31
распорядка, приказы о прекращении трудового договора, о переводе, ли-
сток временной нетрудоспособности и т.д.), все равно оформляются в бу-
мажном виде.
К примеру, компания организовала электронный документооборот
для дистанционных работников с использованием электронной подписи.
Численность сотрудников этой компании - 225 чел., в т.ч. офисные сотруд-
ники - 65 чел, региональные сотрудники - 160 чел.
Перевод сотрудников на дистанционную работу осуществлялся так:
- издан приказ по компании об установлении дистанционной занято-
сти, согласно которому каждый такой сотрудник был проинформирован об
особенностях дистанционного труда и электронном документообороте, для
каждого сотрудника подготовлено и подписано дополнительное соглаше-
ние об изменении условий трудового договора, внесены изменения в лич-
ные карточки работников (в форму № Т-2);
1. Каждый дистанционный сотрудник компании заполнил заявление
на получение электронной подписи и направил его в офис компании.
2. Ответственный сотрудник компании по доверенности передал па-
кет документов по дистанционным сотрудникам в удостоверяющем цен-
тре.
3. Кдостоверяющий центр выпустил необходимое количество серти-
фикатов проверки ключей электронной подписи и передал токены с запи-
санными на них электронными ключами ответственному сотруднику ком-
пании.
4. Ответственный сотрудник лично или почтовой службой отправля-
ет токены (usb-флешки) и сертификаты дистанционным сотрудникам.
5. Дистанционный сотрудник под подпись получает сертификат и
токен.
Жизненный цикл документа (дополнительного соглашения к трудо-
вому договору, приказа на отпуск, других приказов по личному составу)
32
включает в себя следующие этапы: формирование документа, подпись до-
кумента руководителем с помощью usb-флешки (токена), отправка доку-
мента сотруднику через специальный сервис компании - спецоператора
электронного документооборота, автоматическое уведомление сотрудника
по почте, документ в личном кабинете сотрудника, сотрудник подписывает
с помощью usb-флешки (токена) документ. Для этого используется крип-
топровайдер КриптоПро CSP, предназначенный для авторизации и обеспе-
чения юридической значимости электронных документов при обмене ими
между пользователями, посредством использования процедур формирова-
ния и проверки электронной подписи. Для взаимодействия между дистан-
ционными работниками и работодателем используется сервис облачной
криптографии, когда все подписи хранятся в удаленном облаке вместо usb-
флешки. Сервис работает так: работник вводит логин и пароль от своего
личного кабинета, получает от компании - спецоператора электронного
документооборота код подтверждения по СМС и вбивает полученный код,
чтобы войти в личный кабинет и получить нужный документ.
Проблема использования электронных документов в кадровом доку-
ментообороте связана, прежде всего, с необходимостью длительного хра-
нения кадровых документов. В частности, приказы, распоряжения, доку-
менты (справки, сводки, информации, доклады) по личному составу долж-
ны храниться 75 лет (п. «б» строки 19 Перечня типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности государ-
ственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с ука-
занием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от
25.08.2010 № 558). При этом сертификат ключа проверки электронной
подписи действует не больше одного года.
Поэтому наряду с совершенствованием трудового законодательства
необходимо также закрепить правила архивного хранения электронных
документов в течение длительного срока, утвердить стандарт (формат)
33
электронного кадрового документа, упростить порядок представления
электронных документов в качестве доказательств в контрольно-
надзорные органы и суд.
Рассмотрим применение электронной подписи на табеле учета рабо-
чего времени. Закон № 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к
первичным учетным документам. Каждый факт хозяйственной жизни под-
лежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона №
402-ФЗ).
При этом факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция,
которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положе-
ние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и
(или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).
Если оформляется операция, которая приводит к изменению финан-
сового состояния организации, то в этом случае первичные учетные доку-
менты должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона №
402-ФЗ.
Табель учета рабочего времени - это главный документ для учета
времени, отработанного каждым сотрудником, и его оплаты. Поэтому он
относится к первичным учетным документам (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).
К числу обязательных реквизитов первичного учетного документа
относится подпись (подписи) лиц, совершившего (совершивших) сделку,
операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указани-
ем их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для
идентификации этих лиц (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Как уже отмечено выше, первичный учетный документ, составлен-
ный в виде электронного документа, подписывается электронной подпи-
сью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
34
Электронный табель учета рабочего времени в целях бухучета и
налогообложения может быть подписан уполномоченным должностным
лицом:
1. Или простой электронной подписью.
