39
Для обеспечения защиты информации в СЭД использование криптограгических
алгоритмов дает возможность выйтй на рынок систем высокого качества, отвечающим
требованиям информационной безопасности и развитию автоматизации
документооборота в Армении.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Наиболее востребованной считается система «ДЕЛО». Система «ДЕЛО» -
включает полный набор инструментов для полного управления документооборотом,
решает задачи регистрации входящей и исходящей корреспонденции, перевод
документов в электронный вид, быстрый поиск, контроль исполнения поручений,
подготовка проектов документов, построение сложных маршрутов движения
документов под различные бизнес-процессы, единая рабочая среда для удаленного
доступа, электронное взаимодействие с организациями, соответствие
законодательным и нормативно-методическим требованиям, автоматизация
государственных услуг и обращений граждан и т.д..
Преимуществми системы «ДЕЛО» авляются:
- Интуитивный и понятный интерфейс;
- Разработка (внедрение) силами высококвалифицированных специалистов;
- Поддержка смешанного документооборота;
- Быстродействие, низкие требования к ресурсам;
- Неограниченная масштабируемость;
- Полный цикл работы с документами;
Интеграция с Республиканскими информационными системами (МЭДО,
ЕПГУ, СМЭВ, АС «Обращения Граждан»).
Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной
информации. Это описание состава входных документов и справочников,
соответствующих им экранных форм размещения данных и структуры файлов. При
этом следует уделять внимание следующим вопросам:
41
документов в папках; назначение прав доступа к документам; история работы с
документами; полнотекстовый поиск документов и атрибутивной.
Управление взаимоотношениями с клиентами. Ведение единой базы данных
организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, телефонных переговоров и
переписки с клиентами; поддержки в соответствии с регулируемыми этапов продаж
процесса; планирование маркетинговой деятельности; анализ эффективности
продаж и маркетинговых мероприятий.
Преимущества системы DIRECTUM
- Ориентация на повышение эффективности работы в целом.
- Развитое управление контентом с полноценной поддержкой
жизненного цикла, преобразованием и хранением документов в различных
форматах.
- Наличие средства системы DIRECTUM, упрощающего идентификацию
и поиск бумажных документов.
- Расширенная функциональность системы DIRECTUM, благодаря
наличию модулей Управление договорами, Управление совещаниями и
Управление взаимодействием с клиентами.
- Наличие крупных проектов внедрения федерального и международного
уровня.
- Высокая масштабируемость системы, которая обеспечивает работу
десятков тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
Недостатки системы DIRECTUM
- Зависимость от платформ Microsoft
- Использование собственного языка программирования ISBL.
3. «1С:Документооборот»
«1С:Документооборот» современная ECM-система с широким набором
возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой
сотрудников.
«1С:Документооборот» - проверенные методики и практики, которые помогут
организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения
задач, наладить процессы, регламентировать управленческую деятельность,
42
повысить ее эффективность. На рисунке 1.18 представлены преимущества системы
1С:Документооборот.
Преимущества
Оптимальное
соотношение цена-
качество
« ■ I
Методическая и
информационная
поддержка
Современная
платформа
"1C:Предприятие"
Соответствие
национальным
стандартам
Безопасность и
гибкая настройка
прав доступа
Бесплатное
мобильное
приложение
Рисунок №1.18. Преимущества системы 1С.Документооборот
«1С:Предприятие»
1 Открытый код Код конфигурации открыт и можно изменить
на внедрении.
2
Большое число технических
специалистов, владеющих
платформой и конфигурацией
"1С:Предприятие" - самая распространенная
платформа для автоматизации бизнес-задач.
3 Современный эргономичный
интерфейс
Большое внимание уделено скорости работы,
простоте освоения, наглядности, удобству.
4
Интеграционные
возможности
Платформа предоставляет большое число
механизмов для интеграции
"1С:Документооборот" с другими
конфигурациями и программами: веб-
сервиссы, планы обмена, правила обмена,
COM, электронная почта, REST API, ODBC.
5
Развитая экосистема "1С"
Тематические форумы, конференции,
вебинары, тренинги - формируют активную
экосистему "1С", в которой развиваются
специалисты.
6
Обработка данных на
различных языках (Unicode)
Программа поддерживает Unicode и
предусматривает 15 встроенных языков
интерфейса.
43
4.ЭЛАР Саперион 7.5
На ЭЛАР Саперион 7.5 реализуется многоуровневая сервис-ориентированная
архитектура. Выделяют 4 основных уровня: пользовательские интерфейсы; внешние
интерфейсы; бизнес-логика; основной сервер JCS (Java Core Server).
Рисунок №1.20. ЭЛАР Саперион 7.5
Широкие возможности интеграции ELAR Saperion 7.5 реализуется с помощью
COM.API, веб-сервисы, Java API. Эти интерфейсы позволяют системе
интегрировать практически с любыми сторонними приложениями для реализации
конкретных нестандартных вариантов взаимодействия (см Рисунок 1.19).
