59
дукции. Также предлагается выдача документа на экран, в файл и на печать,
также с выбором количества экземпляров.
Режим «удаление» предусмотрен для удаления неправильно введенных
документов.
При учете реализации продукции первичными документами кроме пла-
тежного требования-поручения будут выписка из банка (Приложение 7) и при-
ходный кассовый ордер (Приложение 8), если оплата производилась наличны-
ми деньгами в кассу предприятия.
Банковские выписки, выдаваемые клиентам с расчетного счета, могут
несколько отличаться по форме из-за использования различной вычислитель-
ной техники, но обязательными реквизитами являются: номер расчетного счета
клиента; дата предшествующей выписки и ее исходящий остаток, который яв-
ляется входящим для последующей выписки; суммы перечислений, увеличи-
вающие или уменьшающие сальдо счета; остаток средств на дату выписки.
В этом документе в 3-ем столбце показаны коды банков, куда и откуда
осуществляются перечисления, в 4-ом столбце – номера их счетов, против ко-
торых указаны перечисленные суммы. В первой строке, кроме дат настоящей
выписки и предыдущей, указан имеющийся на начало дня остаток. В последней
же строке фиксируется общая сумма перечисления и конечное сальдо.
Бухгалтер при получении выписки проверяет соответствующие суммы в
выписке суммам оправдательных документов на перечисление или зачисление
средств; затем проставляет шифры корреспондирующих счетов и аналитиче-
ского учета и заносит данные с документов в ПК.
Приходные кассовые ордера подписывают главный бухгалтер и кассир.
В приходных ордерах указывают - от кого, за что или на какие цели получены
деньги. В ордерах также проставляют корреспондирующие счета, на которых
должны быть отражена операция и указаны оправдательные документы, по-
служившие основанием для составления ордеров.
При разноске оплаты с этих документов на экране высвечивается фор-
60
ма, показанная на рис.7.
Платежное требование №__________ Дата__/__/__
Общая сумма :
Дата оплаты __/__/__ Сумма оплаты:__________
Дебет__________ Кредит___________
Оплата всего:
Остаток:
F1.Помощь F8. Удалить оплату Esc. Выход
Рис.7. Экранная форма разноски оплаты
Номер платежного требования, по которому необходимо произвести
оплату набирается либо вручную, либо выбрав режим «помощь», при этом, на
экране монитора высвечивается весь список неоплаченных платежных требова-
ний из которого необходимо выбрать нужный номер. Автоматически при выбо-
ре документа заполняются строки дата, общая сумма, оплата всего и остаток.
Дата ввода оплаты и сумма оплаты вносится вручную. Автоматически пересчи-
тывается поле оплата всего и остаток. Также с помощью справочника выбира-
ются счета по дебету и кредиту. Неправильно введенную оплату удаляют с по-
мощью режима «удалить оплату».
После разноски данные попадают в массив реализации продукции.
2.1.3.2. Описание операторов входной оперативной информации
во внешней памяти
При решении комплекса задач по учету готовой продукции и автомати-
зации процесса отгрузки используются следующие входные файлы с оператив-
ной информацией, которые создаются на основе ввода первичных документов:
PRIHOD, RASHOD, KSKL, OTGR, SHT, OPLATA.
Массив прихода PRIHOD содержит информацию о готовой продукции,
пришедшей на склад. Формируется путем ввода и накопления информации с
приемо-сдаточных накладных. Ввод происходит по мере поступления готовой
61
продукции на склад. Записи в массиве расположены по номеру документа в
возрастающем порядке. Записи хранятся в течение года, затем заносятся в ар-
хив. Структура массива изображена в табл.8.
