13
В специальной литературе приведено немало принципов и приемов
использования рабочего времени. Отметим в этой связи принцип приоритетов и
принцип Парето. Суть принципа приоритетов проста: распределять дела в
порядке их значимости и начинать с самого существенного.
Согласно принципу Парето (его предложил итальянский экономист В.
Парето), в процессе работы за 20% расходуемого времени достигается 80%
результатов, а за остальные 80% - лишь 20% их
5
.
1
Высокая и объективная оценка личных и деловых качеств сотрудника, что
порождает у него положительные эмоции.
2
Объективный анализ причин проступка подчиненного, что вызывает у него
отрицательные эмоции.
3
Выражение уверенности в том, что подобное не повторится, и это вновь должно
вызвать у работника положительные эмоции.
4
Принцип рационального использования рабочего времени. Исследования
показали, что из каждой сотни менеджеров лишь одному достаточно рабочего
времени, десятерым требуется его на 10% больше, сорока нужно дополнительно
25%, остальным же менеджерам не хватает и дополнительных 50% рабочего
времени.
Рис. 2. Cхема разговора руководителя с провинившимся
подчиненным
Современный уровень развития науки и техники сделал информацию
важным ресурсом. С изобретением сети Internet степень информатизации
общества увеличилась. С одной стороны это привело к росту эффективной
коммуникации, но при этом повысилась и частота возникновения проблем,
существующих в современном обществе. Увеличивающийся объем
информации влияет на взаимоотношения людей, их поведение и психику.
Появляется необходимость более детального изучения феномена
5
Гулимова А. Корпоративная культура: создать нельзя исправить // Управление персоналом. – 2017. – № 9
(235). – С. 48.
14
коммуникации и ее влияния на деятельность человека, в том числе и
профессиональную.
В рамках нашей работы мы рассмотрим роль коммуникаций в
распределении и передачи информационных ресурсов. Также мы рассмотрим
влияние, которое она оказывает на межличностные связи и эффективность
осуществляемой деятельности. Рассматривая феномен коммуникации можно
утверждать, что в современной науке нет однозначного определения
коммуникации. С. Г. Тер-Минасова в своей работе выделяет несколько понятий
категории «коммуникация»
6
. Для понимания сущности данного явления мы
дадим определение категории «коммуникация». В словаре можно найти
следующее определение: «коммуникация - акт общения, связь между двумя
или более индивидами, основанная на взаимопонимании; сообщение
информации одним лицом другому или ряду лиц».
Из приведенных определений следует, что под коммуникацией следует
понимать «общение» или «акт передачи информации». Отметим, что с
развитием технологий изменяется представление о коммуникации. В данное
определение стали включать письмо, телефонный звонок, почту, то есть все
средства, которые способствуют общению людей.
Средства коммуникации относительно постоянны и их назначение не
меняется. Они необходимы для общения людей, для оперативного обмена
информацией. Скорость этого обмена с изобретением технологий
увеличивается, растет информатизация общества. Но следует учитывать, что
без участия человека вся сеть коммуникаций становится бесполезной, поэтому
необходимо рассматривать отношения в коммуникационном процессе не
субъект-средство, а субъект-субъект, а точнее субъект-средство-субъек. С этой
точки зрения коммуникация будет тождественна общению. Общество
развивает технологии, чтобы быстрее обмениваться информацией, что
способствует эффективным коммуникациям, но следует помнить, что не
6
Демин Д. Корпоративная культура - средство промывки мозгов? // Управление персоналом. - 2017. - № 6. -
(184). - С. 79.
15
средства дают информацию человеку, а служат для ее передачи. С этой точки
зрения важно рассмотрение именно организации коммуникативного процесса.
Проблема общения рассматривается во многих научных трудах, среди
ученых обращавшихся к данному вопросу можно выделить Л. Фейербаха,
которого можно по праву назвать основателем этики общения. Философ
убедительно доказывает, что для того, чтобы обрести свою индивидуальность
рядом с человеком должны быть другие люди, с которыми он поддерживает
коммуникационные связи.
К проблеме общения обращался и Аристотель. Он пытался доказать
ценность человеческого общения. Сократ пытался при помощи диалога найти и
доказать истину, в диалоге при этом он видел огромный воспитательный
потенциал. М. Монтень выделил общение с книгами, как особый вид общения.
