85
необходимо знать количество обращающихся документов в анализируемый
период.
Период в течение которого проводится анализ, выбирается
предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении
документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних
документов предприятия.
Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет
определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают
документооборот. Количество документов, определенное в предыдущем виде
анализа, необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были
определены при формировании существующей модели документооборота на
предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде
таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их
сумме.
Выявление сезонности в объеме документооборота целесообразно
проводить в виде таблицы с разбивкой входящих, исходящих и внутренних
документов.
На третьем этапе анализа и оптимизации документооборота
предприятия ООО «Комус Р2» производится внутреннее проектирование
системы документооборота на предприятии на основе оптимизации
взаимосвязей между подразделениями: входящие, исходящие, внутренние.
Существуют две точки зрения, которые позволяют эффективно провести
анализ внутренних коммуникаций. Корпоративная идентичность определяется
свойствами индивида, личности. Здесь подразумевается наличие в компании
целостного, автономно мыслящего, самодостаточного корпоративного
организма, способного продуктивно и грамотно использовать каналы
внутренних коммуникаций.
Феномен корпоративной идентичности заключается в том, что точка
зрения на целостность компании изнутри совпадает с мнением сторонних
наблюдателей, в глазах которых компания выглядит как единый слаженный
86
механизм, который имеет характеристики, удовлетворяющие требованиям
постоянно меняющейся обстановки на рынке, тяготеет к преемственности и
придерживается последовательной корпоративной политики. Корпоративная
индивидуальность.
Данная характеристика является прямым отражением культуры
внутренних коммуникаций в компании, внутренних маркетинговых
коммуникаций и коммуникаций персонала. Она позволяет воспринимать
компанию в целом с точки зрения отстройки от конкурентов, то есть
демонстрирует свою индивидуальность и наличие уникальных
побудительных мотивов во внутренних коммуникациях компании, дает
возможность иметь свой собственный, уникальный стиль, имидж, политику
рекламных кампаний на рынке, положительный образ и репутацию как
организации в целом, так и ее руководителей в частности.
Случается так, что коммуникации не достигают поставленных целей
ввиду того, что маркетологи в планировании в допускают ряд промахов и не
учитывают следующие факторы: неприятие сотрудниками культуры
внутренних коммуникаций и языка общения; отсутствие времени ввиду
исполнения своих прямых обязанностей, что не позволяет акцентировать свое
внимание на понимании и принятии внутренних корпоративных
коммуникаций; традиционно устоявшееся мнение об информационном
давлении сверху без эффективного использования механизма обратной связи;
существенную перегрузку деловых информационных каналов во внутренней
коммуникации компании. Для исследования внутренних коммуникаций в
компании применяются методологии, разработанные в рамках социальных и
гуманитарных наук, которые включают тематические беседы, анкетирование
и опросы, работу с фокус-группами, тестирование и проведение бизнес-игр,
профессиональных викторин и др.
Среди персонала предприятия можно проводить целевое анкетирование
по телефонам, электронной почте, осуществлять всесторонние исследования
показателей фокус-групп и тем самым классифицировать оценку
87
эффективности внутренних коммуникаций компании, а также ее внутренних
маркетинговых коммуникаций. Методы регрессивно-корреляционного
анализа позволяют установить закономерности в поведении сотрудников
компании и влиянии на него внутренних корпоративных коммуникаций.
Общие этапы становления и развития внутренних коммуникаций на
предприятии можно установить, подвергнув анализу все технологические
процессы, влияющие на процессы развития каналов внутренней
коммуникации:
целесообразно использовать весь инструментарий управления
внутренними коммуникациями, который бы наглядно иллюстрировал тип
предприятия;
разработать и внедрить положения и стандарты внутренних
коммуникаций. Ознакомить с ними персонал;
в сегменте внутренних коммуникаций персонала формировать у
сотрудников понятия преимущества и достоинства коммуникационного
взаимодействия;
осуществлять анализ и подвергать оценке процессы внутренних
коммуникаций с целью своевременного выявления и оперативного решения
возникающих проблем.
Развитие внутренних коммуникаций в компании возможно с
применением одной из технологий.
