15
подход к удовлетворение от работы и ее результатов, поощрение новых идей и
нестандартного мышления каждому работнику. Вознаграждение работника
должно быть соизмеримо с затраченными усилиями и вознаграждениями
работников, выполняющих аналогичную работу. Мотивация качественного
труда предполагает систему поощрения, а не наказания как обязательного
условия, что способствует выработке на предприятии определенной морали,
правил, стимулирующих качественный труд персонала.
Сотрудники управления персоналом занимаются обработкой
информации с использованием технических средств контроля. Главным
результатом их работы является изучение проблем управления, создание новой
информации, изменение ее содержания или формы, подготовка управленческих
решений, а также после того, как головы наиболее эффективным вариантом
является внедрение и контроль исполнения решений.
Каждое предприятие самостоятельно принимает решение о выборе
путей повышения эффективности управления в зависимости от специфики
деятельности и особенностей уже сложившейся конструктивные порядка
управления, самостоятельно постановляет вопрос о выборе способов оценки
эффективности управленческой деятельности.
Такие коммуникации сплачивают коллектив, укрепляют равноправные
отношения, положительно влияют на удовлетворенность работников своей
работой.
1.2 Технологии управления внутренними коммуникативными
процессами службы управления персоналом
На современном этапе в деятельности предприятий значимую роль
играют коммуникационные процессы, это предусматривает обмен
информацией между структурными подразделениями, а также осуществление
внешних связей с потребителями, посредниками, поставщиками,
общественностью. Системный и регулярный обмен информацией в рамках
деятельности предприятия является залогом ее эффективности и способствует
вовлечению всех членов коллектива в процессы совместной деятельности,
16
направленной на достижение коллективных целей. Реализация и анализ
коммуникационной деятельности в рамках системы коммуникаций, целью
которой является осуществление продвижения производимой продукции,
представляет собой неотъемлемую часть деятельности предприятия.
Формирование организационной структуры предприятия на
современном уровне развития экономики является сложным процессом,
который включает в себя обязательные процедуры по найму рабочей силы при
условии существования на предприятии вакантных рабочих мест, то есть
неполной занятости предприятия; расстановку работников на рабочих местах в
соответствии со штатной расстановкой, а также требованиями
технологического процесса.
Реализация кадровой политики предприятия основана на обучении
персонала на рабочем месте, в случае необходимости проведения
переквалификации, подготовки и переподготовки персонала, а также создании
нормальных условий труда и достойного уровня заработной платы, который
рассчитывается пропорционально затраченному труду.
Персонал предприятия в своей совокупности образует трудовой
коллектив, в котором работнику проще адаптироваться к особенностям
производственных процессов и технологий.
Динамика развития современной организации определяется не только ее
экономическими показателями, а и существованием эффективных технологий,
которые обеспечивают информационный обмен, коммуникацию.
Коммуникация – это процесс взаимодействия при котором совершается
передача или обмен информацией. Коммуникация является успешной, когда
она прошла полный цикл. Отправитель передает информацию адресату,
который должен однозначно понять ее содержание и смысл. Благополучный
коммуникационный процесс зависит также от последовательного построения
информационного сообщения отправителем: привлечение внимания - интере с -
переход к основной части - уточнение деталей - обсуждение - заключение -
призыв к действию. Ожидаемым результатом успешной коммуникации есть
17
изменение поведения адресата [2].
Система внутренних коммуникаций - это комплекс мероприятий,
который предусматривает отладку взаимодействия всех видов коммуникации.
И вдобавок каждый из видов коммуникации не является идеальным и имеет
недостатки [3].
Коммуникационные процессы, которые осуществляются с
непосредственным участием работников управленческого аппарата, являются
важнейшими каналами связи между управляющим и подчиненными, между
руководителями одного уровня, между предприятием и внешней средой. В
процессе осуществления повседневной профессиональной деятельности для
руководителя значима любая информация, которая поступает из различных
доступных источников: от вышестоящего руководства, подчиненных,
руководителей аналогичного уровня. Осуществление коммуникаций
предоставляет руководителям возможность результативно осуществлять свою
деятельность и принимать правильные управленческие решения.