Таблица 8
Структура записи массива PRIHOD
Позиции
Иденти-
фикатор
Условное
обозначе-
ние в фор-
мулах
Ключе-
вой
признак
Тип
Дли-
на
знака
Номер документа
Ndoc
С
4
Дата
Data
D
6
Код цеха-сдатчика
Codproiz
С
2
Код продукции
Codpr
Codpr
С
7
Код единица измерения
Codediz
С
1
Количество
Kolp
K
i
N
8,3
Цена
Cena
C
oi
N
6,2
Общая сумма
Sump
S
i
п
N
12,2
Счет дебетуемый
Codsch
C
5
Счет кредитуемый
Codsch
C
5
Массив расхода RASHOD содержит информацию о готовой продукции,
отпускающейся со склада. Массив формируется путем ввода и накопления дан-
ных с накладных на отпуск продукции. Записи добавляются по мере отпуска
продукции со склада и расположены по номеру документа в возрастающем по-
рядке. Массив хранится в течение года, затем записи заносятся в архив. Струк-
тура массива изображена в табл.9.
В массиве KSKL фиксируются все операции (приход, расход) по каж-
дому виду продукции. Формируется путем автоматического попадания данных
из массивов прихода и расхода при вводе первичных документов. Записи рас-
положены по дате ввода. Записи накапливаются в течении месяца, затем запи-
сываются в архив. В карточке остается остаток на начало периода. Структура
массива представлена в табл.10.
62
Таблица 9
Структура записи массива RASHOD
Позиции
Иденти-
фикатор
Условное
обозначе-
ние в фор-
мулах
Ключе-
вой
признак
Тип
Дли-
на
знака
Номер документа
Ndoc
С
4
Дата
Data
D
6
Код покупателя
Codpocup
С
3
Код продукции
Codpr
Codpr
С
7
Код единица измерения
Codediz
С
1
Количество
Kolr
R
i
N
8,3
Цена
Cena
C
oi
N
6,2
Общая сумма
Sumr
S
i
р
N
12,2
Счет дебетуемый
Codsch
C
5
Счет кредитуемый
Codsch
C
5
Таблица 10
Структура записи массива KSKL
Позиции
Иденти-
фикатор
Условное
обозначе-
ние в фор-
мулах
Ключе-
вой
признак
Тип
Дли-
на
знака
Дата
Data
D
6
Код продукции
Codpr
Codpr
С
7
Код единица измерения
Codediz
С
1
Остаток входящий
Kolоv
N
8,3
Приход
Kolp
C
2
Расход
Kolr
N
6,2
Остаток исходящий
Kolоi
N
8,3
Массив SHT является массивом выставленных счетов. Массив форми-
руется путем накопления данных с выписанных платежных требований-
поручений. Записи добавляются по мере выписки платежных документов. Мас-
сив используется для учета реализации продукции для разноски оплаты. В кон-
це месяца записи с полностью оплаченным счетом удаляется из массива. В ча-
стично оплаченных счетах высчитывается сумма остатка. Структура массива
изображена в табл.12.
63
Таблица 11
Структура записи массива OTGR
Позиции
Иденти-
фикатор
Условное
обозначе-
ние в
формулах
Клю-
чевой
при-
знак
Тип
Дли-
на
зна-
ка
Номер документа
Ndoc
Ndoc
С
4
Дата
Data
D
6
Код покупателя
Codpocup
С
3
Наименование покупа-
теля
Naim-
pocup
C
20
Номер договора
Ndog
C
4
Код продукции
Codpr
С
7
Код единица измере-
ния
Codediz
С
1
Количество
Kolot
K
il
N
8,3
Цена
Cena
C
oi
N
6,2
Общая сумма
Sumot
S
v
оФ
N
12,2
Счет дебетуемый
Codsch
C
5
Счет кредитуемый
Codsch
C
5
Таблица 12
Структура записи массива SHT
Позиции
Иденти-
фикатор
Условное
обозначе-
ние в фор-
мулах
Ключе-
вой
признак
Тип
Дли-
на
знака
Номер документа
Ndoc
Ndoc
С
4
Дата
Data
D
6
Код покупателя
Codpocup
С
3
Наименование покупате-
ля
Naimpocup
C
20
Номер договора
Ndog
C
4
Код продукции
Codpr
С
7
Код единица измерения
Codediz
С
1
Сумма счета
Sumsht
N
12,2
Счет дебетуемый
Codsch
C
5
Счет кредитуемый
Codsch
C
5
Массив OPLATA является массивом оплаты за отгруженную продук-
цию. Массив формируется путем ввода сумм оплаты с платежных документов,
пришедших из банка или кассы предприятия при использовании массива вы-
ставленных счетов. Структура массива изображена в табл.13.
