта.
В ходе построения структуры декомпозиции работ использовалась
шаблон иерархической структуры работ предыдущих дизайн-студий.
ИСР является средством для разделения всех работ по проекту на
56
управляемые, определяемые пакеты работ, позволяющие достичь уровень
детализации предоставляемой информации, соответствующий потребностям
руководства проекта в контроле. ИСР позволяет определить работу по проекту
с точки зрения жизненного цикла проекта.
ИСР позволяет свести цели проекта к иерархии средств их достижения,
или получения результатов, предусмотренных проектом. ИСР является
инструментом, позволяющим руководителю проекта получить описание
конечного результата проекта и всех процессов, в результате которых будет
достигнут запланированный результат. Далее ИСР может разделяться на части
для специализации видов и объемов работ участников проекта, координации их
действий и закрепления ответственности за объемами работ, вплоть до уровня,
что обеспечивает управляемость и надлежащее администрирование проекта.
ИСР обеспечивает выявление работ, необходимых для достижения целей
проекта. При таком подходе проект определяется в сроках иерархически
взаимосвязанных ориентированных на результат элементов (пакетов работ –
комплексов работ, сгруппированных по заданным основаниям/критериям).
Каждый следующий уровень декомпозиции обеспечивает последовательную
детализацию содержания проекта, что позволяет производить оценку
выполненных объемов работ, освоенных денег и выполнения по срокам. На
нижних уровнях пакетам работ отвечают сравнительно меньшие объемы работ.
Это упрощает оценку процента выполнения и дает возможность более четко
определять действия, необходимые для достижения целей проекта.
Структурная декомпозиция работ приведена в Приложении 1 и на
рисунке 8.
Описание содержания проекта и ИСР составляют базовый план по
содержанию. Базовый план по содержанию часто используется далее в проекте.
Для подтверждения содержания используются описание содержания
проекта, план управления содержанием проекта, отчеты о проведенной работе,
которые предоставлены ответственными лицами.
Утверждение содержания проекта будет проводиться с использованием