17
предпринимаемое усилие, организующее человеческие, материальные
и финансовые ресурсы в неизвестный путь в рамках уникального предмета
работы, заданной спецификации, с ограничениями на затраты и время, с тем
чтобы следование стандартному жизненному циклу проекта приводило к
осуществлению успешных изменений, определенных посредством
количественных и качественных целей и задач;
уникальный набор скоординированных действий, с определенным
началом и завершением, осуществляемых индивидуумом или организацией для
решения специфических задач с определенным расписанием, затратами и
параметрами выполнения;
уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и
контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы
достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по
времени, затратам и ресурсам;
временное предприятие (усилие), осуществляемое (предпринятое) для
создания уникального продукта или услуги;
уникальную совокупность взаимосвязанных действий (работ} с
определенными датами начала и окончания, предназначенных для успешного
достижения общей цели;
уникальную совокупность скоординированных действий (работ) с
определенными точками начала и окончания, предпринятых индивидуумом или
организацией для достижения определенных целей с установленными сроками,
затратами и параметрами выполнения;
временное предприятие, предназначенное для создания уникальных
продуктов, услуг или результатов.[12]
Все приведенные определения проекта отражают его особенности как
объекта управления, обусловленные комплексностью задач и работ, четкой
ориентацией этого комплекса на достижение поставленных целей и
ограничениями по времени, бюджету, материальным и трудовым ресурсам.
18
Таким образом, основным отличием проектного управления от управления
предприятием, осуществляющим регулярную, повторяющуюся, цикличную
деятельность, является однократность, то есть нецикличность деятельности.
Субъектами управления являются активные участники проекта
(программы), взаимодействующие при выработке и принятииуправленческих
решений в процессе его осуществления.
К субъектам управления относятся:
Основные участники проекта:
инвестор;
заказчик;
генконтрактор;
генподрядчик;
исполнители и др.
Команда проекта:
функциональные менеджеры проекта;
члены команды проекта.
Команда управления проектом:
управляющий проектом;
члены команды управления проектом».
Среди основных ресурсов, используемых в управлении проектами,
выделяются обычно: «трудовые ресурсы, денежные ресурсы, техническая
оснастка, материалы, информация и технология».[14]
Проект состоит из определенных действий, процессов, функций,
приносящих результат. Функции проекта обычно выполняются людьми и
распадаются на две основные группы:
функции управления проектами - касающиеся организации и описания
работ проекта;
функции, ориентированные на продукт, — касающиеся спецификации
и производства продукта.
19
Эти функции определяются жизненным циклом проекта и зависят от
области приложения.
В проектах функции управления проектами и функции, ориентированные
на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не
могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
Функции управления проектами могут быть разбиты на несколько
основных групп, реализующих различные функции управления:
функции инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
функции планирования - определение целей и критериев успеха
проекта и разработка рабочих схем их достижения;
функции исполнения - координация людей и других ресурсов для
выполнения конкретных работ плана;
функция мониторинга, т. е. постоянного отслеживания состояния
проекта;
функции анализа - определение соответствия плана и исполнения
проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о
необходимости применения корректирующих воздействий;
функция контроля - отслеживание отклонений от запланированных
показателей;
функции управления - определение необходимых корректирующих
воздействий, их согласование, утверждение и применение;
функция администрирования, т. е. руководства человеческими
ресурсами реализующими проект;
функции завершения - формализация выполнения проекта и
подведение его к упорядоченному финалу.[20]
Функции управления проектами накладываются друг на друга и
происходят с разными интенсивностями на всех фазах, стадиях, этапах, в
отдельных подсистемах проекта, как проиллюстрировано на рисунке 4.
20
Рисунок 4. Наложение функций в пределах одной фазы
жизненного цикла проекта
Таким образом, управление проектами, используя современные научно-
технические и экономические знания, разнообразную технику управления,
специальные организационные формы и проектно-ориентированные структуры,
позволяет принимать соответствующие решения на протяжении всего
жизненного цикла проекта.