Для эволюции внутренних корпоративных коммуникаций следует
развивать три основных элемента, которые составляют основу любого рода
коммуникаций:
человеческие ресурсы (количество сотрудников, модели их поведения и
мотиваций);
производственные и коммуникационные процессы (схема работы и
цикличность);
88
технологии внутренних коммуникаций (определенные
коммуникационные каналы, способы принятия решений и постановки задач,
формы внутренних связей персонала).
По завершении анализа всех трех категорий, по которым можно
определить характеристики внутренних коммуникаций, следует обратиться к
пунктам их совершенствования.
Так выглядят три ключевых пункта реализации данного этапа.
1. Раскачка внутренних корпоративных коммуникаций и работа с персоналом.
Задачи:
- из общего числа персонала выявить сотрудника, который на
добровольной основе и ввиду личной заинтересованности был бы готов
работать с внутренними коммуникациями;
- определить формального или неформального лидера в коллективе,
разъяснить ему перспективные факторы развития процессов внутренней
коммуникации предприятия и стимулировать его поддержку данной идеи;
- произвести всесторонний мониторинг и отобрать несколько
инструментов, с помощью которых можно эффективно управлять потоками
информационных связей во внутренних корпоративных коммуникациях;
- иллюстрировать личным примером всю выгоду от использования
отобранных каналов коммуникации. Поощрять инициативные действия
сотрудников, стремящихся совершенствовать внутренние коммуникации,
акцентировать значения достижений, полученных в результате эффективного
использования внутренних коммуникаций на предприятии;
- повышать в сознании сотрудников значение эффективного процесса
внутренних коммуникаций. Первостепенная задача начального периода для
развития мотивационных процессов во внутренней коммуникации персонала
состоит в том, чтобы отладить управление трафиком передачи информации в
компании. Когда в ходе первого этапа прослеживается планомерное
увеличение коммуникационного потока информационных сообщений во всех
его проявлениях, а персонал, привыкший апеллировать к устаревшим методам
89
сообщений, уже не справляется с потоками получаемых сведений, данный
этап можно считать завершенным и осуществлять переход к следующему.
2. Совершенствование: совершенствование процесса внутренних
коммуникаций путем развития элементов «процессы» и «технологии».
На данном этапе следует:
- обозначить перечень проблем и обсудить пути их преодоления с
сотрудниками компании;
- определить инструменты и технологии, которые будут способствовать
решению проблем во разработать установочные документы, которые позволят
развивать у сотрудников компании понимание и расширять уровень знаний в
области использования.
На втором этапе необходимо закрепить все результаты, которые были
достигнуты в период реализации предыдущего этапа. Это достигается
посредством внедрения стандартов внутренних коммуникаций в компании.
Если данный этап характеризуется тем, что персонал предприятия успешно
справляется с информационными потоками, то результат второго этапа можно
считать достигнутым и перемещаться в сторону третьего.
2. Трансляция всех удачных достижений в процессе внутренней коммуникации
на предприятии на штатные структуры предприятия. Третий этап становления
и развития внутренних коммуникаций в копании характеризуется передачей
положительного опыта всем подразделениям и структурам предприятия. Его
особенность состоит в необходимости выявить в каждом структурном
подразделении небольшие группы сотрудников, которые были бы
заинтересованы и явились проводниками форм и методов работы внутренних
коммуникаций на предприятии.
Данная технология развития внутренних коммуникаций предполагает
проведение комплекса мероприятий.
- Техническая база. Представляет собой набор инструментария для
управления внутренними коммуникациями, который регулирует скорость
90
движения информационных потоков и соответствует нормам и требованиям
информационной безопасности.
- Нормативная база. Правовая основа, которая управляет процессами
внутренних коммуникаций компании, качеством контента и бесперебойной
обратной связью.
- Создание внутрикорпоративных информационных источников.
Предполагает создание в компании номинальных и вербальных носителей
информации, к которым относятся корпоративные средства массовой
информации, билборды, доски объявлений, совещания, собрания, планерки и
др.
- Формирование корпоративной культуры. Проведение в жизнь норм и
правил культуры внутренних корпоративных коммуникаций, активизация
каналов обратной связи и всевозможных мероприятий корпоративного
характера.
