35
Подобно другим видам деятельности в проектном управлении, использо-
вание проектного финансирования требует систематического и хорошо орга-
низованного подхода.[25 с.51]
План финансирования определяет требования к инвестору, детализиро-
ванные по статьям в привязке к календарному плану. Основываясь на этих
данных, план финансирования утверждает уровень ежемесячных расходов по
программе и нужный ему уровень финансирования. Любые сбои в реализации
платежей отрицательно сказывается на формировании производственных за-
пасов сырья и материалов, уровне производительности труда, реализации го-
товой продукции.[55 с.13]
Также менеджеру проекта необходимо иметь навыки управления кон-
трактами. Эта функция управления проектами, обеспечивает взаимодействие
заказчика с участниками проекта. На данном этапе происходит планирование,
выбор и заключение контрактов. Проводятся переговоры или подрядные тор-
ги.[12 с.63] Затем уже принимается окончательное решение и заключаются до-
говоры. На основе этого утверждается смета затрат по проекту.
В ходе планирования определяются те стандарты качества, которым дол-
жен соответствовать проект, и намечаются действия по обеспечению этих
стандартов. Управление качеством проекта - это процедура совершенствова-
ния методов предотвращения возникновения и устранения возможных дефек-
тов.[12 с.55] Результат планирования качеством - план управления качеством.
Благодаря ему становится понятным, как команда проекта будет проводить
политику качества при реализации проекта.[4 с.300]
В современном мире, в век новых технологий, прежде всего информаци-
онных технологий и Интернета, роль инноваций является решающей. Ско-
рость внедрения новшеств во всех областях народного хозяйства возросла
неимоверно.[18 с.6]
При ведении крупных проектов стоит обсудить возможность появления
рисков с командой в рамках стартовой встречи. По результатам обсуждения
нужно составить первый вариант реестра риска и в ходе выполнения проекта
36
продолжать его обновлять.[41 с.135] Основное внимание уделяется сопостав-
лению рисков и их разрешению до начала выполнения работ производствен-
ной стадии, требующих большого количества ресурсов. Заблаговременное
планирование многократно окупается в процессе выполнения проекта.[5 c.82]
Также на стадии планирования может быть составлен план управления
коммуникациями - это документ, описывающий:
- требования и ожидания от коммуникаций для проекта;
- как и в каком виде будет происходить обмен информацией;
- когда и где будут иметь место коммуникации;
- кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуника-
ций.[4 с.254-255]
В процессе планирования коммуникаций определяются информация и
взаимодействия, необходимые участникам проекта. Например, каким лицам
какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом
должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче ин-
формации проекта существует во всех проектах, информационные потребно-
сти и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором
достижения успеха проекта является выявление информационных потребно-
стей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения
этих потребностей.[12 с.76]
На этой фазе также стоит задуматься о решении, возникающих в процессе
реализации проекта, конфликтов. Конфликты рассматриваются сегодня как
источник индивидуального и организационного развития, так как входе раз-
решения конфликта рождается новая ситуация. Парадокс заключается в том,
что по наличию конфликта судят о зрелости индивида, группы и организации.
Конфликт - это жизненно важное семя, из которого вырастает успех.[11 с.388]
Стратегии управления конфликтами могут основываться:
- на применении собственно методов управления конфликтами;
- на применении в указанных целях общих методов инновационного ме-
неджмента.
37
Агрессивная стратегия - использовать конфликт для интенсификации де-
ятельности, вплоть до искусственного создания конфликтных ситуаций.
Конструктивная стратегия - контролировать и разрешать конфликт,
максимизируя его конструктивные результаты, пытаясь извлечь максимум для
улучшения организационного обеспечения инновационной деятельности.
Оборонительная стратегия - минимизировать дисфункциональные по-
следствия конфликта, добиться того, чтобы конфликт не препятствовал осу-
ществлению проекта.
