49
2.1.2. Используемые классификаторы системы кодирования и
структуры кодов
Под классификацией экономической информации подразумевают не
только классификацию информации, содержащейся в документах и массивах, в
целях ее поиска и использования, но и классификацию самих документов и
массивов в целях их хранения.
Кодирование - это процесс присвоения условных обозначений различ-
ным объектам. Объектом кодирования выступает экономические показатели,
объекты, отрасли, адреса и т.д.
Классификатор - это систематизированный свод наименований класси-
фикационных группировок и их кодовых обозначений. Можно выделить не-
сколько этапов проектирования: разработка задания на построение классифика-
тора; разработка методических материалов проектирования этого документа;
сбор и подготовка исходных данных; составление классификатора.
В разработке задания дается определение классификатора, его назначе-
ние и сферы действия.
На этапе построения классификатора, разрабатывается методический
материал проектирования, включающий принципы построения классификато-
ра.
Структура классификатора характеризуется числом ступеней иерархии
и основанием классификатора, равным числу ветвей, выходящих из одного узла
на каждой ступени. Классификатор называется однородным, если его основа-
ние постоянно для всех его узлов.
В условиях разработки автоматизированных систем взрастает роль
классификатора как средства реализации не только поиска и агрегации показа-
телей, но и как средства обмена данными. Стоит задача создания такой системы
классификаторов, которая позволила бы с наименьшими затратами осуществ-
лять поиск, обработку и обмен данными. Основная проблема - это проблема
50
информационной совместимости различных классификаторов.
Единая система классификации и кодирования технико-экономической
информации (ЕСКК) позволяет вести обработку информации с взаимоувязан-
ных между собой классификаторами.
Принцип общесоюзных классификаторов: идентификация объектов
внутри классификационных группировок и раздельная идентификация и клас-
сификация объектов. Для разработки структуры классификаторов применяют
иерархическую и фасетную системы классификации, а также регистрационные
и классификационные коды.
Кодирование данных позволяет в значительной степени уменьшить
объемы хранимой информации, что обеспечивает быстрый доступ к ним и уве-
личивает скорость ее обработки.
В данном дипломном проекте используются классификаторы отделений
(участков), бухгалтерских счетов и субсчетов, кодов изделия готовой продук-
ции, потребителей продукции, единиц измерения, областей, регионов.
Классификатор участков предприятия создается по порядковой системе.
Значимость кода два знака (ХХ). Например, участок по производству фотопла-
стин - 01 и т.д.
Классификатор единиц измерения организуется по порядковой системе
и не превышает одного знака (Х), например: килограммы – 1, штуки – 2 и т.д.
Классификатор покупателей строится по серийной системе и содержит
три знака (Х ХХ). Первый знак отводится под тип покупателя, например: обо-
ронная промышленность – 1, металлургическая промышленность – 2, микро-
электроника – 3 и т.д. Вторые два знака строятся по порядковой системе в раз-
резе типа покупателя.
Классификатор областей, регионов строится по порядковой системе (со-
гласно Государственному обозначению регионов) и содержит два знака (ХХ)
В табл.2 представлен фрагмент классификатора областей, регионов.
51
Таблица 2
Фрагмент классификатора областей, регионов
Наименование области, региона
Шифр
Республика Адыгея
01
Республика Башкортостан
02
Республика Бурятия
03
Республика Горный Алтай
04
Республика Дагестан
05
Ингушская республика
06
.
.
.
.
Тульская область
71
Тюменская область
72
Ульяновская область
73
Челябинская область
74
Читинская область
75
Ярославская область
76
Классификатор бухгалтерских счетов, субсчетов строится по комбини-
рованной системе кодирования. Полный код содержит пять знаков (ХХ Х ХХ).
Здесь первые два знака обозначают номера синтетических счетов (согласно
плану счетов, утвержденному Министерством финансов СССР приказом № 56
от 1 ноября 1991 г.). Третий знак обозначает субсчет или высший группиро-
вочный признак. Четвертый и пятый знаки обозначают коды аналитического
учета.