- Формирование положительного имиджа организации в глазах
сотрудников. Доведение до сотрудников информации, связанной с
достижениями компании, ее структурных подразделений на рынке,
основными стратегическими направлениями развития. Всесторонняя работа
по искоренению вредоносных слухов и домыслов внутри организации. –
- Привлечение и удержание талантов. Комплекс мероприятий,
проводимых с персоналом компании в рамках внутренних корпоративных
коммуникаций с целью удержания наиболее перспективных и талантливых
работников. В этом ключе огромное значение несет в себе информация о
вакансиях и ротации кадров, развитии новых перспективных проектов, а
также о стимулировании сотрудников к праздникам и значимым
корпоративным событиям.
- Корпоративная база данных. Представляет собой виртуальную
электронную или реальную библиотеку, хранилище информации, в котором
концентрируются и размещаются в каталоги весь накопленный
корпоративный опыт, материалы по профессиональному обучению и
91
повышению квалификации, профессиональные и отраслевые форумы. Оценка
эффективности внутренних коммуникаций. Завершающее мероприятие в
области развития каналов внутренних коммуникаций.
- Оценка эффективности коммуникационных процессов дает
возможность своевременно находить сбои в информационных потоках,
локализовать их и совершенствовать бесперебойную работу внутренних
коммуникаций.
Эффективно построенная система коммуникаций ведет к организации
единого информационного пространства, объединению и обеспечению
сохранности информации и повышению эффективности системы управления
предприятием.
Результативность рекомендаций по совершенствованию
коммуникационных процессов на промышленных предприятиях дана на
основе показателя экономического эффекта, рассчитываемого как сумма
эффектов от каждого мероприятия за минусом затрат на осуществление всех
мероприятий. Экономический эффект от внедрения предложенных
мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов составил
1,977 млн. руб. в год, коэффициент эффективности – 0,95, срок окупаемости
затрат – 1,06 года.
92
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. https://www.komus.ru/
2. Аболина, Н.С. Формирование коммуникативной компетенции в процессе
профессионального обучения [Текст] / Н.С. Аболина // Образование и наука. –
2012. – № 9. – С. 138 – 157.
3. Адамьянц, Т.З. Понимание и взаимопонимание как определяющий фактор
построения конструктивного взаимодействия [Текст] / Т.З. Адамьянц // Мир
психологии. – 2011. – № 2. – С. 214 – 222.
4. Аймаутова, Н.Е. Психологическое обеспечение взаимодействия социолога с
заказчиком [Текст] / Н.Е. Аймаутова // Известия Саратовского университета. –
2010. – № 3. – С. 7 – 15.
5. Акулич, М.М. Проблема управления согласием [Текст] / М.М. Акулич //
Вестник Российского университета дружбы народов. Сер. Социология. – 2002.
– № 1. – С. 146 – 152.
6. Амирова, Г.Г. Организационно-деятельностные игры в условиях
коллективной учебной деятельности как средство формирования
межличностного взаимодействия [Текст] / Г.Г. Амирова // Вестник Казанского
технологического университета. – 2010. – № 3. – С. 407 – 414.
7. Балдина, М.Ю. О взаимосвязи понятий компетенция, компетентность,
коммуникативная компетентность [Текст] / М.Ю. Балдина // Научно-
методический электронный журнал концепт. – 2014. – № 25. – С. 11 – 15.
8. Берлим, Л.И. Управленческая компетентность менеджера образования [Текст]
/ Л.И. Берлим // Известия Российского государственного педагогического
университета им. А.И. Герцена. – 2007. – № 53. – С. 276 – 281.
9. Бобкова, Н.Д. Возможности мобильного профессионального образования в
решении задач подготовки специалистов молодежной сферы в России [Текст]
/ Н.Д. Бобкова // Сибирский педагогический журнал. – 2009. – № 10. – С. 353 –
358.
93
10. Бондарева, Е.В. Профессиональная компетентность специалиста в условиях
становления информационного общества [Текст] / Е.В. Бондарева // Вестник
Волгоградского государственного университета. Сер. 6. Университетское
образование. – 2003. – № 6. – С. 44 – 48.
