72
- «создание отчетов» - полномочие дает пользователю возможность создавать
отчетные формы при помощи модуля «Менеджер журналов и отчетов»;
- «создание регистрационных форм» - полномочие дает возможность
пользователю создавать регистрационные формы;
- «списание документов в архив» - полномочие дает возможность вести архив
электронных документов.
Все пользователи комплекса наделяются полномочиями на действия со всеми
документами какого-либо потока, отдельными документами и файлами,
присоединенными к ним, согласованиями, поручениями, подпоручениями и
дочерними согласованиями.
Право на редактирование позволяет пользователю вносить изменения в
документ.
Право на регистрацию позволяет пользователю регистрировать документы в
определенном потоке и редактировать зарегистрированные документы до
постановки их на контроль исполнения.
Пользователь может быть наделен правами на чтение и редактирование и
отдельного документа, и всех документов определенного потока.
Существуют постоянные и временные полномочия на чтение и
редактирование документов.
Персональные права пользователя могут быть назначены любым
пользователем комплекса, который имеет право на редактирование документа:
- действие постоянных прав на редактирование временно приостанавливается,
временные права на редактирование действуют. После постановки документа на
контроль исполнения, менять его могут только пользователи, которые наделены
временным правом на редактирование документа;
- контролер, исполнитель и т. д.;
- постоянные и временные права на чтение действуют совместно.
73
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и ее описание
Функционирование системы управления организацией опирается на
информацию. Организация информационной поддержки обеспечения основана на
концепции информационной базы, что означает совокупность упорядоченной
информации, которая используется при функционировании информационной
системы и различных компонентов данной информации.
Информационная поддержка организации делится на внемашинное и
внутримашинное. Внемашинное обеспечение - совокупность сообщений и
документов. Внутримашинное обеспечение - совокупность используемых в
автоматизированной системе управления (АСУ) данных и фиксируется на
машинных носителях системы.
Информационная система с технической точки зрения определяется как
совокупность взаимосвязанных компонентов, которые предназначены для сбора,
обрабатки, и распределения информации, для поддержки принятие решений и
управление в организации. Информационные системы также помогают менеджерам
проводить анализ проблемы, делать видимыми комплексные объекты и создавать
новые изделия.
Основу деятельности организации, как и ООО «АРМОБИЛ», составляют ее
бизнес-процессы, которые определяются задачами организации. Каждый бизнес
процесс организации характеризуется началом и концом. Для каждой работы
определены ее место в общей последовательности работы. Описание деятельности
организации с помощью бизнес-процессов определяет где, когда и кем выполняется
каждая функция, какие информационные взаимосвязи для этого нужны и откуда
поступают эти данные.
Информационная модель комплекса задач предназначается для отображения
взаимосвязи входных, промежуточных и результативных информационных потоков,
файлов с условнопостоянной информацией.
Основной входной документ - это приходная накладная, содержащая нужные
данные для образования выходных документов.
74
Информационная модель представлена на рисунке 2.3:
Для составления справочников по клиентам информация поступает из
различных источников.
Проектирование базы данных начинается с определения тех объектов,
сведения о которых включены в базу.
75
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
При решении поставленных в дипломном проекте задач используется ряд
входных документов, данные о
1) типе документа
2) документах
3) отделах (структурах)
4) сотрудниках
5) контроле
6) поручениях
7) исполнении.
Данные типа документа. Содержит данные о типах документов в
организации ООО «АРМОБИЛ». Поступает в бумажном виде. В документе
содержатся показатели: номер типа и название типа.
Данные об отделах (структурах). Содержит данные об отделах
(структурах). В документе содержатся показатели:
- Название отдела (структуры)
- Руководитель (директор)
- Телефон.
Данные сотрудника. Содержит данные о сотрудниках - составителях и
исполнителях документов.. В документе содержатся показатели:
- ФИО
- Дата рождения
- Телефон
- Адрес
- Должность
- Отдел.
Данные документа. Содержит данные о документах - корреспонденции,
внутренние приказы. В документе содержатся показатели:
- Название документа
- Содержание
- Организация, приславшая или кому отсылают
- Вид документа (входной, выходной)
- Создатель документа
- Исполнитель
76
- Тип документа
- Руководитель
- Дата создания.
Данные о контроле документа. Содержит данные о документах - контроле.
В документе содержатся показатели:
- Дата контроля
- Номер документа
- Номер контроля
- Выводы.
Данные об исполнении документа. Содержит данные об исполнении
документов. В документе содержатся показатели:
- Номер документа
- Исполнитель
- Фактическая дата исполнения
- Отчет об исполнении.
Данные о поручении документа. Содержит данные о поручении документов.
В документе содержатся показатели:
- Номер документа
- Поручитель
- Кому поручено
- Поручение
- Дата поручения
- Дата исполнения.
2.2.3 Характеристика результатной информации
В данном разделе описывается документ получаемый в результате
выполнения запросов данной задачи и произошедших событий. Результативным
документом является “Данные в архив”.
Выходной документ «Данные в архив» содержит следующие данные о
зказчика и оператора:
- Фамилия
77
- Имя
- Отчество
- Пол
- Дата события
- Электронный адрес
- Телефон (факс)
- Номер подразделения (структуры)
- Название подразделения (структуры).
Данный выходной документ является уточненным входным документом
“Бланк заказа”, но в отличие от него в «Данные в архив» уточняется специалистом,
который зафиксировал событие.
В процессе описания структуры записи файлов для описания типа полей
записи используются сокращенные обозначения (таблица 2.1).