Стратегия невмешательства - исходит из того, что, либо издержки от
деструктивных последствий конфликта не оправдывают организационных
усилий по управлению конфликтом, либо для этого отсутствуют организаци-
онные возможности.[4 с.269]
Планирование имеет более сложную структуру в отличии от других про-
цессов управления проектом. Процессы выполнения, контроля и закрытия
проекта полагаются на процесс планирования и документация, создаваемая во
время планирования, определяет основные функции остальных процессов. Ру-
ководители проекта до самого завершения проекта постоянно обращается к
процессу планирования. Следовательно, планирование является основой всех
сфер управления проектом и учитывает бюджет, программу действий, план
развития, допустимый риск, приобретение оборудования.[54 с.77]
В завершении данной фазы происходит утверждение сводного плана про-
екта и получение одобрения на переход к фазе реализации.[6 с.64]
Фаза исполнения:
Процесс выполнения подразумевает введение всего того, что было запла-
нировано на предыдущей фазе в действие. Имеется в виду, что руководитель
проекта подбирает и распределяет проектные ресурсы в соответствии с планом
и целями проекта. На этой фазе расходуется большая часть ресурсов и време-
ни. Часто именно на этом этапе руководителю проекта приходится улаживать
38
конфликты, связанные с тем, что затраты на выполнение проекта превышают
запланированные. [54 с.78]
Момент фиксации базового плана является стартовым пунктом в процессе
исполнения проекта. Он оканчивается после того, как будут выполнены все
условия и обязательства каждой из стороны, согласно контракта. Входит в зо-
ну ответственности управляющего проектом.
На успех всего проект очень большое влияние оказывает команда проек-
та, следовательно ей нужно уделять большое внимание. Поэтому еще в самом
начале работы управляющий должен донести до членов команды цели, задачи,
ценности и планируемый результат проекта.[20 с.39] И на протяжении всего
проекта необходимо блюсти все происходящее в команде.
Управление персоналом должно быть нацелена на расширение сотрудни-
чества персонала и администрации для достижения общих целей, стоящих пе-
ред проектом. [57 с.10]
На данной фазе подразумевается, что каждый участник команды проекта
знает свои обязанности. Работы по проекту разделены между исполнителями
или группами исполнителей. Структура распределения работ является много-
уровневой системой, состоящей из заданий и комплексов работ.[20 с.24]
Все участники команды проекта взаимосвязаны не только технологиче-
ски, но и вносят определенный вклад в конечный результат деятельности, сте-
пень соответствия которого целям проекта является критерием успешности его
завершения и, следовательно, критерием эффективности системы управления
в целом.
Все, кто может так или иначе повлиять на проект, с самого начала долж-
ны быть активно вовлечены в процесс реализации плана. У высокоэффектив-
ного коллектива должна быть высокая производительность и ориентирован-
ность на лучший вариант решения, активное и заинтересованное обсуждение
возникающих проблем. [37 с.778] Часто такие участники проекта, как заказчик
или руководство, имеющие непосредственное отношение к успеху всего начи-
нания, ставят себя на позицию судей, а не сподвижников, считая, что не долж-
39
ны играть активной роли в самом процессе достижения результата.[35 с.159]
Но такая их позиция может привести к провалу проекта.
Руководитель проекта должен уметь управлять командой, направлять их и
мотивировать. Для этого необходимо четко определить, что и в какие сроки
должен выполнить каждый член команды в рамках проекта.[41 с.19] Путь к
эффективному управлению человеком лежит через понимание его мотивации.
Только зная то, что движет человеком, что побуждает его к деятельности, ка-
кие мотивы лежат в основе его действий, можно попытаться разработать эф-
фективную систему форм и методов управления человеком.[11 с.145]
Одним из способов мотивации членов команды, проверенный на практи-
ке, является такой подбор персонала для реализации задач, при котором члену
рабочей группы пришлось бы осваивать новые навыки для успешного выпол-
нения пакета рабочих заданий в установленные сроки. Большинство профес-
сионалов захотят освоить что-нибудь новое, что само по себе является стиму-
лом.[10 с.58]
Участие работников в решении производственных проблем, причем не
только технологического, но и финансового плана, способствует повышению
как мотивации труда, так и благосостояния работников, улучшению их отно-
шений с руководством предприятия, поскольку это одно из условий снижения
отчужденности работников и развития демократических отношений, социаль-
ной стабильности в обществе.[57 с.37]
Если вы расслабитесь и перестанете мотивировать членов команды, вы-
полнение проекта может замедлиться. Обычно отставание от плана на день-
два легко наверстать, но, если не уделить этому должного внимания, опозда-
ние может стать перманентным.[41 с.126]
Будет правильно рассматривать коммуникации как ключевой процесс, со-
ставляющий основу управления проектами.[23 с.280] Управление коммуника-
циями позволяет контролировать состояние хода работ по проекту и его окру-
жение, прогнозировать промежуточные и итоговые результаты. Эффективные
40
коммуникации способствуют достижению запланированных результатов про-
екта.[12 с.76]
Также в процессе воплощения проекта важное место занимают различно-
го рода переговоры. Ведение переговоров – весьма важный процесс, который
занимает до 20% времени менеджера проекта. Переговоры являются дискусси-
ей, проводимой двумя сторонами с целью достижения соглашения по вопро-
сам, когда ни одна сторона не имеет возможности заставить другую сторону
сделать что-либо.[5 с.129] Для этого руководитель проекта должен владеть
навыками эффективного ведения переговоров.