11. Бузунов, А.М. Технология принципиальных переговоров, как эффективный
способ разрешения конфликтов [Текст] / А.М. Бузунов // Учебные записки
университета им. П.Ф. Лесгафта. – 2011. – № 6. – С. 16 – 19.
12. Бурцева, Л.К. Коммуникативная компетентность в структуре общей
профессиональной компетентности [Текст] / Л.К. Бурцева // Совет ректоров. –
2010. – № 3. – С. 51 – 55.
13. Бычкова, С.М. Этические конфликты как фактор риска недобросовестных
действий [Текст] / С.М. Бычкова // Этап: экономическая теория, анализ,
практика. – 2010. – № 2. – С. 124 – 133.
14. Вахрушев, А.А. Приемы актуализации языковой толерантности [Текст] / А.А.
Вахрушев // Вестник Московского государственного областного
университета. Сер. Лингвистика. – 2010. – № 4. – С. 9 – 13.
15. Гасенко, Е.В. Критерии развития инновационного потенциала персонала
наукоемкого предприятия [Текст] / Е.В. Гасенко // Вестник Томского
государственного университета. Экономика. – 2012. – № 2. – С. 44 – 49.
16. Гейхман, Л.К. Коммуникативная компетентность профессионала [Текст] / Л.К.
Гейхман // Профессиональное образование. Столица. – 2006. – № 3. – С. 28 –
29.
17. Герасимова, Н.И. Деловая игра как интерактивный метод обучения речевой
деятельности [Текст] / Н.И. Герасимова // Среднее профессиональное
образование. – 2011. – № 1. – С. 24 – 25.
18. Деккушева, А.Д. Особенности межгруппового конфликта [Текст] / А.Д.
Деккушева // Научные проблемы гуманитарных исследований. – 2010. – № 4. –
С. 192 – 196.
94
19. Деккушева, А.Д. Факторы конфликта и их характеристика [Текст] / А.Д.
Деккушева // Научные проблемы гуманитарных исследований. – 2010. – № 3. –
С. 217 – 223.
20. Демина, И.Н. Место и роль коммуникации в бизнес-процессах [Текст] / И.Н.
Демина // Известия Иркутской государственной экономической академии. –
2012. – № 2. – С. 202 – 206.
21. Дмитриев, М.Е. Особенности обучения персонала организации [Текст] / М.Е.
Дмитриев // Вестник Казанского технологического университета. – 2012. – №
15. – С. 300 – 303.
22. Дрокина, С.В. Степень разработанности проблемы формирования культуры
общения студентов вузов [Текст] / С.В. Дрокина // Вектор науки
Тольяттинского государственного университета. // 2011. – № 3. – С. 316 – 320.
23. Еремеев, М.А. Критерии оценки экономического поведения [Текст] / М.А.
Ереммев // Вестник Поволжской академии государственной службы. – 2007. –
№ 12. – С. 112 – 117.
24. Захарова, Е.В. Тенденции развития внутрифирменного обучения персонала
на предприятии индустрии гостеприимства и туризма [Текст] / Е.В. Захарова //
Научный вестник МГИИТ. – 2009. – № 2. – С. 40 – 48.
25. Звездин, В.Я. Конкурентоспособность будущего специалиста в условиях
рынка труда [Текст] / В.Я. Звездин // Вестник Пермского университета.
Философия. Психология. Социология. – 2010. – № 2. – С 145 – 154.
26. Зорин, А.И. Взаимосвязь понятий «квалификация» и «компетенция» в
профессиональном образовании [Текст] / А.И. Зорин // Среднее
профессиональное образование. // 2010. – № 12. – С 7 – 9.
27. Зуева, Л.Ю. Личностные профессионально важные качества как основа
профессиональной компетентности дознователя [Текст] / Л.Ю. Зуева //
Психопедагогика в правоохранительных органах. – 2009. – №1. – С. 17 – 19.
28. Ильязова. М.Д. О структуре компетентности будущего специалиста [Текст] /
М.Д. Ильязова // Знание. Понимание. Умение. – 2008. – № 1. – С 67 – 71.