2. Или усиленной неквалифицированной электронной подписью.
3. Или усиленной квалифицированной электронной подписью.
При этом организация вправе электронный табель учета рабочего
времени признавать равнозначным документу на бумажном носителе при
его подписании:
1. Любым видом электронной подписи, предусмотренным Зако-
ном № 63-ФЗ, - во внутреннем документообороте компании
при условии утверждения таких правил внутреннего электрон-
ного документооборота в бухгалтерской учетной политике (ст.
8 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика орга-
низации», утвержденного приказом Минфина России от
06.10.2008 № 106н).
2. Любым видом электронной подписи, предусмотренным Зако-
ном № 63-ФЗ, - во внешнем документообороте компаний - де-
ловых партнеров при заключении письменного соглашения
между участниками электронного взаимодействия и наличии в
нем порядка проверки электронных подписей.
Необходимость обмена электронными табелями учета рабочего вре-
мени между компаниями - деловыми партнерами может возникнуть при
оказании консультационных, юридических, аудиторских услуг, услуг по
ведению бухгалтерского учета в рамках заключенных договоров, в кото-
рых предусмотрена оплата за количество часов и/или дней работы.
1. Усиленной квалифицированной электронной подписью или
усиленной неквалифицированной электронной подписью - при
электронном взаимодействии с налоговыми органами через
35
личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России -
№alog.ru (п. 24 Порядка ведения личного кабинета налогопла-
тельщика, утвержденного приказом ФНС России от 30.06.2015
№ ММВ-7-17/260@, письмо ФНС России от 23.11.2015 № ЕД-
4-2/20421).
2. Усиленной квалифицированной электронной подписью - при
электронном взаимодействии с налоговыми органами по теле-
коммуникационным каналам связи, в том числе с использова-
нием сети Интернет (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Табель учета рабочего времени может быть истребован налоговыми
органами в рамках камеральных и выездных налоговых проверок для про-
верки правильности исчисления налогов, а также при обнаружении в нало-
говых декларациях ошибок (подп. 6 п. 1 ст. 23, подп. 1 п. 1 ст. 31, п. 9 ст.
88, абз. 2 п. 12 ст. 89, пп. 1, 2 ст. 93 НК РФ).
Это связано с тем, что табель учета рабочего времени (помимо свое-
го основного предназначения) нужен в налоговых целях, в частности:
7. Для подтверждения статуса налогового резидента РФ и персо-
нификации дохода при организации питания по типу «шведского
стола», а также при потреблении сотрудниками чая, кофе, сахара и
др. для целей исчисления НДФЛ.
8. Расчета оплаты труда, компенсации и возмещения расходов по
использованию работником личного имущества в служебных целях,
подтверждения многосменной работы сотрудников, занятых на экс-
плуатации основных средств, работающих в условиях повышенной
сменности, и обоснованности расходов в виде амортизации, начис-
ленной с учетом повышенного коэффициента при налогообложении
прибыли.
9. Срок хранения электронного табеля учета рабочего времени
36
Компании обязаны обеспечивать сохранность архивных документов,
в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хране-
ния, установленных федеральными законами, иными нормативными пра-
вовыми актами РФ, а также Перечнем типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных ор-
ганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сро-
ков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010
№ 558, далее - Перечень № 558 (ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 23 Федераль-
ного закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Фе-
дерации»).
Первичные учетные документы должны храниться организацией в
течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации
государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного
года (чч. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ, письмо Минфина России от
23.03.2016 № 03-02-08/16273).
Поскольку табель учета рабочего времени необходим также в целях
исчисления налогов и страховых взносов, для его хранения могут приме-
няться более длительные сроки, чем указано выше:
1. В течение шести лет для целей исчисления и уплаты страховых
взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
2. В течение всего срока переноса убытка организации на будущее
плюс еще четыре года после окончания года, в котором убыток был полно-
стью списан (подп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 2, 2.1, 4 ст. 283 НК РФ).
По правилам архивного дела табели учета рабочего времени (кроме
тяжелых, вредных и опасных условий труда) должны храниться в течение
5 лет, а при отражении в них периодов работы в тяжелых, вредных и опас-
ных условиях труда:
1. Если созданы до 2003 года - 75 лет со дня создания.
2. Если созданы в 2003 году и позже - 50 лет со дня создания.