Таблица № 2.1
Перечень обозначений типов полей записи базы данных
Наименование типа поля
записи
Полное название
Краткое обозначение
Символьный тип Char
С
Числовой тип
Int
I
Календарная дата
Date
D
Таблица № 2.2
Структура справочника «Данные» в БД
№ Наименование поля Идентификатор
Тип
Количество
символов
1
ID заказа
ID I 4
2
Ф.И.О. клиента FIO K C
25
3
Пол заказчика
POL K I 1
4
Ф.И.О. разработчика FIO R C
25
5
Пол разработчика
POL R I 1
6
Дата заказа
DAT D 10
7 Электронный адрес EMAIL
C
20
8 Телефон клиента TEL
С
5
9
Номер отдела
NUM OTD I 3
Данный выходной документ формируется при одобрении «Бланк событие»,
утверждается начальником отдела автоматизации центра информационных
78
технологий. Документ в электронном виде доставляется получателю (разработчику)
при помощи разрабатываемой в данном дипломном проекте программы.
Таблица №2.3
Структура кодовых обозначений объектов
Наименование
кодируемого
множества объектов
Значность
кода
Система
кодирования
Вид
классификатора
Коды клиентов 10 Порядковая Локальный
ИНН 10 Комбинированная Г осударственный
№ счетов 5 Порядковая Локальный
№ счетов-фактур 5 Порядковая Локальный
№ договоров 5 Порядковая Локальный
Коды всех локальных классификаторов имеют числовое представление.
Присвоение кода новому элементу в локальных классификаторах осуществляется по
следующей формуле:
Kn=Kn-i+1 (2.1)
где Kn- код нового элемента,
Kn-i - код последнего введенного элемента.
Для всех документов обязательно используется порядковая нумерация по
журналу, начиная с №1 с 1-го января по 31-ое каждого года.
2.3Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и дерево диалога)
Правильно подобранная информационная система дает членам команды
возможность принимать обоснованные и правильные решения на протяжении всего
цикла проекта. Организация управления обеспечивает качественное построение
процедур анализа выполнения работ, в котором основное внимание управления
сосредотачивается на достижении поставленных перед собой целей.
Не такой идеальной программы для автоматизации управления проектами,
которая бы удовлетворяла всем требованиям организации. Наиболее важным
79
условием для выбора правильной информационной системы управления проектами
является то, чтобы понять, что они хотят и могут получить от системы и разделения
первичных и вторичных потребностей. Качество внедрения системы определяет
разницу между "хорошим" и "плохим" пакетом. Внедрение информационной
системы управления проектами в организации должно осуществляться поэтапно и
планироваться должным образом.
Информационные системы способны поддерживать планирование проектов,
состоящих из десятков тысяч задач и использовать множество разных ресурсов. От тех
пользователей, которые используют ИС по мере необходимости планирования
небольшого комплекса работ, трудно ожидать значительных затрат времени и
усилий на разработку каких-либо конкретных функций планирования расписаний.
Основным для них является простота использования и скорость получения
результата [7,10].
Указанные ИС адресованы пользователям непрофессионалам, для которых
управление проектами основным видом деятельности не является. Для них более
важным является простота использования и скорость получения результатов [7,10].
Внедрение единой системы (ЕС) управления проектами в организации
требует стандартизации и согласования процессов управления и информационных
потоков на этапах реализации проектов.
Эффективное внедрение ИСУ проектами в организации зависит во многом от
возможностей настройки пакета на показатели выполнения конкретных проектов,
гибкости обмена данными, обеспечения групповой работы с данными проекта.
При выборе системы управления базами данных учитывается тип
операционной системы, нагрузка на сети и базу данных.
Разрабатываемая система мониторинга - набор функциональных рабочих
станций, которые работают с общей базой данных. Стандартный набор включает в
себя: администратор, диспетчер и реализатор.
Диалог Сценарии - описывает начальное окно, набор состояний диалога и
действия, которые выполняются в каждом состоянии.
Набор базовых функциональных возможностей ИС представлены в таблице
№2.6.
Таблица №2.6
80
Набор базовых функциональных возможностей информационных систем
Средства описания
комплекса работ
проекта, связей между
работами и их
временных
характеристик
- Описания глобальных параметров управления
проектом
- Описание логической структуры комплекса работ
- Многоуровневое представление проекта
- Назначение временных параметров проекта
Средства поддержки
информации о ресурсах
и затратах по проекту и
назначения ресурсов и
затрат отдельным
работам проекта
- Организационная структура исполнителей
- Ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры
материалов и статей затрат
- Поддержка календарей ресурсов
- Назначение ресурсов работам
- Календарное планирование при ограниченных
ресурсах
Средства контроля за
ходом выполнения
проекта
- Фиксация параметров управления проектом в базе
данных
- Ввод фактических показателей состояния задач Ввод
фактических объемов работ и использования ресурсов
- Сравнение плановых и фактических показателей и
прогнозирование хода предстоящих работ
Графические средства
представления
структуры проекта,
средства создания
различных отчетов по
проекту
- Диаграмма Ганта
Определение состава функций иерархии и выбор языка общения разрешает
разработать рамки диалога сценария, что позволяет определить состав диалогового
фрейма, содержимое каждого кадра, и их подчиненность.
При разработке структуры диалога дана возможность работать с экранными
формами входных и выходных документов, просмотреть работу с таблицами
нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователей,
помощь на всех этапах работы.
Рассмотрим дерево функций на примере АРМа диспетчера (рисунок 2.4).
81
Рисунок №2.4 Дерево функций
Для спроектированной структуры диалога пользователя с ИС разработаны
макеты экранных форм. Сценарий диалога показан на рисунке 2.5 на примере
рабочей станции администратора.