Поскольку все особенности протекания проекта предусмотреть невоз-
можно, в процессе его исполнения обязательно нужно уделять должное вни-
мание управлению временными ресурсами проекта. Здесь можно сформулиро-
вать главное правило, которым должен руководствоваться каждый участник
разработки и реализации проекта — все и всегда необходимо делать своевре-
менно.[12 с.53]
На стадии разработки проекта невозможность предвидеть более подходя-
щие проектные решения, более эффективные материалы, конструкции и тех-
нологии, а также отставание в ходе реализации проекта от запланированных
сроков, объемов вследствие непредвиденных обстоятельств. Поэтому возника-
ет необходимость производить различного рода изменения и управлять всем
этим процессом. Управление изменениями представляет собой процесс про-
гнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенци-
альных изменений для детального изучения, оценки последствий, одобрения
или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполните-
ли, реализующих изменения в проекте.[5 с.113]
Самая важная задача контроля изменений — удостовериться, что все ра-
ботают по одному и тому же плану, над тем же содержанием и с учетом оди-
наковых требований к продукту. [35 с.180]
В условиях современной экономики вопросы качества является принци-
пиально важными с точки зрения достижения целей проекта и его успеха.[44
41
с.621] Необходимо постоянно подтверждение качество продукта проекта – ре-
гулярно оценивать исполнение проекта с целью подтверждения соответствия
принятым стандартам качества.[19 с.37]
Не стоит забывать про то, что на данной фазе реализации проекта, необ-
ходимо эффективно управлять запасами необходимыми для реализации проек-
та. Нужно контролировать состояние запасов и принимать решения, нацелен-
ные на экономию времени и средств за счёт минимизации затрат по содержа-
нию запасов, необходимых для реализации проекта во время.[12 с.61]
По мере продвижения работ по проекту руководитель проекта пользуется
системой отчетности и контроля, чтобы работы шли по графику и в пределах
сметы. Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения
плановых показателей и повышение общей эффективности функций планиро-
вания и контроля проекта. Менеджер проекта должен определить, какие кор-
рекции необходимы, чтобы вернуть проект «в русло».[5 с.82]
Для успеха проекта его система контроля должна быть гибкой, экономич-
ной, способной к расширению, этически допустимой для всех участников про-
екта, быстро реагирующей, удобной в документировании.
Контроль осуществляется на основании отчетности об исполнении проек-
та, включающей в себя:
• отчеты о состоянии проекта — характеризуют его состояние (расходо-
вание ресурсов, исполнение расписания и бюджета) на отчетную дату;
• отчеты о прогрессе проекта — позволяют судить о динамике проекта
(какие результаты достигнуты, какие операции завершены, а какие находятся в
стадии выполнения);
• прогнозы - суждения о будущем состоянии и прогрессе проекта.[4 с.279]
Контроль предусмотрен для того чтобы осуществить:
— мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми
процессами реализации проекта);
— выявление отклонений от целей реализации проекта;
— прогнозирование последствий сложившейся ситуации;
42
— обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.
