54
персонала о различных аспектах трудовой деятельности. Оценка
информированности представлена на рисунке 12.
Рисунок 12. Информированность персонала об аспектах
трудовой деятельности
В наибольшей степени служащие осведомлены о системе оплаты труда.
Менее всего – с правилами трудового распорядка – их содержание примерно
знает только 40% служащих. Вообще по всем предложенным к оценке аспектам
трудовой деятельности наблюдается недостаточная информированность. Так,
обращает на себя внимание недостаток информации по системе премирования,
что говорит о том, что руководители в рамках подразделений самостоятельно
решают вопросы распределения премий, не информируя персонал о том, на
основании чего это происходит.
Эффективная работа персонала должна основываться на том, что
служащие помогают организации достичь определенных целей. Отсюда
вытекает необходимость знакомства персонала с текущими целями
организации. Оценка осведомленности персонала о текущих целях организации
представлена на рисунке 13.
Только 20% служащих считают, что они знают, какие цели в настоящее
время стоят перед Министерством экономики РТ. 45% служащих оценивают
свои знания целей организации как частичные. 35% не имеют представления о
75%
45%
65%
40%
60%
65%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
система оплаты
труда
система
распределения
премий
режим труда и
отдыха
правила трудового
распорядка
техника
безопасности
правила отчетности
55
тех целях, которых стремиться достичь Министерство экономики РТ. Это
показатель того, что информирование персонала о текущей общей деятельности
компании является недостаточным.
Рисунок 13 Осведомленность персонала о текущих целях
организации
Персонал должен быть знаком с кадровой политикой и кадровой
стратегией организации. Это также является показателем эффективности
использования коммуникаций в управлении персоналом. Данные представлены
на рисунке 14.
Рисунок 14 Знание персоналом кадровой политики и кадровой
стратегии Министерства экономики РТ
Знания данных аспектов управления персоналом являются еще более
ограниченными, чем знание организационных целей. Только 10% служащих
20%
45%
35%
да
частично
нет
10%
65%
25%
да
частично
нет
56
знают, чем заключается кадровая стратегия и на что направлена кадровая
политика Министерства экономики РТ. 25% служащих не знают содержания
кадровой политики и кадровой стратегии, 65% - знают только частично.
Персонал не осведомлен о том, в каком качестве воспринимает руководство
организации трудовые ресурсы и как оно намеревается их эффективно
использовать. Это снижает отдачу от персонала.
Следующий вопрос анкеты представляет оценку владения служащими
информацией, относящейся к их работе. Она представлена на рисунке 15.
Рисунок 15. Владение служащими информацией,
относящейся к их работе
Опрос показал, что в большей степени служащие владеют информацией о
тех знаниях и навыках, которые требуются от них на их должностях. Даная
информация частично прописана в должностной инструкции, и служащие
имеют к ней доступ. Довольно ограниченно служащие осведомлены о рамках
ответственности на своем рабочем месте. Только половина служащих знает о
производственных задачах, которые стоят перед министерством. Чуть больше
половины служащих владеет информацией о том, какие ресурсы они могут
использовать в своей работе. Такой низкий уровень информированности не
может не сказаться отрицательно на эффективности работы персонала.
Последний вопрос анкеты призван оценить, считают ли служащие
75%
55%
45%
50%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
1
Знания и навыки на вашей должности
Ресурсы для выполнения работы
Ответственность при выполнении
Производственные задачи
57
Министерства экономики РТ предоставляемую им информацию достаточной.
Результаты оценки представлены на рисунке 16.
Рисунок 16 Оценка уровня достаточности информации
Большая часть служащих Министерства экономики РТ считают, что
информация которые предоставляется им в процессе работы, является
недостаточной. С учетом степени осведомленности о различных аспектах
трудовой деятельности, которую выявили предыдущие вопросы, это
утверждение является обоснованным. Только 25% служащих полагают, что
владеют информацией в достаточной степени. Преимущественно так ответили
руководители разных уровней.
Проведенное исследование показало, что в настоящее время
информационная и коммуникативная политика в Министерстве экономики РТ,
как вообще, так и в области управления персоналом, является недостаточно
эффективной. Персонал не осведомлен о многих важных вопросах, касающихся
работы Министерства экономики РТ в целом и их непосредственной работы в
частности.
Коммуникационные системы в управлении персоналом в Министерстве
экономики РТ используются достаточно ограниченно. В следующей главе даны
рекомендации по их развитию и совершенствованию.
