14
1.2. Основные кадровые риски и методы защиты от них
Для того, чтобы выбрать методы защиты от кадровых рисков,
необходимо определить, какие они бывают. На Рисунке 2 представлена схема
кадровых рисков организации.
Рисунок 2. Кадровые риски организации
Выделяется три основных направления рисков: связанные с нехваткой
персонала, с потерей уже имеющегося персонала и с его ненадлежащим
качеством.
Для снижения уровня рисков необходимо работать с персоналом,
осуществлять контроль за ним на всех его стадиях взаимодействия с
компанией: от отбора вплоть до увольнения.
В этом процессе контроля крайне важно взаимодействие сотрудников
кадровой службы с сотрудниками службы безопасности организации.
Кадровики должны акцентировать внимание на профессиональные качества
сотрудников, а служба безопасности проверять правдивость сведений,
предоставляемых работниками, и выявлять наличие подозрительных связей
Кадровые риски
Недостаток
человеческих
ресурсов
Недостато
к
численнос
ти
персонала
Недостато
к
квалифика
ции
персонала
Утрата человеческих
ресурсов
Текучесть
персонала
Перемани
вание
персонала
конкурент
ами
Непроизводительное
расходование
человеческих ресурсов
Избыток
работник
ов
Изготовл
ение
брака
Низкоквал
ифициров
анный
труд
15
или злых умыслов в отношении имущества организации или компании в
целом
6
.
Важными функция управления персоналом организации
способствующими снижению кадровых рисков и кадровых угроз являются
отбор и приѐм, адаптация и сопровождение, увольнение. Рассмотрим
действия отдела кадров и службы безопасности на этапе реализации каждой
функции.
1. Отбор и наѐм персонала. Данный этап должен начинаться еще до
первой встречи с кандидатом. При получении запроса на трудоустройство,
или же при нахождении анкеты/резюме кандидата, сотрудники кадровой
службы должны найти максимальное количество информации о
потенциальном работнике. Для этого они могут воспользоваться
информацией из непосредственно резюме и, к примеру, социальных сетей.
Соцсети очень ярко отражают отношение к жизни, особенно это
касается активных пользователей интернета. Иногда, просто просмотрев
страничку "ВКонтакте" или "Одноклассниках", можно увидеть, как человек
относится с работе, семье, друзьям, какой ведѐт образ жизни.
В процессе изучения резюме важно обратит внимание на количество
рабочих мест, время пребывания в каждой организации, личные качества
кандидата, его знания и умения.
Далее идѐт непосредственно собеседование. На этом этапе сотрудник
кадровой службы должен быть максимально сосредоточен и включить свой
"сканер" для изучения кандидата. Внешний вид, язык тела, речь и поведение
человека во время собеседования даѐт большой объем информации
опытному кадровику.
На собеседование кандидат обычно предоставляет следующие
документы:
6
Кадрируем - интернет ресурс о взаимодействии сотрудников и организации. Режим доступа -
http://kadriruem.ru/proverka-kandidatov-pri-prieme-na-rabotu
16
резюме в двух экземплярах;
паспорт;
диплом об образовании с вкладышем;
дипломы о дополнительном образовании, сертификаты об окончании
курсов, удостоверения и т.п.
отзывы от работодателей о прохождении практики.
Сотрудник отдела кадров ознакомиться с этими данными, пока только
внешне оценить их подлинность. Но встречаются ситуации, когда
информация, указанная соискателем не совпадает с реальными документами
(стаж работы, даты приема/увольнения, причины увольнения). А сотрудники
кадровой службы, в свою очередь, не уделяют должного внимания этому
аспекту, бегло смотрят документы, не задают уточняющие вопросы, чем
создают потенциальную угрозу деятельности организации.
Также рекомендуется дать сотруднику заполнить анкеты для изучения
его персональных данных и данных его ближайших родственников. Согласие
на проверку указанных сведений следует включить в конец анкеты, чтобы не
составлять отдельное дополнительное письмо. Для организации
целесообразно использовать в процессе отбора кандидатов на вакантную
управленческую должность подробную (расширенную) анкету, а для
рядовых сотрудников возможно использовать более упрощенную форму
анкеты.
Помимо отдела кадров с данной информации также будет работать
служба безопасности компании
7
.
Можно выделить следующие уровни проверок кандидатов на вакансию
(Таблица1).
7
Лукаш Ю.А. Работа по подбору, оценке, и контролю персонала., ЮСТИЦ - Информ, 2015г.,230с.
17
Таблица 1
Уровни проверки соискателей на должность
Уровень
Описание
Когда
проводится
Поверхнос
тный
- информацию предоставляет сам кандидат во
время собеседования;
- кадровик рассматривает анкету, резюме
кандидата, оценивает подлинность позументов
визуально;
- результаты проверки получают быстро, а
ресурсы затрачиваются минимальные. Нет
гарантии, что документы или отдельные записи
в них не сфальсифицированы, также в
последствии могут всплыть негативные факты
из прошлого.
Поверхностная
проверка
проводится при
массовом
приеме и для
рядовых
сотрудников.
