44
Продолжение Таблицы 9
Функция планирования
Планирование
закупок
0,10
3
3
3
3
3
3
0,30
Планирование
затрат на
снабжение
0,10
4
4
4
3
3
3,60
0,36
ИТОГО
-
7
7
7
6
6
3,30
-
Функция контроля
Контроль
выполнения
договоров
поставки ТМЦ
0,05
4
4
4
4
4
4
0,20
Контроль
запасов
0,05
4
4
4
4
4
4
0,20
ИТОГО
-
8
8
8
8
8
4
-
ВСЕГО
1
40
38
40
39
37
-
3,42
Максимально возможный балл – 5. Фактический балл - 3,42, то есть
уровень системы закупок на 1,58 балла отличается от оптимального. Таким
образом, проведенный анализ выявил ряд недостатков в организации закупок на
предприятии:
1) организация закупок отличается от оптимальной; процесс поиска
поставщиков является бессистемным, критерии оценки поставщиков и
методика их оценки отсутствуют; регламент выставления претензий
поставщикам также отсутствует. Менеджер по закупкам выполняет свою работу
не эффективно. В то же время, в 2016-2018 гг. повышения его квалификации на
предприятии не проводилось;
2) планирование процесса закупок не эффективно; на предприятии
имеет место несоответствие фактических запасов нормативным (излишек
ТМЦ), что выводит из оборота денежные средства, замораживая их в запасах;
3) на предприятии имеют место срывы графиков обеспечения ТМЦ;
срывы договорных сроков с заказчиками причине отсутствия материалов;
отклонение от заказанной номенклатуры ТМЦ; отклонения от заказанных
объемов ТМЦ;
4) заработная плата не мотивирует менеджера к совершенствованию
процесса закупок: на ее величину не влияют такие показатели как дефицит или
45
излишек ТМЦ на складе, ритмичность поставок, рентабельность закупок.
5) оптимизация расходов на закупки на предприятии не проводится.
Выводы по главе 2
ООО «МаксЛевел» является динамично развивающимся коммерческим
предприятием, основным видом деятельности которого является производство
и продажа мебели.
Стратегия закупок в ООО «МаксЛевел» строится на принципах:
оперативности - осуществление процесса снабжения в зависимости
от изменения потребностей предприятия;
экономичности - минимальные затраты рабочего времени,
материальных и денежных средств на доставку товарно-материальных
ценностей;
технологичности - использование индивидуальной системы
снабжения с использованием различных средств.
Анализ процесса закупок в ООО «МаксЛевел» выявил следующее:
1. Фактическая оценка организации закупок оставила 3,59 балла, то есть
она на 1,41 балла отличается от оптимального уровня. Низкий уровень
выполнения функции организации закупок отмечается по следующим
направлениям:
организация поиска поставщиков – процесс поиска поставщиков
является бессистемным, критерии оценки поставщиков и методика их оценки
отсутствуют;
претензионная работа – регламент выставления претензий
поставщикам отсутствует.
Менеджер по закупкам выполняет свою работу не эффективно. В то же
время, в 2016-2018 гг. повышения его квалификации на предприятии не
проводилось.
2. В течение 2018 г. недопоставлено ТМЦ на сумму 6 400 тыс.руб. по
договорам, или 3,52 %. Значительная часть недопоставленных ТМЦ приходится
46
на ООО «ПАН-Фасад» - 1 200 тыс.руб., недопоставка на 5 000 тыс.руб.
распределена между прочими поставщиками. Кроме того, в 2018 г.
недопоставлено в срок ТМЦ на сумму 12 380 тыс.руб., причем 4 800 тыс.руб.
(38,77 %) приходится на ООО «ПАН-Фасад». Таким образом, поставщик ООО
«ПАН-Фасад» нарушает договоры поставки как по объемным показателям, так
и по установленным срокам.
3. В 2017 г. отмечается снижение затрат на снабжение по сравнению с
2016 г. на 20,64 %. В 2018 г., напротив, расходы на снабжение выросли на 27,72
% относительно 2016 г.
4. Оплата труда менеджера по закупкам является повременно-
премиальной, то есть менеджер получает оклад, зависящий от отработанного
времени, а также премию, размер которой определен фиксированным
значением процента к окладу (12 %).
Таким образом, заработная плата не мотивирует менеджера к
совершенствованию процесса закупок: на ее величину не влияют такие
показатели как дефицит или излишек ТМЦ на складе, ритмичность поставок,
рентабельность закупок.
