47
Счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных
подотчетным лицом расходов),
Акт выполненных работ (оказанных услуг),
Командировочное удостоверение,
Квитанция,
Транспортные документы,
и любые другие подтверждающие документы.
Бухгалтерия компании проверяет:
целевое расходование подотчетных сумм,
наличие и правильность оформления документов, подтверждающих
произведенные расходы.
После данной проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового
отчета, в том числе – проставляет суммы расходов, принятые к учету и
используемые счета бухгалтерского учета.
В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в
иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в
авансовом отчете проставляются так же данные, относящиеся к иностранной
валюте. В противном случае, эти графы не заполняются.
После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его
передают на утверждение руководителем организации. После утверждения
авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание
подотчетных денежных средств с сотрудника.
Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу
организации, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику.
По результатам обработки авансовых отчетов за месяц они формируются
в папку с приложением к ней журнала – ордера, получаемого в программном
продукте «1С: Предприятие» версии 8», из этой же программы получают
оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
и поквартально главную книгу с разбивкой по балансовым счетам.
48
После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные
о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского
учета.
При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета
финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его
применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.
На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в
регистрах бухгалтерского учета (таблица 7).
Таблица 7
Корреспонденция счетов при учете расчетов с подотчетными лицами в ООО «Арго»
№
Д-т
К-т
Факт хозяйственной операции
1
71
50,51
Выданы, перечислены под отчет денежные средства
2
20,26,25,44, 91
71
Учтены расходы подотчетных лиц согласно авансового
отчета
3
08,10,41
71
Оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары
4
60,76
71
Оплата поставщику
5
50
71
Возвращены в кассу не использованные подотчетные
суммы
6
76
71
Отражены подотчетные суммы, не возвращенные
работником в установленный срок как дебиторская
задолженность
7
73
76
Списана сумма неиспользованного аванса, если нет
возможности удержать из заработной платы
8
70
71
Удержано из заработной платы по заявлению работник
9
91.2
76
Списано не возвращенные в срок подотчетные суммы, во
взыскании которых отказано судом, относятся в состав
прочих расходов организации
Рассмотрим конкретные случаи учета расчетов с подотчетными лицами.
1) Сотрудник Васильева А. Д. была направлена в командировку для
заключения договоров на 2019 год. Стоимость расходов составила 30 000
рублей.
В учете Общества была сделаны записи (таблица 8).
49
Таблица 8
Корреспонденция счетов при проведении авансового отчета сотрудника Васильева А.
Д. в ООО «Арго»
№
Д-т
К-т
Сумма, руб.
Документы
Содержание операции
1
71
50
30000
Служебное задание
Выдано под авансовый отчет
2
26
71
30000
Авансовый отчет
Учтены расходы согласно
авансового отчета
3
19
71
5400
Авансовый отчет
Учтен НДС
Данные операции вполне правомерны и подтверждаются ст.1001 ГК РФ.
2) Сотруднику Кунык Ю. В. были выданы денежные средства из кассы
для приобретения материалов на сумму 9853 рублей. Кунык предоставил
авансовый отчет на сумму 8109,34 руб. Среди документов приложен счет-
фактура с выделенным НДС 1227,02 рублей. Авансовый отчет утвержден
руководителем. В бухгалтерии были сделаны следующие записи (таблица 9).
Таблица 9
Корреспонденция счетов при проведении авансового отчета сотрудника Кунык Ю. В. в
ООО «Арго»
№
Д-т
К-т
Сумма, руб.
Содержание операции
1
71
50
9853
Выданы денежные средств согласно заявлению
2
10
71
6882,32
Оприходованы материалы
3
19
71
1227,02
Принят к учету «входной» НДС согласно счету-фактуре
4
68
19
1227,02
НДС принят к возмещению
3) Общество приобрело билеты от поставщика РАВС. Стоимость билетов
составила 56750 рублей, НДС в том числе 8656,78 рублей. Кроме стоимости
билетов агентство предъявило сбор в размере 200 рублей, НДС в том числе
30,51 рублей. Билеты были использованы директором для деловой поездки с
управленческими целями. Согласно авансовому отчету сотрудника Савельева
50
А. С. счет гостиницы составил 67500 рублей, в том числе НДС 10296,61 рублей,
суточные за 4 дня 1200 рублей. В бухгалтерии были сделаны следующие записи
(таблица 10).