Средний
- информацию от кандидата и его документы
проверяют с использованием различных
источников, в том числе неофициальных.
- собираются сведения с предыдущего места
работы;
Средний
уровень
проверки
осуществляется
при приеме
менеджеров
среднего звена,
Средний
- проверяется подлинность документов, данных
в них (записи в трудовой книжке, подлинность
паспорта, документа об образовании и т.д.);
- сотрудник СБ может пригласить на повторное
собеседование, проводить анализ поведения.
сотрудников,
имеющих
доступ к
материальным
ценностям
Углубленн
ый
- служба безопасности собирает информацию о
финансовом положении соискателя, его
окружении, интересах, связях;
- сбор данных происходит в процессе
негласного наблюдения, при опросе соседей;
- тестирование на полиграфе;
- запрашивается информация об
административных, уголовных нарушениях из
правоохранительных органов.
Углубленный
уровень
необходим для
проверки
кандидатов
топ-
менеджеров,
руководителей
подразделений.
Таким образом, углубленный уровень проверки кандидата производится
при принятии на работу сотрудников на должности с материальной и
финансовой ответственностью, а также на руководящие посты. Чем больше
ответственность у сотрудника, тем более жестокий отбор и проверку он
будет проходить.
На этапе приѐма сотрудника он обязан предоставить следующие
документы:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
18
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор
заключается впервые или работник поступает на работу на условиях
совместительства;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
документы воинского учета - для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии
специальных знаний - при поступлении на работу, требующую
специальных знаний или специальной подготовки;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования либо о прекращении уголовного преследования по
реабилитирующим основаниям <...> при поступлении на работу,
связанную с деятельностью <...> не допускаются лица, имеющие или
имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся
уголовному преследованию;
справку о том, является или не является лицо подвергнутым
административному наказанию за потребление наркотических средств
или психотропных веществ без назначения врача либо новых
потенциально опасных психоактивных веществ <...> при поступлении
на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в
соответствии с федеральными законами не допускаются лица,
подвергнутые административному наказанию за потребление
наркотических средств или психотропных веществ без назначения
врача либо новых потенциально опасных психотропных веществ, до
окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым
административному наказанию
8
.
Поверку всех перечисленных документов на подлинность должна
осуществить служба безопасности. При недостоверности представленной
8
Трудовой кодекс Российской Федерации № 197-ФЗ от 30.12.2001 (в ред. от 11.10.2018). [Электронный
ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ ст. 65.
19
информации стоит задуматься о целесообразности приѐма на работу такого
сотрудника.
При положительном решении о приѐме кандидата на должность в
компании наступает стадия подписания трудового договора. Данный пункт
обязателен, и важно уделить ему достойное внимание. Никакие устные
договоренности не будут действительны при конфликтных ситуациях.
Только грамотно составленный договор обезопасит организацию от
финансовых, имущественных и информационных потерь.
Преимущества трудовой договор:
соблюдение работником правил внутреннего распорядка;
обязанности работника выполнять требования актов локального
характера, а также должностных инструкций
вмешательство и корректировка работодателя в трудовой процесс
работника;
возможности контроля над работником, наличие рычагов воздействия
на сотрудника.
Требования содержанию договора предусмотрены статьей 57 Трудового
Кодекса
9
.В трудовом договоре необходимо указывать:
наличие информации, идентифицирующей стороны — работника и
работодателя;
информацию о документах, которые подтверждают личность сторон;
сведения о представителе юридического лица, который подписывает
договор;
сведения о документе, на основании которого представитель
осуществляет свои полномочия;
место и время, когда заключается соглашение;
9
Трудовой кодекс Российской Федерации № 197-ФЗ от 30.12.2001 (в ред. от 11.10.2018). [Электронный
ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ ст. 57.
20
информацию о трудовой функции, которую работник обязан
выполнять, осуществляя свою трудовую деятельность (должность,
штатное расписание, специальность и т. д.);
время, когда работник обязан приступить к выполнению своей
трудовой функции;
условия, на которых происходит оплата труда работника;
режим работы;
определенные условия компенсации;
гарантии, которые работник будет получать в случае работы с
вредными веществами или выполнения опасных видов работ.
В трудовой договор, по достижению обоюдного согласия его сторон
могут быть включены и другие их права и обязанности, которые установлены
нормами трудового права и вытекают из условий существующего
коллективного договора, действующего на предприятии.
10
Любые изменения, дополнения, или корректировки договора, также
оформляются в письменной форме дополнительным соглашением к
основному договору.
При заключении трудового договора необходимо определить, какой
уровень доступа к информации получит нанимаемый. Особенно это вопрос
актуален для сотрудников высших звеньев управления, а также сотрудников
информационных и финансовых отделов.
Для того, чтобы обезопасить себя от утечки информации, следует
подписать соглашение о неразглашении информации, либо указать данный
пункт в самом договоре. Это необходимо, чтобы при ухода из компании
сотрудник не забрал с собой важную информацию к конкурентам : новые
разработки, базу клиентов, информацию о финансовом состоянии
организации и так далее.
