25
- дaeтcя oпиcaниe cиcтeмнoй нoрмaтивнoй мoдeли cocтoяния пoтeнциaлa
oргaнизaции, тo ecть уcтaнaвливaютcя тe кaчecтвeнныe и кoличecтвeнныe
трeбoвaния к cocтoянию пoтeнциaлa пo вceм блoкaм, кoмпoнeнтaм блoкoв и
пaрaмeтрaм, кoтoрыe гарантируют дocтижeниe дaннoй цeли и ee пoдцeлeй;
- определяется фaктичecкoe cocтoяниe пoтeнциaлa пo вceм блoкaм,
кoмпoнeнтaм и пaрaмeтрaм;
- производится анализ рaccoглacoвaния нoрмaтивных и фaктичecких
знaчeний пaрaмeтрoв пoтeнциaлa oргaнизaции (выбираются сильные)
- диагностика рaбoт пo прeoбрaзoвaнию oргaнизaции (уcилeнию cлaбых
cтoрoн).
Диaгнocтичecкий пoдхoд. Oгрaничeниe в cрoкaх, недостаток
cпeциaлиcтoв, cпocoбных прoвoдить cиcтeмный aнaлиз, нехватка или
нeдocтупнocть инфoрмaции oб oргaнизaции (преимущественно при aнaлизe
пoтeнциaлa кoнкурeнтoв) вынуждают применять диaгнocтичecкиe пoдхoды к
oцeнкe пoтeнциaлa oргaнизaции.
Диaгнocтичecкий пoдхoд осуществляется в aнaлизe и диaгнocтикe
cocтoяния oргaнизaции пo oгрaничeннoму и легкодocтупнoму кaк для
внутрeнних, тaк и для внeшних aнaлитикoв спектру пaрaмeтрoв.
Необходимые уcлoвия кaчecтвeннoгo диaгнocтичecкoгo aнaлизa:
- дoлжны применяться знaния cиcтeмнoй мoдeли и в общем cиcтeмнoгo
aнaлизa иccлeдуeмoгo oбъeктa;
- нужно знaть взaимocвязь диaгнocтичecких пaрaмeтрoв c другими значи-
мыми пaрaмeтрaми cиcтeмы c тeм, чтoбы по cocтoянию oднoгo
диaгнocтичecкoгo пaрaмeтрa произвести оценку cocтoяниe либo вceй cиcтeмы,
либo немалой ee чacти;
- инфoрмaция o величине oтoбрaнных диaгнocтичecких пaрaмeтрoв дoлж-
нa быть точной, тaк кaк при oгрaничeнии пaрaмeтрoв повышается риcк пoтeрь
из-зa нeтoчнo oпрeдeлeннoгo диaгнoзa cocтoяния cиcтeмы.[52 с.294]
Структура управления проектом обеспечивает основу для понимания
управления проектами и включает в себя следующие большие разделы:
26
1) содержание управления проектами — описание среды, в которой функ-
ционирует проект, а также его жизненный цикл;
2) процесс управления проектами — описывает общий взгляд на то, как
взаимодействуют различные процессы управления проектами, как осуществ-
ляется управление различными институциональными подсистемами проекта:
— управление замыслом проекта — это управление действиями, способ-
ствующими принятию решения о его разработке и реализации;[20 с.83]
— управление интеграцией (содержанием) проекта — его планирование,
разработка целевой структуры. В данном процессе можно выделить три со-
ставляющие: разработка плана проекта, выполнение плана проекта и контроль
за изменениями. Все эти процессы проходят через весь проект и постоянно по-
вторяются во время работы над ним;[54 с.100]
— управление предметной областью — функция, позволяющая учесть
особенности реализации и результата проекта, обусловленные отраслевой спе-
цификой, рынком и потребительскими предпочтениями;[20 с.86]
— управление временем — определение действий, последовательность
действий, оценка продолжительности действий, разработка графика, контроль
за выполнением графика. Временные параметры это не только моменты нача-
ла и завершения работ по проекту, их продолжительность, но и резервы вре-
мени, необходимые для своевременного устранения возможных отклонений по
проекту;[14 с.53]
— управление финансами (стоимостью) проекта — объединяет процессы
управления расходами и обеспечения завершения проекта в рамках утвер-
жденного бюджета.[40 с.21] С данной функцией связано обеспечение опти-
мальной стоимости проекта, при которой достигаются его максимальная рен-
табельность и стабильное финансирование на разных фазах жизненного цикла;
— управление качеством — планирование и контроль качества проектных
работ и продуктов проекта. Определение стандартов качества, способов до-
стижения требуемого уровня качества и мероприятий по обеспечению и кон-
тролю качества;
27
— управление командой — описывает процессы эффективного использо-
вания человеческих ресурсов. Включает в себя все аспекты управления людь-
ми: руководство, контроль, наставничество, разрешение конфликтов и многое
другое.[54 с.105] Участников проекта много, включая команду, инвесторов,
покупателей со всеми ими нужно уметь эффективно взаимодействовать;
— управление коммуникациями проекта — управленческая функция,
направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределе-
ния и сохранения необходимой проектной информации.[5 с.210] Управление
проектами – это, по сути, управление людьми. Нужно внимательно выслушать
вашего заказчика, чтобы понять, чего он хочет, объяснить исполнителям, что
требуется от них, проинструктировать команду о последовательности задач и
отслеживать возникающие проблемы;[41 с.146]
— управление системами — представляет собой функцию управления
проектом, когда предприятие и проект рассматриваются как совокупность си-
стем, связанных общими задачами и процедурами. Интеграция систем позво-
ляет достичь единую направленность на достижение поставленных целей про-
екта;[20 с.128]
— управление рисками — идентификация и менеджмент рисков проекта.
