44
Таким образом, культура - это то, что определяет успех
функционирования организации в стратегической перспективе. Современное
предприятие, такое как ООО «Диагональ Трейд», рассматривается как
групповое, а не индивидуальное. Поэтому использование возможностей
корпоративной культуры дает руководству ООО «Диагональ Трейд» руководить
через нормы и ценности, быстрее принимать решения на местах, предполагает
четкие стандарты качества и обеспечивает комплексное понимание ситуации в
коллективе.
45
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ВНУТРИФИРМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ В ООО
«ДИАГОНАЛЬ ТРЕЙД»
3.1. Мероприятия по повышению эффективности внутрифирменных
коммуникаций в ООО «Диагональ Трейд»
В результате проведения анализа внутрифирменных коммуникаций в
ООО «Диагональ Трейд» были выявлены определенные проблемы. Рассмотрим
их более подробно.
В организации преобладают формальные письменные коммуникации.
Следует отметить, что их удельный вес снижается относительно категории
руководителей. Это обуславливает большое количество информационных
разрывов в коммуникационной цепи при передаче информации. Наличие таких
разрывов часто приводит к неточностям выполнения поставленных задач.
Проблем несвоевременности, неполноты при выполнении задач, а также
проблема информационных потерь касается большого количества
специалистов.
Опросы рядовых сотрудников выявили следующие коммуникационные
проблемы:
- слабая информированность,
- закрытость информации, рождающая слухи и сплетни,
- несогласованность целей и информационных потоков между
подразделениями,
- нечеткое разделение полномочий.
Система коммуникаций, как считает персонал, организована слабо,
более 70% рядовых сотрудников получают информацию устным путем, что
ведет к значительным ее потерям. Говоря о получении информации сотрудники
указывают следующие источники:
- информационный стенд
- локальная сеть
46
- непосредственно от начальника отдела
- друг от друга.
Наглядно процентное соотношение источников в получении
информации представлено на рисунке 16.
0
10
20
30
40
50
60
информационный
стенд
начальник отдела
друг от друга
локальная сеть
Рисунок 16. Каналы получения информации в ООО «Диагональ
Трейд»
Как видно из приведенной диаграммы, большая доля приходится на
взаимодействие с непосредственным руководителем. С одной стороны это
положительный момент, но это отбирает много ценного рабочего времени у
самого руководителя. На втором месте передача информации «друг другу».
Такой канал часто дает сбои по причине изменения смысловой нагрузки и
искажения информации. Еще одной закономерностью является то, что чем
ниже ранг категории персонала в организационной иерархии, тем значимее
снижение количества коммуникационных каналов.
Можно отметить недостаточное использование специалистами сети
Internet в процессе передачи информации различного типа. Однако, этот канал
является относительно доступным для руководителей организации и линейных
руководителей. При этом анализ коммуникаций и их проблем в организации
показывает высокую активность сотрудников других предприятий как
пользователей этого ресурса.
Анализ внутренних СМИ показал недостаточность их использования в
качестве каналов передачи информации. Руководители не используют
47
внутренние каналы, чтобы транслировать стратегическую информацию через
печатные органы, а сотрудники, в свою очередь, редко обращаются к СМИ как
постоянному источнику новостей.
Опросы менеджмента среднего звена показали наличие следующих
проблемных зон:
- прижившиеся неоптимальные методы управления
коммуникационными потоками, основанные на бюрократической
формализованной системе коммуникаций;
- сложности реализации принципов своевременности и полноты
передачи информации из-за разобщенности структурных подразделений,
характерной для сферы торговли;
- сложности построения эффективных вертикальных и
горизонтальных коммуникаций между большим количеством работников в
связи с величиной организации и сложной ее структурой.
Как мы уже отмечали, в ООО «Диагональ Трейд» выявлено построение
внутриорганизационных коммуникаций по типу «палатка», суть которой
состоит в официальном допущении горизонтальных коммуникационных
каналов между руководителями среднего уровня, посредством которых они
могут напрямую самостоятельно решать некоторые второстепенные проблемы,
что позволяет высшему руководству не отвлекаться на них и сосредоточиться
на главном.
С целью изучения внутренних коммуникаций был проведен
коммуникационный аудит.
В результате проведения процедуры коммуникационного аудита в ООО
«Диагональ Трейд» (проведен в феврале-марте 2019 г. по специальной
методике) выявлены следующие проблемы.
1) Преобладают формальные письменные коммуникации. Вместе с этим,
их удельный вес снижается применительно к категории руководителей.
