55
рактеристика служебных и внутрикорпоративных коммуникаций представлена в
таблице 12.
Таблица 12
Характеристика внутрикорпоративных и служебных коммуникаций
Критерий
Внутрикорпоративные
коммуникации
Служебные коммуни-
кации
Форма коммуникации
Неформальны. Не под-
креплены приказами,
распоряжениями, дирек-
тивными указаниями.
Проходят в форме устной
беседы
Формальны. Основаны на
приказах, указаниях,
распоряжениях и пр. ди-
рективных указаниях
Основание
Потребности, мотивы,
интересы работников
Интересы и выгоды ком-
пании
Обязательность
Не обязательны
Обязательны.
Закреплены в должност-
ных инструкциях
Обратная связь
В большей части присут-
ствует и свидетельствует
об эффективности ком-
муникаций
Может отсутствовать
Содержание
Отражают корпоратив-
ную культуру
Передают служебную
информацию
Направленность
Поддерживают благо-
приятный социально-
психологический климат,
формируют лояльность
Направлены на развитие
профессиональных
навыков, обеспечивают
управляемость
Ориентация
Учитывают социальные,
психологические, куль-
турные особенности ра-
ботников компании
Направлены на работни-
ков определенных спе-
циальностей, должно-
стей. Учитывают функ-
циональные обязанности
Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуни-
каций определена линейно-функциональной системой управления в организа-
ции. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуни-
кации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими
потоками. Нельзя констатировать, что исходящие и восходящие потоки инфор-
мации в компании имеют равную значимость.
В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.
56
Выводы по главе 2
«ДОСААФ России» - это общественно-государственная оборонная орга-
низация, основными целями которой являются содействие укреплению оборо-
носпособности страны в организации и проведении военно-патриотического
воспитания граждан, развитии авиационных, технических и военно-
прикладных видов спорта, технического творчества молодежи, подготовка
граждан по военно-учетным специальностям, кадров массовых технических
профессий.
Проведенное исследование показало, что в целом кадровая работа в
«ДОСААФ России» г. Москвы позволяет постепенно формировать положи-
тельный имидж общественных оборонных организаций в глазах общества.
В то же время, оценка критериев эффективности кадровой работы в
«ДОСААФ России» г. Москвы выявила следующие недостатки:
1) «ДОСААФ России» г. Москвы полностью укомплектован кадрами
(критерий количественной укомплектованности соответствует нормативу), од-
нако, в процессе исследования было выявлено, что доля вакантных должностей,
замещаемых на основе назначения из кадрового резерва, составляет лишь 20 %.
Служащие отмечают привлечение кадров по знакомству, на основе личной пре-
данности;
2) оценка качественной укомплектованности кадрами выявила, что ква-
лификация и уровень образования 17 % служащих не соответствует требовани-
ям для качественного выполнения должностных обязанностей. Кроме того, в
«ДОСААФ России» г. Москвы результаты профильного образования почти не
учитываются при должностном росте служащих и малопригодны в профессио-
нальной деятельности. Таким образом, система обучения персонала требует со-
вершенствования;
3) по результатам оценки удовлетворенности служащих своей работой
выявлено, что основной проблемной зоной в удовлетворении материальных по-
требностей у служащих можно назвать финансовую составляющую их условий
57
труда. Почти половина служащих не довольны размером заработной платой и
предлагаемым социальным пакетом;
4) служащие достаточно скептически оценивают возможность карьерного
роста (40% считают такую возможность незначительной);
5) в «ДОСААФ России» г. Москвы имеют место барьеры в использовании
на практике результатов обучения как со стороны руководства, которое часто
не стремится использовать кадровый потенциал с учетом новых полученных в
ходе обучения знаний и навыков, так и со стороны самих служащих, которые
либо не считают нужным распространять в коллективе полученные в ходе обу-
чения знания, либо сталкиваются с отторжением новых принципов работы со
стороны коллег. Следует также отметить отсутствие налаженной системы ин-
формированности сотрудников о сроках, формах и месте прохождения ими по-
вышения квалификации;
6) в 2015-2017 гг. текучесть кадров увеличивается. Если в 2015 г. коэф-
фициент текучести кадров составлял 4,92 %, то в 2017 г. он увеличился до
6,45 %.
Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации.
Внутренняя коммуникационная структура «ДОСААФ России» г. Москвы яв-
ляется многоканальной. Отдел кадров связан со всеми другими подразделени-
ями организации.
Вместе с тем, следует отметить, что основной узел пересечения информа-
ционных потоков приходится на начальника отдела кадров. Здесь сосредоточена
входящая, промежуточная и исходящая информация, получаемая по различным
каналам. В результате часть информации не успевает обрабатываться, а значит
увеличиваются затраты времени на информационные операции (технические,
аналитические, творческие).
Информационные потоки в кадровой службе «ДОСААФ России» г.
Москва имеет ярко выраженный вертикальный характер, что усиливается ха-
рактеристиками существующей организационной структуры управления.
58
Основными проблемными зонами в организации внутренних коммуника-
ций «ДОСААФ России» г. Москвы являются:
1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения обязанно-
стей по ведению кадрового документооборота среди сотрудников кадровой
службы, зон их персональной ответственности.
2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового зако-
нодательства и законодательства в области документационного обеспечения
кадровой деятельности; недостаточный уровень владения специализированным
программным обеспечением.
3. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы и
других структурных подразделений. Из-за отсутствия формализованной систе-
мы внутренних коммуникаций между кадровой службой и другими структур-
ными подразделениями организации, предоставления руководителями струк-
турных подразделений необходимой информации и визирования проектов кад-
ровых документов с опозданием деятельность сотрудников кадровой службы
носит авральный характер, что регулярно приводит к их перегрузкам.
Еще одной проблемой компании является то, что в ней существуют
большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Мож-
но сделать вывод о том, что интересы работников зачастую не учитываются; в
результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень
конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффек-
тивны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития ком-
пании, ее позиционировании на рынке. Очевидно, что данная ситуация снижает
лояльность персонала и его мотивацию.
59
Глава 3. Совершенствование системы управления внутренними
коммуникациями службы управления персоналом регионального
отделения «ДОСААФ России» города Москвы
3.1. Пути совершенствования внутренних коммуникаций службы
управления персоналом регионального отделения «ДОСААФ России»
Проведенное исследование показало, что внутренние коммуникации
службы управления персоналом в «ДОСААФ России» г. Москвы должным об-
разом не оптимизированы.
Основными проблемными зонами в организации внутренних коммуника-
ций службы управления персоналом в «ДОСААФ России» г. Москвы являются:
1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения обязанно-
стей по ведению кадровой работы среди сотрудников кадровой службы, зон их
персональной ответственности.
2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового зако-
нодательства и законодательства в области документационного обеспечения
кадровой деятельности; недостаточный уровень владения специализированным
программным обеспечением.
3. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы и
других структурных подразделений «ДОСААФ России» г. Москвы. Из-за от-
сутствия формализованной системы внутренних коммуникаций между кадро-
вой службой и другими структурными подразделениями организации, предо-
ставления руководителями структурных подразделений необходимой инфор-
мации и визирования проектов кадровых документов с опозданием деятель-
ность сотрудников кадровой службы носит авральный характер, что регулярно
приводит к их перегрузкам.
В таблице 13 представлены также выявленные проблемы в организации
работы с документами.
60
Таблица 13
Проблемы в работе с кадровой документацией в «ДОСААФ России»
г. Москвы
Вид документов
Выявленные недостатки и нарушения
1. Распорядительные до-
кументы
Отсутствуют некоторые приказы о направле-
нии работников в командировку
Не всегда в Приказах о приеме на работу
указаны структурные подразделения
2. Документы, подтвер-
ждающие трудовую дея-
тельность
Не всегда указаны структурные подразделе-
ния
3. Информационно-
расчетные документы
Отсутствуют некоторые уведомления работ-
ников
Для устранения выявленных в процессе диагностики проблемных зон ре-
комендуется провести следующие мероприятия:
1. Разработать и ввести в действие новые должностные инструкции, от-
ражающие реальное и рациональное распределение обязанностей между со-
трудниками отдела кадров.
