13
1.2. Факторы, влияющие на эффективность деятельности
организации, и методы их оценки
Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в
среде. Любое действие организации возможно только в том случае, если
среда допускает его осуществление. Состояние и деятельность организации в
любой момент времени - есть результат действия ее внутренних факторов и
воздействий внешней среды.
Организация, как правило, является открытой системой, так как
взаимодействует с внешней средой неограниченное число раз. В любой
организации реализуются три ключевых процесса: получение ресурсов из
внешней среды, трансформация ресурсов в готовый продукт (или услугу) и
передача его во внешнюю среду.
Одной из самых значимых характеристик организации является ее
взаимодействие с внешней средой. Ни одна организация не может быть
абсолютно закрытой системой. Организация зависит от внешней среды как в
отношении своих ресурсов, так и в реализации продуктов своей
жизнедеятельности.
Внешняя среда представляет собой совокупность объектов, не
являющихся элементами данной системы, взаимодействие с которыми
учитывается при изучении системы. Взаимодействие выступает фактором,
посредством которого происходит объединение частей в целое. Без
взаимодействия частей система перестает существовать. Оно обеспечивает
передачу информации от одного элемента системы другому, от входа
воздействия из внешней среды до передачи во внешнюю среду
соответствующей информации.
8
Факторы внешней среды делятся на факторы прямого и косвенного
воздействия. Маркетологи для целей управления маркетингом разделяют
среду организации иначе - на микросреду, которой можно и нужно
8
Хижина М. А. Анализ инструментов стратегического планирования / М. А. Хижина // Молодой ученый. — 2013. — №11. — С. 500-
503.
14
управлять, и макросреду, влияние которой следует учитывать.
Внешняя среда никогда не бывает стабильной, поэтому мало знать
сущность своей «среды обитания» и природы ее изменений, надо уметь
реагировать на эти изменения, а еще лучше – предвидеть или создавать
изменения внешней среды, необходимые для развития организации.
Внутренняя среда организации представляется основными ресурсами –
это люди (человеческие ресурсы), энергия, капитал, материалы и
информация. Цели любой организации включают преобразование ресурсов.
Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая
находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое
непосредственное воздействие на функционирование организации.
Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду
организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних
переменных. Однако для этого необходимо знать эти внутренние
переменные.
Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри
организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми
системы, то внутренние переменные в основном являются результатом
управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние
переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний
фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей
работе.
Эффективность деятельности организации формируется под влиянием
внешних и внутренних факторов. В таблице 2 систематизированы факторы,
влияющие на работу организации, и методы их оценки
9
.
Таблица 2
Методы анализа факторов, влияющих на эффективность
организации
9
Составлено по: Андреева А.Е. Многофакторный анализ конкурентоспособности предприятия //Наука и бизнес: пути развития. - 2017. -
№ 3. - С. 25-28; Береговая И.Б. Факторы, влияющие на эффективность процессов организации // Интеллект. Инновации. Инвестиции. –
2016. - №4. – С. 4-7; Бимбинов Ч.Б. Внешняя и внутренняя среда организации //Апробация. - 2017. - № 2 (53). - С. 152-154; Шепелев
П.В. Внутренние факторы эффективности социального управления в современных организациях // Наука и современность. – 2016. -
№49. – С. 52-56
15
Факторы
Характеристика
фактора
Влияние на
эффективность
организации
Метод оценки
1.Внешние
1.1 Ближнее
окружение
Покупатели,
поставщики,
конкуренты,
новые игроки,
производители
товаров (услуг) -
заменителей
Покупатели
формируют доходы,
поставщики
определяют объем
затрат, конкуренты
стимулируют
развитие
преимуществ
5
конкурентных
сил М.
Портера;
анализ
отрасли,
портрет
целевых групп,
SWOT -анализ
1.2 Дальнее
окружение
Политические,
экономические,
социальные,
технологические
Формируют условия
и требования к
деятельности
организации.
PEST-анализ,
SWOT-анализ
2 Внутренние
2.1
Организацион
ная структура
Структура
подразделений
организации
Характеризует
функциональное
разделение
Анализ орг.