Системы, основанные на ЭЛАР Saperion не имеют ограничений по числу
первичных серверов, позволяют реализовать распределенную конфигурацию
многосерверную для высокой производительности работы с требуемым уровнем
нагрузки.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задач
Разработка систем автоматизации документооборота специалистами
осуществляется с помощью следующих этапов:
1.Определение типа автоматизированной системы;
2.Разработка технического задания, определение дополнительных функций и
возможностей;
3.Определение пользовательского уровня системы организации компьютером;
44
4. Разработка дизайна, координации;
5. Сборка программы, в соответствии с техническим заданием и внешнему
оформлению;
6. Тестирование и внедрение системы автоматизации документооборота;
Существует четыре варианта стратегии автоматизации:
1. хаотичная стратегии автоматизации - состоит из множества автоматизированных
участков не связанных друг с другом и определяется оперативными задачами.
2. по участкам стратегии автоматизации - процесс автоматизации отдельных
функциональных областей.
3. по направлениям стратегии автоматизации - предполагает участие всех
функциональных подразделений, деятельность которых связана с тенденцией
автоматизации.
4. полная стратегии автоматизации - предполагает автоматизацию абсолютно всех
бизнес-процессов.
На сегодняшний день электронный документооборот - одно из основных
средств повышения эффективности управления. Автоматизация документооборота
стало не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а
необходимостью. Внедрение систем электронного документооборота поможет
организации избавиться от недостатков бумажного документооборота и
автоматизировать бизнес-процессы, которые происходят в организации.
ООО «АРМОБИЛ» это небольшая организация, но имеет достаточно высокие
темпы развития. Потому наиболее подходящей стратегией для использования
выбрана вторая модель автоматизации, т.е. автоматизации по участкам с
возможностью расширения системы для автоматизации по направлению.
Разработка и внедрение автоматизированной системы документооборота в
ООО «АРМОБИЛ» будет осуществляться следующим образом:
1. Предварительный аудит.
2. Компания-разработчик и Заказчик проводят предварительное исследование
автоматизируемого участка.
3. Выбор оптимальных решений.
На втором этапе Заказчик и Разработчик совместно выбирают наиболее
эффективный вариант осуществления системы автоматизации документооборота.
45
4. Разработка технического задания.
Подготовка детального технического задания, формулирование и
документирование всех необходимых задач.
5. Кодирование.
Написание кода продукта в соответствии с текстом технического задания.
Отладка программы.
6. Тестирование.
Проверка работоспособности программы на платформе «1С:Предприятие
8.2». Выявленные ошибки отправляются Разработчику на доработку.
7. Сдача проекта.
Демонстрация Заказчику возможностей, которые описаны в техническом
задании.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существуют различные варианты разработки и внедрения
автоматизированных систем документооборота в организации. К ним относятся:
■ Разработка системы собственными ресурсами: позволяет масштабировать и
изменять систему в любой момент, но требует внушительных затрат на разработку
и поддержку. Для такой маленькой компании, как ООО «АРМОБИЛ», это может
быть невыгодно с экономической точки зрения.
■ Использование стороннего разработчика позволяет создать гибкую систему
управления документооборотом организации, но затрата на разработку и поддержку
намного превышает использование прототипов или готовой системы.
■ Использование прототипов - довольно-таки гибкий вариант, но в настоящее
время системы управления тестированием не очень распространены.
■ Приобретение готовой системы позволяет сэкономить средства на
разработку.
Из всех предложенных вариантов принято разработку собственного АРМ
специалиста по тестированию, ввиду экономической и технической
целесообразности использования продукта.
46
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Создание информационного обеспечения - обязательное условие построения
и функционирования автоматизированных рабочих мест.
Обоснование проектных решений по информационному решению включает:
- обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода
их построения;
- обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода
переменной и форм для вывода на экран результатной информации;
- обоснование способа организации информационой базы: как совокупности
локалных файлов, определение состава файлов, обоснование методов логической
организации файлов и баз данных;
- обоснование состава и способов организации файлов с результатной и
промежуточной информацией.
Формы ввода данных должны быть реализованы в удобном (для пользователя)
виде и позволять изменять любые хранимые данные.
Предпочтительно использовать отдельные формы для заполнения различных
таблиц, но надо учитывтаь, что основные функции программного продукта должны
выполняться в главном окне без проблем с работой. Программный продукт должен
быть максимально эргономичным и занимать меньше пространства.
Автоматизация документооборота стало необходимостью. Бумажный
документооборот имеет свои недостатки: медленный поиск нужного документа,
сложность контроля исполнения документа, отслеживания движения документа на
этапах его жизненного цикла, сложность получения отчета о работе с документами,
длительность согласования документов и т.д. Внедрение систем электронного
документооборота поможет организации избавиться от недостатков бумажного
документооборота и автоматизировать бизнес-процессы, которые происходят в
организации.
