24
обслуживают неограниченное количество пользователей (организаций и
предприятий).
Примером современной информационной системы, которая
функционирует на базе внешних коммуникаций, является компьютерная
система Интернет.
Также к глобальным информационным системам можно отнести:
система информационной связи с потребителями;
система информационной связи с общественностью;
система информационной связи с региональными структурами;
система информационной связи с международными структурами;
система информационной связи с федеральными структурами.
Рассмотрим локальную информационную систему. Она представляет
собой совокупность информационных подсистем, которые обеспечивают
деятельность организации при помощи внутренних коммуникаций.
Локальная информационная система включает в себя следующие
разновидности подсистем:
производственная информационная подсистема;
административно-распределительная информационная подсистема;
финансовая информационная;
коммерческая информационная;
экономическая информационная;
инновационная информационная;
социальная информационная;
стратегическая информационная.
Рассмотрим корпоративную информационную систему.
Она представляет собой внутренние коммуникации одного предприятия,
которые функционируют на различных территориальных объектах
организации [9].
25
Очень важную роль в системе и структуре управления современной
организацией играют информационные технологии (ИТ-менеджмент),
которые позволяют быстро получать и обрабатывать информацию,
охватывающей все аспекты деятельности организации.
Сегодня, информационные технологии очень быстро развиваются, что
радикально меняет коммуникации и расширяет возможности управленца
в реализации управленческих функций, а также повышается скорость
принятия решений и обмена информацией между сотрудниками организации.
Для повышения эффективности управления, а также достижения
целей предприятия с минимальными издержками и потерями используются
электронные средства коммуникаций, такие как: интернет, онлайн-
телеконференции; онлайн-видеоконференции; электронная и голосовая
почта. Их использование становится также одним из ключевых условий для
выживания компаний в условиях жесткой конкуренции, поскольку это
стимулирует творческий потенциал работников и производительность их
труда.
Сегодня в России роль управления коммуникациями значительно
выросла, это напрямую связано с развитием рынка информационных
технологий. На сегодняшний день любая организация имеет возможность
создать свой сайт в сети интернет. Сегодня наличие сайта в организации
открывает перед ней новые возможности:
можно отследить статистику посещения сайта организации;
создается имидж компании;
можно сформировать базу данных поставщиков и покупателей;
быстро реагировать на запросы клиентов;
можно производить продажи онлайн, а также сразу оплачивать
товары и услуги посредством электронных платежей.
26
Также использование информационных технологий влияет на
изменения в организации управления коммуникационным процессом, а
именно:
происходит изменение организации информационного
обеспечения руководителя, а также технологий обработки и хранения
информации;
происходит автоматизация отдельных функций руководителя;
информационные системы охватывают производственно-
хозяйственную деятельность, организационно-технологические
и маркетинговые процессы.
В тоже время и сами коммуникации развивают информационные
технологии. Если раньше информационные технологии были предназначены
для оптимизации внутренней производственно-управленческой деятельности
организации, то сегодня при помощи информационных технологий
организации все чаще стараются привлечь клиентов и как можно
максимально использовать их покупательские возможности.
Непосредственное взаимодействие производителя продукции с потребителем
осуществляется разными способами:
посредством телефонии;
посредством персональных контактных данных;
посредством обычной и электронной почты;
использование факса и ому подобное.
Сегодня все чаще мы сталкиваемся с sms-рассылками на мобильные
телефоны. Таким образом организации информируют своих клиентов об
очередных акциях, специальных предложениях, о деятельности организации.
В качестве обратной связи используются сведения, полученные в результате
многоканального общения с клиентами [22].
Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских,
73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию
27
как главное условие на пути достижения эффективности их организаций,
причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90% своего времени на
вешние и внутренние коммуникации, для реализации своей роли
в межличностных отношениях, в процессе информационного обмена
и принятия решений, не говоря уже об управленческих функциях
планирования, организации, мотивации и контроля. В результате этого
можно говорить о том, что координация всех основных видов
управленческой деятельности происходит благодаря обмену информацией. К
тому же коммуникации стали связующим звеном между функциями
управления. Сегодня каждая организация должна постоянно
совершенствовать систему своих коммуникационных механизмов, потому
что они помогают обеспечить принятие решений, а также играют важную
роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации.
Ведь эффективный обмен информацией — это главная и важная составная
часть практически всех видов управленческой деятельности.
1.2. Понятие службы управления персоналом, ее задачи, функции
и опыт коммуникативной деятельности.