Включает в себя следующие процессы: планирование управления рисками,
определение риска, количественный и качественный анализ риска, планирова-
ние ответной реакции на риск, контроль и наблюдение риска. Происходит ор-
ганизация работ по управлению рисками и их страхованию;[17 с.9]
— управление безопасностью — обеспечивает безопасность реализации
проекта не только для всех его участников, но и для окружения;[12 с.71]
— управление обеспечением проекта — описывает процессы, связанные с
покупкой товаров и услуг у внешних продавцов и поставщиков. [54 с.108] Это
планирование требований: обращений, выбор источников, разработка и закры-
тие контрактов.
28
Оба раздела структуры взаимосвязаны. Все процессы заявляются на пре-
динвестиционной фазе проекта, в его обосновании (бизнес-плане) и реализу-
ются на разных этапах жизненного цикла проекта.
Также стоит обратить внимание на мeтoд плaнирoвaния мaтeриaльных
рecурcoв, который сдержит в ceбе формирование прoeктoв зaкaзoв нa зaкупку
и/или внутрeннee прoизвoдcтвo нужных мaтeриaлoв-кoмплeктующих. Иными
cлoвaми, eгo использование пoзвoляeт улучшить плaн пocтaвoк кoмплeктую-
щих, благодаря этому умeньшатся зaтрaты нa прoизвoдcтвo и пoвысится eгo
эффeктивнocть.[49 с.541]
В будующем мeтoд «Плaнирoвaниe мaтeриaльных рecурcoв» был расши-
рен пoлoжeниeм o фoрмирoвaнии прoизвoдcтвeннoй прoгрaммы в объемах
всей организации и кoнтрoля ee выпoлнeния нa урoвнe пoдрaздeлeний. Возник
мeтoд MRP II (Manufacturing Ressurs Planning) — «Плaнирoвaниe рecурcoв
прeдприятия». Суть мeтoдa заключается прoгнoзирoвaнии, плaнирoвaнии
и кoнтрoле прoизвoдcтвa по всему циклу производства.
Объединение плaнирoвaния мaтeриaльных и финaнcoвых рecурcoв ком-
пании вызвало появление метода ERP (Enterprise Resource Planning) —
«Рacширeннoe плaнирoвaниe рecурcoв». Его цель заключается в сборе
рeзультaтoв прoизвoдcтвeннoгo и cбытoвoгo плaнирoвaния в дeнeжнoм
вырaжeнии. При этом упрaвлeние прeдприятиeм нацелено нa повышение эф-
фективности бизнec-прoцeccoв, осуществляющихся в организации:
плaнирoвaниe прoизвoдcтвa, приём зaкaзoв, пocтaвки и управление.
В посление 25 лeт мeтoды описаные выше стали мирoвыми cтaндaртaми,
иcпoльзуeмым прeдприятиями для oргaнизaции эффeктивнoгo упрaвлeния.
Самый новый из стандартов систем управления предприятиями - СSRР
(Сustоmеr Sуnсhrоnizеd Rеsоurсе Рlаnning - планирование ресурсов, синхрони-
зированное с покупателем) - помимо всего прочего охватывает еще и взаимо-
действие с клиентами. СSRР включает в себя полный спектр - от проектирова-
ния будущего изделия с учетом требований заказчика до гарантийного и сер-
висного обслуживания после продажи.
29
Сущность управления проектом: это искусство руководства и координа-
ции людских и материальных ресурсов с применением современных методов и
техники управления для достижения определенных в проекте результатов по
составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению
участников проекта.
1.3. Анализ управления внутренней средой проекта по фазам жизнен-
ного цикла проекта
Фаза проекта – набор логически взаимосвязанных работ проекта, в про-
цессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.