51
Таблица 10
Корреспонденция счетов при проведении авансового отчета сотрудника Савельева А.
С. в ООО «Арго»
№
Д-т
К-т
Сумма, руб.
Содержание операции
1
60
51
56750
Перечислено РАВС за авиабилеты
2
50-3
60
48093,22
Оприходованы билеты
3
19
60
8656,78
Принят к учету «входной» НДС согласно счету-
фактуреРАВС
4
91-2
60
169,49
Сбор за билеты учтен в составе прочих расходов
5
19
60
30,51
Принят к учету «входной» НДС согласно счету-
фактуреРАВС
6
68
19
8687,29
НДС принят к вычету
7
71
50-3
48093,22
Выданы авиабилеты
№
Д-т
К-т
Сумма, руб.
Содержание операции
8
71
50
70000
Выдано под авансовый отчет
9
26
71
48093,22
Билеты использованы для поездки и списаны на
управленческие расходы
10
26
71
57203,39
Счет гостиницы принят в составе управленческих
расходов
11
19
71
10296,61
Принят к учету «входной» НДС согласно счету-
фактуре гостиницы
12
26
71
1200
Учтены суточные
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на
положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета
71«Расчеты с подотчетными лицами», 50-3).
На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение
командированному сотруднику электронного билета к месту командировки
52
(обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на
бланке строгой отчетности.
В целом электронный билет представляет собой документ, используемый
для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором
информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое
определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. №
134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является
бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме
учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно
(Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную
оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании).
4) Агентство после оплаты предоставило электронный билет. Стоимость
составила 20 000 рублей. Счет-фактуру агентство не предоставило. Сотрудник
Матвеева О. Ю. отчиталась в бухгалтерию, приложив к авансовому отчету
посадочный талон. Суточные составили 400 рублей.
В учете Общества была сделаны записи (таблица 11).
Таблица 11
Корреспонденция счетов при проведении авансового отчета сотрудника Матвеевой О.
Ю. в ООО «Арго»
№
Д-т
К-т
Сумма, руб.
Содержание операции
1
76
51
20000
Перечислено агентству за авиабилеты
2
71
50
400
Выдано под авансовый отчет
3
71
76
20000
Выдано подотчетным лицам
4
26
76
20000
Билеты использованы для поездки и списаны на
управленческие расходы на основании посадочного
талона
5
26
71
400
Учтены суточные
53
После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие
поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон,
маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на
затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99).
На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете
командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке
по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению
договоров на будущий год. Однозначного ответа на этот вопрос
законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в
командировку для заключения договора, это обычные командировочные
расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ
10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным
заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка,
т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99).
2.3. Анализ трудовых ресурсов и оплаты труда в ООО «Арго»
Налоговым кодексом РФ закреплено, что страховые взносы платят:
30,2%, исходя из ст. 58.2 Закона № 212-ФЗ, включают в себя:
22% в Пенсионный фонд РФ. Эта ставка применима только к той сумме
оплаты труда работника, которая нарастающим итогом с начала года не
выходит за рамки определенного лимита.
5,1% в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования. Они
начисляются на всю сумму вознаграждения, причитающуюся работнику.
2,9% на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством
в Фонд социального страхования РФ. Ставка применима только к той величине
вознаграждения работника, которая с начала года нарастающим итогом не
превысила установленный лимит.
0,2% для защиты при наступлении несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний в Фонд социального страхования РФ.
54
Реальный ее размер может быть больше. Он зависит от направления
деятельности работодателя и ежегодно подтверждается местным
подразделением Фонда социального страхования РФ.
