54
счет увеличения численности рабочих на 4 человека и увеличения количества
отработанных дней на 2.
Баланс сопоставлений = 7810,6+541,96-83,98= - 8267,9 человеко-часов.
Однако надо иметь в виду, что потери рабочего времени, не всегда
приводят к уменьшению объема производства продукции, так как они могут
быть компенсированы повышением интенсивности труда работников. Поэтому
при анализе использования трудовых ресурсов большое внимание
уделяется
изучению показателей производительности труда.
В 2016 году в ООО «Рида» принято 4 человека, в том числе 2 человека -
с высшим образованием [44].
В Компании существует система непрерывного внутрифирменного
обучения персонала, подготовка, переподготовка, обучение вторым профессиям
и повышения квалификации рабочих, руководителя и специалистов
организация обучения в области охраны труда.
Для организации профессионального обучения, переподготовки
и
повышения квалификации кадров в Компании создан учебно-курсовой
комбинат.
В 2016 году количество работников, прошедших обучение, составило 7
человек или 20,6% от численности персонала.
– обучение рабочих - 5 человек;
– повышение квалификации специалистов - 2 человек.
На подготовку кадров в 2016 году было затрачено 25 465 руб.
Для специалиста были оказаны информационно-консультационные
услуги в виде семинаров.
В 2014-2016 учебном году без отрыва от основной работы обучалось 13
человек.
Объем работы по изучению структуры численного состава работающих
на предприятии весьма значителен и варьируется в зависимости от
поставленных целей
. Для характеристики работающих на предприятии
используется следующие направления анализа [44]:
р
55
– социальная структура;
– возрастная структура;
– структура персонала по рабочему стажу;
– структура персонала предприятия по половому признаку;
– структура персонала предприятия по национальному признаку;
– структура персонала по профессиональным характеристикам;
– распределение работников по должностям и соответствии рабочих мест
кадровому составу предприятия;
– соответствие рабочего места персонала выпускаемой продукции;
– устойчивость занятости (рабочие места);
– распределение персонала по географическим зонам и по отраслям.
Таким образом, все вышесказанное позволяет говорить о том, что и
количественно, и качественно персонал предприятия «Рида» вполне
сбалансирован, поскольку активность и динамизм молодых работников
дополняется опытом и зрелостью людей более старшего возраста.
К тому же образовательный уровень работников в целом соответствует
занимаемым ими
должностям, содержанию выполняемых функциональных
обязанностей. Очевидно, что данный состав персонала, требует
дифференцированного подхода к стимулированию их деятельности.
Данные исследования также дают возможность сделать выводы о
качестве коммуникаций внутри организации. При анализе данных о персонале
получилось, что основная доля – это рабочие от 20 до 40 лет, имеющие средне-
специальное образование, поэтому, можно сказать,
что серьезных барьеров в
общении персонала не должно возникать.
Общаясь непосредственно по рабочим вопросам, персонал находит
взаимопонимание друг с другом. Организации ООО «Рида» создает и
постоянно совершенствует условия работы сотрудников с технической
стороны, что обеспечивает эффективное взаимодействие между ними. Для
успешной организации коллективной работы и повышения продуктивности
труда персонала организована корпоративная
почта.
р
56
В таблице описаны методы коммуникаций, преобладающие в
исследуемой фирме, их характеристика, богатство передачи, область
использования, а также процентное соотношение, которое характеризует
приверженность сотрудников организации к тому или иному методу
коммуникации (табл. 12) [44].
Таблица 12
Методы передачи информации в ООО «Рида» [44]
Методы Характеристики
Богатство
передачи
Область
эффективного
использования
%
Обратная связь Каналы
Личная беседа Немедленная Аудио и
визуальный
(невербальный)
Очень высокое 27
Телефонный
разговор
Быстрая Аудио Высокое 28
Документ,
направленный
адресату
Медленная Визуальный
(невербальный)
Ограниченное 35
Общий документ Очень медленная визуальный
(невербальный)
Низкое 10
По данным таблицы следует то, что сотрудники фирмы предпочитают
передавать информацию посредством документа, направленного адресату.