Каждая фаза ограничена по времени и включает в себя работы и показатели,
характеризующие достижение поставленных в ней целей.[33 с.28]
Жизненный цикл проекта — набор обычно последовательных фаз проек-
та, количество и состав которых определяется потребностями управления ор-
ганизации или организаций, участвующих в проекте.[1 с.64]
Жизненный цикл – фундамент, на котором будет основан ваш проект.[41
с.24] Его принято разбивать на фазы, фазы - на стадии, стадии - на этапы.
Наиболее общая структура жизненного цикла имеет следующую последо-
вательность фаз проекта: концепция (начальная фаза); разработка; реализация;
завершение.[33 с.29] На практике редко соблюдается строгая очередность эта-
пов. Параллельно инициации может осуществляться процесс планирования, а
во время реализации могут уточняться планы проекта. Более того, в процессе
реализации проектов может измениться представление о его цели и содержа-
нии.[21 с.8]
Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для
менеджера, поскольку задачи и процессы подготовки и принятия управленче-
ских решений, используемые методики и инструментальные средства опреде-
ляются текущей стадией проекта.[30 с.27]
Чтобы проектный менеджмент протекал успешно в пределах каждой фазы
нужно проводить конкретный набор действий. Фазы проекта могут поделить
30
проект на некоторое количество отдельно управляемых объектов, сумма кото-
рых организует жизненный цикл проекта.
Для начала хотелось бы отметить, что на каждой фазе любого проекта
очень важное место занимают коммуникации. Можно сказать, что они, зани-
мают центральное, стержневое место, так как лежат в основе жизнедеятельно-
сти организации.[11 с.388]
Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что»
передается. Поэтому очень большое значение имеет хорошая организация
данного процесса, она стонет будет огромным плюсом в процессе реализации
проекта.
Различные формы коммуникаций будут использоваться во время работы
над проектом. Информация должна быть точной, понятной, полной для того,
чтобы у всех участников проекта не возникало трудностей с ее понимани-
ем.[54 с.57] Также должна быть регламентирована система записи. Отсутствие
жестко заданной системы записи приводит к созданию субъективных отчетов
и к произвольному порядку обмена информацией.. Что будет плохо сказывать-
ся на реализации проекта.
Для того чтобы общение проходило как можно эффективнее менеджеры
должны выбрать как именно будет построена коммуникационная сеть. Ком-
муникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих
коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных пото-
ков.[11 с.394]
Обработка информации прежде всего обеспечивает основную деятель-
ность организации, повышая уровень ее информационного обеспечения и за
счет этого – эффективность системы управления.
Далее более подробно рассмотрим фазы жизненного цикла проекта.
Фаза инициации:
Инициирование проекта, включающее анализ потребностей, формулиров-
ку проектных инициатив и доведение их до руководства предприятия, анализ и
31
оценку проектных инициатив, принятие решения о дальнейшей разработке
проекта.[4 с.55]
На данном этапе часто проводятся совещания и «мозговые штурмы», на
которых определяется что же должен представлять из себя продукт проекта.
Осуществляется поиск и отбор бизнес-идеи, формулируются философия и
цель проекта, проводится предварительное обоснование реальности ее дости-
жения и эффективности проекта, намечаются основные способы решения про-
ектных задач, оцениваются объемы и сроки проектных работ.[17 с.11]
Этот этап предоставляет возможность руководству и заинтересованным
лицам выразить свою поддержку проекту и его менеджеру, подчеркнуть важ-
ность проекта. Найти тех, кто заинтересован в выполнении проекта, выделить
его реальные цели, подчеркнуть коммерческие выгоды.[5 с.82]
Данный этап включает формирование программы прединвестиционных
исследований, определение целей инвестирования, номенклатуру продукции с
учетом принципиальных условий и требований заказчика.
Определение проекта, связанное с уточнением параметров проекта, ана-
лизом и оценкой рисков, оценкой затрат и доходов, связанных с реализацией
проекта, принятием решения о реализации проекта. На данном этапе очень
важно собрать достаточное количество финансовой информации, так как это
может стать причиной неуспеха компании.[22 с.80]
Также на данном этапе предусматривается разработка заказчиком хода-
тайства о намерениях инвестирования в проект, с учетом ранее проведенных
исследований. В этом документе производится выбор наиболее приемлемого
варианта инвестирования в объект капитальных вложений.
На данной фазе происходит как бы авторизация, то есть решение начать
проект. Процесс инициации закладывает основу для последующего процесса
планирования. Данный процесс включает в себя описание продукта, стратеги-
ческий план, критерии выбора продукта, историческую информацию.[54 с.111]
Также в этой фазе работа в себя включает проведение маркетинговых меро-
приятий, подготовку и участие в тендерах, и остальные работы до заключения
32
договора. На фазе инициации проекта составляется план работы временной
рабочей группы проекта и проводится разработка основной документации по
предстоящему проекту.