Дж. Локк исследовал воспитательный потенциал общения. Среди
отечественных философов можно выделить Н. А. Бердяева и С. Л. Франка,
которые обращались к вопросу общения
7
.
Психологи изучают вопросы, связанные с психологией, философы
пытаются найти свои подходы к решению данной задачи. В общении на наш
взгляд можно четко проследить аспекты, которые мы опишем ниже. Отметим,
что проблема общения, по словам М. С. Кагана, носит межпредметный
характер и имеет свои особенности. В. И. Сафьянов отмечает: «когда общение
становится специальным предметом научных исследований, то
обнаруживается, что оно представляет собой необычайно сложный объект
исследования, и, в первую очередь, наверное, потому, что общение
чрезвычайно сложно поддается понятийному анализу. Феномены общения
представляет собой по своему содержанию сложный синтез или, лучше сказать,
симбиоз искусства, знания, морали. Именно в общении, как в фокусе, как в
капле воды отражены основные характеристики человеческого бытия».
7
Жалио Борис. Операция на душе - изменение корпоративной культуры компании. // Управление персоналом. –
2016. – № 1 (155). – С. 48.
16
Общение всегда протекает между людьми, даже если партнер при этом
отсутствует или воображается, то он все же играет большую роль в том
влиянии, которое оказывается на личность. Процесс общения при взаимном
понимании собеседников позитивно сказывается на обоих участниках,
способствует единению, такое общение может снимать стресс и способствовать
психологической разгрузке человека.
Общение помогает становлению личности. Благодаря общению человек
приобщается к ценностям цивилизации, становится частью социальной
общности. Не случайно слова общность, общаться и приобщаться имеют один
корень. Коммуникация способствует единению людей. Во взаимодействии с
другими людьми человек обретает свое Я.
Кроме того, общение обуславливает выбор человека. Свобода выбора
цели, средств и способов реализации определяется особенностями круга
общения. Разные люди будут действовать по разному в одной и той же
ситуации, но объединенные общими целями, установками и едиными
ценностями будут демонстрировать схожие стратегии поведения. При этом
человек свободно выбирает и направляет свою активность на избранные цели.
В. И. Сафьянов пишет, что процесс общение регулируется нравственными
ценностями, идеалами и нормами
8
. Человек с самого рождения приобщатся к
ценностям, они становятся частью его мировоззрения и, исходя из своего
мировоззрения, человек и будет выстраивать общение.
Процесс общения непосредственно связан с культурой. Культура
оказывает огромное влияние на общение. Большую роль здесь играет язык, при
помощи которого и осуществляется коммуникация. Язык является основной
частью культуры, которая оказывает существенное влияние на коммуникацию.
Благодаря письменным текстам происходит накопление культурных ценностей,
которые определяют и определяются общением. В тексты человек закладывает
свое мировосприятие, пытается его донести до других людей, именно в тексте
контексте культуры оценивается информация.
8
Калабин А. Компания как единый организм// Управление персоналом. – 2016. – № 14 (100). – С 47.
17
По мнению М. С. Кагана, цель коммуникации сообщить что-то кому-то.
Такие отношения определяются как субъект-объектные. Таким образом, в
коммуникации мы имеем дело с процессом однонаправленным, информация
течет только в одну сторону, и - по законам, установленным теорией
коммуникации, - количество информации уменьшается в ходе ее движения от
отправителя к получателю
9
.
Таким образом, мы можем утверждать, что коммуникация – это сложный
многогранный процесс. Мы обозначили основные аспекты коммуникационного
процесса, которые, на наш взгляд, влияют на его структуру и эффективность.
Роль коммуникации в обществе заключается в том, что без нее общество
представляло бы собой скопление индивидов. Без социального взаимодействия
индивиды не могут представлять собой целостную общность, части которой
взаимосвязаны и влияют друг на друга. Такой социальной организации
невозможно достичь, если индивиды не будут находиться в состоянии
коммуникации.
1.2.Роль коммуникаций в управлении организацией
Одним из видов коммуникации является деловая коммуникация, которая
трактуется как «процесс взаимодействия деловых партнерoв, направленный на
организацию и оптимизацию того или иного вида деятельности».
Для успеха деятельности предприятий коммуникации имеют важное
значение, представляя при этом одну из сложных проблем менеджмента.