Коммуникационные процессы, которые осуществляются внутри
предприятия, можно рассматривать как своеобразный механизм, в результате
функционирования которого сотрудники высказывают свое суждение на
предмет происходящего. Следовательно, в процессе реализации внутренних
коммуникаций осуществляется эмоциональное выражение сотрудников и
реализуются их социальные потребности. В качестве основы процесса
коммуникации рассматривается взаимодействие между различными звеньями
структуры управления: подразделениями, должностными лицами. Такое
взаимодействие осуществляется посредством соединяющих их
коммуникационных каналов. С учетом содержания внутрифирменных
коммуникаций, такое взаимодействие может осуществляться на
информационном, административном или техническом уровнях. В процессе
взаимодействия на информационном уровне управленцы обмениваются
данными, которые необходимы для принятия решений. Такие данные могут
носить официальный характер и закрепляются юридически. Неофициальные
18
же данные не наделены правовым статусом, но способствуют правильной
оценке сложившейся ситуации. На административном уровне вышестоящие
звенья управленческой структуры делегируют на более низкие уровни
управленческие полномочия и ответственность, информируют о всевозможных
распоряжениях, рекомендациях и инструкциях, при этом по вертикали
получают отчеты и осуществляют контроль над выполнением планов. В
зависимости от назначения взаимодействие на административном уровне
может решать координационные и интеграционные задачи. Взаимодействие на
техническом уровне осуществляется при непосредственном участии в решении
практических задач сотрудников предприятия различных уровней, Это может
быть подготовка и проведение совещаний, обмен опытом, осуществление
делопроизводства, отбор, регистрация, хранение и выдача всевозможных
документов и др. На современном этапе бурное развитие информационных
технологий повлекло за собой радикальное преобразование способов
коммуникационных процессов.
Для построения эффективной коммуникации нужно использовать все
каналы и информационные ресурсы. Службы персонала обязаны заботиться о
своевременном и регулярном информированиях сотрудников о новостях
компании, о ее миссии, стратегии, ближайшие планы для перспективного
развития. Для изготовления или изменения коммуникационной стратегии
внутри предприятия службе персонала нужно изучить управленческую среду,
организационную структуру и проанализировать наличие существующих
коммуникаций. Кроме того необходимым есть проведение внутреннего
социологического исследования среди сотрудников относительно желательных
форм коммуникаций. Организация рассмотрения обращений граждан.
Совершенствование кадровой работы и оказание методической помощи
руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.
Недостоверность или недостаточность информации является
источником значительного количества конфликтов внутри организации [4]. Для
проведения действенной имиджевой и информационной политики компании,
19
формирование ее положительного реноме и доведение к персоналу важной
информации, ключевых сообщений целесообразно определить критерии для
той информации, которая подлежит обнародованию или обсуждению. Заметим,
что лояльность сотрудников к компании возрастает в том случае, если
информация поступает своевременно, постоянно демонстрируется доверие к
сотрудникам через сообщение как положительных, так и отрицательных
новостей, путем привлечения к участию в решении спорных вопросов и учет
мысли подчиненных.
Улучшению эффективности коммуникаций внутри организации
оказывает содействие регулярное общение топа-менеджмента компании с
коллективом в форме открытого диалога. С этой целью предлагается проводить
собрание трудового коллектива, встречи на разных уровнях, дискуссии,
обсуждение важных проблем. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в
области занятости, соблюдение порядка трудоустройства, направления на
предварительные медицинские осмотры при приёме и переводе,
предоставления работникам установленных льгот и компенсаций.
Организация и выполнение работы по проведению личного приёма
граждан руководством предприятия, рассмотрению обращений граждан,
оформлению и контролю исполнения принятых решений.