5. Контроль процесса снабжения осуществляется начальником
производства. Ежемесячно менеджер по закупкам составляет и предоставляет
начальнику производства отчеты по выполнению договоров поставки ТМЦ, а
также по состоянию запасов.
Максимально возможный балл обобщающего критерия эффективности
стратегии закупок ООО «МаксЛевел» – 5. Фактический балл - 3,42, то есть
уровень системы закупок на 1,58 балла отличается от оптимального.
Таким образом, проведенный анализ выявил ряд недостатков в
организации закупок на предприятии:
1) организация закупок отличается от оптимальной; процесс поиска
поставщиков является бессистемным, критерии оценки поставщиков и
методика их оценки отсутствуют; регламент выставления претензий
поставщикам также отсутствует;
47
2) планирование процесса снабжения не эффективно; на предприятии
имеет место несоответствие фактических запасов нормативным (излишек
товаров), что выводит из оборота денежные средства, замораживая их в
запасах;
3) на предприятии имеют место срывы графиков обеспечения ТМЦ;
срывы сроков договоров по причине отсутствия материалов; отклонение от
заказанной номенклатуры ТМЦ; отклонения от заказанных объемов ТМЦ;
4) заработная плата не мотивирует менеджера к совершенствованию
процесса закупок: на ее величину не влияют такие показатели как дефицит или
излишек ТМЦ на складе, ритмичность поставок, рентабельность закупок.
5) оптимизация расходов на снабжение на предприятии не проводится.
Таким образом, стратегия закупок ООО «МаксЛевел» не является
эффективной, что свидетельствует о необходимости разработки мероприятий,
направленных на ее совершенствование.
48
Глава 3. Совершенствование закупочной деятельности
в ООО «МаксЛевел»
3.1. Предложения по совершенствованию закупочной деятельности
Проведенный во второй главе работы анализ позволяет разработать
мероприятия, направленные на формирование эффективной стратегии
закупочной деятельности в ООО «МаксЛевел».
Первое мероприятие касается автоматизации процесса планирования
закупок. Одной из главных особенностей мебельного производства является
наличие закупок большой номенклатуры материалов, сырья, полуфабрикатов,
фурнитуры, готовых изделий с разнообразными свойствами (вес, размеры,
материал, цвет, покрытия).
Таким образом, программа должна обладать каталогом,
предполагающим хранение большого числа наименований изделий с
множеством свойств, а также увеличение количества свойств в соответствии с
потребностями ООО «МаксЛевел».
Отличительной чертой мебельного бизнеса является использование
специализированного программного обеспечения автоматизированного
проектирования изделий (CAПP/CAD-систем), такого как «Базис-мебельщик»,
«КЗ-Мебель», «bCad». В этом случае эффективная автоматизация происходит
за счѐт интеграции систем учѐта и управления мебельным производством с
САПР-системами.
Особое внимание в мебельном бизнесе уделяется формированию заказа.
Здесь ключевыми критериями выбора программного обеспечения являются:
визуализация интерфейса, возможность выбора определѐнных опций для
формирования заказа, формирование плана производства производственного
задания по необходимости, отслеживание цепочки документации.
Постоянная активная работа с внешними и внутренними контрагентами
предприятия (покупателями, поставщиками, подотчетными лицами и
филиалами) подразумевает большой объѐм информации и рутинной, бумажной
работы.
49
Основываясь на перечисленных особенностях мебельного бизнеса ООО
«МаксЛевел» можно вывести перечень функциональных характеристик
программного обеспечения для составления обзора компьютерных программ,
используемых предприятиями по производству и продаже мебели (Таблица 10).
Таблица 10
Обзор функциональных характеристик ПО на платформе
«1С:Предприятие 8»
Критерии
характеристи
ки
ПО на платформе «1С: Предприятие 8»
«1С-Рарус:
Мебельное
предприятие»
«ПС: Управление
Мебельной
Фабрикой»
«ПС: Мебельное
Производство»
Каталог
номенклатуры
товаров
Многоуровневый
каталог, 4 категории
цен, учѐт в разных
валютах
Двухуровневый справочник
«Номенклатура» / «Варианты
исполнения», узкая параметризация
САПР/CAD-
система
Обмен данных с
программой «КЗ-
Мебель», также
возможно ведение
бухгалтерского учѐта
«1С: Бухгалтерия 7.7»
Загрузка
спецификаций в
развернутом,
подетальном
режиме
«Базис», «КЗ»,
«bCad», «Рrо100»,
также интеграция с
«1С:Бухгалтерия
8»
Формирование
заказа
Расширенные сведения
о заказе;
формирование: учѐт
оплат, счетов, счетов-
фактур, задании на
производство,
расходной накладной.
