15
1.2 Основные процессы управления внутренней средой проекта
В современных условиях для обеспечения эффективного оперативного
управления проектом, в том числе его внутренней средой, формируется рабочая
проектная группа (проектный офис) в персональном составе и с ролями, которые
необходимо изложить в проектной документации. Возможное распределение
рослей представлено в табл. 2 и 3.
Таблица 2
Распределение ролей со стороны заказчика
10
Роль
Назначение
ФИО
Должность
Организация /
подразделение
Контактная
информация
Спонсор проекта
Заказчик проекта
Члены проектной
группы
Таблица 3
Распределение ролей со стороны исполнителя
11
Роль
Назначение
ФИО
Должность
Организация /
подразделение
Контактная
информация
Руководитель проекта
Члены проектной
группы
Описание ролей со стороны заказчика должно проходить в соответствии с
принятыми стандартами управления проектами в организации заказчика.
Описание ролей со стороны исполнителя предполагает выделение и
описание функций участников со стороны исполнителя.
12
Приведем пример
функций руководителя проекта:
10
Балашов, А. И. Управление проектами: учебник и практикум для академического
бакалавриата / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко ; под общ. ред. Е.
М. Роговой. — М.: Юрайт, 2016. – С. 149.
11
Балашов, А. И. Указ. соч.– С. 150.
12
Зуб, А.Т. Управление проектами: учебник и практикум для академического бакалавриата /
А.Т. Зуб. – М.: Издательство Юрайт, 2016. – С. 226.
16
планирование проекта (структурирование работ, определение
ответственных за выполнение задач и требуемых ресурсов со стороны
исполнителя, подготовка рабочих заданий);
участие в управлении качеством проекта (разработка либо
согласование методик определения соответствия полученных результатов
ожидаемым);
управление ресурсами проекта со стороны исполнителя (контроль
проектных ресурсов, инициирование необходимых изменений ресурсов,
выделенных на проект, мотивация сотрудников исполнителя);
контроль хода выполнения работ проекта, выполняемых
сотрудниками исполнителя и заказчика;
управление коммуникациями проекта (планирование системы
коммуникаций, инициирование необходимых изменений в системе
коммуникации, сбор и распределение информации, подготовка отчетности о
ходе выполнения проекта, документирование хода работ);
управление стоимостью проекта (бюджетом проекта) со стороны
исполнителя;
управление изменениями проекта;
участие в управлении рисками проекта (анализ рисков проекта,
разработка защитных стратегий, разработка и утверждение планов мероприятий
по снижению рисков, осуществление мероприятий по снижению рисков);
экспертиза и согласование предлагаемых проектных решений.
В ходе проекта стороны организуют взаимодействие через единые точки
входа. Заказчик проекта со стороны организации заказчика и руководитель
проекта со стороны организации исполнителя.
В рабочем режиме по электронной почте и телефону.
В форме обмена письмами между организациями по вопросам,
затрагивающим объем работ, стоимость и сроки выполнения работ по договору
и заданиям заказчика.
Путем проведения совещаний и интервью, перечисленных в табл. 4.
17
Отчет о текущем статусе проекта предоставляется исполнителем на
регулярной основе в соответствии с согласованной формой.
При реализации проекта необходимо внимательно отслеживать и
своевременно выявлять проблемы. Проблемой является любой вопрос или
ситуация, которая воспринимается членом группы проекта как угроза
успешному выполнению работ проекта.
Таблица 4
Виды взаимодействия в проекте
13
Вид
взаимодействия
Порядок
организации
мероприятия
Участники
мероприятия
Документ по
результатам
мероприятия
Совещание
рабочей группы
Интервью с
представителем
Заказчика
Управление проблемами – это процедура выявления, регистрации и
разрешения проблем, а также минимизации их влияния на цели и качество
выполняемого проекта, которая содержит следующие шаги
14
:
Выявление и регистрация (документирование) проблемы;
Определение сотрудников, ответственных за решение проблемы;
Определение и регистрация предлагаемых действий для решения
проблемы;
Регистрация результатов решения проблемы;
Отслеживание неразрешенных проблем;
Передача проблемы для принятия решения на более высокий
уровень управления (если необходимо).