Осуществление подбора кадров, оформление приёма, перевода,
увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством,
положениями, инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя
предприятия.
Вопреки тому, что организационные структуры компании затрудняют
развитие горизонтального коммуникационного взаимодействия между
представителями структурных подразделов, предоставляя преимущество
иерархическому общению, горизонтальная коммуникация является важным
фактором и необходимым элементом успешных коммуникаций вне границ
структурных подразделов.
Усиление горизонтального взаимодействия внутри организации
20
осуществляется за счет создания единой информационной системы, системы
электронного документооборота, поощрение и поддержки межличностного
коммуникационного взаимодействия. Развитие горизонтальных связей дает
возможность каждому сотруднику формировать собственное неформальное,
непредубежденное представление о деятельности организации и тем самым
ощутить свое место, собственную причастность к ее деятельности [5].
Горизонтальные коммуникативные связи менее погрешны на неточность
информации и имеют координационный характер, так как люди стремятся
говорить более открыто и доверчиво с коллегами по работе, которые имеют
одинаковый профессиональный, социальный статус, чем с высшим
руководством.
С целью поддержки обратной связи, быстрого реагирования на жалобы,
предложения службе персонала организации особое внимание целесообразно
уделить мониторингу на местах, изучению проблем сотрудников, их отношение
к политике организации через проведение опрашиваний, внутренних
социологических исследований, анкетирований : Анализ имеющегося
кадрового состава, причин текучести кадров, планирование профессионально-
должностного продвижения работников. Анализ состояния трудовой
дисциплины на предприятии, участие в разработке мероприятий по укреплению
трудовой и исполнительской дисциплины и контроле их исполнения. Участие в
своевременном пересмотре Правил внутреннего трудового распорядка.
Усилению коммуникативного взаимодействия с сотрудниками
оказывает содействие формирование разветвленной сети информационных
служб: корпоративные печатные издания; профсоюзная газета; библиотечное
обслуживание; центр социальной информации [6]. Современные службы
персонала успешно используют следующие формы коммуникаций внутри
организации: информационные стенды; бюллетень для менеджеров;
официальный сайт компании с возможностью пересмотра видео-и
фотоматералов; листок новостей; «горячие» линии; «круглые столы»;
раздаточный информационный материал. Эффективным и действенным
21
инструментом с точки зрения коммуникативного взаимодействия также есть
регулярное проведение пресс-конференций в режиме онлайн с первыми лицами
компании в формате вопроса-ответ, видеотрансляция обращений руководителя
организации, важных заседаний, собрания, корпоративного торжественностей,
организация диалога на столбцах периодических изданий, внедрение
внутреннего сайта организации с размещением корпоративных правил,
требований, другой информацией, необходимой для работы, для адаптации
новых сотрудников .
Развитие эффективной коммуникации предусматривает работу с
работниками, которые освобождаются. Анкетирование уволенных дает
возможность выяснить причины текучести кадров, факторы и степень
неудовлетворенностью работой. И вдобавок анкета может содержать вопрос
для оценки удовлетворенности сотрудниками психологическим климатом в
коллективе, доступностью и открытостью информации, отношениями с
руководителем и коллегами [5].
Выделим следующие критерии вклада коммуникации в финансовое
благосостояние организации.
1. Продвижение имиджа организации открывает пути новым идеям и
продукции.
2. Внутренняя мотивация работников оказывает содействие созданию
здорового морального климата в организации, готовность к инновациям.
3. Участие в проведении работы по созданию банка данных о персонале
предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению
необходимой информации пользователям.
Обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, её
материальной базы, внедрение современных методов управления кадрами.
Анализ итогов работы по профессиональному обучению рабочих
структурных подразделений. Принятие мер по устранению имеющихся
недостатков с учетом пожеланий работников, проходящих обучение.
4. Поддержка истинных ценностей организации ее сотрудниками
22
помогает ей сохранить достигнутое знание в период кризисов.
5. Обмен информацией дает возможность руководству понять, что
происходит на самом деле.