64
Таблица 13
Структура записи массива OPLATA
Позиции
Иденти-
фикатор
Условное
обозначе-
ние в фор-
мулах
Ключе-
вой
признак
Тип
Дли-
на
знака
Номер документа
Ndoc
Ndoc
С
4
Дата документа
Data
D
6
Код покупателя
Codpocup
С
3
Наименование покупате-
ля
Naimpocup
C
20
Сумма счета
Sumsht
N
12,2
Дата оплаты
Dataop
D
6
Сумма оплаты
Sumop
S
v
р
N
12,2
Счет дебетуемый
Codsch
C
5
Счет кредитуемый
Codsch
C
5
Массив заполняется в течение месяца, затем записи заносятся в архив.
2.1.3.3. Описание постоянной информации во внешней памяти
Особое место при решении комплекса задач занимает организация
нормативно-справочной информации, являющейся составной частью информа-
ционной базы системы управления и называемой нормативно-справочной ба-
зой. Благодаря организации такой базы существенно упрощаются макеты пер-
вичных информационных сообщений, повышается достоверность разрабатыва-
емой результатной информации, удобство и быстрота поиска сведений и сни-
жаются затраты на подготовку данных на машинных носителях.
Для создания массивов нормативно-справочных данных используются
различные виды конструкторско-технологической документации, ценники,
прейскуранты, справочники и т.д. Данные из этих документов заносятся в ком-
пьютер и хранятся на жестком магнитном диске.
Особое место в организации нормативно-справочной базы занимает ве-
дение постоянных массивов, которое заключается в поддержании последних в
актуальном состоянии путем систематического внесения изменений и обновле-
65
ния массивов. Постоянная учетная информация характеризует те или иные объ-
екты, предметы и ресурсы, которые длительное время остаются без изменения,
а сведения о них многократно используются в учете производственно-
хозяйственной деятельности предприятия.
При решении комплекса задач по учету готовой продукции и управле-
ние процессом отгрузки товара постоянная информация, участвующая в обра-
ботке содержится в восьми массивах: KODPR, ZENA, POCUP, PRZ, IZM, REG,
SCHET, REKVIZ.
Массив KODPR представляет собой справочник кодов готовой продук-
ции и содержит наименование продукции и его единицу измерения. Структура
массива отражена в табл.14.
Таблица 14
Структура записи массива KODPR
Позиции
Иденти-
фикатор
Ключевой
признак
Тип
Длина знака
Код продукции
Codpr
Codpr
С
7
Наименование
продукции
Naimpr
С
20
Код единица
измерения
Codediz
С
1
Наименова-
ние единицы
измерения
Naimediz
С
20
Частота создания записи зависит от поступления нового вида готовой
продукции на склад. Обращение к массиву кодов готовой продукции происхо-
дит всякий раз при поступлении продукции на склад, ее отгрузке. Данные в
массиве расположены по коду продукции в возрастающем порядке. Код едини-
цы измерения выбирается из справочника единиц измерений. При обращении к
массиву для облегчения поиска возможна сортировка по наименованию про-
дукции.
Массив ZENA представляет собой справочник-ценник готовой продук-
ции. Его структура представлена в табл. 15
66
Таблица 15
Структура записи массива ZENA
Позиции
Иденти-
фикатор
Ключе-
вой
признак
Тип
Длина зна-
ка
Код продукции
Codpr
Codpr
С
7
Наименование продукции
Naimpr
С
20
Код единица измерения
Codediz
С
1
Наименование единицы измере-
ния
Naimediz
С
20
Цена оптовая
Cena
N
6,2
Данные расположены в возрастающем порядке по коду продукции. Об-
ращение к массиву цен происходи каждый раз при изменении цен на тот или
иной вид продукции и при заведении цены на новый товар, при оформлении от-
грузки покупателю. Возможен поиск по коду продукции и по наименованию.
