15
Таблица 1
Взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями
организации
18
Структурное
подразделе-
ние
Служба кадров получает
Служба кадров предоставляет
1
2
3
Все службы и
отделы
Предложения по внесению
изменений и дополнений в
штатное расписание; проекты
положений о структурных под-
разделениях, должностных и
рабочих инструкции; сведения
об отсутствиях работников;
табели учета рабочего време-
ни; задания на командировку;
графики очередных отпусков;
графики работ сменного пер-
сонала; заявки на подбор ра-
бочих и специалистов; харак-
теристики на работников по
запросу; предложения о по-
вышении квалификации, обу-
чении работников; документы
для проведения аттестации или
других оценочных процедур;
предложения о расстановке,
перемещении и поощрении
работников, о наложении
взысканий
Копии распорядительных доку-
ментов, копии типовых положе-
нии о структурных подразделе-
ниях и типовых должностных и
рабочих инструкций; утвержден-
ные положения о структурных
подразделениях, должностные и
рабочие инструкции; организа-
ционно-распорядительную доку-
ментацию по организации труда,
оплате труда и личному составу
(коллективный договор, правила
внутреннего трудового распоряд-
ка, выписку из утвержденного
штатного расписания, расчет
нормативов численности штата,
утвержденные графики отпус-
ков); утвержденную план-
программу профессионального
обучения рабочих и повышения
квалификации руководителей и
специалистов; сведения о нару-
шителях трудовой дисциплины,
табели учета рабочего времени
Бухгалтерия
Сведения о заработной плате
работников (для оформления
справок)
Табель учета рабочего
времени; копии приказов по лич-
ному составу на работников,
практикантов и на все виды
выплат (прием, увольнение,
перевод, отпуск, командировка);
записки-расчеты отпусков и
увольнения; документы на ком-
пенсацию затрат за прохождение
медицинского освидетельствова-
ния при приеме на работу, копии
справок МСЭ на работающих ин-
валидов труда
18
Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия [Электронный ресурс]. Режим
доступа: http://www.kdelo.ru. Дата обращения: 16.03.2018.
16
Продолжение таблицы 1
1
2
3
Планово-
экономический
отдел
Выписку из бюджета в части
фонда заработной платы и
фонда потребления; информа-
цию о выполнении планово-
экономических показателей
для выплаты заработной платы
Копию штатного расписания;
сведения об использовании
фонда заработной платы,
средств, выделенных на выпол-
нение коллективного договора;
расчет бюджета по фонду зара-
ботной платы и фонду потребле-
ния по центрам финансовой от-
ветственности
Канцелярия
(секретариат)
Копии приказов по основной
деятельности; копии организа-
ционно-распорядительных до-
кументов, касающихся дея-
тельности отдела (службы)
Номенклатуру дел отдела
(службы); документы для пере-
сылки в другие организации
Юридический
отдел
Необходимые заключения по
правовым вопросам и визы на
документах, имеющих право-
вое значение
Проекты приказов, положений о
структурных подразделениях,
должностных (на визирование)
инструкций работников, трудо-
вых и гражданско-правовых до-
говоров, соглашений на внесение
изменений и дополнений в тру-
довые договоры (на предмет
юридической чистоты)
Служба без-
опасности
Бланки пропусков
Сведения об уволенных работни-
ках, не сдавших пропуска, и о
работниках, утерявших пропуска
На всех стадиях взаимодействия работника и организации, от приема на
работу до увольнения, часть функций обеих служб направлена на предотвра-
щение негативных действий сотрудников. Одна из задач менеджера по персо-
налу состоит не только в том, чтобы найти подходящего специалиста, но и вы-
явить у кандидата на ту или иную должность так называемые «слабые сторо-
ны». В то же время служба внутренней безопасности, признавая ценность каж-
дого специалиста, должна предвидеть потенциальные угрозы, которые он в себе
несет. В отличие от службы персонала она должна выявлять факторы, снижа-
ющие защищенность организации
19
.
19
Тер-Галустова В. М. Основные направления перестройки работы кадровых служб в совре-
менных условиях // В сборнике: Актуальные проблемы государственного и муниципального
управления в условиях глобализационных процессов в мире Международная научно-
практическая конференция, посвященная 50-летнему юбилею кафедры Социальных наук и
государственного управления МГОУ. Ответственный редактор Г. И. Пещеров. 2015. С. 517.
17
Действия кадровой службы и службы безопасности пересекаются на вы-
полнении функции оценки потенциальной угрозы от деятельности работника.