2. Формализовать взаимоотношения между отделом кадров и структур-
ными подразделениями «ДОСААФ России» г. Москвы в части запроса и предо-
ставления информации. Составить и утвердить перечень сведений и докумен-
тов, которые подразделения имеют право запрашивать у сотрудников отдела
кадров, установить сроки для подачи запроса и ответа на запрос.
3. Формализовать сроки, отведенные руководителям структурных под-
разделений для визирования приказов. Обязать руководителей структурных
подразделений осуществлять предоставление информации, необходимой для
оформления кадровой документации (по отпускам, увольнениям, переводам,
работе в выходные и праздничные дни, сверхурочной работе) заблаговременно.
Привлекать юридическую службу «ДОСААФ России» г. Москвы к разработке
проектов кадровых документов.
4. Организовать дополнительное обучение сотрудников отдела кадров
работе в программе кадрового документооборота. Организовать для сотрудни-
61
ков отдела кадров оперативную техническую поддержку по работе в программе
кадрового документооборота в режиме реального времени.
5. Организовать обучение сотрудников отдела кадров последним измене-
ниям в трудовом законодательстве и нормативной базе, регламентирующей
кадровый документооборот. В дальнейшем проводить такое обучение регуляр-
но.
В таблице 14 представлены мероприятия по устранению проблемных зон,
выявленных в ходе исследования внутренних коммуникаций службы управле-
ния персоналом в «ДОСААФ России» г. Москвы.
Таблица 14
Мероприятия по устранению проблемных зон, выявленных в ходе
диагностики внутренних коммуникаций службы управления персо-
налом «ДОСААФ России» г. Москвы
Мероприятие
Результат
Разработка новых должностных
инструкций сотрудников кадро-
вой службы
Закрепление зон персональной ответственно-
сти за сотрудниками кадровой службы
Обучение сотрудников кадровой
службы последним изменениям в
трудовом законодательстве и
нормативной базе, регламенти-
рующей кадровый документо-
оборот
Исключение ошибок в документах и отчетно-
сти, составляемых сотрудниками кадровой
службы
Составление графика регуляр-
ного повышения квалификации
сотрудников кадровой службы
Регулярное повышение профессионального
уровня сотрудников кадровой службы
Дополнительное обучение со-
трудников работе с программ-
ным обеспечением
Сокращение времени, затрачиваемого сотруд-
никами отдела кадров на оформление теку-
щей кадровой документации
Формализация взаимоотношений
между структурными подразде-
лениями завода в части запроса
и предоставления информации,
подписания и визирования кад-
ровой документации
Перевод сотрудников кадровой службы из ав-
рального режима в плановый. Ускорение сро-
ков оформления кадровой документации и пе-
редачи ее в другие подразделения. Освобож-
дение работников кадровой службы от рабо-
ты, не относящейся к ее компетенции
Реализация представленных мероприятий позволит повысить эффектив-
ность работы сотрудников отдела кадров «ДОСААФ России» г. Москвы за счет
исключения ошибок в документах, снижения затрат времени, ускорения сроков
оформления кадровой документации, освобождения работников кадровой
службы от работы, не относящейся к их компетенции.
62
Проведенное исследование показало, что кадровый документооборот в
«ДОСААФ России» г. Москвы автоматизирован; он ведется в электронной си-
стеме документооборота «1С: Бухгалтерия. Кадры».
В настоящее время рынок перенасыщен всевозможными программами
автоматизированного учета и требует перехода на новый уровень в кадровом
делопроизводстве. В связи с этим нами предлагается внедрение кадровой спра-
вочной системы «Система Кадры». Система дает полную базу разъяснений по
профессиональному ведению кадровой политики в организации.