1.3.Понятие внутренней и внешней среды проекта и их взаимосвязь
Проект возникает, существует и развивается в окружении некоторой
динамической среды, которая оказывает на него определенное воздействие.
Организационная среда представляет собой элементы и факторы, которые
окружают любую организацию, и влияет на процессы, которые в ней протекают.
В теории менеджмента принято подразделять среду организации. При этом
деление проводится, как правило, на две структурные части. Это внутренняя
среда организации и внешняя среда. Учитывая их название, эти две среды
отличаются друг от друга как вход и выход или как верх и низ. В общем виде
организационная среда выглядит как многослойно (рис. 5).
21
Рисунок 5. Структура организационной среды проекта
Непосредственное и дальнее окружение представляют собой внешнюю
среду организации. Далее разберем подробнее элементы организационной
среды.[13]
Условность этого деления определяется тем, что проект не является
жестким, стабильным образованием. Некоторые его элементы в процессе
реализации проекта могут переходить из состава проекта во внешнюю среду и
обратно, некоторые могут использоваться как в составе проекта, так и вне его.
Внутренняя среда – это элементы или факторы, которые находятся внутри
организации. Здесь стоит говорить о родстве понятия внутренней среды и
системного похода к управлению. Именно система состоит из частей, которые
взаимосвязаны между собой. Точно также и внутренние переменные
взаимодействуют друг с другом и дают или не дают возможность организации
эффективно работать.
Основные элементы внутренней среды это собственно подсистемы внутри
организации. При выделении элементов можно использовать два подхода.
Общетеоретический или классический и технологический или
административный.
Дальне
е
окруже
ние
непосредств
енное
окружение
внутренее
окружение
22
Технологически любая организация состоит из ряда внутренних
элементов, о которых говорил еще Анри Файоль. Опираясь на его виды
деятельности, мы им ожжем сказать, что к элементам внутренней среды
относятся:
производственная подсистема;
коммерческая подсистема;
учетная подсистема;
подсистема безопасности;
подсистема управления.[19]
В этом подходе можно проводить выделение элементов внутренней среды
и по отделам, которые есть в организации – кадры, экономический, продаж,
производственный и так далее.
Более же распространенный подход выделяет пять основных элементов
внутренней среды. При этом считается, что внутренние переменные неразрывно
взаимосвязаны. Эту взаимосвязь можно представить схематически (рис. 6).
Охарактеризуем кратко перечисленные элементы внутренней среды.
Цели – это основа любой организации, это основа всего менеджмента,
организации создаются для целей.
Люди – это вторая базовая основа организации, нет без человека действий
даже при очень хороших целях.
Структура – это своеобразный каркас или скелет организации, расставляет
все и всех по местам.
Задачи – говорят, кто и что должен делать в организации.
Технология – это процесс работы, то, как организация работает, и делают
продукцию или оказывает услуги.
23
Рисунок 6. Неразрывная взаимосвязь внутренних переменных
организации
Таким образом, все переменные оказывают влияние на деятельность всей
организации. Кроме того даже если одна переменная отсутствует, то уже и
организации не будет, это и есть неразрывная взаимосвязь внутренних
переменных организации. Нет людей, некому работать, нет целей, не для чего
работать, нет задача, неизвестно кто и что делает и так далее.[5]
Организация должна создаваться применительно к людям, поэтому при
распределении полномочий необходимо учитывать интересы и предпочтения
индивидуумов. Поведение членов организации рассматривается как внутренняя
среда.
Анализ квалификации работников организации. Уровень образования,
профессиональных навыков, система обучения внутри организации и ротация
кадров.[3]
Выбор и разработка организационной культуры и менеджмента
компании (форма одежды, стиль общения, традиции, правила распорядка
рабочего времени, ведение внутренней отчетности).
Производство, включающее организационные, операционные и
технико-технологические характеристики и научные исследования и разработки.
Цели
Задачи
Структура
Люди
Технология
24
Определение маркетинговой политики – определение собственной
ценовой политики, торговая марка, реклама, продвижение товара на рынке.