Предусмотрено «автопланирование»
(«автозапуск») «заказной» продукции
и полуфабрикатов в производство.
Планирование производства
«стандарта» осуществляется через
специальные интерактивные формы,
отражающие текущие запасы,
имеющуюся совокупную потребность и
уже заказанное на производстве
количество.
Работа с
контрагентами
Перечень всех
внутренних и внешних
контрагентов
предприятия содержится
в справочнике
«Контрагенты».
Данные, начиная с
адреса и заканчивая
произвольными
сведениями
Перечень всех внутренних и внешних
контрагентов предприятия содержится
в справочнике с подробными данными
взаимодействия и обязательств
Клиенты
Выписка счетов,
расходных накладных и
других необходимых
документов. Ведение
учета операций по
банку и кассе
Перечень всех внутренних и внешних
контрагентов предприятия содержится
в справочнике с подробными данными
взаимодействия и обязательств
50
Продолжение Таблицы 10
Ведение и
контроль
производствен
ных операции
Широкий спектр опций
от производственных
нарядов до норм
расходов материалов
Управление
«серийным»
производством и
«на заказ», вся
спецификация
мебельного
производства
Вся специфика
мебельного
производства
Рекомендуемо
е число
пользователей
Не указано
5-30
пользователей
До 5 пользователей
Цена
программы
без учѐта
установки
От 50 000 руб.
от 200 000 руб.
От 16 000 руб.
Дополнительная
лицензия на одно
рабочее место
4 000 руб.
Индивидуальн
ое обучение
от 2 800 руб./час
Не указано
Не указано
Подводя итоги характеристик, приведѐнных в таблице 10, можно
отметить, что программы «1С-Рарус: Мебельное предприятие» и «ПС:
Управление Мебельной Фабрикой» в большей степени подойдут крупным
производственным предприятиям, так как программы охватывают такие
объекты и структуры учѐта как: продажи, снабжение, управление
производством, финансы (бюджетирование, зарплата).
Однако «ПС: УМФ» в своей структуре охватывает вопросы логистики
(складской учѐт и весь спектр складских операций, «расширенный» складской
учѐт, «адресный» склад, управление доставкой), а так же автоматизацию
участков раскроя материалов.
«ПС: Мебельное Производство» является доступным и
функциональным решением для небольших мебельных компаний. Включает в
себя поддержку программ конструирования мебели, спецификации управления
бизнесом и ведения учѐта.
Рассматривая программное обеспечение фирмы «Базис-Центр» следует
уделить внимание продукту «Базис-Склад». Данная программа отлично
подойдѐт коммерческим посредникам, а так же будет полезна и в
производственных компаниях.
Данная оригинальная программа, учитывающая все тонкости работы
51
материального склада, позволяющая организовать строгий учет и контроль
материальных ценностей даже на очень интенсивно работающем производстве.
При использовании в составе системы «Базис» позволяет максимально
сблизить и оптимизировать работу отдела проектирования, отдела снабжения и
склада материалов и комплектующих. Это дает возможность бесперебойно
обеспечивать производство всеми необходимыми ресурсами.
Модуль «Базис-Склад» не подменяет собой автоматизированные
бухгалтерские системы, а дополняет их, наилучшим образом решая свой класс
задач, а именно: приход и расход товара, работа с заявками, управление
закупкам и выходной информацией. Большой выигрыш в оперативности и
точности работы дает применение штрих кодирования.
Штрих коды для товаров могут быть сформированы в модуле «Базис-
Бирка», а так же могут использоваться штрих кода поставщиков товаров.
Формирование состава документов сканером штрих кодов позволяет исключить
ошибки ввода связанные с человеческим фактором и существенно повысить
скорость работы.
Таким образом, для автоматизации закупок ООО «МаксЛевел», на наш
взгляд, целесообразно использовать программное обеспечение фирмы «Базис-
Центр». Проведем оценку рисков. Система рисков представлена в таблице 11.
Таблица 11
Система рисков автоматизации мебельного производства
Риск
Вероят-
ность
Источник
Возможности решения в
случае реализации
Риск
увеличения
затрат
Средняя
50%
Отсутствие четко
спроектированног
о плана и
нарушение
контрагентных
соглашений.