10
Трудовой кодекс Российской Федерации № 197-ФЗ от 30.12.2001 (в ред. от 11.10.2018). [Электронный
ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ ст. 57.
21
В Приложении 1 представлен пример бессрочного трудового договора, в
пункт 5 "Права и обязанности работника" которого включено требование о
Не разглашении сведений организации, составляющих коммерческую тайну.
На основе Федерального закона "О коммерческой тайне»
11
составляется
Положение о коммерческой тайне (Приложение 2).
Чтобы снизить риски, связанные с персоналом организации, на стадии
приѐма на работу, сотрудник должен ознакомиться со всеми нормативными
актами организации, помимо Положения о коммерческой тайне:
Положение о структурном подразделении;
Должностная инструкция;
Положение о рабочем месте сотрудника;
Правила по охране труда и т.д.
После ознакомления, сотрудник должен поставить свою подпись, тем
самым он подтверждает, что знаем все правила и инструкции и при
конфликтных ситуациях "правда" будет на стороне работодателя
2. Адаптация и сопровождение.
После удачного прохождения собеседования и приѐма на работу,
сотрудника ожидает следующий этап - адаптация на новом месте.
Тут важно сразу "правильно настроить" сотрудника на работу а
компании: помочь ему максимально быстро проявить свои
профессиональные качества и прижиться в коллективе, почувствовать
корпоративный дух, привить любовь к своей работе и компании. На этапе
адаптации следует заложить зерно лояльности к компании, чтобы сотруднику
не хотелось покидать еѐ или совершать саботирующие действия по
отношению к ней.
Адаптация – это процесс активно приспособление человека к новой
среде, знакомство с деятельностью организации, особенностями
производства, включение в коммуникативные сети, знакомство с
11
Федеральный закон "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 N 98-ФЗ, [Электронный ресурс] – режим
доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_48699/
22
корпоративной культурой и изменение собственного поведения в
соответствии с требованиями новой среды
12
Адаптация персонала - это процесс, направленный на включение новых
сотрудников в существующий коллектив
13
. Она предполагает ознакомление
нового сотрудника с внутрикорпоративными правилами и нормами,
методами и технологиями работы, принятыми в компании, формирование
неформальных связей с сотрудниками организации.
На данном этапе перед сотрудниками кадровой службы стоят
следующие задачи:
сокращение текучести кадров;
минимизация сроков передачи дел новичкам, их включение в рабочий
процесс;
мотивация сотрудников на качественный производительный труд;
укрепление командного духа среди персонала;
формирование лояльности сотрудников к организации.
Ответственными за адаптацию сотрудников приятно считать отдел
кадров и руководителей подразделений, куда попадает новичок.
Система адаптации персонала и еѐ этапы представлены в Таблице 2.
В процессе адаптации сотрудника ему может быть назначен наставник
или куратор, если это принято в организации.
Период адаптации персонала необходим потому, что имеющиеся у
нового сотрудника знания, навыки и привычные методы работы всегда
отличаются от тех, что приняты в организации, и ему требуются обучение,
усвоение некоторого объема информации и вхождение в контекст работы
14
.
12
Базаров, Т. Ю. Управление персоналом : учебник - 14-е изд., стер. - М.: Академия, 2017. - 314с.
13 Кибанова А.Я., Управление персоналом организации : учебник.— 4-е изд., доп. и перераб. — М. :
ИНФРА-М, 2018. — 695 с.
14
Алавердов А. Р. Управление человеческими ресурсами организации: учебник, 3-е изд., перераб. и доп. –
М.: Университет «Синергия», 2017 – 681с.
23
Таблица2
Этапы адаптации персонала организации
Этап адаптации
Описание этапа
1. Подготовительный
- представление новичка остальному персоналу
предприятия;
- организация рабочего места;
- назначение куратора;
-оформление всех недостающих документов по
приѐм на работу;
-знакомство с историей компании, с еѐ структурой,
целями, продукцией и миссией;
- обозначение актуальных задач;
-изучение трудового регламента и норма
корпоративной культуры.
2. Обучение
- теоретическая подготовка нового сотрудника,
необходимая для работы;
- знакомство с должностными обязанностями,
требованиями.
3. Практические
задания
- включение нового сотрудника в рабочие процесс
сначала как наблюдателя, а после как
самостоятельного участника.
4. Итоги
испытательного
периода
- оценка деятельности сотрудника в течении
испытательного срока;
- определение его способностей, выделение
преимуществ и недостатков;
- принятие решения о дальнейшей судьбе
сотрудника.
Данный процесс помогает работодателю приглядеться к новому
сотруднику, понять насколько он подходит в профессиональном качестве,
выявить потенциальную угрозу в его поведении. Лучше заметить признаки
недобросовестного сотрудника ещѐ на этапе адаптации и расстаться с ним,
чем когда он уже будет обладать большим объемом важной информации.
Слишком затянувшийся период адаптации так же плох для компании
как и для сотрудника. Первая не может в полной мере использовать
появившейся ресурс, а второй постоянно находится в стрессе под
пристальным вниманием всего коллектива.
Период адаптации можно считать успешно пройденным по следующим
признакам:
работник справляется со всеми обязанностями и задачами;