Коммуникации в организации называют кровеносной системой организации.
Их значение невозможно переоценить поскольку только благодаря
коммуникационным связям передается необходимая организационно-
распорядительная информация.
Роль коммуникаций очевидна как в малых компаниях, так и в мощных
компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей,
определяющих систему взаимодействия сотрудников. Опыт ведущих компаний
9
Козлов В. Проблема единства организационной культуры компании // Управление персоналом. - 2016. - № 9
(187). - С. 53.
18
показывает, что эффективность коммуникаций зависит не только от
организации коммуникаций, но и от психологического климата в коллективе.
Там, где руководитель использует жесткие административные методы,
предполагающие лишь однонаправленность коммуникативных связей, что
приводит к нервозности и разрозненности коллектива. Следствием такой
ситуации становится плохая производительность труда, высокая текучесть
кадров, отсутствие инициативности, снижающие эффективности трудовой
деятельности.
От эффективности коммуникационных сетей в организации зависят
взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов,
возникающих у субъектов, занятых общим делом, их стремление к сближению
целей, улучшение партнерских отношений.
Деловая коммуникация как специфический вид деятельности
предполагает реализацию следующих условий
10
:
- необходимость контактов всех членов организации вне
зависимости от их личных предпочтений;
- коммуникационные сообщения должны быть содержательны и
иметь определенные цели;
- коммуникационные связи должны осуществляться с соблюдением
иерархических построений структур организации при взаимодействии
сотрудников;
- следует соблюдать и учитывать в коммуникационном процессе
права и функциональные обязанности;
- для достижения конечного результата и для обеспечения
эффективности работы все участники деловой коммуникации должны быть
взаимосвязаны;
- следует постоянно руководителям осуществлять коммуникативный
контроль участников взаимодействия;
10
Крымчанинова М.В. Мифы управляют миром... и бизнесом?// Управление персоналом. – 2017. – № 11 (117). –
С. 59.
19
- в деловой коммуникации в организации должны быть формальные
ограничения.
Информация в процессе коммуникации передается не только с целью
принятия разумных решений, но и для того, чтобы они могли выполняться.
Коммуникация также важна и для функции контроля. Руководители постоянно
нуждаются в информации того, что и как было выполнено, чтобы организация
достигла нужных целей.
Создание эффективных коммуникаций как внутри, так и за пределами
организации достигается путем хорошо организованного коммуникационного
процесса. Четко спланированная организация коммуникаций может
способствовать как повышению производительности, так и достижению
удовлетворенности в групповом взаимодействии. В основе всех
управленческих воздействий лежит процесс коммуникации. Правильно
выстроенные коммуникации ведут к взаимопониманию, к эффективному
взаимодействию в процессе трудовой деятельности.
В настоящее время во многих сферах деятельности, связанных с
управлением организацией благодаря развитию новых информационных
технологий появляются дополнительные типы коммуникативных каналов в
процессе развития технологий и коммуникаций.
Значимыми функциями, которые выполняют коммуникации в
организации, являются
11
:
1) передача информации, необходимой для производственного или
организационного процесса – информационная функция;
2) побуждение и стимулирование сотрудников к оптимальному
решению поставленных задач, с использованием различных словесных
методов – мотивационная функция;
3) регуляция поведения сотрудников, включающая контроль их
поведения и деятельности – контрольная функция;
11
Крымчанинова М.В. Образ организации как фактор воздействия на ее культуру // Управление персоналом. –
2016. – № 19 (105). – С. 54.
20
4) Эмоциональная разрядка, выражение отношения и чувств по
отношению к происходящим событиям в организации – экспрессивная
функция
Среди организационных коммуникаций выделяются четыре вида
основных внутренних коммуникаций
12
.
1) Коммуникации, осуществляемые между организационными уровнями.
В этом случае информация передается путем вертикальных перемещений,
которые могут быть нисходящими и восходящими.
2) Для координации задач и действий выделяют категорию
коммуникаций между отделами, поскольку каждая организация состоит из
множества подразделений. Слаженная работа всех подразделений организации
невозможна без установления между ними коммуникационных связей.
Обеспечение совместной деятельность всех сотрудников организации зависит
от того как руководитель выстраивает коммуникационные сети.