2) Количество коммуникационных каналов снижается по мере
уменьшения ранга категории персонала в организационной иерархии.
48
Наименьшее количество каналов доступно для использования сотрудниками
рабочих специальностей.
3) Выявлено недостаточное использование сетей Интернет в процессе
передачи информации различного типа. Вместе с тем, этот канал является отно-
сительно доступным для руководителей и специалистов предприятий. Анализ
профессиональных форумов показывает высокую активность сотрудников
других предприятий как пользователей этого ресурса.
Средняя оценка экспертов была обозначена в промежутке 11-19 баллов,
что соответствует низкой оценке коммуникативной деятельности в
организации. Имеет место односторонняя направленность воздействия.
Незримые барьеры общения препятствуют живым контактам сторон.
Большинство персонала пассивны в коммуникациях, инициатива подавляется
доминирующим положением руководителя.
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
показатели шкал
коммуникативной
карты
Дображелательность -
Недображелательност
ь
инициативы -
Подавление
инициативы
Открытость -
Закрытость
Активность -
Пассивность
Гибкость - Жесткость
Заинтересованность -
Безразличие
Рисунок 17. Результаты диагностики по карте
коммуникативной компетентности
Анализ особенностей реализации письменных и устных коммуникаций
показал, что более 50% руководителей используют неэффективные стили
работы с документацией, подавляющее большинство не владеет навыками
организации и проведения совещаний.
49
Информационные потребности сотрудников не в полной мере
удовлетворяются с помощью формальных информационных каналов.
Работники испытывают недостаток данных по итогам и перспективам
В официальных новостях преобладающие позиции отводятся тематике
безопасности движения (его нарушениям), и общественной деятельности
Компании.
В ООО «Диагональ Трейд» в качестве средств внутренней коммуникации
используют внутренние собрания, рассылки сообщений, стенды с информацией
и внутренние сайты. При использовании лишь таких способов предоставления
информации нет обратной связи, то есть опять получается ситуация, когда
персоналу просто предоставляется готовая информация. При такой ситуации
работники получают недостаточно информации, отсутствует обратная связь и
коммуникация однонаправлена. Руководство предоставляет только ту,
информацию, которую считают нужной. Но возможны и ситуации, когда
предоставляется чересчур много разнообразной информации. При этом
работники просто заваливаются всевозможными документами, нормативами,
объявлениями и им приходится тратить дополнительное время и силы для
выбора необходимой и полезной информации.
Перечисленные особенности развития коммуникаций в ООО «Диагональ
Трейд» обусловливают актуальность управления внутренними комму-
никациями. Объединяя результаты проведенного нами анализа состояний
коммуникаций в ООО «Диагональ Трейд», мы можем назвать причины
малоэффективной работы сотрудников, связанные с неудовлетворительной
организацией системы внутренних коммуникаций:
1. Cмысловое искажение сообщений, возникающее по причине того, что
не учитываются особенности восприятия информации;
2. Информационные перегрузки менеджеров среднего звена, на которых
концентрируются потоки нисходящих и восходящих коммуникаций;
3. Неэффективное решение организационых проблем, связанных с
построением коммуникационных сетей;
50
4. Некомпетентность персонала, на который возлагаются обязанности по
передаче и распространению информации;
5. Неэффективный способ организации работ и распределения задач в
силу негативных моментов в организации коммуникаций;
6. Конфликты, порождаемые коммуникационными барьерами.
Чтобы преодолеть выявленные негативные моменты в деятельности и
поведении сотрудников в организации, необходимо осуществить мероприятия
по улучшению коммуникаций в ООО «Диагональ Трейд». Улучшение
внутренних коммуникационных потоков и качества подаваемой информации
помогут сотрудникам получать качественную, своевременную и необходимую
информацию. Мы предполагаем, что в дальнейшем это приведет к повышению
эффективности работы как отдельных сотрудников, так и подразделений
организации в целом.
При проработке идеи программы по улучшению и частичному изменению
системы внутренних коммуникаций и для построения эффективных
коммуникаций я вношу следующие предложения:
- следует создать продуманную систему обратной связи;
- необходимо регулировать информационные потоки как по направлению,
так и по массиву информации;
- предпринять управленческие действия, способствующие облегчению
обмена информацией по вертикали и горизонтали;
- следует использовать в организации внутренних коммуникаций
достижения информационных технологий.
С учетом представленных выше принципов и с целью эффективной
организации управления внутренними коммуникациями нами была разработана
программа по повышению эффективности коммуникаций в организации.