После начисления заработной платы отражается начисление страховых
взносов по кредиту субсчетов счета 69:
Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44, ...) Кт 69-1-1 – начислены страховые взносы с
заработной платы работников в части, подлежащей перечислению в Фонд
социального страхования;
Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44, ...) Кт 69-3-1 – начислены страховые взносы с
заработной платы работников в части, подлежащей перечислению в
Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44, ...) Кт 69-2 Ст «Расчеты по пенсионному
обеспечению» – начислены страховые взносы с заработной платы работников в
части, подлежащей перечислению в Пенсионный фонд.
Организации или иные работодатели, являющиеся налоговыми агентами
в соответствии со ст. 226 НК РФ, обязаны исчислить, удержать у
налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную по ст. 224 НК РФ.
Причем исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех
доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, за
исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога
осуществляются в соответствии со ст. 214.1, 227 и 228 НК РФ с зачетом ранее
удержанных сумм налога
19
.
Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога
непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
При невозможности это сделать налоговый агент обязан в течение одного
месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно
19
Имыкшенова Е.А. Налоговый платеж как источник дохода бюджета // Государство и
право. - 2013. - N 5. - С.64-69.
55
сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать
налог и о сумме задолженности налогоплательщика.
Перед налоговым агентом, внесшим за застрахованное физическое лицо
при заключении договора добровольного страхования от несчастных случаев и
болезней всю сумму страхового взноса из собственных средств, встает
проблема удержания налога на доход с суммы страхового взноса. Однако при
внесении страхового взноса за застрахованное физическое лицо организация
или иной работодатель не вправе удерживать у физического лица с суммы
страхового взноса налог на доход, так как застрахованное физическое лицо при
осуществлении взноса еще не получало выплату по данному договору (а
именно получение страховой выплаты законодатель связал с включением
страховых взносов в налогооблагаемый доход). Законодатель, рассмотрев в ст.
223 НК РФ ограниченное количество случаев, для которых может определяться
дата получения дохода, отнес остальные случаи к доходам, которые физическое
лицо должно самостоятельно учитывать при определении налоговой базы по
итогам налогового периода
20
.
В то же время при получении застрахованным физическим лицом выплат
по договору добровольного страхования от несчастных случаев и болезней и в
случае невозможности удержания у налогоплательщика исчисленной суммы
налога налоговый агент в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ обязан в течение
одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств
письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности
удержать налог и о сумме задолженности налогоплательщика. По правилам ст.
6.1 НК РФ извещение должно быть направлено в течение одного календарного
месяца начиная со следующего дня после обнаружения налоговым агентом
указанных обстоятельств
20
Зуйков И.С. Проблемы налогообложения // Налоговый вестник. 2014.- № 2. - С.5-9.
56
Таким образом налоговый агент в течение всего срока действия договора
добровольного страхования от несчастных случаев и болезней должен
постоянно получать от страховщика информацию о наступлении страховых
случаев по заключенным договорам и осуществлении страховщиком страховых
выплат застрахованным физическим лицам.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 231 НК РФ суммы налога, не
удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не
полностью, взыскиваются ими с физических лиц до полного погашения
последними задолженности по налогу в порядке, предусмотренном ст. 45 НК
РФ. Правила взыскания налога с физических лиц изложены в ст. 48 НК РФ. До
применения судебного порядка взыскания налоговой задолженности налоговый
агент при наличии возможности обязан удержать начисленную сумму налога
непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате,
но при этом удерживаемая сумма налога нe может превышать 50% суммы
выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ)
21
.
Что касается договоров добровольного медицинского страхования, то они
в соответствии с Приказом Росстрахнадзора № 02-02/08 предусматривают
обязанность страховщика при наступлении страхового случая осуществить
страховую выплату (выплату страхового обеспечения) в размере частичной или
полной компенсации дополнительных расходов застрахованного физического
лица, вызванных обращением застрахованного в медицинские учреждения за
медицинскими услугами, включенными в программу медицинского
страхования.
Минфин России Письмом от 15.09.99 № 24-02/11 констатировал, что по
добровольному медицинскому страхованию страховым случаем может быть
обращение застрахованного в медицинское учреждение за получением
медицинской помощи.
21
Никитин С.М. Налоги в системе государственных финансов // Деньги и кредит.
2014.- № 11. - С.3-7.