3) Еще один уровень – это обеспечение коммуникаций между
менеджером и подчиненными. Именно эти коммуникации составляют
основную часть коммуникаций в профессиональной деятельности человека. К
этому уровню относятся такие коммуникации, как разъяснение задач,
привлечение работников к решению задач отдела, обсуждение возникающих в
работе проблем.
4) Отдельно можно остановиться на коммуникациях между менеджером
и рабочей группой. Эти коммуникации могут обеспечить повышение
эффективности выполняемой работы. Они дают возможность персоналу
организации высказаться о том, как лучше работать сообща, о проблемах в
организации работ и возможных путях их разрешения.
В зависимости от ситуации сообщение коммуниканта может иметь много
смыслов. В рамках одной организации может использоваться большое
разнообразие форм коммуникативных связей, которые в зависимости от
12
Магура М.И. Организационная культура как средство успешной реализации организационных изменений //
Управление персоналом. – 2018. – № 1. – С. 24.
21
направления, могут быть: нисходящие и восходящие, горизонтальные и диа-
гональные.
Нисходящая коммуникация, соотносится с иерархическими отношениями
подчинения. Она начинающаяся на уровне руководителя и направлена к
уровню рядового сотрудника. Ее содержание определяется принимаемыми
решениями, существующими правилами, принятыми инструкциями, а также
запросами об информации. Однако, этот вид связи имеет и свои проблемные
стороны, к примеру потеря части передаваемой информации или ее искажения
в силу различия в смысловых установках
13
. Дело в том, что каждый уровень
может интерпретировать сообщения в соответствии со своими ценностными
установками и потребностями, определяющими поведение и деятельность.
В организации есть и восходящие коммуникационные потоки,
предполагающие направление информации от подчиненных к прямому
руководству и, далее, до высших уровней управления. Еще одним
направлением коммуникаций в организации являются горизонтальные связи.
Такие связи устанавливается между людьми или подразделениями,
соответствующими одному уровню иерархии. Практикуется в организациях и
диагональная связь. Она используется в тех случаях, когда члены организации
не могут общаться через другие каналы. Примером может служить управление
проектами (между командой проекта и остальными подразделениями в
организации).
Нарушение хотя бы одного из видов коммуникационных связей
затрудняют процессы и управления персоналом, и процессы принятия
управленческих решений. Коммуникационные связи по сути выполняют
функции координации деятельности персонала организации.
Деятельность руководителя невозможно представить без осуществления
деловых коммуникаций. Коммуникация в управленческой деятельности не
13
Макорина Л.А. Корпоративная культура организации как фактор развития организационной культуры
личности // Омский научный вестник. – 2017. - № 6(102). – С. 164.
22
только является средством осуществления связи с персоналом, но и является
управленческой функцией.
Залогом успеха современной организации являются эффективно
выстроенные коммуникационные сети. Правильная организация
коммуникационных сетей позволяет каждому сотруднику активно участвовать
в жизни организации, рационально используя свое рабочее время. Качественно
работающие коммуникационные связи внутри организации облегчают
введение инноваций, необходимых для прогресса. Они позволяют менять
отношение персонала к организации и управлять поведением сотрудников.
Рационально разработанный коммуникационный процесс в организации
является основой не только успешно налаженных контактов с внешней средой,
но и имиджа компании.
Правильное и рациональное построение коммуникаций являются залогом
успеха в деятельности управленческого персонала. Проблемы руководителя, в
свою очередь, часто объясняются осуществлением неэффективных
коммуникаций. Проблемы таких руководителей часто касаются того, что они
неверно представляют суть коммуникационного процесса, не умеют
пользоваться вербальным сообщением как в устной, так и в письменной форме,
не полно осознают влияние среды на обмен информацией.
Понимание друг друга в процессе коммуникативного взаимодействия
необходимо для эффективной коммуникации. Коммуниканты должны говорить
на одном языке, иметь общий социальный опыт. Коммуникация, прежде всего,
предполагает способность человека вступать в контакт с другими людьми и
добиваться того, чтобы его понимали, считает Джон Адаир
14
. Ученый
выделили следующие составляющие коммуникации, являющиеся залогом ее
эффективности:
- контакт друг с другом людей, участвующих в процессе коммуникации –
социальный контакт;
14
Максименко А. Идентичность организационной культуры сетевых компаний банковского сектора. //
Управление персоналом. - 2016. - № 24 (202). - С. 48.