Управление проблемами выполняется на протяжении всего проекта.
Проблемы регистрируются в журнале руководителем проекта со стороны
исполнителя (пример такого журнала приводится в табл. 5).
13
Балашов, А. И. Управление проектами: учебник и практикум для академического
бакалавриата / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко ; под общ. ред. Е.
М. Роговой. — М.: Юрайт, 2016. – С. 151.
14
Михеев, В.Н. Живой менеджмент проектов / В.Н. Михеев. – М.: Эксмо, 2007. – С. 84.
18
Таблица 5
Журнал регистрации проблем
15
Описание
проблемы
Важность
Зарегистрировал
Дата
открытия
Статус
Управления изменениями осуществляется в целях обеспечения
надлежащего контроля за изменениями и анализа последствий изменений до
приведения их в исполнение. «Изменением» считается поправка, вносимая в
исходные требования, спецификации, проектную документацию или
расписания. Управление изменениями выполняется на протяжении всего
проекта. Изменения регистрируются в журнале руководителем проекта со
стороны исполнителя (пример такого журнала приводится в табл. 6).
Таблица 6
Журнал регистрации изменений
16
№ запроса
на
изменения
Дата
запроса на
изменение
Описание
изменения
Орган,
авторизовавший
изменение
Статус
Под каждый проект, как правило, выделяются трудовые, финансовые,
промышленные и другие виды ресурсов, которыми распоряжается руководитель
проекта. Проведенный анализ позволяет отметить, что каждый проект имеет
свою структуру, и процесс управления проектом включает определение его
целей, формирование структуры, планирование и организацию работ,
координацию действий исполнителей. После выполнения проекта структура
проекта распадается, ее компоненты, включая сотрудников, переходят в новый
15
Боронина, Л.Н. Основы управления проектами: учеб. пособие / Л.Н. Боронина, З.В. Сенук.
– Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2015. – С. 64.
16
Боронина, Л.Н. Основы управления проектами: учеб. пособие / Л.Н. Боронина, З.В. Сенук.
– Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2015. – С. 66.
19
проект или увольняются (если они работали на контрактной основе). По форме
структура управления по проектам может соответствовать как бригадной (кросс-
функциональной) структуре, так и дивизионной структуре, в которой
определенный дивизион (отделение) существует не постоянно, а на срок
выполнения проекта.
Одним из актуальных направлений в управлении проектов является
управление интеграцией проекта, которое включает в себя процессы и действия,
необходимые для определения, уточнения, комбинирования, объединения и
координации различных процессов и действий по управлению проектом в
рамках групп процессов управления проектами.
В контексте управления проектами интеграция включает в себя такие
характеристики как объединение, консолидация, сочленение и интегративные
действия, являющиеся ключевыми для завершения проекта, успешного
управления ожиданиями заинтересованных сторон проекта и выполнения
требований.
17
Схематично управление интеграцией проекта представлено на рис.
3.
Управление интеграцией проекта включает укрупненно шесть
самостоятельных этапов: разработка устава проекта; разработка плана
управления проектом; руководство и управление исполнением проекта;
мониторинг и управление работами проекта; осуществление общего управления
изменениями; завершение проекта или фазы.
Устав проекта устанавливает партнерство между исполняющей
организацией и организацией, подавшей заявку (или заказчиком, в случае
внешних проектов). Утвержденный устав проекта формально инициирует
проект. Менеджер проекта определяется или назначается сразу, как только это
становится возможным, предпочтительно во время разработки Устава проекта и
обязательно до начала планирования
17
Балашов, А.И. Управление проектами: учебник и практикум для академического
бакалавриата / А.И. Балашов, Е.М. Рогова, М.В. Тихонова, Е.А. Ткаченко; под общ. ред. Е.М.