Классификатор готовых изделий строится по комбинированной системе
кодирования. Код содержит 7 знаков (ХХ ХХ Х ХХ). Первые два знака обозна-
чают группу изделий и строятся по порядковой системе кодирования. Напри-
мер, фотопластины голографические – 01, фотопластины спектральные – 02,
фотопластины технические – 03 и т.д. Третий и четвертый знаки обозначают
формат стекла и строятся по порядковой системе. Например, формат 50х50 мм
– 01, формат 63х63 мм – 02. Пятый знак обозначает вид упаковки этого вида
продукции. Например, картонная упаковка – 1, тубус – 2. Шестой и седьмой
знаки обозначают номера по порядку.
Целью кодирования готовой продукции ставилось быстрое отыскание
нужного товара среди всего ассортимента выпускаемых изделий.
52
Справочник-ценник – это перечень всех номенклатурных номеров,
включая наименования готовой продукции, цены и другие признаки. Особое
внимание здесь уделяется установлению учетных цен, в качестве которых мо-
гут применятся плановые цены на материалы или действующие в промышлен-
ности оптово-отпускные цены поставщиков. Какие из них применять в качестве
учетных, решают на предприятии самостоятельно.
Учетные цены ставятся напротив соответствующей единицы измерения
по каждому номенклатурному номеру.
Справочник-ценник необходим многим работникам разных подразделе-
ний предприятия (бухгалтерии, складам, отделу сбыта, подразделению), поэто-
му его ксерокопируют и раздают соответствующим подразделениям и служ-
бам.
2.1.3. Характеристика входной информации
2.1.3.1. Описание входной оперативной информации
В качестве носителей разовой исходной информации в системе бухгал-
терского учета используются преимущественно обычные документы. Несмотря
на прогресс в системе автоматизации учета, обойтись без первичных докумен-
тов на ближайшую перспективу не представляется возможным. Поэтому про-
блема их совершенствования является весьма актуальной.
В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете», применяемые орга-
низациями и предприятиями первичные учетные документы должны быть со-
ставлены по формам, содержащимися в альбомах унифицированных форм пер-
вичной учетной документации.
Важность унификации и типизации первичных учетных документов
имеет существенное значение для снижения трудоемкости создания и обработ-
ки таких документов, особенно при использовании средств вычислительной
техники. Удобство и трудоемкость обработки документов зависят от того, как
размещена в них информация. На практике применяют анкетный, зональный,
табличный и комбинированный способы. Опыт показывает, что наиболее раци-
53
ональны комбинированные формы документов.
При решении комплекса задач по учету готовой продукции и управле-
ние процессом отгрузки товара применяются следующие входные документы:
накладная на сдачу продукции на склад готовой продукции; накладная на от-
пуск продукции со склада; счет-фактура; платежное требование-поручение;
выписка из банка; приходный кассовый ордер.
Накладная на сдачу готовой продукции (Приложение 3) является осно-
вание для оформления приема готовой продукции на склад готовой продукции.
Накладная оформляется работником цеха-сдатчика и содержит данные об изго-
товленной и принятой отделом технического контроля продукции. В накладной
указываются номер накладной, цех-сдатчик продукции, наименование продук-
ции, единицу измерения, количество продукции, количество упаковок, учетную
цену и общую сумму. Кроме того, могут содержаться также и некоторые другие
показатели: толщина стекла, класс точности изделия, плановая себестоимость.
Приемо-сдаточные накладные выписывают в двух экземплярах, затем
они подписываются представителем цеха и контролером ОТК и вместе с про-
дукцией отсылаются на склад. Один экземпляр накладной с распиской операто-
ру ТМЦ в принятии готовой продукции возвращается цеху-сдатчику. Второй
экземпляр накладной остается на складе, где на ее основе материально ответ-
ственное лицо вносит данные в компьютер.
При внесении данных с накладной в компьютер на экране монитора по-
является форма входного документа, которая изображена на рис.3.
54
Приход продукции
Дата прихода __/__/__ № документа________
Цех-сдатчик ___ Тип прихода ( ) Гот.прод.
( ) Возврат
Код продукции _ _ _ _ _ _ _ Ед.изм. _
Кол-во товарных ед.прод Цена за 1 ед.
0.0 0.00
Кол-во упаков.ед.