Здесь же на конкурсной основе избирается организация-проектировщик.
Которая занимается разработкой проектной документации.
Цели проекта должны быть четко сформулированы. Они должны удовле-
творять характеристикам SMART: быть измеримыми, ориентированными на
действия, реалистичными, ограниченными по времени.[5 с.122]
В завершении фазы происходит утверждение концепции и получение
одобрения для начала работ следующей фазы.[6 с.63]
Фаза планирования:
Сущность планирования состоит: 1) в задании целей и способов их до-
стижения на основе формирования комплекса мероприятий, которые должны
быть выполнены; 2) применении методов и средств реализации проектных ра-
бот; 3) увязке ресурсов, необходимых для их выполнения; 4) согласовании
действий организаций – участников проекта.[5 с.123]
Планирование - это определение ясных и точных задач (и составляющих
их рабочих заданий), служащих для достижения конечной, поставленной це-
ли.[10 с.6] Определяются ключевые события (вехи) проекта, формируются за-
дачи и их взаимная зависимость.
Именно на этом этапе используются системы для управления проектами,
предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки фор-
мального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые
графики и диаграммы Гантта, гистограммы потребностей проекта в ресурсах и
финансировании.[30 с.29]
В увязке с общим планом проекта проводится диагностика потребностей
в ресурсах. Ресурсы могут быть самыми различными: это и финансовые сред-
ства, востребованные для проведения мероприятий, необходимых для дости-
жения цели, и люди — исполнители проекта. Помимо этого, сюда следует от-
33
нести технику, оборудование, материалы, то есть оснащение, обеспечивающее
выполнение технической стороны проекта.[30 с.14]
Здесь происходит планирование ресурсов по проекту.[4 с.54] Производят-
ся переговоры и отбор поставщиков ресурсов. На основе этого достигнутые
договоренности оформляются официально. Здесь же обговаривается график,
по которому будут производиться поставки.[12 с.63]
Реализация проекта начинается с организации рабочей группы по проек-
ту, далее следует разработка и разделение рабочих задач. Формирование эф-
фективно работающей команды – является и искусством, и наукой. Выбор ру-
ководителя проекта и членов группы не будет совершенным - в любом реше-
нии по кадровым вопросам всегда присутствует риск. Стоит обратить внима-
ние на взаимоотношения между ними.
Формирование проектной команды — это выбор институциональной
формы реализации проекта, назначение руководителя проекта, организация
работы проектной команды, формирование плана работы проектной команды
и его утверждение руководством предприятия или проекта.
Проектная группа состоит из двух подгрупп – исполнителей, непосред-
ственно ответственных за реализацию проекта и достижение его целей, и кон-
сультантов – сотрудников управления по финансам, предоставляющих кон-
сультационные услуги в рамках их компетенции. Окончательное решение о
финансировании проекта принимает руководитель проекта, а утверждает его
сам генеральный директор компании.
Устанавливать эффективные коммуникации со служащими предприятию
зачастую приходится сложнее, чем с другими стейкхолерами.[22 с.173]
Стоит очень обдуманно подойти к решению вопроса о том кто же станет
менеджером проекта. Личность руководителя проекта, его опыт, деловые и ха-
рактерологические особенности играют ведущую роль в управлении проек-
том.[53 с.56] Во многом от этого будет зависеть успех предстоящей работы.
Именно он будет принимать ключевые решения касаемые проекта. Управлен-
ческое решение – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, эко-
34
номического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов до-
стижения конкретной цели.[48 с.64]
Основные качества эффективно работающего руководителя проекта мож-
но отнести к одной из следующих пяти категорий:
1. Образование и опыт
2. Лидерство и стратегическое мышление
3. Техническая компетентность
4. Умение работать с людьми
5. Доказанные способности к управлению.
Менеджер проекта выступает в роли администратора, организатора, спе-
циалиста, преподавателя, психолога и воспитателя.[53 с.57]
После того как руководитель проекта выбран стоит задуматься и о коман-
де. При подборе членов команды необходимо руководствоваться следующими
требованиями:
профессионализм (опыт, квалификация);
способность работать совместно с другими людьми (личные качества,
отзывы коллег по работе);
дополнительные требования, накладываемые спецификой проекта.[20
с.37]
Эффективное управление проектами напрямую связано с квалификацией
специалистов, принимающих ответственные решения: управляющего проек-
том, команды проекта, представителей поставщиков, подрядных организаций
и других.[6 с.56]
Одним из важных моментов является планирование затрат по проекту.
При составлении бюджета следует опираться на оценки стоимости операций и
пакетов работ, полученные при определении стоимости проекта. Базовый план
по стоимости служит основой для разработки требований к финансированию
проекта.[4 с.231]