структуры
2.2
Взаимодейств
ия
Совместное
решение рабочих
задач
Определяет
результаты
совместной
деятельности
Социометрия
2.3 Кадровый
состав
Численность,
структура,
профессиональны
й уровень,
Определяет
производительность
труда, уровень
инновационности
Анализ
кадровой
структуры
2.4
Результаты
деятельности
Выручка,
прибыль,
рентабельность
Финансовый
анализ.
Самообследова
нии
Внешние факторы характеризуют состояние среды, окружающей
организацию, ближнего и дальнего окружения. Для оценки ближнего
окружения используются методики анализа конкурентных сил, например, 5
конкурентных сил М. Портера
10
.
Так как эффективность деятельности организации определяется в
первую очередь результатами работы, а результаты засвистят от степени
удовлетворения запросов клиентов, то наиболее значимое влияние на
10
Карасева А.А. Внешние факторы формирования и развития потенциала предприятия //Актуальные научные исследования в
современном мире. - 2017. - № 12-4 (32). - С. 166-174.
16
организационную эффективность оказывают клиенты. Именно клиенты
обеспечивают рост доходов организации, определяют спрос на товары и
услуги, осуществляют выбор между аналогичными предложениями. Для
оценки влияния клиентов необходимо выявлять и анализировать количество
потенциальных покупателей, уровень реального и платежеспособного спроса
и альтернативные предложения, обладающие ценностью для покупателя.
Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания
руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели
Организация, по определению, это, по крайней мере, два человека с
осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как
средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить
коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть
конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого
стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что
правильное формулирование целей и постановка задач на 50%
предопределяют успешность решения.
Основной целью работы большинства организаций является получение
прибыли. Крупные организации имеют много целей. Для того чтобы
получать, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких
областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг,
подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность.
Некоммерческие организации тоже имеют разнообразные цели, но, вероятно,
будут больше уделять внимания социальной ответственности.
В подразделениях, так же как и во всей организации необходима
выработка целей. Цели подразделений в различных организациях, которые
имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели
подразделений в одной организации, занимающихся различными видами
деятельности. Нужно не забывать, что цели подразделений должны составить
17
конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в
противоречие с целями других подразделений.
1
Структура
Структура организации отражает сложившееся в организации выделение
отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и
объединение подразделений в единое целое. Структура организации - это
логические взаимоотношения уровней управления и функциональных
областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее
эффективно достигать целей организации.
Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре,
является специализированное разделение труда. В большинстве современных
организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения
работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является
специализированное разделение труда - закрепление данной работы за
специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки
зрения организации как единого целого.
На данный момент во всех организациях имеет место горизонтальное
разделение труда по специализированным линиям. Специалистов обычно
группируют вместе в пределах области.
Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой
работы. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем
подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих
различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь,
могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей.
Задачи
Еще одним направлением разделения труда в организации является
формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или
часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным
способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи
предписываются не работнику, а его должности. На основе решения
18
руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые
рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.
Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как
это предписано, организация будет действовать успешно.
Технология
Социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на
организацию и общество, описывает технологию как средство
преобразования сырья - будь то люди, информация или физические
материалы - в искомые продукты и услуги. Технология подразумевает
стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей
может существенно облегчить процесс производства и ремонта [39]. В наше
время существует очень мало товаров, процесс производства которых не
стандартизован.
Существует несколько способов классификации, опишем
классификацию по Вудворд.
Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей
известностью. Она выделят три категории технологий:
- единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где
одновременно изготавливается только одно изделие;
- массовое или крупносерийное производство применяется при
изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу
или очень похожи;
- непрерывное производство использует автоматизированное
оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного
изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах.
Примеры - переработка нефти, работа электростанций.
Люди
Люди являются основой любой организации. Люди в организации
создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний
климат, от них зависит то, чем является организация.
19
Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от
друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность,
семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать
серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного
работника, так и на действия и поведение других членов организации. В
связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким
образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов
поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться
устранять отрицательные последствия его действий.
Внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга:
внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных
действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее
размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать
в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других
организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в
очень небольшом размере. Можно выделить пять групп функциональных
процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые
являются объектом управления со стороны менеджмента: - производство; -
маркетинг; - финансы; - работа с кадрами; - эккаунтинг (учет и анализ
хозяйственной деятельности).
Управление производством состоит в осуществлении управления
процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих
на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает
внешней среде.
Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой
деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в
единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов
организации и достижение целей организации.
Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет
управление процессом движения финансовых средств в организации.
20
Управление персоналом связано с обеспечением производственной и
других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка).
Также предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных с
социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма.
Далее рассмотрим теоретические аспекты внешней среды организации.
Организации, как и любые системы, ограничены от внешней среды и в
то же время связаны с ней таким образом, что из внешней среды они
получают необходимые им ресурсы и передают во внешнюю среду продукты
своей жизнедеятельности. То есть внешняя среда является необходимым
условием существования систем. Поэтому функционирование организации
определяется уровнем знания об окружающей среде.
Внешняя среда прямого воздействия (непосредственно влияющая на
результаты деятельности организации):
- поставщики ресурсов;
- законы и органы государственной власти;
- потребители;
- конкуренты.
Также выделяются материалы, трудовые ресурсы, капитал.
Поставщики. С позиций системного подхода организация — это
механизм преобразования «входов» в «выходы». Основные разновидности
входов — рабочая сила, материалы, оборудование, энергия, капитал.
Зависимость между организацией и поставщиками, обеспечивающими ввод
указанных ресурсов, — это яркий пример прямого воздействия среды на
операции организации. Изменчивость качества и цен ресурсов создает
проблемы для организации.
Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного притока
материалов. Примерами могут быть машиностроительные, торговые
предприятия. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может
создать большие трудности для таких организаций. Японцев считают
создателями методов ограничения запасов, при котором предприятиям
21
необходимо для следующего этапа производственного процесса материалы и
детали доставлять по принципу «точно в срок». Такая система снабжения
требует тесного взаимодействия производителя с поставщиками. Нередко
предпочитают поиск альтернативных поставщиков или поддержание
значительного объема запасов. Это неэффективно, так как запасы связывают
денежные средства.
Капитал. Для роста и процветания предприятию нужны «поставщики»
капитала. К потенциальным инвесторам относятся, например, банки,
инвестиционные и кредитные программы федерального правительства и
местных властей, акционеры, частные лица, покупающие облигации
акционерных обществ.
Трудовые ресурсы. Адекватное обеспечение персоналом нужных
специальностей и квалификации необходимо для реализации задач,
связанных с достижением поставленных целей. Люди, способные
эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, —
главный ресурс, обеспечивающий эффективность и результативность
организации.
Основной заботой современной организации стали отбор и поддержка
талантливых менеджеров. Руководители успешно действующих предприятий
считают привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего
звена, обучение способных руководителей даже более важным, чем
получение прибыли, привлечение потребителей и выплата приемлемых
дивидендов акционерам.
Законы и государственная власть. Каждая организация имеет
определенный правовой статус, являясь частным предприятием,
хозяйственным товариществом или некоммерческой организацией, и именно
это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги
должна платить. Состояние законодательства часто характеризуется не
только его сложностью, но и изменчивостью. В Российской Федерации
22
принимается множество законов, непосредственно влияющих на
организации, регулирующих их деятельность.
Государственные органы. Организации обязаны соблюдать не только
федеральные и региональные законы, но и требования органов
государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное
выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также
вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона.
Министерства и ведомства правительства, центральный банк, департаменты,
управления и отделы местных органов власти занимаются контролем,
лицензированием деятельности по различным направлениям.
Законотворчество региональных и муниципальных органов власти.
Дополнительно усложняют дело регулирующие решения субъектов
Российской Федерации и местных органов власти. Каждый субъект, каждое
муниципальное образование требуют от предприятий приобретения
лицензий, ограничивают возможности выбора места для ведения дела,
облагают предприятия налогами, устанавливают или участвуют в
установлении цен в энергетике, системах связи. Их законы изменяют или
усиливают федеральные нормы.
Потребители. Существование организации зависит от ее способности
находить потребителя и удовлетворять его запросы. Значение потребителей
для предпринимательства очевидно. Но некоммерческие и государственные
организации также имеют потребителей в общем смысле этого слова.
Правительство России существует только для обслуживания потребностей
российских граждан.
Конкуренты представляют собой важнейший внешний фактор.
Руководство каждого предприятия понимает, что если не удовлетворять
нужды потребителей столь же эффективно, как и конкуренты, то
предприятие просуществует недолго. Важно понимать, что потребители —
не единственный объект соперничества организаций. Предприятия ведут
конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право