25%
75%
да
нет
58
3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КОММУНИКАЦИЙ В
МИНИСТЕРСТВЕ ЭКОНОМИКИ РТ
3.1 Мероприятия по совершенствованию
коммуникационных процессов в Министерстве экономики
РТ
Индивидуальные планы-задания – это документы, которые призваны
максимально уточнить и разъяснить обязанности и функции, закрепленные за
специалистом на конкретный отрезок времени в соответствии с выполняемыми
им задачами.
Цель таких планов-заданий – сократить и устранить в работе служащих
такие моменты, как непонимание своих обязанностей, несоблюдение сроков
выполнения работ, частые консультации с руководителем и т.п.
При разработке индивидуального плана-задания учитываются:
- функции и обязанности, закрепленные за специалистом;
- задачи, стоящие перед специалистом в конкретный период времени;
- приобретенный практический опыт и профессиональные навыки
служащего;
- особенности рабочего стиля;
- текущие и перспективные задачи органа местного самоуправления, его
структурного подразделения.
Индивидуальное задание предназначено для планирования и оценки
деятельности исполнителя за месяц руководителем подразделения.
Содержащиеся в индивидуальных заданиях данные могут быть
использованы при подведении итогов работы, для анализа загрузки и
отношения к работе сотрудников подразделения, а предлагаемая система
оценки – как стимул повышения квалификации, творческого отношения к
работе.
Индивидуальное задание выдается исполнителю до начала планируемого
59
месяца и содержит перечень порученных ему работ с указанием их конкретных
результатов, сроков и трудоемкости выполнения каждой работы в отдельности.
Руководителю подразделения предоставляется право в исключительных
случаях вносить в индивидуальные задания обоснованные и взаимоувязанные
изменения и дополнения.
Исполнитель, выполнив ту или иную работу, проставляет в
индивидуальном задании ее фактическую трудоемкость и срок исполнения.
Если работа не выполнена или выполнена не своевременно, а также в других
необходимых случаях, он делает соответствующие объяснительные записи в
колонке «Примечание».
Заполнив указанные данные по всем позициям, исполнитель работ
подписывает индивидуальное задание и в последний день планируемого месяца
сдает его руководителю.
Руководитель подразделения в трехдневный срок со дня получения от
исполнителей заполненных ими индивидуальных заданий производит оценку
выполненных работ по критериям качества и своевременности исполнения, а
также по сложности. Кроме того, выносится индивидуальная общая оценка.
По качеству возможны 4 оценки – неудовлетворительно,
удовлетворительно, хорошо, отлично. Оценка «неудовлетворительно» ставится
если полученные исполнителем работы результаты не соответствуют
требованиям разработанного задания, формулировки пункта 3 индивидуального
задания или другим условиям, при нарушении которых работу нельзя считать
выполненной. При неудовлетворительной оценке исполнитель не получает
баллов за выполненную работу.
Оценка «удовлетворительно» означает, что работа выполнена, но не
вполне соответствует предъявленным требованиям, необходима ее доработка с
целью исправления допущенных ошибок и устранения недостатков. При оценке
«удовлетворительно» исполнитель получает за работу 0,5 балла.
Оценка «хорошо» (0,75 балла) означает, что работа выполнена в целом в
60
соответствие с предъявленными требованиями.
Оценка «отлично» (1,0 балл) ставится в том случае, если исполнитель
выполнил работу без каких-либо замечаний и проявил не только
добросовестность, но и личную инициативу, находчивость, творческий подход
к делу.
По сложности устанавливаются четыре оценки, соответствующие
четырем категориям сложности: при этом за единицу сложности принимается
работа, полностью соответствующая квалификационным требованиям,
предъявляемым к данному специалисту и записанным в его должностной
инструкции в пунктах «Должен знать» и «Квалификационные требования».
Работы, не полностью соответствующие или несоответствующие знаниям
и опыту работника оцениваются соответственно в баллах: 0,75 (2-я категория
сложности) и 0,5 (1-я категория сложности).
Наоборот, работы, выполнение которых требует более высокой
квалификации, чем та, которой должен обладать специалист, оцениваются
повышающим повещающим коэффициентом 1,25 (4-я категория сложности).
Коэффициент выполнения работы по времени рассчитывается как
отношение запланированного на выполнение данной работы времени к
фактически затраченному времени.
Общая оценка получается как средняя всех частных показателей.
Например, если выполненная работа оценивается по качеству выполнения на
«хорошо» (0,75 балла), по сложности относится к работам 3-ей категории
сложности (1,0 балл) и выполнена на 1 день раньше (Квр = 1,25), то общая
оценка будет: (0,75 + 1,0 + 1,25)/3 = 1
В необходимых случаях руководитель делает записи в колонке
«Примечания» поясняющие мотивы, по которым он избрал ту или иную оценку
выполняемых работ.