0
Дополнение
F1. Помощь F2. Добавить F3. Поиск F5. Итог F6. Печать F8. Удалить
Esc. Выход
Рис.3. Экранная форма прихода продукции
Внизу экрана высвечивается поле подсказок. Режим «добавить» обеспе-
чивает введение новой накладной. Режим «поиск» обеспечивает поиск по но-
меру накладной. На экране активизируется окошко, в которое предлагается вве-
сти номер искомой накладной. Режим «удалить» дает возможность удаления
неправильно введенной накладной. При добавлении новой накладной в полях
«цех-сдатчик», «код продукции» используется режим «помощь». При выборе
этого режима в зависимости от того, на каком поле вы находитесь, на экране
высвечивается необходимый справочник (справочник продукции, цехов-
изготовителей), из которого выбирается требуемая информация. Поле «единица
измерения» заполняется автоматически при выборе кода продукции. Поля «да-
та прихода», «№ документа», «количество товарных и упаковочных единиц»,
«цена» заполняются вручную. Также предлагается выбрать тип прихода (гото-
вая продукция или возврат, который оформляется на основе акта). В поле «до-
полнение» заносится любая дополнительная информация. Это поле не обяза-
тельно.
При выборе режима «итог» можно посмотреть по каждому заприходо-
ванному документу общую сумму, которую сверяют с документом. Выбор ре-
жима «Печать» обеспечивает распечатку документа.
Введенные данные из накладной попадают в массив прихода и фикси-
руются в карточке складского учета.
55
Накладная на отпуск материалов (Приложение 4) является основанием
отпуска готовой продукции со склада. При заполнении этого документа следует
руководствоваться приказом на отгрузку продукции, поступившим на склад го-
товой продукции из отдела сбыта. Накладная оформляется работником склада
готовой продукции и содержит данные о коде и наименовании продукции, еди-
нице измерения, количестве, цене и общей сумме. Также проставляется номер
накладной и дата, предприятие отпускающее продукцию и кому отпускается.
Документ подписывается начальником службы, кладовщиком, бухгал-
тером и получающим продукцию (экспедитор или представитель покупателя).
Накладная выписывается в двух экземплярах: первый передается экспедитору
или напрямую покупателю; второй остается у кладовщика, как основание для
отпуска. Данные с накладной заносятся работником склада в компьютер. При
вводе данных на экране появляется форма, представленная на рис.4.
№ накладной __________ от __/__/__ Склад ГП
Поставщик __________________________________________
Кому________________________________________________
Основание___________________________________________
Через кого___________________________________________
PgUp – предыдущая строка
PgDn – следующая строка
Код продукции _ _ _ _ _ _ _ Ед.изм. _
Кол-во товарных ед.прод Цена за 1 ед.
0.0 0.0
Кол-во упаков.ед.
0
Дополнение
F1. Помощь F2. Добавить F3. Поиск F5. Итог F6. Печать F8. Удалить строку
F8. Удалить накладную Esc. Выход
Рис.4. Экранная форма ввода накладной на отпуск продукции
Внизу экрана высвечивается поле подсказок. Режим «добавить» обеспе-
чивает введение новой накладной. Режим «поиск» обеспечивает поиск по но-
меру накладной. Режим «удалить накладную» дает возможность удаления не-
правильно введенной накладной. Режим «удалить строку» обеспечивает удале-
ние неправильно введенной строки. Режим «помощь» используется в полях
56
«поставщик», «кому», «код продукции», «цена». При выборе этого режима в
зависимости от того, на каком поле вы находитесь, на экране высвечивается не-
обходимый справочник (справочник с паспортными данными предприятия,
справочник потребителей продукции, справочник продукции, справочник-
ценник), из которого выбирается требуемая информация. Поле «единица изме-
рения» заполняется автоматически при выборе кода продукции. Поля, «№ до-
кумента», «дата» «количество товарных и упаковочных единиц», «основание»,
«через кого» заполняются вручную. В поле «дополнение» заносится любая до-
полнительная информация. Это поле не обязательно. Если накладная содержит
несколько строк, то на экране предлагается подсказка для перехода на следую-
щую или предыдущую строку.
При выборе режима «итог» можно посмотреть по каждой накладной
общую сумму, которую сверяют с документом. Выбор режима «Печать» обес-
печивает распечатку документа.
Введенные данные из накладной попадают в массив расхода и фиксиру-
ется в карточке складского учета, после чего попадают в массив остатков.