Роговой. – М.: Юрайт, 2016. – С. 101
20
Рисунок 3. Управление интеграцией проекта
План управления проектом определяет, как будет исполняться проект, как
будет проводиться его мониторинг, контроль и закрытие. Содержание плана
21
управления проектом различается в зависимости от прикладной области и
сложности проекта.
Руководство и управление исполнением проекта – это процесс исполнения
работ, определенных в плане управления проектом, для достижения целей
проекта.
18
Мониторинг и управление работами проекта – это процесс отслеживания,
проверки и регулирования исполнения для достижения целей исполнения,
определенных в плане управления проектом.
Процесс осуществления общего управления изменениями проводится с
самого начала проекта и вплоть до его завершения.
План управления проектом, описание содержания проекта и прочие
результаты поддерживаются путем проведения тщательного и постоянного
управления изменениями – отклонения или одобрения изменений, что позволяет
гарантировать, что в пересмотренный базовый план включаются только
одобренные изменения.
Завершение проекта или фазы – это процесс завершения всех операций
всех групп процессов управления проектом в целях формального завершения
проекта или фазы.
Таким образом, можно говорить о наличии актуальных наработок и
приемов, применение которых может способствовать эффективному
управлению внутренней средой проекта и успешной реализации проекта.
1.3 Бизнес-план как инструмент реализации проекта
Как показывает опыт многих успешных компаний, направления развития
требуют детальной проработки, оценки всех элементов проекта развития,
проведения многовариантных расчетов. В реалиях рыночной экономики на
сегодняшний день бизнес-план многими специалистами рассматривается
рабочим инструментов, использование которого актуально для большинства
сфер и типов предпринимательства. Бизнес-план позволяет последовательно
18
Разу, М.Л. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / М.Л. Разу и
[др.]; под ред. М.Л. Разу – 4-е изд., стер. – М.: Кнорус, 2018. – С. 298
22
описать этапы реализации проекта, показать руководящему составу и
собственникам способы и средства достижения и выполнения целей и задач,
прежде всего, роста прибыльности бизнеса.
Первоначально можно рассмотреть сущностные аспекты бизнес-
планирования и выяснить причины его необходимости. Представители бизнеса
(начинающие предприниматели, инициаторы проектов) приступая к
выполнению первых шагов по реализации проекта, должны реализовать ряд
важных задач, которые связаны, во-первых, с недостаточностью
инвестиционных средств, во-вторых – с большим количеством непредвиденных
событий, что может уводить организацию в сторону от выбранного пути. Чтобы
этого не допустить, следует четко сформулировать свои цели, провести оценку и
прогнозы на «бумаге», то есть разработать бизнес-план.
Исследователи и специалисты часто указывают две наиболее важные
причины для разработки бизнес-плана:
привлечь финансовые ресурсы, убеждая посторонних инвесторов в
экономической целесообразности вложений в бизнес-проект или выдачи займа;
обеспечить движение бизнеса по избранному курсу и не позволять
случайным факторам и различным обстоятельствам отклоняться от выбранного
пути.
19
Грамотно разработанный бизнес-план приводит организацию к росту,
завоеванию новых устойчивых позиций на отобранных рыночных сегментах, в
которых она функционирует, помогают составлению планов дальнейших
перспектив свой организации.
Бизнес-план помогает подтвердить потенциальным инвесторам и
кредиторам финансовую стабильность, платежеспособность создаваемого
предприятия (объекта) в отношении исполнения им долговых обязательств,
провести совокупность обязательных согласований, экспертиз и иных процедур,
эффективные переговоры с представителями органов государственного и
19
Беляев, В.И. Практика менеджмента: учебное пособие / В.И. Беляев. – М.: Кнорус, 2016. –
212 с.