Экономическая деятельность происходит в условиях неопределенности
внешней среды, поведение которой не всегда можно предсказать. При этим ее
влияние на конечный результат проекта неизвестно.[31 с.11] Руководителю
проекта должны сообщать обо всех новых рисках, которые были выявлены по
мере его реализации. Нужно обсуждать с командой появление новых рисков в
ходе еженедельных рабочих совещаний.[41 с.135]
Внутреннее управление, как форма риск-менеджмента, ориентировано на
самостоятельное управление рисками менеджментом предприятия. Данная
форма предусматривает четыре ступени риск-менеджмента, соответствующие
четырем горизонтам управления, а именно:
• стратегическое управление, включая нормативно-стратегическое, осу-
ществляют Комитет или комитеты по рискам, общее собрание акционеров
(участников) и Правление;
• тактическое управление реализуют службы риск-менеджмента;
• оперативное управление непосредственно осуществляют риск-
менеджеры, менеджеры и работники в рамках своих профессиональных обя-
занностей.[3 с.73-74]
Управление рисками означает правильное понимание степени риска, ко-
торый постоянно угрожает людям, имуществу, финансовым результатам хо-
зяйственной деятельности.[31 с.26]
Для того чтобы управлять рисками нужна стратегия управления рисками,
которая напрямую связана со стратегией развития предприятия.[3 с.183]
Каким бы полным и точным не был план, всегда будут происходить со-
бытия, последствия от которых невозможно предсказать и даже контролиро-
вать. Причем эти события будут происходить в самое неподходящее время (по
закону подлости) и от них будет зависеть успех проекта в целом. Настоящей
"лакмусовой бумажкой" мастерства руководителя проекта является его спо-
собность как можно раньше обнаружить эти проблемы, чтобы принять надле-
43
жащие корректирующие меры для реализации проекта в срок, в рамках выде-
ленных финансовых средств и в соответствии с требованиями к нему.[10 с.67]
Прежде всего сталкиваясь с любого рода проблемой стоит докопаться до
сути ее происхождения. После того как проблема определена, необходимо
принять некоторые решения. Привлекайте к обсуждению проблем команду
проекта – так вы можете получить довольно ценные рекомендации.[41 с.129]
Исследование и анализ проблемы и ситуации, которая ее вызвала, займет
немного времени, и ее решение будет найдено. После такого анализа руково-
дитель проекта определит лучшее направление действий, чтобы принять и ре-
ализовать решение.[54 с.59]
Менеджер проекта должен постоянно отслеживать ход работ. Это делает-
ся в рабочем порядке, а также во время еженедельных совещаний. Мониторинг
и управление проектом основаны на учете завершенных задач и сверке с пла-
ном.[41 с.125]
Фаза завершения:
Окончание проекта характеризуется решением всех вопросов среди руко-
водства, сбор данных, их анализ и упорядочивание. Сложность и продолжи-
тельность процесса завершения проекта определяются размером, сложностью
и масштабом самого проекта.[10 с.79]
Процесс завершения проекта включает в себя следующие основные ста-
дии:
приемка конечного продукта заказчиком,
документирование проекта,
проведение проверки после реализации проекта,
выпуск окончательного отчета.
Момент окончания проекта – это момент сдачи результатов проекта за-
казчику или выхода объекта проектирования на рынок и коммерциализации
проекта.[10 с.11]
44
Завершение проекта подразумевает прекращение всех договорных отно-
шений, действовавших в период его реализации, то есть административное за-
крытие контрактов и осуществление всех выплат по проекту, оговоренных
контрактами.[4 с.345]
Процесс завершения играет важную роль, вся информация относительно
проекта собрана и хранится как образец для использования в будущем. В том
числе и для того, чтобы избежать потенциальных проблем в следующих про-
ектах.[54 с.78] Непрерывное улучшение управления проектами крайне важно
для того, чтобы методология действительно была наилучшей из возмож-
ных.[28 с.169]
Последнее, что должен сделать руководитель проекта, - это собрать
участников проекта и провести анализ всего процесса реализации проекта. Это
один из способов официального и неофициального завершения работ. Не все
проекты заканчиваются на оптимистической ноте. Тем не менее, было извле-
чено множество полезных уроков из неудач. Заключительное совещание,
праздничный обед или банкет ставит точку в жизненном цикле проекта.
Фазы проекта могут быть последовательными, итеративными или накла-
дываться друг на друга.[47] Эти четыре фазы нельзя назвать одновременными,
так как они постоянно повторяются, несколько раз пересматриваются во время
выполнения проекта и претерпевают некоторые изменения.[54 с.79]
В данной главе были рассмотрены теоретические основы управления
внутренней средой проекта.
Существует множество различных определений понятия «проект». Про-
екты реализуются на протяжении всей человеческой цивилизации.
Проект осуществляется во внешней среде, которая оказывает на него по-
стоянное влияние. Внутренняя среда проекта, представляет собой совокуп-
ность всех участников и ресурсов проекта. Данные среды постоянно взаимо-
действуют друг с другом обмениваясь ресурсами.