Исполнитель должен быть ознакомлен с полностью заполненным и
подписанным руководителем индивидуальным заданием.
61
Оперативное совещание для служащих Министерства - эффективный
метод коллективного решения текущих вопросов по выполнению плана работы
министерства.
Главными целями проведения оперативного совещания являются:
установление конкретных виновников, неполадок и определение мер по их
исправлению, также прогнозирование возможных нарушений и отклонений от
планов и графиков.
Совещания служат также целям воспитания ответственности, расширения
кругозора и повышения деловой квалификации служащих Министерства.
Оперативные совещания должны проводиться в Министерстве один раз в
неделю (по пятницам) министром, его заместителями.
Постоянное время проведения совещаний - с 15 до 16 часов.
Повестка дня оперативного совещания охватывает вопросы,
рассмотрение которых вызывается необходимостью.
В работе совещания принимают все структурные подразделения
Министерства, представленные начальниками. Персональный состав
участников совещания определяется исходя из принятой повестки дня, о чем
соответствующие специалисты и руководители отделов Министерства
уведомляются не позже, чем за три дня до проведения вещания.
Во время совещание обсуждаются только вопросы, соответствующие
повестки дня, которые не удалось согласовать и решить в рабочем порядке.
Если на совещания выносятся вопросы, которые могли быть решены в
рабочем порядке, то они обсуждаются, но ответственным за их решение
должностным лицам делается замечание.
В заключительном слове ведущий совещания информирует собравшихся
о мере наказания виновного должностного лица.
Результаты совещания фиксируются в протоколе и вручаются всем
лицам, которые должны быть проинформированы.
Все принятие совещанием решения и мероприятие ставятся на контроль
62
секретаря министра. Форма контроля - контрольная карточка (рисунок 17).
Устанавливается следующий регламент производственного совещания:
Доклад (сообщение)
10 мин.
Содоклад
5 мин.
Объявления
3-5 мин.
Вопросы, замечания,
претензии
2 мин.
При участии в работе совещания представителей сторонних организаций
им предоставляется время для выступления согласно их просьбе.
Повестку дня оперативного совещания, исходя из указаний руководства и
с учетом информации всех служб и отделов, в Министерстве экономики РТ
должно готовить комитет управление делопроизводства и контроля,
находящееся в подчинении Первого Заместителя министра.
Министр делает общий доклад, в котором обращается внимание на
имеющие место или возможные нарушения плана работ, содержатся сведения о
результатах работы за истекший период, оценка деятельности подразделений,
сведения о ближайших задачах, данные контроля о выполнении решений
предыдущих совещаний.
В зависимости от принятой повестки дня, основной доклад или содоклад
могут делать также Заместители министра.
В обязанности управления по делопроизводству и контролю по ведению
оперативных совещаний вменяются такие:
- ведение протокола;
- заполнение контрольных карточек, а такие их сбор и обработка
накануне очередного совещания;
- оповещение специалистов, а также представителей сторонних
организаций, которые по данной повестке дня должны персонально
присутствовать на совещании, ознакомление их с повесткой дня в установлений
63
срок.
Во время совещания все должны придерживаться общей дисциплины
проведения оперативного совещания:
– не опаздывать;
– говорить конкретно и коротко, не спорить по мелочам;
– не ограничиваться критическими замечаниями и претензиями, а
завершая выступление своими предложениями;
– не подменять обсуждение деловых вопросов сведением личных
счетов или борьбой за престиж;
– сдерживать свои эмоции, быть корректным по отношению к
другим, не допускать нападок и упреков в оскорбительной форме;
– не прерывать выступающего, вопросы и замечания высказывать
только после разрешения ведущего и не все сразу;
– не заниматься посторонними делами и разговорами;
– не курить.
Ведущий открывает оперативное совещание, информируя собравшихся
это необходимо, о порядке работы, задачах и целях совещания и т.д.;
контролирует ход обсуждения; выступает с заключительным словом, в котором
оценку работе отдела, указывает на узкие места; формулирует решения, и
замечания участникам, выясняет претензии к ведению совещания, и, требуется,
уточняет распорядок и повестку дня следующего совещания.
Обязанности секретаря совещания по контролю исполнения решений
совещания заключается в следующем:
- ежедневно просматривать контрольные карточки;
- по мере необходимости напоминать исполнителям работ о
приближающихся сроках исполнения документов и решений;
- при исполнении, делать на основании информации ответственного
исполнителя соответствующую отметку в контрольной карточке. Все
участники совещания обязаны до его начала отметиться у секретаря. В начале