Ввод условно-постоянной первичной информации осуществляется на
отдельных формах.
47
Для реализации программного продукта создается база данных для хранения
необходимой информации, что позволит занимать меньше места на жестком диске,
структурировать информацию и т.д.
База данных представляет собой программное обеспечение, которое
используется для создания и работы с базами данных. Главная функция СУБД - это
управление данными (которые могут быть как во внешней, так и в оперативной
памяти). СУБД обязательно поддерживает языки баз данных, а также отвечает за
копирование и восстановление данных после каких-либо сбоев.
По размещнию СУБД, их можно разделить на локальные - вся СУБД
размещается на одном компьютере, и распределенные - части системы управления
базами данных находятся на нескольких компьютерах.
Помимо основной своей функции - хранения и систематизации огромного
количества информации - СУБД позволяют быстро обрабатывать клиентские
запросы и выдавать свежую и актуальную информацию.
СУБД можно классифицировать по следующим признакам:
■ модель данных,
■ тип программного обеспечения;
■ характер использования.
Большинство СУБД, применяемых на практике, используют одну из трех
моделей данных: реляционную, иерархическую или сетевую.
Реляционные и объектно-реляционные СУБД являются одними из самых
распространенных систем. Они представляют собой таблицы, у которых каждый
столбец (который называется “field” или «поле») упорядочен и имеет определенное
уникальное название. Последовательность строк (их называют “records” или
«записи») определяется последовательностью ввода информации в таблицу. При
этом обрабатывание столбцов и строк может происходить в любом порядке.
Таблицы с данными связаны между собой специальными отношениями, благодаря
чему с данными из разных таблиц можно работать - к примеру, объединять их - при
помощи одного запроса.
Для управления реляционными базами данных применяется особый язык
программирования - SQL. Сокращение расшифровывается как “Structured query
language”, в переводе на русский «язык структурированных запросов».
48
Иерархическая модель строится по принципу иерархии типов объектов, то
есть один тип объекта является главным, а остальные, которые находятся на более
низких уровнях иерархии - подчиненными. Другими словами, для основного типа
объекта существует несколько подчиненных типов объектов.
Отношения между объектами, напоминающими отношений в семейном
дереве, с одним исключением: для каждого подчиненного типа объекта существует
только один источник тип объекта.
Сетевая модель данных концепция главного и подчиненные объекты
несколько шире. Любой объект может быть ведущий и ведомый. Этот же объект
может одновременно выступать в качестве владельца и набора членом роли. Это
означает, что каждый объект может участвовать в любом количестве отношений.
В общем случае СУБД - программный продукт, поддерживающий процессы
создания, ведения и использования БД. К СУБД относятся следующие основные
виды программ: полнофункциональные СУБД, серверы БД, клиенты БД.
Сервер БД представляет собой программное обеспечение, которое реализует
функции управления базами данных на основе запросов, формируемых другими
программами. Языком запросов обычно выступает StructuredQueryLanguage -
структурированный язык запросов (SQL).
Серверы базы данных используются в основном для организации центров
обработки данных и пользовательских запросов в локальных и глобальных сетях.
Примерами серверов БД могут служить MySQL и MS SQL Server.
MySQL - это выбор тех, кому необходима СУБД для проекта небольшого или
среднего размера, быстрая и удобная в работе и без сложностей с
администрированием. Для работы с MySQL используется не только текстовый, но и
графический режим. Так как в сравнении с некоторыми другими СУБД MySQL
поддерживает меньшее количество возможностей, то и работать с ней значительно
проще.
По характеру использования СУБД делят на персональные и
многопользовательские.
Персональные СУБД обычно обеспечивают возможность создания
персональных БД и недорогих приложений, работающих с ними. Персональные
49
могут выступать в роли клиентской части многопользовательских СУБД. К числу
персональных СУБД относятся MS Access, Visual FoxPro, Paradox, Clipper и др.
Многопользовательские СУБД включают в себя сервер БД и клиентскую
часть и, как правило, могут работать в неоднородной вычислительной среде. К
многопользовательским СУБД относятся СУБД Oracle и Informix.
При разработке клиентских приложений автоматизированных систем очень
важным аспектом является создание удобного, интуитивно понятного интерфейса
пользователя.
Для реализации данной системы выбрана СУБД MicrosoftSQLServer версии
2008, так как уже установлена и успешно работает в организации ООО
«АРМОБИЛ».
Для автоматизации документооборота охранной организации ООО
«АРМОБИЛ», был выбран программный продукт компании 1С - «1С: Предприятие»
на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2».
До приступления к работе в информационной базе, заполняется справочная
информация, которая облегчит и ускорит работу пользователя.
Справочник «Банки» - содержит информацию о банках. Находится в
следующих подсистемах: «Бухгалтерия», «Абонентский отдел» (рисунок 1.21).
Особенность данного справочника - это наличие иерархической структуры -
иерархия групп и элементов.
Рисунок №1.21 - Заполнение элемента справочника «Банки»