23
муниципального управления о предоставлении субсидий (дотаций) из бюджета,
налоговых и иных льгот, подготовить проспекты эмиссии ценных бумаг и ряд
других шагов.
20
При этом необходимо понимать, что не всегда и не все намеченные в плане
цели и задачи будут достигнуты и реализованы: определенные цели, задачи,
шаги будут корректироваться при получении дополнительной информации,
приобретении навыков и опыта практической работы. Бизнес-план не может
гарантировать отсутствие проблем, но грамотный, в деталях проработанный
бизнес-план позволяет предпринимателям лучше ориентироваться в окружении
бизнеса, определять кризисные ситуации и минимизировать их негативные
последствия. Достаточно часто дефицит времени, наличие различных текущих
забот отвлекают от процесса планирования и приводят к действиям «вслепую» и
применять «реактивный» стиль управления.
21
Результативность управления в
таком случае, как правило, гораздо ниже.
Основная цель бизнес-плана – достижение разумного и выполнимого
компромисса между тем, что организация хочет и что может достичь.
Бизнес-план призван ответить на три ключевых вопроса:
Каково текущее положение бизнеса?
Каково желаемое будущее состояние?
Как максимально эффективно достичь желаемого состояния?
Бизнес-план – это расчет экономической целесообразности осуществления
нового проекта или нового направления развития организации, основанный на
сравнительной оценке затрат и результатов, эффективности использования,
срока окупаемости вложений. Бизнес-план является одним из важных
документов, определяющих стратегию развития организации. Вместе с тем при
разработке бизнес-плана следует учитывать общую концепцию развития
организации, более детально прорабатывать экономические и финансовые
20
Как начать свое дело в Санкт-Петербурге: справочник начинающего предпринимателя. –
СПб.: Санкт-Петербургский фонд развития бизнеса, 2015. С. 12.
21
Боронина, Л.Н. Основы управления проектами: учеб. пособие / Л.Н. Боронина, З.В. Сенук.
– Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2015. С. 51.
24
аспекты стратегии, давать технико-экономическое обоснование конкретных
шагов и действий. Можно выделить следующие ключевые задачи бизнес-плана:
Обоснование экономической выгоды направлений, векторов развития;
Определение ожидаемых показателей и финансовых результатов
деятельности, наиболее важными из которых выступают объем продаж,
величина прибыли, норма доходности капитала;
Выявление оптимальных источников финансирования для реализации
выбранной стратегии, то есть способы аккумуляции финансовых ресурсов;
Организация подбора и отбора сотрудников, способных реализовать
данный план.
Кроме того, бизнес-план будет служить основой предложения при
переговорах с будущими партнерами; контрагентами, он играет важную роль
при приглашении на работу ключевых сотрудников организации.
Организация, которая находится на ранней стадии своего развития, с одной
стороны использует разработанный бизнес-план для выполнения ряда
конкретных задач, с другой стороны представляет первые попытку
стратегического планирования. Бизнес-план позволяет устанавливать ориентиры
развития на перспективу, которые должны быть ясными, четкими, понятными
для работников и потенциальных инвесторов, кредиторов.
22
Наполнение отдельных разделов бизнес-плана и его общий объем могут
быть различными, что непосредственно зависит от специфики отрасли,
масштабов деятельности, ассортимента (перечня) продукции и услуг. В
некоторых случаях ряд разделов могут и вовсе отсутствовать. В других,
например, если задача связана с финансовым оздоровлением крупного
предприятия промышленности или выпуска продукции инновационного
характера в приоритетных областях, требующих существенного объема
финансовых ресурсов, необходимо будет проводить комплексные исследования,
глубокий финансовый анализ.
22
Как начать свое дело в Санкт-Петербурге: справочник начинающего предпринимателя. –
СПб.: Санкт-Петербургский фонд развития бизнеса, 2015. С. 34.