Полноценное обеспечение кадровой безопасности предприятия возможно лишь
при их тесном взаимодействии, которое позволяет более эффективно управлять
персоналом, а также контролировать и регулировать трудовую деятельность
сотрудников
20
. Например, совместно (на основании обмена информацией между
двумя подразделениями) могут быть приняты решения об ограничениях при
допуске работников к материально ответственным должностям
21
.
Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими
подразделениями компании отражаются в Положении об отделе (службе) кад-
ров в разделе «Служебное взаимодействие»
22
.
Эффективные коммуникации работников службы управления персоналом
с другими службами и структурными подразделениями основаны на внутрен-
них регламентах. Одним из таких регламентов может выступать график доку-
ментооборота. По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений,
которая описывает движение документов от момента их создания до момента
передачи на хранение. Такой график в большей степени является бухгалтер-
ским документом (именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обра-
ботку и сдачу этого документа в архив), чем кадровым
23
. Однако многие вопро-
сы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его
помощью. Составленный график дает право требовать представления докумен-
тов в установленные сроки
24
.
20
Одегов Ю.Г., Котова Л.Р. Организация службы управления персоналом. – М.: Альфа-
Пресс, 2015. – С. 13.
21
Базлов С. В. Кадровая безопасность. [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=2660. Дата об-
ращения: 17.03.2018.
22
Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия [Электронный ресурс]. Режим
доступа: http://www.kdelo.ru. Дата обращения: 17.03.2018.
23
Киселева И. А. Взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии: основные вопросы и ре-
комендации по организации // Кадры предприятия. – 2015. - № 2. – С. 43.
24
Скоробогатова Т. График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия.
[Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=009633. Дата
обращения: 17.03.2018.
18
В коммуникациях непосредственно с персоналом работники кадровых
служб используют такие методы, как беседа, опрос, анкетирование.
1.2. Характеристика внутренних коммуникаций организации
Взаимодействия между людьми в организации, между структурными
подразделениями, взаимосвязи с внешней средой осуществляются с помощью
коммуникаций. Организации без коммуникаций не могут существовать. Эф-
фективные коммуникации являются необходимым условием достижения целей
организации
25
. Поэтому организационные коммуникации являются важнейшей
составляющей деятельности менеджеров, так как решение многих управленче-
ских задач строится на непосредственном взаимодействии людей
26
. Коммуни-
кации обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования,
организации, руководства и контроля. В коммуникационном процессе мене-
джеры получают необходимую информацию для принятия эффективных орга-
низационных решений. Не случайно большую часть своего времени руководи-
тели тратят на коммуникации и на формирование системы коммуникаций в ор-
ганизации
27
.
Система коммуникаций организации — это работники организации, объ-
единенные взаимосвязанными и взаимообусловленными коммуникационными
потоками друг с другом и внешней средой в коммуникационный процесс по-
средством коммуникационных каналов
28
.
Коммуникации – это обмен информацией между людьми. Для того, чтобы
коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Без
25
Маслова В. М. Управление внутрикорпоративными коммуникациями в организации // Со-
временное общество и экономика. Пенза. 2015. С. 139.
26
Деловые коммуникации: Учебник / Папкова О. В. - М.:Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-
М, 2017. – С. 60.
27
Желудь П. Е. Внутренние и внешние коммуникации в коммерческой организации. - М.:
Инфра-М, 2014. - С. 102
28
Ломовцева А. Б., Трофимова Т. Б. Совершенствование коммуникационных процессов в
организации // Ученые записки Нижегородского института управления - филиала РАНХиГС.
Нижний Новгород, 2014. С. 33.
19
обмена информацией люди в организациях не могут вместе работать, формули-
ровать задачи и решать их. Понятие «коммуникация» характеризует отношения
между людьми, точнее их связи в процессе совместной деятельности. Комму-
никация и информация различные, но связанные между собой понятия. Комму-
никация включает в себя и то, что передается (информацию), и то, как это
«что» передается. Информация является лишь средством установления комму-
никаций. Однако информация в то же время является необходимым условием
коммуникаций
29
.
Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого ру-
ководители создают и развивают систему предоставления и передачи информа-
ции (необходимых сведений) большому количеству людей внутри организации
и за ее пределами
30
. Организационные коммуникации служат инструментом
обеспечения координации деятельности по всей вертикали и горизонтали, поз-
воляют получить всем участникам организационных процессов необходимую
для осуществления их деятельности информацию
31
.
В целом коммуникация рассматривается как процесс обмена информаци-
ей, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Представление
коммуникации как процесса, посредством которого некоторая идея передается
от источника к получателю с целью изменить поведение этого получателя, дает
возможность выделить цели коммуникаций. Они заключаются не только в
убеждении и контроле, но и в общении
32
.
Процесс эффективной коммуникации показан на рисунке 1.
Коммуникатор – это источник (отправитель), создатель сообщений. В его
качестве может выступать как человек, так и организация.