37
Основание - пункт 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального за-
кона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федера-
ции», ст. 586, п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных докумен-
тов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, ор-
ганов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хране-
ния, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Итак, разница в сроках хранения табелей учета рабочего времени
обусловлена важностью этого документа, его необходимостью для ведения
бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов и страховых взно-
сов, а также для целей архивного дела.
До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, уста-
навливающего требования к документам бухгалтерского учета и докумен-
тообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов
бухгалтерского учета применяются (п. 3 Информации Минфина России №
ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил
комплектования, учета и организации хранения электронных архивных до-
кументов в отношении первичных и отчетных документов налогоплатель-
щиков», Приложение к письму Минфина России от 22.01.2016 № 07-04-
09/2355):
1. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском
учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в ча-
сти, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нор-
мативным правовым актам, изданным позднее);
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и исполь-
зования документов Архивного фонда Российской Федерации и других ар-
хивных документов в органах государственной власти, органах местного
самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры
России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила № 526).
38
В перечисленных документах нет прямых указаний на сроки хране-
ния именно электронных первичных учетных документов, а в пункте 2.2
Правил № 526 есть отсылка к части 3 статьи 6 Закона от 22.10.2004 № 125-
ФЗ и Перечню № 558.
Таким образом, сроки хранения электронных табелей учета рабочего
времени по законодательству не отличаются от сроков их хранения на бу-
маге. Они регламентируются теми же нормативными правовыми актами,
перечисленными выше.
При этом компании должны обеспечить хранение электронных табе-
лей совместно с применявшимся для формирования электронной подписи
указанных документов квалифицированным сертификатом ключа провер-
ки электронной подписи, а также технических и программных средств,
обеспечивающих воспроизведение, копирование, перезапись таких доку-
ментов, контроля их физического и технического состояния, в течение
сроков, установленных законом для хранения табелей.
Поэтому существенная проблема возникает с электронными табеля-
ми, которые придется хранить 50 или 75 лет, из-за быстрого изменения и
устаревания информационных технологий (появления новых форматов
текстовых документов, облачных технологий у операторов электронного
документооборота и др.), постоянно обостряющихся проблем информаци-
онной безопасности. Как сказано выше, срок действия сертификата ключа
проверки электронной подписи, как правило, составляет один год. Обеспе-
чить юридическую значимость электронных табелей с таким длительным
сроком хранения крайне сложно.
Поэтому на текущий момент рекомендуем коммерческим компаниям
переводить в электронный вид табели учета рабочего времени, срок хране-
ния по закону не превышает 5-6 лет. В этом случае их хранение и юриди-
ческая значимость будут гарантированы.
39
Перевод в электронный вид для последующего хранения табелей
учета рабочего времени, изначально сформированных на бумажном носи-
теле, а также уничтожение бумажных табелей после их записи в электрон-
ном виде организация осуществлять не вправе. Такие разъяснения даны в
отношении кредитных организаций (письмо Банка России от 20.04.2015 №
18-1-1-7/693), но они справедливы и для обычных коммерческих (некре-
дитных) компаний.
Таким образом, выделим, что для эффективного управления доку-
ментацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе
документационного обеспечения необходимо:
1. Получать оперативную информации о движении документов компа-
нии.
2. Обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и
внутренней документации, контроль исполнения поручений по до-
кументам;
3. Повысить контроль исполнительской дисциплины.
4. Снизить временные затраты на поиск и согласование документов.
5. Обеспечить централизованное безопасное хранение документов.
При этом далеко не все имеют возможность привлечь специалистов по
внедрению системы электронного документооборота (СЭД) из сторонних
организаций.
Для самостоятельного внедрения электронного документооборота
нужно понимать задачи этого процесса и последовательность действий.
Для этого необходимо:
1. Провести обследование и анализ существующего документообо-
рота в компании; сформулировать задачи для подразделений, вовлеченных
во внедрение СЭД.
2. Оформулировать требования к СЭД.
40
3. Объединить усилия службы документационного обеспечения с
ИТ-подразделением и службой безопасности.
4. Выбрать СЭД и разработать план ее внедрения.
ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ
СИСТЕМ И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1 Сущность, задачи и структура информационных систем
Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств,
методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи
информации в интересах достижения поставленной цели.
Задачи, которые решаются информационной системой, без привязки
к предметной области управления, состоят в следующем рисунок 4.