Управление персоналом как теоретическая и прикладная отрасль
управленческой науки и практики стала формироваться на рубеже XIX и XX
веков. Специальные подразделения, занимавшиеся вопросами, связанными с
персоналом, начали возникать в 20–30-х годах прошлого столетия. С того
времени функции служб управления персоналом стали интенсивнее
развиваться от вспомогательной технической работы до решения
практически всех ключевых вопросов, непосредственно связанных с
управлением персоналом организации [2].
Служба управления персоналом современного
предприятия представляет собой самостоятельное структурное
подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, которое
включает в себя такие направления деятельности, как:
документирует трудовые отношения;
28
осуществляет работу по подбору, расстановке и использованию
рабочих и специалистов;
формирует стабильно работающий трудовой коллектив;
создает кадровый резерв;
организует систему учета кадров [14].
На сегодняшний день службы управления персоналом (кадровые
службы) выполняют ряд функций, которые раньше принадлежали
экономическим, производственно-техническим и другим структурным
подразделениям организации. Такая концентрация функций в кадровой
службе позволяет реализовать эффективные инструменты управления
человеческими ресурсами организации. Сегодня внимание кадровых служб
организаций уделяет совершенствованию трудовых отношений, производит
подбор кандидатов на вакантные должности организации, разрабатывает и
реализует учебные программы и программы социального развития, а также
разрабатывает инструменты мотивации и стимулирования трудовой
деятельности сотрудников организации. Принятие решений по
перечисленным вопросам осуществляется как руководителем кадровой
службы, так и другими линейными руководителями структурных
подразделений организации.
Служба управления персоналом отвечает за выполнение таких
стратегических функций, в основе которых лежат внутренние
организационные коммуникации. К этим функциям можно отнести:
разработка нематериальной мотивации персонала;
формировать и развивать корпоративную культуру организации;
обеспечивать обратную связь между разными «ступенями»
внутриорганизационной иерархии;
развивать «линейные» внутриорганизационные коммуникаций;
HR-брендинг компании.
29
Все эти функции тесно связаны с информационным обеспечением и
разъяснительной работой [26].
Сегодня все больше в работе служб управления персоналом
преобладают аналитические и организационные функции деятельности
нежели учетные. К тому же отмечается быстрый рост профессионализма
работников служб управления персоналом. В структуру кадровых служб
современной организации входят специалисты в области трудовых
отношений, специалисты в области психологии и социологии, специалисты в
области разработки и организации учебных программ, а также менеджеры.
Сегодня во внутриорганизационном управлении появились такие
профессии и специальности, как:
рекрутеры – это специалисты осуществляющие отбор и найм
персонала;
интервьюеры – это специалисты, которые проводят собеседование с
кандидатами на вакантные должности;
специалисты в области создания учебных программ;
тренинг-менеджеры;
консультанты по вопросам развития карьер, профессиональной
ориентации и организационного планирования.
Хочу отметить то, что на сегодняшний день огромное количество
западных организаций в области решения кадровых вопросов пользуются
услугами аутсорсинговых компаний. К таким компаниям рекрутинговые
агентства, консультационные фирмы, различные учебные центры и тому
подобное. Так, например, к аутсорсинговым компаниям в кадровой сфере
относятся:
разработчики автоматизированных систем управления для служб
управления персоналом;
организации, которые специализируются на построении системы
выплат и компенсаций.
30
Также сегодня рекрутинговые компании все больше
специализируются на подборе руководителей и высококвалифицированных
специалистов. Самой значительной по масштабу кадровых услуг является
сфера повышения квалификации и профессионального обучения, на ее долю
приходится от 20 до 40 % издержек организаций [1].
К числу главных задач кадровых служб можно отнести такие, как:
социально-психологическое диагностирование;
проведение анализа и контроль групповых и межличностных
взаимоотношений, отношения между руководителем и подчиненными в
организации;
управление и разрешение конфликтных ситуаций;
обеспечение информационного потока отдела кадров;
управление занятостью;
подбор и оценка подходящих кандидатов на вакантные места в
организации;
проведение анализа потребности в персонале и кадрового
потенциала;
кадровый маркетинг;
разработка и контроль деловой карьеры;
осуществление профессиональной и социально-психологической
адаптации работников;
участие в управлении трудовой мотивации;
производить регулирование правовых вопросов трудовых
отношений;
соблюдать требования психофизиологии, эргономики и эстетики
труда [3];
обеспечивать соответствие квалификационного уровня
современным экономическим требованиям;
контроль за ростом затрат на рабочую силу;
31
расширение норм, которые регулируют трудовые и
внутриорганизационные отношения, чтобы соблюдалось трудовое
законодательство, а также морально-этические нормы;
необходимо разрабатывать методы для поддержки сотрудников,
которые работают удаленно, не посещают офис, а дома, используют
телекоммуникационные средства связи.[4].