Финансовый анализ. Организация бухгалтерской, налоговой
отчетности. Управленческий учет. Контроль над движением денежных
средств.[15]
Внешняя среда или как часто ее называют, деловая среда, находится за
пределами организации. Эта среда очень разнообразна и оказывает
существенное влияние на деятельность всех организаций. Влияние это может
быть как положительным, так и отрицательным.
Уровень и степень влияния также различна. Если конкурент предложил
новый вид продукции, то организация может ответить тем же. А вот если
случился экономический кризис, то здесь что-то противопоставить нечего, нудно
будет приспосабливаться. Такие различия и обусловили появление двух
элементов внешней среды – среды прямого воздействия и среды косвенного
воздействия.
Схематически внешнюю среду можно представить следующим образом
(рис.7).
Среда прямого воздействия – это факторы в непосредственной близости от
организации, которые влияют на нее непосредственно, но и организация на такие
факторы также влияет. Получаем взаимовлияние фактора на организацию и
организацию на фактор.
Элементы внешней среды организации прямого воздействия:
конкуренты – предлагают аналогичную продукцию, отвлекают на себя
наших возможных потребителей, предлагают им более интересную продукцию;
потребители – те, кто приносит нам основную прибыль, покупают
нашу продукцию, но могут и уйти от организации вслед за конкурентами;
поставщики – дают возможность работать организации, предоставляя
необходимые материалы, но могут и не предоставить и тогда у организации
возникнут трудности, к поставщикам относят и организации инфраструктуры;
25
трудовые ресурсы – самый уникальный фактор, присутствует и во
внутренней среде и во внешней, в данном случае это те, кто в организацию может
прийти, влияют уровнем квалификации или наоборот ее отсутствием, улучшая
или ухудшая эффективность работы компании;
законы и органы государственного регулирования и контроля –
устанавливают правила игры всех организаций, обязывают выполнять их и
наказывают за несоблюдение норм законодательства.[26]
Рисунок 7. Структура внешней среды проекта
Среда косвенного воздействия – это макро - факторы оказывающие
влияние на деятельность организаций, не всегда сразу, однако сами организации
ничего противопоставить им не могут. Косвенная среда заставляет организацию
играть по правилам среды. Организация может спрогнозировать и подготовиться
или уже приспосабливаться к изменениям. Ну а если не вышло, то значит,
организацию ждет разрушение.
Основные элементы среды косвенного воздействия и их влияние на
организацию:
экономическая среда – влияние экономических процессов
политическая среда – влияние политических процессов и
преобразований
Среда косвенного
воздействия
Среда прямого
воздействия
Организация
•Экономическая среда
•Политическая среда
•Научно-техническая среда
•Социальная среда
•Международная среда
•Природа
•Конкуренты
•Потребители
•Поставщики
•Трудовые ресурсы
•Законы и государственные органы
26
научно - техническая среда – влияние новых технологий и инноваций
социокультурная среда – влияние общества, моды в обществе,
культурного уклада
природная среда – влияние различных природных факторов и
техногенных
международная среда – влияние событий протекающих в жизни
мирового сообщества.
Итого можно сделать вывод, что внешняя среда организации оказывает
серьезное влияние на все процессы, протекающие в жизни любых организаций.
Современный менеджмент говорит о необходимости постоянно и
систематически собирать и анализировать данные о внешней среде.
Процесс сбора информации о среде и особенно ее анализа для
современного управления крайне важен, все это дает поле для дальнейших
управленческих процедур и действий.[5]
Анализ внешней среды представляет собой оценку состояния и перспектив
развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов
окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных
факторов внешней среды, на которые организация не может оказывать
непосредственное влияние.
Проведя анализ внешней среды, и, получив данные о факторах, которые
представляют опасность или открывают новые возможности, руководство
должно оценить: обладает ли фирма внутренними силами, чтобы
воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить
будущие проблемы, связанные с внешними опасностями.
Метод, который используют для диагностики внутренних проблем,
называется управленческим обследованием. Управленческое обследование
представляет собой методичную оценку функциональных зон организации,
предназначенную для выявления ее стратегически сильных и слабых сторон. В
управленческое обследование включаются пять функций - маркетинг, финансы,