На основе накладных, выписываются в отделе сбыта менеджером по
продажам счета-фактуры (Приложение 5), с помощью которых до сведения по-
купателя доводится факт отгрузки готовой продукции. В счетах фактурах ука-
зываются ассортимент, количество отгруженной продукции и сумма, причита-
ющаяся за эту продукцию. В отдельной графе записывается сумма НДС от
суммы платежа и если оплата осуществляется в кассу предприятия, то отдель-
ной строкой налог с продаж Одновременно выписываются платежные требова-
ния (Приложение 6) банку на получение денег с покупателей за отгруженную
продукцию согласно счету-фактуре. Поэтому платежное требование содержит
справочные данные о местах нахождения поставщика и покупателя, их расчет-
ных счетах, отделениях банков, номерах договора, сумме платежа.
Номера счетам-фактурам и платежным требованиям присваиваются по
единой порядковой системе и обычно совпадают.
Поставщик может включать в счет покупателю транспортные расходы,
57
если они не покрываются оптовой ценой на продукцию и возмещаются покупа-
телем сверх стоимости отгруженной продукции.
Счет-фактура выписывается в трех экземплярах: один экземпляр остает-
ся в бухгалтерии предприятия, второй у покупателя, третий на проходной при
вывозе продукции с территории.
Платежное требование выписывается в семи экземплярах в момент от-
грузки готовой продукции. Четыре экземпляра направляются в банк, один из
них возвращается с выпиской после оплаты и является основанием для учета
реализации продукции. Остальные три экземпляра используются следующим
образом: один экземпляр отсылается покупателю, второй - передается в отдел
сбыта, а третий – используется в бухгалтерии для учета товаров отгруженных.
Счета-фактуры и платежные требования-поручения выписывают с по-
мощью компьютера при помощи одного макета. При оформлении документов
на экране монитора появляется следующая форма, представленная на рис.5.
Сначала заполняется шапка документа. Номер фактуры и платежного
требования проставляется автоматически по порядку. Вид платежа, дату, нало-
ги, количество мест, основание и ответственный заносится вручную. Остальные
поля (данные о плательщике, данные о поставщике) выбираются из справочни-
ков.
Внизу экрана высвечивается поле подсказок. Для вызова справочников
используется режим «помощь». Режим «поиск» обеспечивает поиск необходи-
мого документа по номеру. Режим «добавление» обеспечивает добавление но-
вой счет-фактуры или платежного требования. Режим «ввод» обеспечивает за-
полнение строк счет-фактуры. Этот режим выбирается после заполнения шап-
ки. При выборе этого режима на экране открывается следующее окно, пред-
ставленное на рис 6.
На этом экране код продукции выбирается из справочника с помощью
режима «помощь». Наименование, единица измерения и цена продукции про-
ставляется автоматически при выборе кода продукции, а количество заносится
вручную. Цену на продукцию можно проставлять вручную. После заполнения
58
строк, при нажатии клавиши Esc, происходит возврат в шапку документа.
Требование №______Фактура №_______ Вид платежа____________
Дата__/__/__ НДС 20 % ТЗР ___% Налог с продаж____%
Плательщик: Телефон:
Адрес: БИК:
Банк: Счет:
ИНН: К/счет
Договор: Дата договора: Дата отгрузки:
Грузопол:________________________ Способ отпр.:__________
Грузоотправитель:____________________________________________
Документы отосланы плательщику:______________________________
Количество мест:_______________
Поставщик:
Основание_______________ Ответственный_________________
F1. Помощь F2. Добавить F3. Поиск F5. Ввод строк F6. Печать с/ф
F7. Печать плат.тр. F8. Удалить Esc. Выход
Рис.5. Экранная форма формирование счетов-фактур и платежных
требований
Формирование строк
Код
про-
дук-
ции
Наименование
Ед.
изм
Цена
Кол-во
Сумма
0.00
0.000
0.00
0.00
0.000
0.00
0.00
0.000
0.00
0.00
0.000
0.00
0.00
0.000
0.00
F1-помощь Esc – выход
Рис.6. Экранная форма заполнения строк счетов-фактур
Для формирования счетов-фактур выбирается режим «печать с/ф».
Предлагается выдача сформировавшегося документа на экран, в файл и на пе-
чать. Если выход на печать, то предлагается выбрать количество экземпляров.
Для формирования платежного требования-поручения выбирается ре-
жим «печать пл.тр.». Данные автоматически попадают в массив отгрузки и в
массив выставленных счетов, которые используется при учете реализации про-