Массив POCUP представляет собой справочник покупателей продук-
ции, структура которого представлена в табл. 16.
Таблица 16
Структура записи массива POCUP
Позиции
Иденти-
фикатор
Ключе-
вой при-
знак
Тип
Длина
знака
Код покупателя
Codpocup
Codpocup
С
3
Наименование покупателя
Naimpocup
С
30
Адрес
Adrespocup
С
40
Код плательщика
Codplat
С
3
Наименование плательщика
Naimplat
С
30
ИНН
Innpred
С
10
Корреспондирующий счет
Chet
С
20
Расчетный счет
Kchet
С
20
Наименование банка
Bank
С
30
Номер договора
Ndog
С
5
Дата договора
Datadog
D
8
Данные о покупателях расположены в возрастающем порядке по коду
покупателя. Обращение к массиву происходит при оформлении отгрузки, при
внесении записи по новому покупателю, а также при введении оплаты за от-
груженную продукцию. Возможен поиск по коду покупателя и по его наиме-
нованию.
67
Массив PRZ представляет собой справочник цехов или участков-
производителей продукции и содержит код и наименование цеха. Его структура
отражена в табл. 17.
Таблица 17
Структура записи массива PRZ
Позиции
Иденти-
фикатор
Ключе-
вой
признак
Тип
Длина
знака
Код цеха
Codproiz
Codproiz
С
2
Наименование цеха
Naimproiz
С
20
ФИО материально ответственно-
го лица
Fio
С
20
Обращение к массиву цехов-производителей готовой продукции проис-
ходит всякий раз при поступлении продукции на склад из цеха. Данные в мас-
сиве расположены по коду цехов в возрастающем порядке.
Массив IZM представляет собой справочник единиц измерений и со-
держит код и наименование единицы измерения. Структура массива отражена в
табл.18.
Таблица 18
Структура записи массива IZM
Позиции
Иденти-
фикатор
Ключе-
вой
признак
Тип
Длина
знака
Код единицы измерения
Codediz
Codediz
С
1
Наименование единицы измере-
ния
Naimediz
С
10
Справочник заполняется один раз. В него заносятся все используемые
виды единиц измерений. Обращение к массиву происходит при заполнении
справочника на готовую продукцию. Данные в массиве расположены по коду
единиц измерения в возрастающем порядке.
Массив REG представляет собой справочник областей и регионов и
предназначен для облегчения ввода адреса покупателя. Его структура отражена
в табл. 19.
68
Таблица 19
Структура записи массива REG
Позиции
Идентифи-
катор
Ключе-
вой
признак
Тип
Длина
знака
Код региона, области
Codreg
Codreg
С
2
Наименование региона, области
Naimreg
С
20
Массив заполняется один раз и остается без изменения на всем протя-
жении эксплуатации комплекса задач. Обращение к массиву происходит всякий
раз при заведении нового покупателя продукции. Данные в массиве расположе-
ны по коду региона в возрастающем порядке.
Массив SCHET представляет собой справочник бухгалтерских счетов и
субсчетов. Структура массива представлена в табл. 20.
Таблица 20
Структура записи массива SCHET
Позиции
Идентифи-
катор
Ключе-
вой при-
знак
Тип
Длина
знака
Код счета
Codsch
Codsch
С
5
Наименование счета
Naimsch
С
20
Признак активности (пассивно-
сти)
Priz
С
1
Данные о счетах расположены в возрастающем порядке по номеру сче-
та. Данные в массив заносятся один раз и остаются без изменения на всем про-
тяжении эксплуатации комплекса задач. Обращение к массиву происходит при
совершении каждой хозяйственной операции.
Массив REKVIZ представляет собой справочник с паспортными дан-
ными предприятия. Структура массива представлена в табл. 21.
Массив содержит одну запись. Данные заносятся один раз. Внесение
корректировок происходит при смене адреса предприятия или смене банков-
ских реквизитов. Обращение к массиву происходит при оформлении отгрузки
покупателю. Данные отражаются в счетах-фактурах и платежном требовании-
поручении для перечисления оплаты за отгруженную продукцию.