Сообщение – это информация, идея, ради которой и осуществляется ком-
29
Пашенцев Е. Коммуникационный менеджмент и стратегическая коммуникация. – М.:
Международный центр социально-политических исследований и консалтинга, 2012. – С. 35.
30
Деловые коммуникации / Кулагина Н. В. - М.: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2016.
– С. 102.
31
Анопченко Т., Болошин Г., Моисеенко Е., Маличенко И., Чернышев М., Чалова А. Комму-
никационный менеджмент. Этика и культура управления. – М.: Феникс, 2014. – С. 23.
32
Илющенко Ю. А., Ткачев А. А. К вопросу о роли коммуникации в системе управления ор-
ганизацией // Современные тенденции развития науки и технологий. 2015. № 4. С. 27.
20
муникация. Сообщение формируется с помощью символов и может быть пись-
менным, визуальным или устным
33
.
Канал – это путь физической передачи сообщения, средство, с помощью
которого оно предаётся. Каналы разделяются на каналы средств массовой ин-
формации и межличностные
34
.
Коммуникант – субъект или объект, которому передаётся сообщение. Ре-
зультаты коммуникаций – изменения, которые вызывают у коммуниканта при-
нятые сообщения. Они могут быть следующих видов: изменения в знаниях по-
лучателя; изменения установок получателя; изменения явного поведения ком-
муниканта.
Рисунок
1.
Коммуникационный процесс как система,
включающая обратную связь и помехи
Обратная связь – реакция получателя на сообщение источника. Учёт об-
ратной связи предполагает ориентацию на получателя, что особенно актуально
в системе маркетинга.
33
Аверин А. Н. Коммуникации субъектов и объектов управления персоналом в организации
// Коммуникология. 2014. Т. 7. № 5. С. 125.
34
Коммуникология: основы теории коммуникации / Шарков Ф. И. - М.:Дашков и К, 2017. –
С. 1886.
21
Коммуникационный процесс представляет собой процесс передачи сооб-
щения от отправителя к получателю по разным каналам при помощи различных
коммуникативных средств. Наличие обратной связи позволяет как отправителю,
так и получателю сообщения конструктивным образом корректировать цели,
задачи, действия в процессе коммуникации. То, каким образом получатель вос-
принимает сообщение, отправитель узнает с помощью механизма обратной свя-
зи, — именно обратная связь превращает коммуникацию в двусторонний про-
цесс обмена информацией
35
.
Цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание информации
(сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель.
Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:
1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправи-
тель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть
ее изложения
36
.
2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать
идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью вербальных и не-
вербальных символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу сим-
волов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным
каналом, необходимо использовать сочетание различных каналов
37
.
3. Передача информации – физическая передача конкретной информации.
4. Декодирование – на этом этапе осуществляется перевод мыслей отпра-
вителя в мысли получателя. При наличии обратной связи отправитель и полу-
чатель меняются местами
38
.
Иногда в процессе коммуникаций могут возникать «шумы», источниками
35
Маслова В. М. Управление внутрикорпоративными коммуникациями в организации // Со-
временное общество и экономика. Пенза. 2015. С. 140.
36
Пашенцев Е. Коммуникационный менеджмент и стратегическая коммуникация. – М.:
Международный центр социально-политических исследований и консалтинга, 2012. – С. 35.
37
Анопченко Т., Болошин Г., Моисеенко Е., Маличенко И., Чернышев М., Чалова А. Комму-
никационный менеджмент. Этика и культура управления. – М.: Феникс, 2014. – С. 24.
38
Илющенко Ю. А., Ткачев А. А. К вопросу о роли коммуникации в системе управления ор-
ганизацией // Современные тенденции развития науки и технологий. 2015. № 6. С. 29.
22
которых могут быть язык, различия в восприятии информации, различия в ста-
тусе.
Коммуникации могут осуществляться в виде монолога, диалога, обратной
связи как реакции на полученную информацию.
Выделяют следующие способы коммуникаций: разговорный (устный,
вербальный); письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления); невер-
бальный (тон речи, пауза, акцент внимания, телодвижения)
39
.
В организации складывается структура коммуникаций, которая, как пра-
вило, соответствует структуре организации (производственной структуре и
структуре управления). Связь между элементами коммуникационной структуры
осуществляется через коммуникационные каналы, по которым движутся ком-
муникативные потоки. Выделяют три типа организационных структур: откры-
тые, замкнутые и комбинированные
40
.
Система организационных коммуникаций включает в себя много их раз-
новидностей. Соотношение различных коммуникаций оказывают существенное
влияние на успешное решение организационных проблем.