Данный способ может выглядеть как обычное письмо, так и письмо,
отправленное по электронной почте. А также телефонные разговоры и личные
беседы, занимают значительную долю в процессе коммуникации.
Для оперативного информирования руководство компании делает
рассылки по e-mail:
обще информационные или персональные каждому
сотруднику.
Если всем без исключения ежедневно насылать различную информацию
по каждому событию внутри организации, то через некоторое время сообщения
будут удалять, не читая, как обычный спам.
Внутренние коммуникации в ООО «Рида» выполняют следующие
функции [44]:
– информируют сотрудников;
р
57
– формируют у коллектива чувство общности;
– формируют образ компании;
– сами по себе являются нематериальной мотивацией;
– развивают корпоративную культуру.
Сотрудники ООО «Рида» общаются с помощью:
– техника и технологии: телефон, радио, e-mail;
– бумага: информационный стенд, доска объявлений, брошюра, журнал.
Генеральный директор организации проводит следующую работу по
повышению эффективности коммуникаций и взаимопониманию между
сотрудниками [44]:
– способствует созданию необходимых условий труда и благоприятного
морально-психологического климата в коллективе;
– обеспечивает соблюдение трудовой и производственной дисциплины,
как лично, так и сотрудниками отдела;
– обеспечивает сохранение коммерческой тайны, которая стала известна в
процессе исполнения должностных обязанностей, как лично, так и всеми
подчиненными сотрудниками;
– в период временного отсутствия сотрудников отдела обеспечивает их
взаимозаменяемость, в том числе лично.
Данный перечень позволяет сделать выводы о том, что руководитель
организации и старший менеджер должны четко знать не только свои
обязанности, но и понимать специфику деятельности своих коллег, в чем
неформальная сторона отношений помогает как нельзя лучше.
Таким образом
, созданная руководителем организации сеть состоит из
вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи
строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные
связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями
организации: между бухгалтером, кассирами, менеджерами, и даже
подсобными рабочими [44].
Отсутствие текучести кадров за анализируемой период свидетельствует
р
58
о правильном управлении коммуникациями, однако нет предела совершенству
и, поэтому фирме необходимо провести комплекс мер по повышению
эффективности работы организации.
Проведенный анализ управления внутренними коммуникациями
организации ООО «Рида» позволяет выявить ряд проблем в деятельности
исследуемой организации, без решения которых дальнейшее эффективное
развитие организации не является возможным, а так же пути решения
данных
проблем [44].
Во-первых, в текущем режиме для делового общения сотрудники
обычно используют телефонную связь. Но то, что оптимально для
межличностного общения, не всегда подходит для массовых коммуникаций. В
редких случаях на помощь приходят компьютерные сети.
Необходимо создать и постоянно совершенствует условия работы
сотрудников с технической стороны, что обеспечит эффективное
взаимодействие между ними. Для успешной организации коллективной работы
и повышения продуктивности труда персонала необходимо организовать
корпоративную почту, а также ответственность за несвоевременный обмен
информацией.
Во-вторых, существующие информационные потоки между отделами не
формализованы, возникают стихийно и не отражают многих потребностей
сотрудников. Часть их, как правило, плохо представляет общую ситуацию в
организации
, не знают чем занимаются в соседнем отделе. Это мешает
сотруднику ощущать свою работу частью общего дела.
Введение или совершенствование внутренней компьютерной сети
кардинально ситуацию не изменит.
Компьютерная сеть – лишь техническое средство, оно не управляет
информацией. Кардинально могут изменить ситуацию лишь совместное,
сознательное и регулярное проектирование и корректировка структуры и
содержания
информационной системы. Обмен информацией нельзя сводить
только к обмену документами по текущим вопросам или введению текущих
р
59
текстовых файлов в компьютерную сеть. Не менее важно постоянно
обмениваться аналитическими и прогностическими оценками.