Применение штрафных
санкций.
Технологи-
ческий риск
Низкая 30%
Информационная
технология
Размещение заказа в
проведенной компании
Форс-
мажорный
риск
Средняя 50
%
Страховая фирма
Возмещение убытков в случае,
нанесенного ущерба.
По данным таблицы 11 видно, что в целом риски не являются высокими.
Самый большой риск может быть связан с потерей имущества в связи с форс-
52
мажорными обстоятельствами. Для снижения данного вида риска необходимо
страхование. Стоимость программы составляет 132 тыс. руб.
Второе мероприятие связано с повышением квалификации менеджера
по закупкам. Проведенное исследование показало, что организация закупок не
является оптимальной; процесс поиска поставщиков является бессистемным,
критерии оценки поставщиков и методика их оценки отсутствуют; регламент
выставления претензий поставщикам также отсутствует.
Менеджер по закупкам выполняет свою работу не эффективно. В то же
время, в 2016-2018 гг. повышения его квалификации на предприятии не
проводилось. В связи с этим предлагается провести обучение менеджера по
закупкам за счет организации.
При этом с работником заключается контракт на срок 1 год, что в свою
очередь является гарантией на возврат денежных средств. Moscow Business
School Leadership Energy проводит в сентябре 2019 г. семинар «Организация
закупочной деятельности предприятия». Программа семинара представлена в
таблице 12.
Таблица 12
Программа семинара «Организация закупочной деятельности
предприятия»
День
Направление обучения
Содержание
1
Менеджер по закупкам
и специфика закупочно-
снабженческой
деятельности
Варианты построения закупочно-
снабженческой деятельности компании.
Распределение ответственности
и обязанностей. Взаимоотношения отдела
закупок с другими подразделениями
компании (совместный разбор кейс
участников): финансовой службой,
бухгалтерией, транспортом, складом,
производством, отделом продаж.
Функциональные обязанности и возможные
компетенции менеджера по закупкам.
Централизация или децентрализация
закупочной деятельности. Преимущества
и недостатки. Возможности технологий
и современные тенденции. Выбор
оптимального подхода. Алгоритмы работы
отдела закупок. Варианты бизнес-
процессов в закупках. Автоматизация
бизнес-процессов в ПО. Плюсы и минусы
автоматизации закупок.
53
Продолжение Таблицы 12
1
Менеджер по закупкам
и специфика закупочно-
снабженческой
деятельности
Разработка и внедрение
автоматизированной системы управления
закупками. Создание и ведение
необходимых баз данных. Организация
учета и ведение заказов на поставки.
Эффективность бизнес-процессов
в закупочной деятельности. Влияние
эффективности на структуру издержек.
Влияние качества процессов на уровень
запаса.
Приоритеты в закупочной
деятельности
Определение потребности в закупаемых
ресурсах. Годовое планирование.
Формирование бюджета закупок.
Оптимизация процесса закупок
и минимизация затрат. Внутренние
документы компании, регламентирующие
закупочную деятельность. Специфика
закупок товаров на склад и под заказ.
Концепции «Управления
запасами». Обзор
Концепции Just-in-Time, Just-in-Sequence.
Классика управления запасами.
Нормирование запасов. Отличия подходов,
плюсы и минусы. План потребности
в товарах, как входные данные для
нормирования запасов. Практикум-кейс
в Excel «Классическая система управления
запасами».
2
Работа с поставщиками
Основные категории поставщиков.
Получение информации о поставщиках.
Основные критерии оценки поставщиков.
Методики выбора основных для компании
поставщиков. Составление рейтинга
поставщиков по их ценности для компании.
Договорная деятельность. Механизмы
контроля поставок. Стратегии построения
долгосрочных взаимоотношений
с поставщиками.
Цепь поставок и интересы
участников. Риски в цепях
поставок
Определение термина «узкое место».
Инструменты выявления проблемных
участков. Быстрое выявление проблемы.
Рассмотрение влияния стратегий
участников цепи на ее работу. Выявление
противоречий и общих интересов
участников цепи поставок. Классические
проблемы в цепях поставок. Инструменты
повышения эффективности в цепи
поставок. Индикаторы эффективности цепи
поставок. Примеры компаний,
добивающихся успехов в управлении
цепями поставок. Известные технологии
в управлении цепями поставок. Результаты
применения технологий.