Относительно конкретной организации можно говорить о внешней и
внутренней коммуникации
41
.
Внешняя коммуникация – это коммуникация с миром, находящимся за
пределами организации, это коммуникации между организацией и внешней
средой. Задача внешних коммуникаций – удовлетворить информационные по-
требности организации о внешнем окружении, наладить связи с государствен-
ными органами, общественностью, поставщиками, потребителями. С помощью
внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.
39
Ломовцева А. Б., Трофимова Т. Б. Совершенствование коммуникационных процессов в
организации // Ученые записки Нижегородского института управления - филиала РАНХиГС.
Нижний Новгород, 2014. С. 33.
40
Желудь П. Е. Внутренние и внешние коммуникации в коммерческой организации. - М.:
Инфра-М, 2014. - С. 102
41
Аверин А. Н. Коммуникации субъектов и объектов управления персоналом в организации
// Коммуникология. 2014. Т. 7. № 5. С. 125.
23
Внутренние или внутриорганизационные коммуникации между подраз-
делениями, внутри подразделений по уровням производства и управления,
(формальные коммуникации) межличностные коммуникации, неформальные
коммуникации. Внутренние коммуникации представляют собой часть произ-
водственно-хозяйственной, управленческой деятельности, через них осуществ-
ляется связь между подразделениями, их взаимодействие
42
. Коммуникации
внутри организации включают в себя информацию, инструктирование, обуче-
ние, диалоговые способы воздействия руководителей на подчиненных. Важ-
нейшая цель внутренней коммуникации в организации – создание среди со-
трудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организа-
ции
43
. С помощью коммуникации работники получают необходимые знания и
мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов
компании. Таким образом, хорошо сформированные внутренние коммуникации
– это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффек-
тивного внедрения и развития корпоративной политики
44
.
Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном и верти-
кальном направлениях. Внутриорганизационные коммуникации включают в
себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций, комму-
никации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненны-
ми, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внут-
риорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить по-
требности разных уровней принятия решений
45
.
Коммуникация в малой группе дает шанс участникам коммуникационно-
го процесса (и руководителю, и подчиненному) оперативно участвовать в ре-
шении стратегических и текущих задач организации: каждый участвует в об-
42
Безгласная Е. А. Инструменты эффективных внутренних коммуникаций // Региональное
развитие. 2015. №1 (5). С. 4.
43
Деловые коммуникации / Кривокора Е. И. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. – С. 33.
44
Пашенцев Е. Коммуникационный менеджмент и стратегическая коммуникация. – М.:
Международный центр социально-политических исследований и консалтинга, 2012. – С. 35.
45
Маслова В. М. Управление внутрикорпоративными коммуникациями в организации // Со-
временное общество и экономика. Пенза. 2015. С. 139.
24
суждении, каждый может быть услышан. Хорошие результаты дает эффект об-
ратной связи. Взаимодействие усложняется с ростом числа членов группы.
Межличностная коммуникация – коммуникация с другим человеком –
наиболее распространенный тип внутренних коммуникаций.
Неформальные коммуникации между неформальными группами могут
охватывать набор связей – от бытовых до производственных
46
. Основой этого
типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам нефор-
мального общения, которые можно назвать каналами распространения слухов.
По каналам слухов информация распространяется гораздо быстрее, чем по ка-
налам формального сообщения. Иногда руководители специально запускают
«слухи», чтобы проверить реакцию коллектива на возможные будущие реше-
ния (например, по кадровым изменениям или изменению порядка выплаты
премиальных)
47
.
Общественные или массовые коммуникации – процесс сообщения ин-
формации с помощью технических средств или средств массовой коммуника-
ции численно большим группам людей: печать, радио, кино, телевидение, ин-
тернет. Источник информации передает послание рассредоточенным аудитори-
ям. Ограничена возможность обратной связи
48
.
Формирование системы организационных коммуникаций процесс слож-
ный, так как при обмене информацией могут возникать множество препят-
ствий, которые называют барьерами. Коммуникационные барьеры обусловле-
ны: трудностями восприятия; семантическими барьерами (слова могут иметь
различное значение для разных людей); невербальными барьерами; плохой об-
ратной связью; несовершенством организационной структуры.
К коммуникационным барьерам относят:
46
Илющенко Ю. А., Ткачев А.А. К вопросу о роли коммуникации в системе управления ор-
ганизацией // Современные тенденции развития науки и технологий. 2015. № 6. С. 32.
47
Конецкая В. П. Социология коммуникации. — М.: Международный университет Бизнеса
и управления, 2014. — С. 148.
48
Аверин А. Н. Коммуникации субъектов и объектов управления персоналом в организации
// Коммуникология. 2014. Т. 7. № 5. С. 125.