В-третьих, несмотря на относительно близкий уровень образованности
персонала организации, в рабочем коллективе нередко возникают те или иные
барьеры в общении, которые влияют на успешность коммуникации и
деятельности фирмы в целом [44].
Для устранения коммуникационных барьеров руководству необходимо
принять решение о проведении таких мероприятий, как личные беседы с
сотрудниками, обсуждение организационных проблем, при этом данные
организационные мероприятия необходимо проводить на обязательной основе.
В краткосрочной перспективе, в независимости от положения в организации,
сотрудникам станет легче обходить разнообразные барьеры в диалогах с
коллегами. Расширение и углубление связей между подразделениями, которые
будут проходить в виде формализованных процедур, приведет к неформальные
связям, которые обладают не меньшей значимостью.
В-четвертых, руководство нацелено на расширение масштабов работы
фирмы. На первый взгляд аналитическую и прогностическую работу должен
выполнять специалист-аналитик, или же аналитический отдел, однако
организация имеет маленькую прибыль и привлекать дополнительную рабочую
силу, как отмечалось
ранее, без уменьшения заработной платы для нынешних
сотрудников не может.
Поэтому более желателен иной подход – овладение хотя бы несложным
аналитическим инструментарием каждым отделом фирмы.
Таким образом, для того, чтобы сбалансировать управление
внутренними коммуникациями организации ООО «Рида», руководству
необходимо учесть все выдвинутые проблемы, а так же использовать весь
спектр возможных решений
данной проблемы.
В заключении второй главы можно сделать следующие выводы.
Исследуемое предприятие ООО «Рида». Основной вид деятельности
СООО «Рида» - производство специальной профессиональной обуви,
р
60
заготовок и комплектующим к ним для электронной промышленности,
медицины, пищевой промышленности и др., а также прогулочной и домашней
обуви из давальческих материалов.
Фирма ООО «Рида» специализируется на производстве рабочей или так
называемой специальной обуви.
Предприятие ООО «Рида» производит около тысячи пар обуви в год.
Ассортимент включает в себя около 70 моделей обуви
[44]:
– сандалии;
– сабо;
– полуботинки;
– ботинки;
– сапоги;
– текстильные гамаши;
– и др.
Предприятие работает на давальческом сырье. Материалы, фурнитура и
компоненты приходят от поставщиков из различных стран: Германии, Италии,
Бразилии, Чехии, Индии, Польши.
ООО «Рида» в основном работает под заказ. Заказы формируют на
фирме ABEBA Spezialschuhausstatter GmbH (Германия), а затем направляют на
«Риду». Готовая обувь отправляется на фирму ABEBA, откуда она
поставляется различным заказчикам.
Продукция продается более чем в 1500
специализированных торговых фирмах, таких как «Отто», «Неккерман»,
«Квелее», «Дайхман» и многих других.
Проанализировав финансовые результаты деятельности ООО «Рида»
можно сделать вывод, что у предприятия в 2015 году наблюдается увеличение
выручки от реализации на 5592 тыс.руб.или на 23,4% по сравнению с 2014
годом, однако уже к 2016 году наблюдается
резкое ее снижение на 2958
тыс.руб. или 10,0%.
Себестоимость в 2015 г. увеличилась на 6190 тыс.руб. или 39,6 % по
сравнению с прошлым годом, в 2016 году по сравнению с 2015 годом
р
61
себестоимость снизилась на 119 тыс.руб. или 0,5%, что можно оценить
положительно.
Чистая прибыль в 2014 году равна 2420 тыс.руб., в 2015 – 1581 тыс. руб.
и убыток в 2016 году составил 1876 тыс.руб. Абсолютное изменение
показывает об ухудшении работы предприятия на 34,7% и 218,7% в 2015 и 2016
годах соответственно.