Информационная «Система Кадры» содержит ответы на вопросы кадро-
вого учета и делопроизводства, правовую базу, формы и образцы документов,
профессиональные журналы и книги, что позволит специалисту по кадрам
«ДОСААФ России» г. Москвы сделать работу более эффективной и комфорт-
ной, а самое главное быстрой.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» состоит из систем:
система работы с кадрами; система отдела кадров; система учета кадров; си-
стема управления кадрами организации.
Компьютерная справочная система «Система Кадры», автоматизирован-
ная система управления кадрами, является идеальным решением для: руково-
дителя организации; руководителя отдела кадров; специалиста по кадрам; лю-
бого другого специалиста, работающего в системе управления кадрами органи-
зации.
Система управления работой с кадрами поможет:
– повысить качество управления персоналом в «ДОСААФ России» г.
Москвы
– оптимизировать кадровое делопроизводство в «ДОСААФ России» г.
Москвы;
– решить любые спорные кадровые вопросы;
– поднять квалификацию работников «ДОСААФ России» г. Москвы;
– сформировать грамотную систему кадровой политики.
63
Компьютерная справочная система «Система Кадры» доступна с любого
компьютера и не привязана к конкретному рабочему месту специалиста по кад-
рам.
Каждый день КСС «Система Кадры» предоставляет только актуальную
информацию, ежедневные обновления. Удобная навигация, легкий поиск ин-
формации, быстрый доступ к любым разделам справочной системы. Возмож-
ность задать вопрос и получить точный ответ. Возможность проконсультиро-
ваться по горячей линии по любому сложному кадровому вопросу.
В состав Компьютерной справочной системы «Система Кадры» входит:
1. Правовая база нормативных документов по кадровой политике.
2. Формы документов по вопросам кадрового учета и персоналу.
3. Справочник кадровика.
4. Ответы от экспертов на любые кадровые вопросы.
5. Мастера – интерактивный сервис, который подбирает решение и все
нужные документы по индивидуальной ситуации пользователя.
6. Видео-семинары от ведущих экспертов по трудовому законодатель-
ству.
7. Тренинги от известных специалистов в области управления персона-
лом.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» автоматизирует и
оптимизирует кадровое делопроизводство, позволяет:
1. Вести учет кандидатов на работу, вести учет как принятых, так и уво-
ленных работников, а также временно не работающих.
2. Представить организационную структуру «ДОСААФ России» г. Моск-
вы в виде иерархии.
3. Производить кадровый учет по основным кадровым операциям: прием,
увольнение, оформление отпуска, аттестации, командировки, обучение.
4. Вести учет рабочего времени работников.
5. Автоматизировать систему кадрового документооборота, при помощи
автоматизированного выведения Приказов, табелей.
64
6. Производить поиск информации по основным моментам.
7. Выстраивать кадровые отчеты.
Основными особенностями данной программы является ее простота,
наглядность, простая настройка, удобность, совместимость с программой
Microsoft Office. По данным CNews Analytics (февраль 2016 г.) Компьютерная
справочная система «Система Кадры» вошла в список лучших и наиболее вос-
требованных информационных систем управления персоналом в Российской
Федерации.
Внедрение данной программы позволяет: снизить расходы на управление
персоналом; оптимально применять профессиональные качества работников;
увеличить производительность труда работников; повысить качество обработки
кадровых документов; ведение кадровой документации на более высоком
уровне.
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Произведем расчеты стоимости внедрения Компьютерной справочной
системы «Система Кадры».
Таблица 15
Стоимость затрат на внедрение Компьютерной справочной системы
«Система Кадры» в «ДОСААФ России» г. Москвы
№
Наименование затрат
Сумма, руб.
1
Приобретение программного обеспечения КСС
«Система Кадры»
27000
2
Установка, ежемесячное сопровождение (обнов-
ление) программного обеспечения
3000
3
Годовая оплата
12000
ИТОГО
42000
В феврале-марте 2018 г. на предприятии проведена апробация данной си-
стемы.
Так как данная программа направлена совершенствование работы с кад-
ровой документацией и в конечном итоге на управление персоналом, то и соци-