6. Связи с работниками организации помогают преодолеть их
сопротивление необходимым изменениям [7].
Таким образом, коммуникации имеют колоссальное значение в
управлении, поскольку предоставляют необходимые средства для изготовления
и выполнение решений, осуществление обратной связи и корректирование
целей и процедур деятельности организации. Поэтому й менеджеры, и
исполнители должны знать основные методы и способы применения
коммуникационных технологий и быть способными принимать важные
решения относительно их использования. По крайней мере, необходимо два
человека - отправитель и получатель.
Отправитель - это любой индивид (сотрудник), что имеет определенные
идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.
Основной формой кодирования выступает язык коммуникаций.
Сообщение – это информация, которую отправитель передает
получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель ставит своей
целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме [8].
Каналы, по которым передается сообщение в организации, разные.
Информация может передаваться путем личного общения, телефонных
переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладным и
служебных записок, документов, графиками производства и отгрузка
продукции и т.д.
Получатель - индивид, который воспринимает сообщение отправителя.
Декодирование - процесс превращения сообщения в имеет смысл форму.
Коммуникация успешная, когда получатель получил и понял отправленное
сообщение. Чем ближе декодировать сообщение к намерению, выраженному
отправителем, тем эффективнее коммуникация. Не следует отождествлять
отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае,
23
если получатель реально получил сообщение. Результаты декодирования
зависят от привычек, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды
получателя.
Обратной связью - присутствующей, когда получатель демонстрирует
реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя
отправителю - кивок, который припускает понимание вопроса, быстрый ответ
по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить,
получили ли сообщение и вызвало оно ожидаемую реакцию [9]. Когда адресат,
который получил сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются.
Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой
стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае
устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс .
По видам коммуникации различают:
По субъекту и средств коммуникаций:
а) Межличностные; б) Коммуникации с помощью технических средств,
информационных технологий .
По каналам общения:
а) Формальные; б) Неформальные
По организационным признакам (по пространственному расположению
каналов): а) Вертикальные; б) Горизонтальные; в) Диагональные
По направленности общения:
а) Нисходящие; б) Восходящие
Межличностные коммуникации - коммуникации, которые
осуществляются между людьми в ситуациях «с глазу на глаз» и в группах с
помощью слов и несловесных средств общения.
Вербальные коммуникации - коммуникации, осуществляемые с
помощью устного языка как системы кодирования.
Большую часть рабочего времени многие люди тратят на личное
общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций
является скорость, спонтанность и возможность широкого использования
24
невербальных сигналов одновременно со словами. [9].
Невербальные коммуникации – это сообщение, посланные
отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с
помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер и т.д. Они выступают как
средства коммуникации в той мере, в которой их содержание может быть
интерпретировано другими. С помощью вербальных коммуникаций передается
информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру
по сообщению.
Формальные коммуникации - разрешают упорядочивать и
ограничивать информационные потоки; определяются существующими
правилами:
- организационными (схема организационной структуры),
- функциональными (положение об отделах и службах, которые
содержит раздел «Взаимосвязи между подразделами»).
Формальные коммуникативные каналы широко используются в
организациях, которые имеют иерархическую структуру управления.
Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между
людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют
формальные коммуникации. Неформальную систему коммуникаций часто
называют «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется с
помощью слухов. По данным некоторых исследователей, слуха, по меньшей
мере, на 75% являются точными. Информация по каналам передается по
вертикалу - сверху вниз, снизу вверх, а также в горизонтальной плоскости
Неформальное общение также несет в себе разную мотивацию.
Нисходящие коммуникации - коммуникации, направленные сверху
вниз от руководителя до подчиненных.
Восходящие коммуникации - коммуникации, направленные снизу
вверх от подчиненных до руководителя.
Горизонтальные коммуникации - коммуникации, которые
направленны на координацию и интеграцию деятельности сотрудников