Оценка существующей системы внутренних коммуникаций в ООО
«Рида» невозможно без
адекватной информации, характеризующей различные
аспекты состояния персонала организации.
В 2016 году произошло увеличение среднесписочной численности на 4
человека или на 11,8% по сравнению с 2015 годом.
В 2016 году среднее профессиональное образование имело 8 человек
или 23,5%, начальное профессиональное и среднее общее образование -4
человека или 11,8%, основное общее образование - 5 человек или 14,7%,
неполное среднее образование - 1 человек или 2,9%.
Таким образом, все
вышесказанное позволяет говорить о том, что и
количественно, и качественно персонал предприятия «Рида» вполне
сбалансирован, поскольку активность и динамизм молодых работников
дополняется опытом и зрелостью людей более старшего возраста.
К тому же образовательный уровень работников в целом соответствует
занимаемым ими должностям, содержанию выполняемых функциональных
обязанностей. Очевидно, что данный состав персонала,
требует
дифференцированного подхода к стимулированию их деятельности.
Данные исследования также дают возможность сделать выводы о
качестве коммуникаций внутри организации. При анализе данных о персонале
получилось, что основная доля – это рабочие от 20 до 40 лет, имеющие средне-
специальное образование, поэтому, можно сказать, что серьезных барьеров в
общении персонала не должно возникать.
Внутренние коммуникации
в ООО «Рида» выполняют следующие
функции:
р
62
– информируют сотрудников;
– формируют у коллектива чувство общности;
– формируют образ компании;
– сами по себе являются нематериальной мотивацией;
– развивают корпоративную культуру.
Сотрудники ООО «Рида» общаются с помощью:
– техника и технологии: телефон, радио, e-mail;
– бумага: информационный стенд, доска объявлений, брошюра, журнал.
Проведенный анализ управления внутренними коммуникациями
организации ООО «Рида» позволяет выявить ряд проблем в деятельности
исследуемой организации, без решения которых дальнейшее эффективное
развитие организации не является возможным, а так же пути решения данных
проблем.
Во-первых, в текущем режиме для делового общения сотрудники
обычно используют
телефонную связь.
Во-вторых, существующие информационные потоки между отделами не
формализованы, возникают стихийно и не отражают многих потребностей
сотрудников.
В-третьих, несмотря на относительно близкий уровень образованности
персонала организации, в рабочем коллективе нередко возникают те или иные
барьеры в общении, которые влияют на успешность коммуникации и
деятельности фирмы в целом.
Таким образом, для того, чтобы сбалансировать управление
внутренними коммуникациями организации ООО «Рида», руководству
необходимо учесть все выдвинутые проблемы, а так же использовать весь
спектр возможных решений данной проблемы.
Решение данных проблем будет предложено в следующей главе.
р
63
ГЛ А ВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО И
КОММУНИКАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИЕЙ ООО «РИДА»
3.1 Предложения по совершенствованию информационного обеспечения
управления ООО «Рида»
В целях совершенствования системы информационного обеспечения
управления ООО «Рида» необходимо внедрение системы
DIRECTUM, которая
является системой, электронного документооборота и управления
взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех
сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content
Management) согласно модели, разработанной Ассоциацией по вопросам
управления информацией и изображениями (AIIM), и включает в себя функции
[45] (см. приложение 4):
– ввода и преобразования документов (Capture);
– управления совместной работой (Manage);
– долговременного хранения документов (Store);
– обеспечения их целостности (Preserve);
– доставки информации (Deliver).
Приступать к работе в DIRECTUM можно без предварительного
обучения. Пользователь поэтапно получит представление о системе и сможет
самостоятельно начать работать в ней.
Система построена по модульному принципу [45]:
1. Управление электронными документами.
Создание и хранение различных неструктурированных документов
(тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio, CorelDraw,
видео и пр.).
Управление электронными документами обеспечивает создание и
хранение
неструктурированных документов, версионность и жизненный цикл,
р