Основной целью предлагаемой программы является создание
коммуникационной среды, позволяющей не только обеспечить эффективную
работу персонала, но и привлечь сотрудников к достижению стратегических
целей организации.
51
В реализации программы мы преследуем решение следующих задач:
1. По средствам внутренних коммуникаций в организации должна
обеспечиваться взаимосвязь между руководителями и персоналом.
Руководители как инициаторы организационных изменений должны
выстраивать коммуникации с исполнителями организационных изменений, то
есть с персоналом.
2. Вопросы функционирования предприятия должны также
обеспечиваться по средствам внутриорганизационных коммуникаций. Именно
благодаря внутренним коммуникациям сотрудники получают информацию о
своих функциональных обязанностях. Такая информация способствует
управлению объемом, скоростью и точностью сообщений.
3. Взаимосвязь между сотрудниками, их вовлечение в решение
общеорганизационных задач деятельности обеспечивается также внутренними
коммуникациями организации.
4. В основе ввнутрифирменных коммуникационных процессов должны
быть единые коммуникативные инструменты и стандарты передачи
информации.
5. Основными фигурами в процессе формирования и развития системы
внутренних коммуникаций являются администрация предприятия.
6. Наша программа будет направлена на достижение как результата
всех перечисленных выше необходимых условий эффективных коммуникаций.
Программа будет носить интегративный характер, позволяющий совершенство-
вать систему внутренних коммуникаций одновременно по трем направлениям:
- технология коммуникативных взаимодействий,
- тематика необходимых информационных сообщений,
- удовлетворенность персонала системой внутренних коммуникаций.
Чтобы наглядно представить соотнесенность блоков, задач, реализуемых
в них и мероприятий, мы представим программу таблицей (Приложение 2).
Таким образом, проведенный нами анализ теоретических положений по
заявленной в работе проблеме позволил нам эффективно провести анализ
52
состояния внутренних коммуникационных сетей в ООО «Диагональ Трейд», а
также обозначить пути решения выявленных нами проблем. Мы считаем, что
обозначенные нами в ходе исследования проблемы могут быть решены с
помощью выдвинутых нами предложений, поскольку основой для них являлись
теоретические практические научные наработки.
3.2. Оценка социально-экономической эффективности предложенных
мероприятий
В настоящее время актуальнейшим вопросом организации
корпоративного управления и создания эффективной системы нематериального
стимулирования труда работников, является формирование корпоративной
культуры. Корпоративная культура ООО «Диагональ Трейд» - это система
материальных и духовных ценностей, проявлений, взаимодействующих между
собой, присущих данному предприятию, отражающих ее индивидуальность и
восприятие себя и других в социальной и вещественной среде, проявляющаяся
в поведении, взаимодействии, восприятии себя и окружающей среды.
Так как ООО «Диагональ Трейд» представляет собой устойчивый и
прибыльный бизнес, вероятнее всего предприятие будет осуществлять
расширение и привлекать новых работников.
Разработанный механизм формирования корпоративной культуры ООО
«Диагональ Трейд» представлен на рисунке 18.
53
Рисунок 18. Механизм формирования корпоративной
культуры ООО «Диагональ Трейд»
Начальный этап формирования корпоративной культуры ООО
«Диагональ Трейд» включает изучение основных ценностей, которые уже
сформировались, и определить основные ценности предприятия в будущем.
Исходя из текущих ценностей ООО «Диагональ Трейд» и видения
будущих ценностей можно получить три основные группы:
- положительные ценности, которые есть сейчас и будут нужны в
будущем;
Отрицательные ценности,
которые есть сейчас, но не
нужны в будущем
Положительные
ценности, которые
есть сейчас и
будут нужны в
будущем
Положительные
ценности, которые
есть сейчас и будут
нужны в будущем
Определение противоположных
положительных ценностей
Инструменты информационного
воздействия на новых
сотрудников
Виртуальный
музей ООО
«Диагональ
Трейд»
Лекции об
истории и
ценностях
ООО «Диагональ
Трейд»
Инструменты
информационного
воздействия на всех
сотрудников
Корпоративное
издание
Промо-акции
руководства
Политика
отражающаяся в
действиях
руководства
Поведение и
поступки первых
лиц, менеджеров и
сотрудников
Корпоративные
праздники
Видение основных ценностей ООО
«Диагональ Трейд», к которым
необходимо стремиться
Выявление существующих ценностей
ООО «Диагональ Трейд»: «как есть»