К основным функциям службы управления персоналом можно
отнести такие, как:
1. Помощь администрации в разработке стратегии фирмы, помогать
в создании хорошего, позитивного и благотворного морально-
психологического климата, помогать улаживать и предотвращать конфликти
и прочее.
2. Организация развития, обучения и повышения квалификации
персонала организации, а также стимулировать творческую активность и
профессиональный рост, а также обеспечивать необходимыми условиями для
продуктивного использования знаний, навыков и опыта работников.
3. Создавать комфортные условия труда для всех сотрудников
организации, искать пути уменьшения травматизма, укрепления
технологической и трудовой дисциплины.
4. Управлять затратами на персонал (сюда можно отнести расходы
на заработную плату, льгот и выплат и тому подобное), совершенствовать
механизм оплаты труда персонала, разрабатывать программы для его
мотивации и стимулирования.
5. Участвовать в реализации политики социального партнерства.
6. Формировать и поддерживать внутриорганизационную культуру.
7. Собирать и обрабатывать данные о рынке труда, определять
продуктивные методы укомплектации штата.
8. Анализировать кадровый состав, планировать и прогнозировать
нуждается ли компания в персонале, составлять штатное расписание.
32
9. Организовывать набор, отбор, перемещение, увольнение
работников, укомплектовывать трудовые коллективы исходя из
психофизиологической совместимости людей.
10. Изучать и оценивать руководящий состав компании, специалистов
и предоставлять руководству рекомендации и предложения для замещения
вакантных должностей теми или иными лицами с учетом их совместимости с
окружающими.
11. Формировать оптимальный аппарат управления, определять
перспективную и текущую потребность в менеджерах; создавать кадровый
резерв и производить работу с ним по специально разработанным
программам.
12. Вести делопроизводство и работать с кадровой документацией
(заполнять трудовые книжки, выдавать справки, писать характеристики,
разрабатывать и мониторить анкеты кандидатов, заполнять и вести карточки,
разрабатывать материалы для аттестации и тому подобное).
13. Участвовать в аттестации персонала, а также подводить итоги и
проводить соответствующие мероприятия по этим итогам .
14. Организовывать помощь в решении личных проблем работников.
15. Заключать трудовые договора, контролировать их исполнение.
16. Помогать планировать карьеру, а также контролировать
служебные продвижения и перемещения работников.
17. Обеспечивать оптимальный распорядок дня, графика работы и
отпусков.
18. Изучать опыт работы кадровых служб других организаций.
19. Контролировать персонал, перед которыми стоят такие задачи,
как:
разработка и анализ информационной базы по персоналу;
изучение того, как зависит исход работы от распределения
сотрудников по рабочим местам;
33
анализ экономической и социальной эффективности применения
разных методов управления;
предоставление условий для координации планирования
персонала и прочее.
20. Кадровый консалтинг – представляет собой консультационные
услуги, которые оказываются управленцам в вопросах стратегии и
методологии работы с персоналом; выявления нужды в новых сотрудниках, и
как разработать программы для их поиска, каким образом производить отбор,
подготовку и адаптацию. К тому же при помощи консалтинга можно
определить потребности сотрудников организации в переподготовке и
обучении, можно узнать выгоду от обучения руководителей и специалистов
на специальных курсах, в бизнес-школах, узнать методы мотивации
сотрудников, способствующих повышению квалификации. При помощи
специалистов по консалтингу можно выяснить какие профессиональные
качества наиболее важны для сотрудников, осуществляющих управленческие
функции.
21. Кадровый маркетинг – это совокупность таких мероприятий, как:
по оценке потребности в персонале;
по изучению внешнего и внутреннего рынка труда по сегментам
(группировка работников по категориям и применение в отношении них
специальных кадровых подходов);
по оценке предположений персонала в области служебных
перемещений;
по распространению в пределах компании сведений о вакантных
местах, возможности повышения или изменения своей квалификации.
22. Взаимодействие с фирмами-посредниками по поводу подбора
кадров или аренде персонала. Пользуясь услугами таких фирм организации
уменьшают численность своего штата, тем самым уменьшают налоги и